關(guān)于人事檔案信息化建設(shè)的思考

文/趙文華，河北大學(xué) 管理學(xué)院

關(guān)于人事檔案信息化建設(shè)的思考

文/趙文華，河北大學(xué) 管理學(xué)院

人事檔案在人員流動(dòng)和人才選拔當(dāng)中具有重要的作用，文章從人事檔案管理的必要性入手，結(jié)合當(dāng)前人事檔案管理中存在的問題，從信息化建設(shè)的視角提出了人事檔案管理的建議，以期對(duì)后續(xù)研究人員提供借鑒參考。

人事檔案;信息化;問題;對(duì)策

1 人事檔案管理的必要性

人事檔案是組織、人事部門在人事管理活動(dòng)中形成的，記載和反映人員經(jīng)歷、德能勤績(jī)和工作表現(xiàn)的，以個(gè)人為單位集中保存?zhèn)洳榈母鞣N方式和載體的歷史記錄。它具有現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、保密性、專業(yè)性、權(quán)威性等特點(diǎn)，是組織、人事工作不可缺少的依據(jù)，為開發(fā)人才、使用人才、進(jìn)行人才預(yù)測(cè)及制定人才計(jì)劃提供準(zhǔn)確的信息。

信息化背景之下做好人事檔案的管理工作，是十分必要的。首先，為人才選拔任用提供依據(jù)。一方面，人事檔案信息作為第一手原始而真實(shí)的信息資源，可以為員工的聘用提供最真實(shí)的資料和最可靠的證據(jù)；另一方面，信息化時(shí)代需要的是具有綜合素質(zhì)的信息化建設(shè)人才，通過人事檔案可以使用工單位了解人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，更好地做出聘用決策。其次，為個(gè)人利益的維護(hù)提供保障。人事檔案記載了員工的工作單位、獎(jiǎng)懲情況、保險(xiǎn)津貼、晉升、記過等相關(guān)信息，如果用人單位與員工發(fā)生了利益上的糾紛，人事檔案就可以為雙方提供有力證據(jù)來合理處置糾紛，檔案的法律效力和憑證價(jià)值毋庸置疑。最后，有利于創(chuàng)造更大的社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。人事檔案反映了相關(guān)個(gè)人的學(xué)習(xí)工作歷程以及獎(jiǎng)懲狀況，既是自我評(píng)價(jià)的一種記錄，也是單位考核的依據(jù)，并且人事檔案管理效率的提高，有利于社會(huì)人才的合理配置，從而推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

2 人事檔案管理中存在的問題

2.1 人事檔案管理的重視程度不夠

當(dāng)前很多工作人員對(duì)于自己的人事檔案沒有正確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為只是隨著自己調(diào)換工作單位而不得不進(jìn)行調(diào)檔，甚至一些領(lǐng)導(dǎo)也把員工的人事檔案調(diào)收作為應(yīng)付上級(jí)檢查的必要程序，這些思想會(huì)阻礙人事檔案的利用。同時(shí)，一些用人單位對(duì)于人事檔案沒有固定的保管場(chǎng)所、資金投入很少、沒有專人管理、設(shè)備落后陳舊等，都會(huì)對(duì)人事檔案的保管造成不利影響。

2.2 人事檔案制度建設(shè)不健全

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國人員流動(dòng)越發(fā)頻繁，人事檔案的調(diào)動(dòng)也越發(fā)頻繁。管理分散混亂的現(xiàn)象屢見不鮮，很多人員的檔案沒有及時(shí)隨著單位的變動(dòng)而調(diào)動(dòng)，有的由現(xiàn)在的單位保管、有的由原來的單位保管、還有的由當(dāng)?shù)厝瞬胖行谋９?。一些單位?nèi)部關(guān)于人事檔案的歸屬劃分不清，存在部門職能交叉從而導(dǎo)致人事檔案保管混亂的現(xiàn)象。

2.3 人事檔案管理人員業(yè)務(wù)能力偏低

人事檔案的管理是一項(xiàng)專業(yè)性比較強(qiáng)的工作，但是很多管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)比較差，沒有專業(yè)的知識(shí)背景和實(shí)踐能力，對(duì)檔案的收集、整理、鑒定、保管及其他專業(yè)性工作了解較少，導(dǎo)致工作中對(duì)業(yè)務(wù)不熟，問題百出；還有的缺乏足夠的耐心和責(zé)任心，從而對(duì)檔案造成人為的損壞。

2.4 人事檔案信息化建設(shè)程度低

當(dāng)前人事檔案的管理主要還是采用紙質(zhì)保管和手工查閱，管理方式羅湖，并且大多人事檔案還是處于機(jī)密被動(dòng)的地位，甚至相關(guān)人員本人都不知道自己的檔案里有哪些相關(guān)信息。同時(shí)檢索方式比較落后，手工檢索和庫房查找占據(jù)主位，沒有很好地采用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)行檔案數(shù)字化和電子化，從而造成資源的浪費(fèi)和工作效率低下。

3 信息化背景之下人事檔案管理的對(duì)策

3.1 提高對(duì)人事檔案的重視程度

要提高對(duì)人事檔案利用保管的重視程度，從上到下做好檔案管理的宣傳工作，普遍增強(qiáng)全體人員的檔案意識(shí)和重視程度；上級(jí)部門要及時(shí)定期對(duì)相關(guān)單位的人事檔案管理進(jìn)行檢查考核，遇到問題及時(shí)糾正處理；要加大對(duì)人事檔案管理軟硬件設(shè)施的投入，從資金上提供保障，建立專門的人事檔案管理室和管理系統(tǒng)，購買一系列的硬件設(shè)施。

3.2 健全人事檔案管理制度

要健全人事檔案管理的相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，以本單位宏觀檔案管理制度為基礎(chǔ)并進(jìn)一步規(guī)劃，要積極召開相關(guān)的會(huì)議，聽取各個(gè)層次人員的建議，全面考慮，慎重實(shí)施。要建立一套科學(xué)完整、具有較強(qiáng)可實(shí)施性的管理制度，當(dāng)然，也要兼顧檔案管理效率和利用效率，本著高效管理、便于利用的原則進(jìn)行人事檔案制度的制定，確保人事檔案的完整、安全、可用、真實(shí)。

3.3 組建高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍

要引進(jìn)具有專業(yè)知識(shí)和專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人員進(jìn)行人事檔案的管理，要定期召開工作交流座談會(huì)，相互學(xué)習(xí)，積極進(jìn)取，多多提出創(chuàng)新性的管理方法和建議；定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其時(shí)刻保持自身的職業(yè)道德、業(yè)務(wù)水平和服務(wù)意識(shí)，并不斷提高自身的實(shí)際操作技能；還要提高檔案管理人員的待遇，吸引專業(yè)的人才，組建高水平的人事檔案管理隊(duì)伍。

3.4 加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)

要積極采用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的電子化。要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行掃描，使其實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，從而更方便地進(jìn)行存儲(chǔ)、調(diào)動(dòng)和備份；要積極開發(fā)人事檔案管理軟件，更加系統(tǒng)、高效、快速地進(jìn)行人事檔案歸檔、立卷、分類、保管、利用；要做好安全保密工作，采用信息加解密技術(shù)、鑒別技術(shù)等確保信息安全。

4 小結(jié)

人事檔案的信息化建設(shè)有利于實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)化管理，保證人事信息的及時(shí)更新和調(diào)動(dòng)，為人才的管理和資源的配置提供真實(shí)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和信息，從而提高人事部門的工作效率，更好地為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

[1]何建東,何碧娟,羅艷,黃清.試論人事檔案的信息化建設(shè)[J].蘭臺(tái)世界 ,2010,(16)：23-24.

[2]張彬.人事檔案管理的困境與出路[J].吉首大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版 ),2011,(05)：173-175.