企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理問題及對策

文/王麗麗，孝義市社會勞動保險事業(yè)管理中心

企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理問題及對策

文/王麗麗，孝義市社會勞動保險事業(yè)管理中心

隨著社會養(yǎng)老保險事業(yè)的不斷發(fā)展，保險覆蓋范圍不斷擴(kuò)大，參保單位、參保職工和享受社會養(yǎng)老保險待遇的人數(shù)也在不斷增加，基金籌集量成倍增長。企業(yè)職工保險檔案管理的重要地位已經(jīng)越來越明顯。原有傳統(tǒng)的社會養(yǎng)老保險檔案管理方法，已經(jīng)不適應(yīng)社會保險事業(yè)發(fā)展的客觀要求。因此，加強和完善企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案的管理已勢在必行。本文首先對企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理管理現(xiàn)狀、問題進(jìn)行了概述，詳細(xì)分析了完善企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理的對策，旨在完善企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案的管理。

企業(yè)職工；養(yǎng)老保險；檔案管理；問題；對策

近些年來，隨著社會養(yǎng)老保險事業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理問題變得越來越重要。規(guī)范企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理工作，保證檔案完整、真實和安全，實現(xiàn)養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作正常、有秩開展，更好地為參保人員和社會有關(guān)方面提供服務(wù)，對健全城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險運行機制，完善社會保障體系起到了積極而有效的作用。

1 企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理管理現(xiàn)狀、問題

檔案內(nèi)容應(yīng)該完整、有用，檔案管理應(yīng)該及時、規(guī)范。翻開企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案，不難看出其中存在的這樣幾個問題：一是檔案來源紛繁復(fù)雜。我國現(xiàn)行的養(yǎng)老制度可以追溯到上世紀(jì)80年代中期，起步晚，覆蓋小，資金少，是當(dāng)時最大的特點。歷經(jīng)20余年，保障范圍已經(jīng)從全民所有制企業(yè)、城鎮(zhèn)集體所有制企業(yè)及其職工，逐步擴(kuò)大到各類企業(yè)、民辦非企業(yè)單位及其與之形成勞動關(guān)系的所有人員、個體工商戶及其雇工、靈活就業(yè)人員，以及機關(guān)事業(yè)單位編外人員等；保障形式從原有的差進(jìn)差出到2001年實行由社保經(jīng)辦機構(gòu)統(tǒng)一管理的社會化發(fā)放；保障渠道由原有的縣級統(tǒng)籌逐步擴(kuò)展到省級補助。期間所形成的各類檔案材料可謂紛繁復(fù)雜、五花八門。二是系統(tǒng)管理姍姍來遲。2003年以前的企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案絕大部分集中在企業(yè)，在職職工、退休人員檔案由企業(yè)及其主管局管理。2003年起，所有企業(yè)檔案開始逐步向社保經(jīng)辦機構(gòu)移交。由于2000年前后國有企業(yè)和集體企業(yè)紛紛破產(chǎn)改制，一度幾乎失去管理，涉及社會保險申報繳費情況、在職職工及退休人員個人檔案資料殘缺不全，系統(tǒng)管理起步較晚。三是缺乏專業(yè)管理隊伍。一般社保經(jīng)辦機構(gòu)都沒有專門的檔案管理人員，更別談專業(yè)管理人員了，許多管理人員連系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)都沒有參加過，而是從一線工作人員中抽調(diào)出來組成的雜班子，缺乏精細(xì)管理檔案的理論水平和實踐經(jīng)驗。因此，認(rèn)為要加強檔案管理，必須從基礎(chǔ)建設(shè)入手，加強領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)格制度，強化培訓(xùn)，使企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理步入科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。

2 完善企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理的對策

2.1 健全組織領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，強化目標(biāo)責(zé)任管理

針對當(dāng)前檔案管理存在的問題，筆者認(rèn)為首先要進(jìn)一步健全組織領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，切實加強領(lǐng)導(dǎo)。將檔案管理工作納入年度目標(biāo)責(zé)任制考核，與社會保險擴(kuò)面、養(yǎng)老金社會化發(fā)放、清理回收企業(yè)欠費等硬指標(biāo)一同考核，加強管理責(zé)任?？梢詫ｉT組建檔案管理科或者檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期召開檔案管理工作培訓(xùn)會、研討會和經(jīng)驗交流會，研究解決檔案管理工作中出現(xiàn)的新情況和新問題，并對下一步工作進(jìn)行安排和部署。堅持定期對檔案工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)，將檢查結(jié)果記入責(zé)任人和檔案管理人員的年終考核檔案，作為年終評選先進(jìn)、考核獎勵的主要依據(jù)之一。

2.2 制定人員培訓(xùn)計劃，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

為了推進(jìn)檔案管理工作不斷進(jìn)步，我們始終致力于配齊配強專職檔案管理人員，并從兩個渠道對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)：一是聘請高校檔案管理方面的教授、專家進(jìn)行理論培訓(xùn)，以掌握最先進(jìn)的檔案管理專業(yè)理論知識和最先進(jìn)的檔案管理工作理念。二是積極組織檔案管理人員參加省市檔案局組織的專業(yè)培訓(xùn)，讓檔案管理工作者不斷獲取新的檔案管理工作信息，不斷更新自己的知識結(jié)構(gòu)和管理理念。三是結(jié)合本單位的工作實際，制定培訓(xùn)計劃，聘請檔案行政管理部門專家系統(tǒng)講授檔案管理工作的專業(yè)知識和軟件使用的操作技能。

2.3 積極開發(fā)檔案價值，充分發(fā)揮服務(wù)效能

近年來，我們積極開發(fā)企業(yè)職工養(yǎng)老保險和農(nóng)村社會養(yǎng)老保險檔案的利用價值，充分發(fā)揮其應(yīng)有的服務(wù)功能，讓檔案管理工作回歸到為社會保險工作服務(wù)的原點上。為此，我們千方百計提高社會保險檔案的利用率，無論是在領(lǐng)導(dǎo)決策之前，還是在各項工作籌備、開展之前，我們都要查閱檔案，積極提供資訊服務(wù)，以便更好地決策，更加精心地籌劃各項工作。譬如，在歷年企業(yè)退休人員養(yǎng)老金調(diào)整工作中，我們組織檔案管理工作人員積極配合退休管理科開展測算和審檔工作，利用兩周時間查閱退休人員檔案，做到不少一個人，不差一分錢，受到了企業(yè)退休人員的一致好評。

2.4 完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理程序

加強檔案管理制度建設(shè)是規(guī)范檔案管理的重要保證。因此，我們按照《檔案法》和省勞動保險處、檔案管理處等主管部門的要求，進(jìn)一步修訂、完善了《關(guān)于加強社會保險檔案工作的意見》《文書檔案管理細(xì)則》《文書檔案保管期限》《文件歸檔管理細(xì)則》《立卷歸檔管理細(xì)則》《檔案保管統(tǒng)計制度》《過期檔案鑒定銷毀制度》《安全保密制度》等制度，做到整章建制，規(guī)范管理。還進(jìn)一步完善了《檔案管理工作人員崗位職責(zé)》，明確了管理責(zé)任、提出了具體任務(wù)、劃定了歸檔范圍、規(guī)范了整理標(biāo)準(zhǔn)，使工作人員對檔案的收集、整理和查詢都能做到有法可依、按章辦事、嚴(yán)格管理、合理使用，確保不出現(xiàn)空缺、損毀和丟失現(xiàn)象。與此同時，我們還大膽起用新人，積極探索檔案管理的新途徑、新辦法，在管理方法上開展創(chuàng)新活動。一是創(chuàng)新管理手段。實現(xiàn)保管條件現(xiàn)代化，載體材料新型化，檢索手段自動化，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。二是規(guī)范管理方式。對傳統(tǒng)的、落后的手工操作管理方式進(jìn)行改革，利用多媒體等新技術(shù)、新設(shè)備實現(xiàn)檔案實物載體和檔案信息載體分離，從而實現(xiàn)“簡化立卷，深化檢索”的目標(biāo)，使檔案管理做到簡易組合，達(dá)到優(yōu)化管理、利于統(tǒng)計、便于檢索的功效。三是強化服務(wù)效能。改變了傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)模式，初步建立起上門服務(wù)、電話咨詢、文件查詢、網(wǎng)絡(luò)檢索的立體化利用服務(wù)體系，讓人們不出家門就能便捷地查到自己所需要的檔案資料。

2.5 加大硬件投入力度，配備現(xiàn)代管理手段

要實現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化管理，須加大硬件投入力度。在檔案管理設(shè)備簡陋、管理手段落后、投入資金不足的情況下，是無法實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化要求的。必須完成的硬件設(shè)施是建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化庫房，配置密集架、滅火器、防盜門、溫濕度計、干燥劑等檔案專用物品，使所有庫房都具有防火、防盜、防潮、防塵、防光、防高溫、防蟲害等功能。為了進(jìn)一步推進(jìn)我縣檔案管理規(guī)范化、信息化，我們還必須配備電腦、打印機、復(fù)印機、掃描儀和照相機等全套設(shè)備。我們現(xiàn)已安裝了檔案管理軟件，開展了永久保管檔案信息的計算機錄入工作，雖然這是一項工作量很大的工作，并且還需要不斷地維護(hù)、完善，但是，檔案信息化管理使得檢索檔案的速度和質(zhì)量較過去有了很大提高。目前，我局還建立了一套完整的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，形成了領(lǐng)導(dǎo)掛帥、業(yè)務(wù)協(xié)作、專人負(fù)責(zé)、流水作業(yè)的四級管理工作機制，確保檔案管理和檔案檢索工作正常開展，有條不紊。

3 結(jié)束語

綜上所述，完善企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理對我國社會的發(fā)展具有重要的作用。因此，必須進(jìn)一步完善和提高企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理措施，這樣才能促進(jìn)我國社會的健康快速發(fā)展。

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