檔案管理信息系統(tǒng)設計與實現(xiàn)

文/付大維，孝義市梧桐煤化工園區(qū)管理委員會

檔案管理信息系統(tǒng)設計與實現(xiàn)

文/付大維，孝義市梧桐煤化工園區(qū)管理委員會

基于客戶檔案對電力公司來說是一種無形資產(chǎn)，公司通過營銷客戶檔案及時準確地掌握整個公司實際經(jīng)營狀況，在對策略進行調(diào)整時可以作為一種參考依據(jù)，做好客戶檔案管理可以有效提升公司競爭力，同時為客戶提出更好的服務。本文以電力營銷客戶檔案管理為例，主要對電力營銷客戶檔案管理信息系統(tǒng)的設計以及實現(xiàn)進行探討，提出筆者的思考和建議，僅供參考。

電力營銷；客戶檔案；管理信息系統(tǒng)；設計實現(xiàn)

1 電力營銷客戶檔案管理現(xiàn)狀和問題

現(xiàn)階段，電力營銷客戶檔案管理工作中存在的問題主要有：①傳統(tǒng)檔案管理方法不能和國網(wǎng)所要求的客戶檔案安全性、準確性以及完整性相符；②紙質(zhì)儲存對共享利用非常不便，對于那些沒有歸檔的紙質(zhì)檔案就不能查詢；③傳統(tǒng)客戶檔案管理的工作效率不高，歸檔慢、不容易更新以及準確率低和調(diào)閱效率不高，存在投訴風險；④庫房不能夠滿足設計用電戶的增漲，同時設備也比較陳舊；⑤紙質(zhì)客戶檔案不可以和營銷業(yè)務應用系統(tǒng)進行對接，和電子文件管理不一致。

2 電力營銷客戶檔案管理信息系統(tǒng)

2.1 電力營銷客戶檔案管理信息系統(tǒng)所具有的功能

這一客戶檔案管理信息系統(tǒng)所具有的功能主要使客戶檔案管理工作變得電子化，所以了解電力營銷客戶具體管理模式是非常有必要的。電力企業(yè)在管理電力營銷客戶檔案的時候?qū)⒐╇娝鳛閱挝粊磉M行，不同供電所依據(jù)供電電源方式可以分成臺區(qū)低壓客戶以及高壓專變客戶。

2.2 區(qū)分客戶資料種類

依據(jù)電力營銷業(yè)務所具有的特點，可以將客戶檔案資料分成兩個類別，就是在業(yè)擴報裝的時候形成的一種業(yè)擴報裝資料，還有一種是在正常用電營業(yè)的時候形成的一種業(yè)務變更資料。

2.3 其他系統(tǒng)功能

客戶檔案管理信息系統(tǒng)還具有下列幾種功能：將每個客戶當做基本管理單元，與一戶一檔要求相符；同時依據(jù)客戶具體管理模式來對客戶進行分層管理以及定位追溯；具有和現(xiàn)實營銷業(yè)務一致的新裝以及變更等管理功能；除此之外，還具有能夠?qū)⒃伎蛻魴n案資料掃描成文件和圖片、上傳、存儲、打印、管理以及查詢和檢索別的電子文檔的功能。

3 電力營銷客戶檔案管理信息系統(tǒng)具體工作流程

通過網(wǎng)絡硬盤存儲這種技術，原始客戶檔案資料經(jīng)過掃描之后可以變?yōu)閳D形文件以及別的電子文檔等，然后將其以文件形式存儲起來。

利用無極限存儲目錄這種方式，有效處理客戶分層管理問題以及定位追溯問題，就是高壓專變客戶依據(jù)供電所名-線路名稱-轉(zhuǎn)變-用戶編碼這個程序進行存儲，而臺區(qū)低壓用戶則依據(jù)供電所名-線路名稱-臺區(qū)名稱-用戶編碼這個程序進行存儲。因為每個用戶編碼只有一個，所以不會出現(xiàn)數(shù)據(jù)沖突問題。

把全部紙質(zhì)原始客戶資料掃描變?yōu)殡娮訄D片，然后上傳用戶目錄來存儲，此外可以上傳別的Word以及Excel等文檔。

利用相應的復制備份方式，保證存儲在檔案管理信息系統(tǒng)里面的數(shù)據(jù)足夠安全。

4 電力營銷客戶檔案管理信息系統(tǒng)的實現(xiàn)

當設計好檔案管理信息系統(tǒng)之后，就應該對相關功能進行測試，當和業(yè)務需求一致的時候就可以投入到實際應用中。

4.1 管理人員可以利用電力營銷客戶檔案管理信息系統(tǒng)中的軟件提高工作效率

現(xiàn)階段比較普遍的系統(tǒng)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)主要有兩種，就是B/S結(jié)構(gòu)以及C/S結(jié)構(gòu)。由于整個管理信息系統(tǒng)的應用部門是電力營銷管理部門和全部供電所，這些部門分布的范圍都比較廣，若采取的是C/S這種模式來，就會產(chǎn)生軟件安裝以及調(diào)試等具體操作問題，所以，比較合適的結(jié)構(gòu)是B/S結(jié)構(gòu)，檔案管理人員僅僅需要利用瀏覽器在電腦上就能夠上傳、打印以及查詢和歸檔相應的客戶檔案資料。和以前的紙質(zhì)檔案管理相比，利用這種信息系統(tǒng)省去了很多繁雜的工作步驟，使檔案的查詢更加方便快捷，同時也可以增加檔案的完整性。除此之外，SG186這種電力營銷業(yè)務系統(tǒng)都是采用的B/S結(jié)構(gòu)，客戶檔案管理信息系統(tǒng)屬于其的補充，能夠在網(wǎng)絡上一起使用營銷局域網(wǎng)，所以其推廣應用比較方便，通過這些結(jié)構(gòu)模式可以使檔案管理工作更加現(xiàn)代化，有效改善了傳統(tǒng)檔案管理方式所存在的一些弊端。

因為該系統(tǒng)所采用的后臺數(shù)據(jù)庫是SQLServer2000，因為其具有很多優(yōu)點，比如，界面友好、具有較高可靠性、接口比較靈活等，所以檔案管理人員比較容易學會使用。尤其是在其和SG186這種營銷業(yè)務系統(tǒng)之間進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的時候，轉(zhuǎn)換效率比較高，這樣就可以提高檔案管理工作人員的工作效率以及管理水平。

連接數(shù)據(jù)的時候采用的是ADO.NET技術，這種技術可以提供具有可視化的一種數(shù)據(jù)連接組件：DataSet、SqlConnection以及SqlCommand和SqlDataAdapter。利用該方式，只用編寫比較簡單的代碼就能夠和數(shù)據(jù)庫進行連接，所以使檔案管理工作變得更加便捷，增加了檔案管理工作的及時性。

4.2 進行后續(xù)的規(guī)范管理

實施一戶一檔這種客戶檔案管理模式，就需要改變原來的那種客戶檔案管理方式。當應用這種客戶檔案管理信息系統(tǒng)之后，每個供電所在完成客戶業(yè)務辦理工作后，應該首先掃描相應的客戶原始資料，然后把這些資料交給相應的檔案員，讓檔案員把資料放入客戶檔案袋里面。以后，如果想要查詢某位客戶的具體信息，只要在檔案管理信息系統(tǒng)里面檢索、查詢以及打印就可以了，不需要翻找客戶的紙質(zhì)資料，這樣可以節(jié)省很多查詢時間，同時也可以避免磨損客戶紙質(zhì)資料。

4.3 規(guī)范客戶檔案盒

通過這一信息系統(tǒng)，可是使以前的紙質(zhì)客戶檔案更加規(guī)范。電力公司的紙質(zhì)檔案一般是進行集中歸檔，并且是由營銷部也就是客戶服務中心進行管理，而客戶服務中心只有一個職能檔案庫，供電所是沒有建立智能庫的，所以在進行檔案管理的時候應該定制統(tǒng)一的那種高壓客戶檔案盒以及臺區(qū)檔案盒和低壓客戶檔案盒，一個客戶對應一個檔案盒，而每個臺區(qū)中的全部低壓檔案盒應該統(tǒng)一放到一個臺區(qū)檔案盒里面。將線路當做單元來對檔案柜進行分配，把每條線路全部專變客戶集中起來進行存放，把這一線路中全部臺區(qū)檔案盒集中起來存放。對高壓客戶以及低壓客戶檔案盒都編制標準資料目錄。把原先依據(jù)業(yè)務種類和分月裝訂存放的那些業(yè)務單都放入客戶檔案盒里面。這樣就會使檔案的歸檔更加方便，同時也可以確保檔案的準確性以及完整性。

4.4 系統(tǒng)上線運行

當規(guī)范整理好紙質(zhì)客戶檔案之后，電力企業(yè)就應該開展相應的電力營銷客戶檔案管理信息系統(tǒng)上線動員會，并對公司職員進行培訓，使其能夠充分學習和了解這一系統(tǒng)。每個單位組織人員應該首先編制本單位的具體線路臺區(qū)目錄。電力企業(yè)利用SG186這種營銷業(yè)務系統(tǒng)里面每個單位客戶名稱和每個用戶編碼，于數(shù)據(jù)庫后臺成批建立相應的客戶目錄，以此顯著提升工作效率。每個單位中的集中人員應該掃描紙質(zhì)資料并上傳，這樣就可以在短時間里面使數(shù)據(jù)儲存實現(xiàn)電子化。

5 結(jié)語

綜上所述，重視技術的開發(fā)和應用，把安全當做整個系統(tǒng)的核心，靈活準確地應用相應的技術，使系統(tǒng)更加趨于人性化，和現(xiàn)代電力營銷信息系統(tǒng)相關要求相適應，這樣才能利于比較實用和有效的客戶檔案管理信息系統(tǒng)，促進我國電力事業(yè)不斷發(fā)展，有效提升電力企業(yè)所具有的競爭力。

[1]郭耀華.地區(qū)供電公司電力營銷決策支持系統(tǒng)的研究與實現(xiàn)[D].華北電力大學（北京），2006.

[2]薛莉.平陰電力營銷MIS系統(tǒng)研究與實現(xiàn)[D].山東大學，2006.

[3]李朝陽.長江電力企業(yè)信息集成系統(tǒng)的研究與實現(xiàn)[D].重慶大學，2006.

[4]姜穎.電力市場營銷決策支持系統(tǒng)及其ASP.NET實現(xiàn)[D].天津大學，2006.