精準(zhǔn)定位 創(chuàng)新工作
——淺議如何做好辦公室工作

文/巴茜，陜西省興平市煙草專賣局

精準(zhǔn)定位 創(chuàng)新工作
——淺議如何做好辦公室工作

文/巴茜，陜西省興平市煙草專賣局

辦公室是一個(gè)單位的樞紐和窗口，是重要的綜合部門，擔(dān)負(fù)著參謀、協(xié)調(diào)服務(wù)和督促檢查等重要職能，以主辦“政務(wù)、事務(wù)、會(huì)務(wù)”為主線的綜合工作的優(yōu)劣直接影響著一個(gè)單位的風(fēng)貌和形象，也間接地影響著一個(gè)單位的決策和決策實(shí)施情況。辦公室無(wú)小事，辦公室工作對(duì)一個(gè)單位全局起著舉足輕重的作用。因此，做好新常態(tài)下的辦公室工作不但是一項(xiàng)迫切的任務(wù)，而且是一項(xiàng)嚴(yán)肅細(xì)致的歷史使命。

精字當(dāng)頭，胸懷全局。辦公室工作繁復(fù)龐雜，事無(wú)巨細(xì)，既有宏觀層面的調(diào)控，又有微觀事務(wù)的操作，因此，首先需要精確、精準(zhǔn)、精細(xì)。要精確掌握單位實(shí)際情況，清楚單位外部環(huán)境和內(nèi)部構(gòu)造。要精準(zhǔn)把握領(lǐng)導(dǎo)意圖和決策涵義，既要恰當(dāng)?shù)睾蜕蠈訙贤?，又要明確地指導(dǎo)下層，同時(shí)還要處理好平行關(guān)系，做到上下貫通，左右順暢。要精細(xì)處理每一件事情，認(rèn)真收發(fā)文件，縝密審定文稿，細(xì)致耐心做好來(lái)信來(lái)訪工作。具體講，一是要找準(zhǔn)辦公室定位，明確辦公室職責(zé)權(quán)限，既不能越位占位，也不能缺位失位，更不能游離于單位整體之外，正確處理辦公室于單位各部門之間的關(guān)系，以及辦公室于基層單位、領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，樹(shù)立中樞、核心和服務(wù)、督促理念，站在全局高度，組織好、協(xié)調(diào)好、服務(wù)好單位各項(xiàng)工作；二是圍繞服務(wù)單位重大事項(xiàng)和領(lǐng)導(dǎo)決策，精準(zhǔn)開(kāi)掘調(diào)研深度，調(diào)研工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，也是領(lǐng)導(dǎo)決策必不可少的前提資料，調(diào)研要精準(zhǔn)無(wú)誤，面面俱到，想領(lǐng)導(dǎo)想不到的問(wèn)題，看領(lǐng)導(dǎo)看不見(jiàn)的現(xiàn)象，反映情況要講領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)不到的話，起草文稿要寫單位員工和領(lǐng)導(dǎo)普遍關(guān)心的熱點(diǎn)、難點(diǎn)和焦點(diǎn)問(wèn)題，達(dá)到準(zhǔn)確生動(dòng)，言之有物，措施得當(dāng)；三是辦文要細(xì)心謹(jǐn)慎，傳遞文件必須及時(shí)到位，收閱處理文件細(xì)心查看簽名是否妥當(dāng)，簽發(fā)文件是否合乎規(guī)范，信息審核發(fā)布是否無(wú)誤；辦事要注重細(xì)節(jié)，接打電話、來(lái)客接待、督促協(xié)調(diào)必須適應(yīng)環(huán)境并嚴(yán)格按照約定程序操作，辦會(huì)要講節(jié)儉和效率，不同的會(huì)議運(yùn)用不同的方式，做到細(xì)致入微，服務(wù)周到。

準(zhǔn)字定位，規(guī)范運(yùn)作。辦公室工作龐雜隨機(jī)，既沒(méi)有一成不變的工作，也沒(méi)有無(wú)章可循的工作，隨機(jī)性質(zhì)的工作較多，似是而非的工作較多。因此，強(qiáng)調(diào)一個(gè)準(zhǔn)確性就顯得十分必要，每項(xiàng)工作、每項(xiàng)任務(wù)、每項(xiàng)活動(dòng)，如果沒(méi)有一個(gè)準(zhǔn)確的思路和準(zhǔn)確的操作規(guī)程和準(zhǔn)確的實(shí)施方法，辦公室工作就無(wú)法實(shí)現(xiàn)，職能就無(wú)法有效發(fā)揮，責(zé)任就無(wú)法履行。為此，一是要結(jié)合單位實(shí)際情況和辦公室具體職責(zé)，準(zhǔn)確制定各項(xiàng)規(guī)章制度，準(zhǔn)確設(shè)崗立責(zé)，科學(xué)合理制訂各項(xiàng)規(guī)章制度和設(shè)立恰當(dāng)?shù)穆氊?zé)崗位。一般來(lái)講，可以按照辦公室政務(wù)、事務(wù)、會(huì)務(wù)三大板塊制訂相關(guān)制度，在崗位設(shè)置上，可以少設(shè)較為固定的崗位，多設(shè)流動(dòng)性強(qiáng)、靈活性高的崗位，這樣可以最大化發(fā)揮作用；二是準(zhǔn)確選拔優(yōu)秀人才進(jìn)入辦公室工作。辦公室工作要求政策性強(qiáng)，靈活性高，文才口才和三觀形象俱佳，爭(zhēng)取把單位人品好、政治覺(jué)悟高、勤勞實(shí)干、反應(yīng)靈敏、悟性好、氣質(zhì)佳，且具備相應(yīng)專業(yè)知識(shí)和技能的一些個(gè)人素質(zhì)較高的員工吸納到辦公室，使辦公室人才總體實(shí)力和個(gè)人實(shí)力明顯高于其他部門和基層單位；三是準(zhǔn)確掌握辦公室工作節(jié)奏。該快速的不能遲緩，該醞釀孵化的不能急于求成，準(zhǔn)確判斷和掌握辦公室工作節(jié)奏是辦公室一項(xiàng)重要工作，時(shí)間觀念和時(shí)效意識(shí)必須服從于準(zhǔn)確二字，否則就會(huì)造成失之毫厘差之千里的失誤。準(zhǔn)確定制工作節(jié)奏的前提是深入細(xì)致的調(diào)研和積極到位的溝通，以及客觀入理的深刻分析，只有這樣，辦公室工作才能事半功倍，妥帖優(yōu)良。

細(xì)字立身，兢兢業(yè)業(yè)。辦公室工作千頭萬(wàn)緒，每項(xiàng)工作和每件事情都離不開(kāi)一個(gè)細(xì)字。細(xì)心出妙文，細(xì)致成大業(yè)，尤其在文稿起草和檔案管理等文務(wù)工作上，沒(méi)有細(xì)致耐心的工作態(tài)度和細(xì)致入微的探求精神，很難把一件平凡的工作做的不平凡，尤其在諸如來(lái)信來(lái)訪和來(lái)客接待等一些工作上，任何小小的遺漏和疏忽都可以造成無(wú)以挽回的損失，因此，細(xì)節(jié)是辦公室工作引以為重的要求。一是重視日常運(yùn)作中的細(xì)節(jié)，包括辦公室工作人員的服飾舉止，儀容儀貌，言語(yǔ)行為和精神風(fēng)貌。辦公室工作人員要熟練掌握禮儀禮節(jié)的運(yùn)用，做到文明禮貌，有禮有節(jié)，接打電話必須及時(shí)掌握對(duì)方基本情況，并針對(duì)對(duì)方情況及時(shí)調(diào)整溝通語(yǔ)言。一般來(lái)講，使用推廣的普通話較為理想，但如果能夠運(yùn)用對(duì)方方言，效果更佳，由于辦公室是單位的窗口和門戶，待人接物不可或缺，對(duì)待不同的來(lái)人盡力做到不卑不亢一視同仁，落落大方，溫馨又加；二是重視工作細(xì)節(jié)，做到謹(jǐn)言慎行。不該說(shuō)的話不說(shuō)，不該去的地方不去，給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作要言簡(jiǎn)意賅條理清晰，對(duì)其它部門或基層單位布置工作要元素齊備脈絡(luò)了然，同外部溝通要恰到好處，尤其在處理比較復(fù)雜的問(wèn)題時(shí)要掌控好情緒，竭盡全力讓事情朝向便于解決的方向發(fā)展。領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情要按時(shí)回音，突發(fā)事情要善于處置；三是文稿起草和催辦發(fā)文要細(xì)心撰寫和審核，從內(nèi)容到版式、從段落到標(biāo)點(diǎn)做到零差錯(cuò)，尤其對(duì)于一些急件和新聞信息，都不能放過(guò)一處差錯(cuò)。

狠字在手，勤以修身。辦公室的形象代表著單位的形象，而個(gè)人形象則代表著辦公室形象，因此，辦公室人員要對(duì)自己狠一些，勤以修身，不斷充實(shí)完善自己，力爭(zhēng)德才兼?zhèn)洌髂芨?。一是不斷加?qiáng)學(xué)習(xí)，樹(shù)立正確的人生觀、價(jià)值觀，用雄厚的理論武裝自己的頭腦，用淵博的知識(shí)支撐從業(yè)的本領(lǐng)，用嫻熟的技能開(kāi)創(chuàng)嶄新的事業(yè)；二是加強(qiáng)自身修養(yǎng)，廉潔自律，以人為鏡，剛直正派；三是與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)汲取新觀念新知識(shí)新技能，努力把自己鍛造為辦公室優(yōu)秀人才。

巴 茜（1978—），女，本科學(xué)歷，現(xiàn)供職于陜西省興平市煙草專賣局（分公司）。