醫(yī)療衛(wèi)生單位文書檔案的規(guī)范化管理

◎王世紅

醫(yī)療衛(wèi)生單位文書檔案的規(guī)范化管理

◎王世紅

在醫(yī)療衛(wèi)生單位中的文書檔案主要是客觀紀(jì)實(shí)的記錄單位的各項(xiàng)工作，是對(duì)該單位各個(gè)發(fā)展階段的一種真實(shí)反應(yīng)，也是對(duì)該單位醫(yī)療改革成效的一種直接反映。可以說是非常重要的歷史資源。本文主要從這方面著手，談?wù)摿宋臅鴻n案管理現(xiàn)狀，闡述此項(xiàng)工作的重要性，以此讓更多的人重視起文書檔案管理工作，方能不斷健全管理制度，完善管理設(shè)備等。從而為文書檔案管理邁入規(guī)范化發(fā)展道路打下良好的基礎(chǔ)，然后提出了幾點(diǎn)增強(qiáng)管理規(guī)范化的策略。

相對(duì)于文書檔案而言，一般情況下醫(yī)療單位更加注重病案方面的事情。這也是由于醫(yī)療單位針對(duì)病案與檔案兩者的重視程度不同，要求也不同。單位對(duì)于前者不僅有書寫步驟的要求，還有制訂了嚴(yán)格的打分程序。并且病案考評(píng)會(huì)對(duì)科室整體成績產(chǎn)生影響，所以在這樣的情況下，無論是科室主任還是其余工作人員都更重視病案，反而忽略了文書檔案的重要性。

我國現(xiàn)階段醫(yī)療衛(wèi)生單位文書檔案管理整體情況

文書檔案管理現(xiàn)狀。比方說以龍?zhí)秴^(qū)醫(yī)療衛(wèi)生單位為例，該單位的文書檔案這十幾年來基本上都未出現(xiàn)變化了。由此可見此單位文書檔案方面的管理工作極度沒有得到應(yīng)有的重視。當(dāng)然不能以偏概全，我國也還有部分醫(yī)療衛(wèi)生單位將文書檔案管理工作做得不錯(cuò)的。深入了解這類醫(yī)療單位，可以很明顯發(fā)現(xiàn)其基本上都有配備文書檔案員，有些單位是雇用的兼職人員。因此這類單位的檔案信息也就被整理過，甚至有些單位是定期進(jìn)行整理的，而且還擁有專門放置檔案的檔案柜。而對(duì)于那些文書檔案管理水平低下的醫(yī)療衛(wèi)生單位而言，究其緣由是比較多樣的。

文書檔案管理水平低下的原因。造成我國文書檔案管理水平低的主要原因可以分為三方面，其一是醫(yī)療單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)階層對(duì)這方面的工作尚未形成清晰全面的認(rèn)知，對(duì)文書檔案管理存在著認(rèn)知上的誤差，并未了解到這項(xiàng)工作的深遠(yuǎn)意義與巨大作用。與之相反，單位領(lǐng)導(dǎo)人員極為重視治病方面，認(rèn)為主要工作就是服務(wù)于患者。其次，因領(lǐng)導(dǎo)階層對(duì)文書檔案管理工作認(rèn)知不到位，也就使得其在這方面的資金與人力投入少。許多醫(yī)療單位都沒有齊全的文書檔案管理設(shè)備，更未配備專職工作人員。然而目前檔案管理員鮮少有專業(yè)對(duì)口的，多數(shù)還是以是老、弱人員為主力。除此之外，還缺少相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案員的業(yè)務(wù)能力無法滿足此項(xiàng)管理工作提出的要求。這也是由于醫(yī)療單位領(lǐng)導(dǎo)人員不重視文書檔案管理工作，在這樣的情況下，檔案員也就難以得到足夠的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，從而影響其業(yè)務(wù)水平的提升。

強(qiáng)化醫(yī)療衛(wèi)生單位文書檔案管理的作用與意義

作用。醫(yī)療單位的文工作內(nèi)容并非僅僅是客觀真實(shí)的記錄單位各項(xiàng)事宜，還需要將該單位新技術(shù)的采用與新設(shè)備的引進(jìn)記錄下來。其不僅真實(shí)反映了該單位在改革發(fā)展階段的情況，還客觀反映了該單位改革取得的成效。屬于各個(gè)單位自身尤為珍貴的歷史資源。因此強(qiáng)化文書檔案的管理水平，促使其邁進(jìn)規(guī)范化道路，就是對(duì)醫(yī)療單位自身歷史事跡的一種保真性記錄。同時(shí)也有利于提升其系統(tǒng)化管理水平，為單位未來的發(fā)展或改革提供擁有較強(qiáng)可靠性的參考依據(jù)。

意義。醫(yī)療事業(yè)直接與民生大事掛鉤，并且聯(lián)系緊密，從本質(zhì)上講其屬于民心工程。其為社會(huì)提供了有力的醫(yī)療保障服務(wù)，惠及全民。由此可見創(chuàng)建起健全的文書檔案是意義深遠(yuǎn)的事情。不僅能夠促使醫(yī)療衛(wèi)生資源在社會(huì)上實(shí)現(xiàn)共享，還能保障全民可以享受到平等的醫(yī)療衛(wèi)生權(quán)力。

醫(yī)療衛(wèi)生單位文書檔案管理邁入規(guī)范化發(fā)展道路的有效途徑

加強(qiáng)重視，完善組織機(jī)構(gòu)。無論是事業(yè)單位，還是私營企業(yè)，想要某件事情得到重視，必須上面的領(lǐng)導(dǎo)階層足夠重視才能引起下面的執(zhí)行者重點(diǎn)關(guān)注。比方說，在醫(yī)療衛(wèi)生單位因?yàn)椴“競(jìng)涫茴I(lǐng)導(dǎo)階層的重視，直接與員工的考核掛鉤，因此病案管理就非常嚴(yán)格。因此，為了提升文書檔案的管理水平，就需要讓單位領(lǐng)導(dǎo)階層對(duì)這方面的工作擁有較為正確的認(rèn)知，加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理方面的重視程度。然后進(jìn)一步讓文書檔案管理方面的分管領(lǐng)導(dǎo)更加負(fù)責(zé)，建立檔案室，引進(jìn)新設(shè)備，配備管理員，為文書檔案的規(guī)范化管理打下良好的硬件基礎(chǔ)。

健全管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行。無論哪種工作想要規(guī)范化，就必須有系統(tǒng)嚴(yán)格的制度以及相應(yīng)的管理細(xì)則做支撐。因此文書檔案管理想要規(guī)范化，也許需要根據(jù)執(zhí)行《檔案法》、《檔案文件整理規(guī)則》等相關(guān)國家法律法規(guī)，除此之外，還要根據(jù)單位具體情況制度適合自身的文書檔案管理制度與操作程序。比方說，文件分發(fā)和回收、歸檔時(shí)限等，都需要制定合理的共工作流程，明確工作職責(zé)。

改進(jìn)現(xiàn)狀，創(chuàng)新管理方法。文書檔案主要目的是用以借鑒與利用，不然將檔案放置在檔案室也是浪費(fèi)資源。對(duì)醫(yī)療單位而言，文書檔案利用遠(yuǎn)落后病案的利用，基本上醫(yī)院都是查看病人以前病案作治療診斷的參考，對(duì)文書檔案利用少之又少。實(shí)際上，文書檔案對(duì)促進(jìn)醫(yī)療單位創(chuàng)新發(fā)展存在很大的參考價(jià)值，所以推進(jìn)文書檔案規(guī)范化管理，需要做好兩點(diǎn)工作。其一，積極推進(jìn)文書檔案的自動(dòng)化與數(shù)學(xué)化進(jìn)程，隨著社會(huì)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)逐漸成為現(xiàn)代化辦公的基本設(shè)備。單位可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)，結(jié)合檔案工作實(shí)際，把復(fù)雜的手工操作轉(zhuǎn)變成便捷的計(jì)算機(jī)操作。并且還可以應(yīng)用數(shù)字化軟件，把檔案存在電子介質(zhì)中。不僅便于文書檔案的保存，還有利于其應(yīng)用。其二，創(chuàng)建電子檔案目錄?，F(xiàn)存文檔數(shù)量龐大，手工操作尋找某分文件或者資料，工作難度非常大。而進(jìn)行數(shù)字化管理之后，也就能夠把全部文書檔案目錄以各種方式進(jìn)行檢索，比方說可以按照時(shí)間進(jìn)行檢索，也可以按照類別進(jìn)行檢索。這樣大幅度提升了文書檔案的查詢速度，增強(qiáng)了檔案利用率。

增強(qiáng)培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)能力。為了更好地適應(yīng)新形勢(shì)下的醫(yī)療衛(wèi)生單位文書檔案管理工作需求，可以適當(dāng)對(duì)檔案管理人員開展培訓(xùn)，以此增強(qiáng)其業(yè)務(wù)水平與工作能力。特別是在文書檔案歸檔、整理與保存出現(xiàn)變動(dòng)時(shí)，就更需單位提供相應(yīng)的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，讓檔案管理人員可以更加勝任自己職位，全面提高管理水平。

醫(yī)療衛(wèi)生單位的文書檔案管理工作從某種程度而言，可以說是一項(xiàng)為人民造福的事業(yè)。不僅任務(wù)艱巨，而且責(zé)任巨大。作為其中一員，不但需要正確清晰的認(rèn)識(shí)到文書檔案工作的重要性，還需要熟練掌握這方面的業(yè)務(wù)知識(shí)。同時(shí)不斷改進(jìn)工作模式，創(chuàng)新工作方法，堅(jiān)持學(xué)習(xí)，客觀真實(shí)記錄下所在醫(yī)療衛(wèi)生單位的各項(xiàng)工作，促使文書檔案管理邁入標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的發(fā)展道路。

（工作單位：襄陽市職業(yè)病防治院）