淺談職工檔案管理工作要點

王澄輝

摘要：隨著高科技發(fā)展的突飛猛進，信息化時代大數(shù)據(jù)的形成已成為和諧社會的亮點與焦點，為我們進行檔案管理工作創(chuàng)造了優(yōu)越的條件。筆者立足于職工檔案管理工作數(shù)年之久，現(xiàn)結(jié)合豐富的工作經(jīng)驗，針對其工作要點，從不同角度進行分析，希望能為加快行業(yè)工作的優(yōu)勢發(fā)展而提供積極幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理；工作經(jīng)驗；優(yōu)勢發(fā)展

現(xiàn)在的檔案管理工作不僅在國有企業(yè)與行政部門得以重要體現(xiàn)，而且在私營企業(yè)也得以大力的發(fā)展。如此，檔案管理工作的重要性便不言而喻。然而，由于各大企業(yè)職工，人事調(diào)動較為頻繁以及事務(wù)性的工作項目不斷增進，給我們進行檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)性，這便需要我們不斷進行提升個人能力，從而切實做好本職工作，以為我國檔案管理工作的優(yōu)勢發(fā)展貢獻力量。

一、檔案管理工作的任務(wù)

（一）嚴格監(jiān)管、合理把控

職工檔案管理工作是一個單位的機密性工作，不僅掌管著單位職工詳細的個人履歷，而且還為人事部門的保密工作發(fā)揮著不可替代的作用。因而單位在進行考察一個人能否做好檔案管理工作時，往往會通過工作經(jīng)驗、個人品質(zhì)、道德觀念，以及對祖國與共產(chǎn)黨的忠誠度等多個方面進行考察，可見職工檔案管理工作的重要性。而我們在進行檔案管理工作中，有沒有真正做好自己的本職工作則需要從監(jiān)管的嚴格程度，以及把控的合理程度等多方面進行考核。比如，對于新職工辦理入職手續(xù)時的審核是否認真、入檔是否仔細等，細致的工作能夠有效規(guī)避履歷信息的不實、檔案管理工作的漏洞等不良現(xiàn)象，這不但是對于單位人事錄入工作的負責，而且也是對于新職工的尊重。又如，對于離職員工辦理手續(xù)的條件把控是否合理，合理的把控不但能留住離職者對于原單位的真實情感，而且還能為單位帶來積極的影響。因而，作為一名合格的職工檔案管理工作者，必須做到嚴格監(jiān)管與合理把控等，這是檔案管理工作的重要任務(wù)之一。

（二）提高工作效率并保持高度的責任感

為了能夠提高工作效率，我們檔案管理工作者必須積極改進傳統(tǒng)的管理模式，將先進的科學技術(shù)融入實際工作中，通過借助互聯(lián)網(wǎng)而創(chuàng)建出完整的工作系統(tǒng)，為實現(xiàn)高效工作而創(chuàng)造出優(yōu)越的條件。比如，檔案管理工作者使用相關(guān)軟件進行操作，對于職工信息進行快捷準確的錄入檢索，并且將檔案內(nèi)容與個人信息進行妥善保管。如此不但方便了以后的查閱，而且還有助于保證職工信息的安全性。

然而，筆者從多年的檔案管理工作實踐中發(fā)展，要想真正實現(xiàn)高效工作，在使用相關(guān)軟件操作的基礎(chǔ)上，工作者還必須要具備高度的責任感。如果只是使用相關(guān)軟件快速的操作，而缺乏一定的責任感、對待工作不能認真負責的話，再先進的科學技術(shù)都無濟于事，照樣會發(fā)生一些不良問題。鑒于此，檔案管理工作者在提高工作效率的同時，還必須要保持高度的責任感。

二、職工檔案管理的工作要點與建議

（一）加強檔案管理工作的技能培訓與相關(guān)知識的普及，完善管理章程與管理體系。

為了我國職工檔案管理工作的優(yōu)勢發(fā)展，筆者認為，完善相關(guān)的法規(guī)章程并創(chuàng)建健全的管理體系至關(guān)重要，不但能夠有效規(guī)避檔案管理工作的監(jiān)管不嚴現(xiàn)象，而且還有助于根據(jù)相關(guān)法規(guī)要求的管理標準全國統(tǒng)一執(zhí)行。如此便能將職工檔案管理工作進行有力的規(guī)范化，并從規(guī)范化的工作進行中得以優(yōu)勢發(fā)展。不僅如此，在完善監(jiān)管體系的基礎(chǔ)上，單位內(nèi)部還需要有健全的職工檔案管理規(guī)章制度，以及強化對于工作人員的技能培訓與全體職工進行相關(guān)知識普及等。如此便要求單位內(nèi)部全體職工加以積極配合，以示對于職工檔案管理工作的重視，從而真正實現(xiàn)有效推動我國檔案管理工作的優(yōu)勢發(fā)展。比如，單位內(nèi)部通過組織職工進行檔案管理知識與相關(guān)知識的學習，讓他們了解自己將來退休后的審核過程、條件，以及退休后的養(yǎng)老情況等等，以促使大家將切身利益同相關(guān)的章程法規(guī)緊密相連，從而為了自身的合法權(quán)益而積極配合檔案管理者的工作。又如，為了切實提高檔案管理工作者的行業(yè)技能，單位定期進行專業(yè)知識培訓、知識考核，以及工作人員的素質(zhì)考核等非常關(guān)鍵，不但可以促使相關(guān)工作人員對于本質(zhì)工作進行積極努力，而且還能為檔案管理工作效率的提高而創(chuàng)造出有利的條件。

另外，為了有效規(guī)避檔案管理工作中不良現(xiàn)象的發(fā)生，在相關(guān)法規(guī)制度的基礎(chǔ)上，還需要單位內(nèi)部積極完善檔案管理章程與管理體系，從檔案整理到相關(guān)登記、檔案檢索，再到有效傳遞，一直到進行妥善保管等，各程序都能做到條理清楚、嚴謹縝密，進而有效控制檔案管理工作的漏洞、虛假等不良現(xiàn)象。

（二）、與時俱進，加快檔案管理工作的發(fā)展

在高科技飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會，各行各業(yè)都在進行科技信息化的發(fā)展轉(zhuǎn)型，職工檔案管理工作如果不能與時俱進的話，便無法跟上時代發(fā)展的節(jié)奏，如此不但無法滿足高效工作的實際需求，而且也不能真正實現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)勢發(fā)展。這便表示一個單位的檔案管理工作，在有效完善管理章程與管理體系的基礎(chǔ)上，還必須緊跟時代發(fā)展的步伐，積極邁向科技信息化進行操控管理，通過切實健全檔案管理工作的具體操作、檔案管理數(shù)據(jù)庫科學管理，以及相關(guān)軟件應(yīng)用能力的提升等，切實發(fā)展相關(guān)部門工作人員科學的行業(yè)管理水平，并提高安全保護措施，從而實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化與科技創(chuàng)新化等。事實上，筆者多年以來，通過積極學習相關(guān)知識、科學完善工作理念，不但切實提高了自身的工作技能，而且還在行業(yè)工作中取得了優(yōu)異的成績。

總而言之，檔案管理工作肩負著一個單位內(nèi)部的機密重任，我們必須在具備高度責任感的基礎(chǔ)上，借助相關(guān)章程與監(jiān)管體系進行高效、嚴謹?shù)墓ぷ鳌?/p>

參考文獻：

[1]張明琴.企業(yè)職工檔案管理中存在的問題和對策[J].山東檔案，2013，01：36-38.

[2]郭寶珍.關(guān)于加強企業(yè)職工檔案管理工作的思考[J].企業(yè)研究，2012，14：45-46.