新媒體環(huán)境下數(shù)字檔案管理新技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用

文/常超，呂梁市高陽(yáng)農(nóng)業(yè)科技園管理委員會(huì)

新媒體環(huán)境下數(shù)字檔案管理新技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用

文/常超，呂梁市高陽(yáng)農(nóng)業(yè)科技園管理委員會(huì)

近年來(lái)，媒體在互聯(lián)網(wǎng)上蓬勃發(fā)展，爆發(fā)出驚人的能量，其傳播的信息已成為人們?yōu)g覽互聯(lián)網(wǎng)的重要內(nèi)容，不僅制造了社交生活中接連不斷的熱門(mén)話題，更是吸引傳統(tǒng)媒體爭(zhēng)相跟進(jìn)。鑒于媒體的飛速發(fā)展和應(yīng)用，該環(huán)境下的檔案管理越發(fā)引起社會(huì)各界的關(guān)注。因此，了解檔案管理工作中的應(yīng)用現(xiàn)狀，有助于今后的檔案信息服務(wù)建設(shè)的良好發(fā)展。

新媒體；數(shù)字檔案；管理；新技術(shù)

1 網(wǎng)上數(shù)字檔案的大數(shù)據(jù)特征

檔案網(wǎng)站、論壇和博客等提供著大數(shù)據(jù)信息，如英國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站設(shè)計(jì)的虛擬展覽、澳大利亞國(guó)家檔案館在線網(wǎng)展的常設(shè)欄目、日本國(guó)家檔案館通過(guò)一個(gè)檢索工具實(shí)現(xiàn)的資源共享利用、美國(guó)檔案文件署組建的檔案信息導(dǎo)航系統(tǒng)等。國(guó)內(nèi)數(shù)字檔案館重視以用戶為導(dǎo)向的檔案信息服務(wù)，如福建省的網(wǎng)上公共檔案館、青島檔案館的網(wǎng)絡(luò)社區(qū)、上海檔案信息網(wǎng)的“檔案博客”欄目、南昌市檔案局的微博等。這些海量檔案新型信息資源同樣符合當(dāng)前大數(shù)據(jù)的規(guī)模性、多樣性、高速性等基本特征。

2 信息技術(shù)推動(dòng)檔案信息化跨越發(fā)展

當(dāng)前信息化浪潮正席卷全球，計(jì)算機(jī)技術(shù)與現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合，促使世界各國(guó)的檔案工作朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向深度發(fā)展。國(guó)際檔案信息化建設(shè)通過(guò)加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，有力地促進(jìn)了世界各國(guó)檔案事業(yè)持續(xù)、快速、健康發(fā)展，進(jìn)而積累和儲(chǔ)備國(guó)家信息資源，真實(shí)保存社會(huì)記憶，從而實(shí)現(xiàn)更大范圍和更多種類(lèi)的檔案信息資源互補(bǔ)與共享。隨著國(guó)家檔案局一系列重要法規(guī)、規(guī)劃綱要和戰(zhàn)略目標(biāo)的相繼推出，檔案信息化建設(shè)迎來(lái)了跨越式發(fā)展，物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新興信息技術(shù)的應(yīng)用不斷向縱深發(fā)展。

“十二五”期間，檔案信息化圍繞“電子文件管理”和“數(shù)字檔案館建設(shè)”在全國(guó)范圍內(nèi)紛紛展開(kāi)?！度珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》進(jìn)一步提出“加快檔案管理信息化進(jìn)程”?！熬V要”在技術(shù)和應(yīng)用方面，突出強(qiáng)調(diào)了以下3個(gè)方面：

2.1 持續(xù)推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)

積極響應(yīng)“數(shù)字中國(guó)”建設(shè)，加快推進(jìn)信息技術(shù)與檔案工作深度融合，到2020年全國(guó)地市級(jí)以上國(guó)家綜合檔案館全部建成具有接收立檔單位電子檔案、覆蓋館藏重要檔案數(shù)字復(fù)制件等功能完善的數(shù)字檔案館；編制數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能需求標(biāo)準(zhǔn)；采用大數(shù)據(jù)、智慧管理、智能樓宇管理等技術(shù)，提高檔案館業(yè)務(wù)信息化和檔案信息資源深度開(kāi)發(fā)與服務(wù)水平。

2.2 加快提升電子檔案管理水平

積極參與國(guó)家政務(wù)信息化工程建設(shè)，明確電子文件歸檔范圍和電子檔案的構(gòu)成要求；加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔管理，促進(jìn)電子政務(wù)和電子商務(wù)文件歸檔管理工作；制定和完善信用、交通、醫(yī)療等相關(guān)領(lǐng)域的電子數(shù)據(jù)歸檔和電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；探索電子檔案與大數(shù)據(jù)行動(dòng)的融合；研究制定重要網(wǎng)頁(yè)資源的采集和社交媒體文件的歸檔管理辦法；加強(qiáng)電子檔案長(zhǎng)期保存技術(shù)研究與應(yīng)用。

2.3 加快檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)

實(shí)施國(guó)家數(shù)字檔案資源融合共享服務(wù)工程。建立開(kāi)放檔案信息資源社會(huì)化共享服務(wù)平臺(tái)，制定檔案數(shù)據(jù)開(kāi)放計(jì)劃，落實(shí)數(shù)據(jù)開(kāi)放與維護(hù)的責(zé)任，優(yōu)先推動(dòng)與民生保障服務(wù)相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)開(kāi)放；積極探索助力數(shù)字經(jīng)濟(jì)和社會(huì)治理創(chuàng)新的檔案信息服務(wù)。拓寬通過(guò)檔案網(wǎng)站和移動(dòng)終端開(kāi)展檔案服務(wù)的渠道。

2.4 建立適合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的檔案管理體制

隨著社會(huì)化媒體的發(fā)展，檔案管理的模式也發(fā)生了很大變化，由傳統(tǒng)模式逐步向現(xiàn)代化的管理模式轉(zhuǎn)變。政府應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的宏觀控制，極力塑造開(kāi)放的檔案管理環(huán)境，科學(xué)整合，鼓勵(lì)檔案資源在整個(gè)社會(huì)內(nèi)合理流動(dòng)。利用社會(huì)化媒體促進(jìn)檔案管理建設(shè)，讓檔案管理趨于健康發(fā)展，能夠真正融人到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的浪潮，為自身發(fā)展贏得空間。

2.5 重視檔案管理隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)化建設(shè)

競(jìng)爭(zhēng)歸根結(jié)底是對(duì)人才的競(jìng)爭(zhēng)。在未來(lái)的社會(huì)發(fā)展里，擁有高科技人才能夠在競(jìng)爭(zhēng)中掌握主動(dòng)權(quán)。隨著社會(huì)化媒體的應(yīng)用，檔案管理工作人員能力和水平的高低直接影響著檔案事業(yè)發(fā)展的興衰。隨著科技的不斷進(jìn)步，人類(lèi)逐步邁向了電子化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，檔案的載體已經(jīng)從紙介質(zhì)逐步轉(zhuǎn)向了紙介質(zhì)和電子介質(zhì)并存，這些都對(duì)檔案管理的工作人員提出了越來(lái)越高的要求，主要是體現(xiàn)在專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平和文化知識(shí)水平等方面。就目前而言，傳統(tǒng)檔案管理的知識(shí)和方法已經(jīng)無(wú)法滿足檔案事業(yè)的發(fā)展，因此，要重視檔案管理隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)化建設(shè)，打造一支作風(fēng)優(yōu)良、具有專(zhuān)業(yè)水平和創(chuàng)新精神的檔案工作隊(duì)伍。

對(duì)于檔案管理隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)化建設(shè)，要從各方面抓起，隨著社會(huì)化媒體的應(yīng)用，檔案管理要采用現(xiàn)代化、自動(dòng)化的管理方式。一支專(zhuān)業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍要有專(zhuān)業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)班子、研究型干部、具有專(zhuān)業(yè)水平的管理人員，并且還需具備嚴(yán)格的準(zhǔn)人制度。在此基礎(chǔ)上，要對(duì)工作人員進(jìn)行繼續(xù)專(zhuān)業(yè)教育，滿足檔案工作發(fā)展的需要。要使工作人員具有危機(jī)感和責(zé)任感，要逐漸培養(yǎng)他們的創(chuàng)新精神，通過(guò)繼續(xù)培訓(xùn)不斷提高他們的檔案管理水平，通過(guò)不斷的努力逐步提升檔案管理事業(yè)在社會(huì)上的地位。

3 信息技術(shù)推動(dòng)檔案信息應(yīng)用

3.1 檔案信息資源采集

實(shí)現(xiàn)新媒體檔案信息資源開(kāi)發(fā)，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)上的大型檔案網(wǎng)站、檔案論壇、檔案博客中的信息資源進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤和全面采集。采集功能在支持傳統(tǒng)網(wǎng)頁(yè)采集功能的基礎(chǔ)上，為檔案信息分析挖掘提供豐富的數(shù)據(jù)資源。檔案信急的采集過(guò)程主要是完成從網(wǎng)絡(luò)信息源中獲取網(wǎng)頁(yè)頁(yè)面數(shù)據(jù)的工作，重點(diǎn)是網(wǎng)絡(luò)采集器(爬蟲(chóng))的實(shí)現(xiàn)以及優(yōu)化，具體包括網(wǎng)頁(yè)腳本解析、更新搜索控制、采集的深度和廣度控制等。同時(shí)，采集信息預(yù)處理是對(duì)采集信息進(jìn)行初步加工和處理，為檔案信息中的關(guān)鍵信息抽取和內(nèi)容分析奠定基礎(chǔ)，主要工作包括Web頁(yè)面解析、數(shù)據(jù)清洗、網(wǎng)頁(yè)數(shù)據(jù)的索引、處理結(jié)果的儲(chǔ)存與初步統(tǒng)計(jì)等。其中，由于各數(shù)據(jù)源之間的結(jié)構(gòu)與格式差異，需要合并處理采集數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)信息，提供統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)著錄格式存儲(chǔ)異構(gòu)信息資源。所謂支持檔案網(wǎng)頁(yè)結(jié)構(gòu)自動(dòng)分析，即互聯(lián)網(wǎng)信息資源以網(wǎng)頁(yè)形式表現(xiàn)，類(lèi)型格式紛雜多樣，采集工具能夠?qū)崿F(xiàn)基于檔案網(wǎng)頁(yè)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)計(jì)分析算法，自動(dòng)識(shí)別檔案網(wǎng)頁(yè)中的信息內(nèi)容與相關(guān)屬性，滿足檔案信息分析的需要。所謂支持基于模板的元數(shù)據(jù)解析，即支持基于應(yīng)用模板的檔案元數(shù)據(jù)解析功能，對(duì)于采集到的網(wǎng)頁(yè)可以解析出單位、發(fā)文時(shí)間、標(biāo)題、內(nèi)容等檔案元數(shù)據(jù)屬性。

3.2 檔案信息檢索

信息檢索是檔案信急化服務(wù)的最基本功能。針對(duì)信息內(nèi)容管理和資源建設(shè)的新需求，檔案信息資源研究交流平臺(tái)需要滿足精確和便捷的目標(biāo)檢索需求。所謂多種檢索人口，即具有檔案的屬性字段檢索、關(guān)鍵詞檢索、多字段布爾邏輯組合檢索、二次檢索(漸進(jìn)檢索)等。所謂同義詞典、主題詞典，即檢索時(shí)能夠應(yīng)用同義詞典和主題詞典進(jìn)行檔案信息的擴(kuò)展檢索。

3.3 用戶及權(quán)限管理

系統(tǒng)提供用戶和權(quán)限管理機(jī)制，充分保證信息內(nèi)容的安全性。實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的訪問(wèn)權(quán)限的分配，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的安全保護(hù)與利用。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新媒體檔案信息資源開(kāi)發(fā)系統(tǒng)及研究交流平臺(tái)投入運(yùn)行后，將解決廣大檔案用戶與工作者構(gòu)建與獲取網(wǎng)絡(luò)新媒體檔案信息資源困難的問(wèn)題，提供一條操作性強(qiáng)、技術(shù)先進(jìn)的途徑，并在檔案信息化的理論和應(yīng)用上進(jìn)一步提高信息獲取與服務(wù)的水平和質(zhì)量，同時(shí)也推動(dòng)檔案信息化的研究和應(yīng)用創(chuàng)新。

[1]周迪.北京市檔案館綜合檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].北京工業(yè)大學(xué)，2012.

[2]宋萍萍.美國(guó)社會(huì)化媒體應(yīng)用環(huán)境下檔案管理的最新發(fā)展及引發(fā)的思考[J].四川檔案，2013，02：51-52.