高校檔案安全管理保障體系的構建

史桂湘

高校檔案安全管理保障體系的構建

史桂湘

檔案作為珍貴的原始憑證，能真實保留歷史記憶。檔案安全是檔案工作的永恒主題和生命線，檔案安全保管工作刻不容緩。已經(jīng)成為推動檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要抓手，本文結合現(xiàn)階段檔案安全管理建設中存在的問題進行相關闡述，對構建檔案安全保障體系，實現(xiàn)檔案資源的保密利用、共享提出了對策，對如何發(fā)揮各類檔案的社會效能，使其為社會服務，為學校服務，又確保不發(fā)生失泄密問題，具有十分重要的意義。

現(xiàn)代社會快速發(fā)展和進步，檔案資源巨大的社會價值逐漸為公眾所認知，這就涉及到檔案的保密和合理利用，檔案信息安全管理也在不斷的發(fā)展變化。檔案安全是檔案工作的永恒主題和生命線，更是檔案部門的重要任務，保障檔案安全對社會進步有著重大意義。

對檔案安全管理建設中存在的問題分析

隨著信息技術的飛速發(fā)展，多媒體技術的廣泛應用，數(shù)字化、網(wǎng)絡化的不斷深入，越來越多的檔案信息保存都是依靠計算機和存儲設備來完成的，現(xiàn)階段我國的檔案安全保障體系不健全和完善，還存在一系列問題。

對檔案安全的重視程度不夠，還沒有形成與檔案安全配套的法律法規(guī)。這些年，國家對檔案安全的重視度逐步加以改善，只是進展不大；雖說出臺了一些法律法規(guī)，在《檔案法》、《刑法》、《民法》中也提到檔案信息安全的某些條文，但在實際落實過程中，存在嚴重不足，對發(fā)生的檔案安全信息失泄密案例的處置不夠嚴厲，對不法者沒有起到震懾作用。

使用軟硬件設備存在風險，檔案防范措施缺泛。計算機軟硬件設備的應用領域十分廣泛，在檔案保管中也不例外。計算機和存儲載體在使用過程中本身就存在自身的使用安全風險，基礎設施和運行環(huán)境也常常受到外界環(huán)境的影響，加上在使用計算機過程中稍微方法不當，如果事先沒做好相關的備份，極容易造成計算機和存儲載體的損壞，導致錄入的檔案信息不可恢復，因此對檔案研究中的信息安全、應用領域、安全保管程序、保密措施、信息化管理都是研究者們關注的焦點。要做好檔案安全信息的安全防護，是值得從事檔案研究的人員研究和探討的問題。

從事檔案管理的人員缺乏安全管理意識。目前，數(shù)字檔案管理過程中存在信息安全意識不高、保障安全能力不足和安全管理機制不健全方面的問題。管理意識淡薄，一些管理者還沒有從傳統(tǒng)文件安全管理中積累的安全意識轉變到數(shù)字檔案安全管理上來，對數(shù)字檔案安全的認識存在誤區(qū)，對安全風險的嚴重性、事故發(fā)生的可能性認識不足。缺乏足夠的認識和必要的安全教育培訓，實際工作中，系統(tǒng)操作人員安全教育的培訓沒有經(jīng)?；?。

構建檔案安全管理保障體系

統(tǒng)一思想，完善安全意識，構建系統(tǒng)檔案室安全保密建設框架，提升檔案安全在制度上的保障。

在信息化時代，加強對高校檔案室的建設與研究十分重要，高校檔案安全工作越來越受到重視，檔案安全決不能出問題，有一丁點的失誤都會造成損失，后果很嚴重，甚至無法彌補。高校領導十分重視學校的檔案安全工作的開展，并結合學校實際情況制定了《檔案保管保密制度》、《檔案查閱制度》、《檔案人員工作職責》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案庫房管理制度》等一系列管理制度，并安排責任心強的專職檔案管理人員從事此項工作，提高檔案工作人員安全意識，使檔案工作制度真正落到實處，并利用對檔案資源的有效整合契機，發(fā)揮這些寶貴檔案資料的作用，促進學校管理水平的進一步提升。確保構建檔案安全保障體系來源于實際、服務于實際，并接受到實踐的檢驗。

堅持國家檔案規(guī)范標準，搭建檔案保密安全利用建設的框架體系，實現(xiàn)檔案信息的資源共享。

加快檔案基礎設施建設、應用系統(tǒng)建設、數(shù)字檔案資源館建設，是提高檔案安全保密利用的體系建設的必備條件。加快數(shù)字化檔案館建設，要完善檔案數(shù)字化管理，對過往的各種檔案原件利用現(xiàn)代科技手段進行技術處理，進行存儲備份、重要數(shù)據(jù)設置查閱權限，確保檔案信息化的保密安全。不斷加大對檔案館的資金投入，改善檔案設施環(huán)境，要對檔案館的專用計算機系統(tǒng)經(jīng)常進行實時防護，在系統(tǒng)中設置防火墻，避免病毒的進入和攻擊，以免造成檔案數(shù)據(jù)庫里面的信息丟失、損壞。遵照檔案分級保護管理的具體要求，建立涉密檔案信息系統(tǒng)和查閱登記、審計制度，嚴防涉密檔案內容外泄。

檔案的保密就是為了更好地使用，但在傳統(tǒng)保密觀念的影響下，檔案工作中普遍存在重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。人們在查閱涉密檔案時通常會有這樣的顧慮，有些管理者也認為，不用信息是最好的防止泄密的方法。長期下來，大量甚至是很有價值的檔案被束之高閣，得不到充分利用，變成一文不值的廢紙，這對于檔案資源來說是一種浪費，檔案管理人員的價值也無法在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。最大限度保證檔案實務與檔案信息的安全。

事實上，涉密檔案當然應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。因此，在理清檔案保密與使用的關系的基礎上，要改變傳統(tǒng)的保密觀念，在嚴格做好保密工作的同時，做到檔案的科學使用，切實完善工作職能。對檔案工作者來說，保檔案服務工作注重檔案服務的內容為現(xiàn)實服務，不依照陳舊的“條條框框”，不斷拓展檔案服務領域，創(chuàng)新機制更好地為信息資源的開發(fā)利用服務。改善檔案服務條件，主動利用檔案館藏資源為大眾服務，滿足社會各方面對檔案利用的需求，進而提升檔案服務質量。

對檔案的安全保密和利用進行研究研究是一項長久的事業(yè)，在全國各地獲得快速發(fā)展。助推檔案的安全保密利用對策的研究，能有提高檔案安全性能和使用功效，實現(xiàn)檔案接收、整理、保管、鑒定、保護、共享再利用的檔案管理模式。我國相關學者對此領域的研究甚是缺乏，需要更多的學者給與關注，但這也為研究留出了更加廣闊的空間。

加強檔案安全管理人才的培養(yǎng)，促進檔案安全管理質量的團隊水平的提升，確保檔案安全管理提供人力支持。

要做有檔案職業(yè)道德修養(yǎng)的檔案管理者。人力資源保障是檔案安全管理的第一要素。對于從事檔案管理的人員來說，對檔案事業(yè)的最大熱情就是要遵守最基本的職業(yè)道德規(guī)范，在工作中做到能夠遵紀守法、愛崗敬業(yè)，嚴格按照檔案館規(guī)章制度認真履職；對于違反檔案管理的失泄密事件要恪盡職守，嚴守機密，防止違法事件的發(fā)生，要維護國家和集體的利益，發(fā)揮好檔案的利用作用，做出自己的貢獻。

要做有公民道德的檔案管理者。檔案有著悠久的歷史，對檔案管理的最好傳承就是要在批判和繼承的基礎上與時代的有機融合起來。在檔案管理崗位，維護信息安全，作為管理者必須有擔當責任，具備良好的道德品質。堅持自身的人格魅力，成為有誠信之人，“人無信不立，政無信不威”，做事要謹言慎行，辨之榮辱。提倡為人民服務的精神，成為兼具道德素質的遵循著和嚴格執(zhí)行制度的管理者。

定期對檔案管理者進行業(yè)務培訓。在平日工作中，對于從事檔案工作的人員要經(jīng)常對他們進行安全意識教育、業(yè)務技能培訓、檔案安全知識競賽、講座，通過各類活動的開展把檔案安全的知識融人到實際工作中去，進一步提高檔案人員的的安全管理意識。調動檔案管理者工作熱情，提高理論素質，增強檔案安全責任意識，提升工作水平。

(作者單位：益陽廣播電視大學 )

益陽市社會科學成果評審委員會研究成果2017年度社科研究課題立項課題“高校檔案安全管理保障體系的構建”(項目編號:2017YS74)。