新環(huán)境下的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作分析

◎劉婧

新環(huán)境下的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作分析

◎劉婧

在分析當(dāng)前事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理新環(huán)境的具體特征基礎(chǔ)上，結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)際清空，分析了其中存在的主要問(wèn)題。以提高事業(yè)單位檔案管理水平為目的，提出了對(duì)應(yīng)的檔案管理工作策略與建議，為提高事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作提供相應(yīng)的參考。

會(huì)計(jì)檔案是事業(yè)單位檔案的重要構(gòu)成部分，其記錄并反映單位的業(yè)務(wù)與經(jīng)濟(jì)水平，是重要的原始資料。完整、準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)檔案能夠?yàn)榉治鰡挝桓鱾€(gè)時(shí)期的經(jīng)濟(jì)與財(cái)務(wù)活動(dòng)提供重要的參考資料，是單位管理政策、問(wèn)題研究及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開(kāi)展的可靠依據(jù)。事業(yè)單位作為國(guó)家機(jī)構(gòu)的重要構(gòu)成部分，其直接承擔(dān)了國(guó)家管理及社會(huì)服務(wù)的相關(guān)職能，與公務(wù)員管理、財(cái)政核撥或撥補(bǔ)事業(yè)單位的經(jīng)費(fèi)主要來(lái)自于財(cái)政撥款，做好財(cái)政資金的運(yùn)行記錄及管理，并按照相關(guān)規(guī)定管理并用好事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案，具有十分現(xiàn)實(shí)的意義。

當(dāng)前事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理新環(huán)境

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，其在會(huì)計(jì)管理方面的應(yīng)用日益拓展。因此，當(dāng)前會(huì)計(jì)管理的新環(huán)境實(shí)際上是會(huì)計(jì)管理工作的數(shù)字化、信息化。在該環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案管理工作需要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，即通過(guò)充分應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)、掃描、存儲(chǔ)以及多媒體等數(shù)字化技術(shù)，將傳統(tǒng)的以紙質(zhì)、圖像為載體的 檔案資源通過(guò)數(shù)字化處理之后進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)、共享，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案信息的自動(dòng)化遠(yuǎn)程管理。通過(guò)這種方法能夠促進(jìn)檔案信息庫(kù)結(jié)構(gòu)的構(gòu)成和完善，充分提高檔案的利用效率和共享水平。

利用數(shù)字化的檔案管理方式，不但能夠有效的節(jié)省事業(yè)單位的檔案存儲(chǔ)空間，而且能夠縮減檔案管理的相關(guān)費(fèi)用，使得檔案經(jīng)濟(jì)效益得到明顯提升，提高檔案歸檔效率，使得會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)安全性得到明顯提升。

新環(huán)境下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

相關(guān)的基礎(chǔ)支撐工作缺位。在數(shù)字化的新環(huán)境下，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)工作缺位主要體現(xiàn)在這樣四個(gè)方面：在部分事業(yè)單位中，因?yàn)槭艿娇陀^條件的限制，導(dǎo)致單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作在專(zhuān)業(yè)化、體系化等方面沒(méi)有得到規(guī)范化的管理與實(shí)現(xiàn)。導(dǎo)致缺乏專(zhuān)業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員，檔案管理工作甚至沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的崗位，大部分的檔案管理工作由業(yè)余兼職人員進(jìn)行，導(dǎo)致檔案管理工作不規(guī)范的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；在數(shù)字化檔案建設(shè)方面相對(duì)落后，當(dāng)前的會(huì)計(jì)檔案管理在具體的移交、整理、規(guī)范等方面沒(méi)有完善、詳細(xì)的規(guī)定，導(dǎo)致管理工作中存在漏洞；存在數(shù)據(jù)冗余現(xiàn)象，這主要是因?yàn)槭艿焦ぷ餍实拖隆⒗骝?qū)使等影響而造成的，出現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)隨意篡改、操作等情況，使得檔案信息與實(shí)際情況相互背離；檔案管理工作缺位，相關(guān)的信息內(nèi)容更新不及時(shí)，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的有效性與權(quán)威性受到影響。

會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)不足，缺少對(duì)應(yīng)的資料。部分事業(yè)單位的檔案管理工作人員不重視檔案管理工作，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要作用。所以，其在日常的工作中不能夠履行檔案管理工作的相關(guān)職責(zé)，不能夠負(fù)責(zé)任的開(kāi)展相關(guān)工作，對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)也極為模糊，加之事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理人員較少，工作過(guò)程中主要以應(yīng)付了事的態(tài)度為主。認(rèn)為事業(yè)單位的賬目較為簡(jiǎn)單，沒(méi)有必要納入到檔案管理工作中，認(rèn)為只需要保存會(huì)計(jì)憑證、賬簿和相關(guān)的報(bào)表等基本資料之后就可以，導(dǎo)致單位的工作規(guī)劃、財(cái)務(wù)決算等資料沒(méi)有及時(shí)地收集起來(lái)，甚至部分人將單位的檔案資料據(jù)為己有，在離崗時(shí)也沒(méi)有及時(shí)的上交相關(guān)資料，導(dǎo)致失業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案資料不齊全。

會(huì)計(jì)檔案管理技術(shù)缺乏。在數(shù)字化環(huán)境下，當(dāng)前事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作技術(shù)缺乏主要包括網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)及防火軟件的選擇方面不恰當(dāng)，數(shù)據(jù)更新、數(shù)據(jù)格式及轉(zhuǎn)換等方面都會(huì)造成會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的損壞與丟失，對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息管理系統(tǒng)的錯(cuò)誤操作會(huì)造成檔案信息的丟失、泄露等。其次，數(shù)字檔案的特質(zhì)，由于數(shù)字化的會(huì)計(jì)檔案雖然具有保存、管理方面的便捷性與優(yōu)勢(shì)，但是因?yàn)閷儆跀?shù)字資料，在內(nèi)容方面容易被篡改，且難以追蹤痕跡，一旦安全問(wèn)題發(fā)生，將會(huì)對(duì)事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案信息造成影響，限制了檔案管理工作水平的提高。

新環(huán)境下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工

作的策略與建議

做好事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。在新環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案管理工作證不斷向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，資源共享的時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。這時(shí)，應(yīng)該提升會(huì)計(jì)檔案管理工作人員相關(guān)方面的基本素質(zhì)。事業(yè)單位必須強(qiáng)化對(duì)工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升訓(xùn)練，使得會(huì)計(jì)檔案管理人員能夠通過(guò)學(xué)習(xí)相關(guān)的新技術(shù)與知識(shí)，提高檔案管理的信息化理念及信息化處理能力，使得計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用能力得到提升。最后，還應(yīng)該關(guān)注理論學(xué)習(xí)工作，并將之與工作實(shí)踐結(jié)合起來(lái)，培養(yǎng)理論與應(yīng)用能力兼具的會(huì)計(jì)檔案管理專(zhuān)業(yè)人員。

提高檔案管理的硬件水平。硬件是提高會(huì)計(jì)檔案管理工作水平的基礎(chǔ)，在數(shù)字化的環(huán)境下，提高檔案管理的硬件水平是優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理工作能力的重要支撐，必須做好會(huì)計(jì)檔案的硬件環(huán)境建設(shè)工作，做好檔案管理系統(tǒng)的硬件升級(jí)與維護(hù)工作。例如，應(yīng)該設(shè)置專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)檔案室，并在硬件上加裝檔案室的防磁、防塵、防潮功能；構(gòu)建完善的檔案批準(zhǔn)授權(quán)制度，以提高檔案數(shù)據(jù)的歸檔與查詢(xún)效率；對(duì)計(jì)算機(jī)病毒、防火墻等安全技術(shù)要進(jìn)行較為深入的理解，保證檔案資料的安全性，避免檔案數(shù)據(jù)的泄露、丟失等。

提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的數(shù)字化處理意識(shí)。意識(shí)直接影響人的行為，具有極強(qiáng)的導(dǎo)向性，對(duì)事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作而言，管理人員的重視是會(huì)計(jì)檔案管理工作能夠順利開(kāi)展的重要條件。所以，為了使得事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化工作能夠得以?xún)?yōu)化，必須首先從檔案管理人員的思想意識(shí)方面著手，著力培養(yǎng)各級(jí)管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的意識(shí)，在全單位形成重視數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案管理工作的氛圍。構(gòu)建覆蓋全單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作責(zé)任制度體系，并將檔案管理工作一一落實(shí)，并明確檔案管理過(guò)程中具體人員的責(zé)任和范圍，使得整個(gè)檔案管理體系能夠高效地運(yùn)作起來(lái)。

（作者單位：棲霞市寺口鎮(zhèn)社會(huì)服務(wù)站）