對檔案信息化管理方法的研究

蔡東輝

摘 要：本文主要以建筑工程檔案信息化管理作為主要論述對象，對目前建筑工程檔案信息化管理的基本情況進行了深入探討，從而提出自己的一些看法，供以借鑒。

關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案信息化；管理方法

隨著當前國民經(jīng)濟水平的日益提升，無論是市場經(jīng)濟還是人民生活質(zhì)量都得到了明顯的提升，而我國建筑工程企業(yè)也迎來了前所未有的機遇，同時也慢慢邁向了企業(yè)自我完善時期。而對開展檔案信息化管理工作對建筑工程的發(fā)展有著重要的意義，基于此，本文主要以建筑工程中對開展檔案信息化管理手段進行分析，提出自己的一些看法，供以借鑒。

1 建筑工程檔案信息化管理的重要意義

建筑工程檔案在建筑施工單位正常工作過程中發(fā)揮著相當大的作用，是保證建筑工程單位正常工作的媒介和工具，也是建筑工程單位固定資產(chǎn)的重要組成部分，基于此，對記住工程檔案管理進行信息化建設(shè)已經(jīng)成為建筑工程單位管理的主要項目之一。在新的時代背景下，傳統(tǒng)、老舊的建筑工程檔案管理手段以及理念已經(jīng)無法滿足建筑工程單位檔案管理的需要，為了促使建筑工程單位正常工作的運行以及提升建筑工程單位正常工作的效率，對于建筑工程單位檔案的管理就必須轉(zhuǎn)變管理理念，與時代同步，加快建筑工程單位檔案管理的信息化建設(shè)。

2 建筑工程檔案信息化管理方法的現(xiàn)狀

2.1 信息化建設(shè)緩慢

目前，很多建筑工程企業(yè)在檔案信息化建設(shè)過程中，都存在著一定的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足，建設(shè)緩慢等問題，究其原因則主要是因為當前我國建筑工程檔案管理工作不受重視，一方面是因為當前我國相關(guān)的行業(yè)制度和行業(yè)規(guī)范對建筑工程企業(yè)檔案信息管理工作沒有具體的要求，也沒有審核的標準，更沒有相應(yīng)的監(jiān)督制度和措施，進而造成了很多建筑工程企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的緩慢。另一方面則是我國當前建筑工程企業(yè)沒有一個完整的管理系統(tǒng)，由于實行的是分包制度，因此，在管理中必然會出現(xiàn)管理不到位的現(xiàn)象，尤其是一些小企業(yè)哎承包建筑工程中，往往對檔案管理不夠重視，因此，造成了信息化建設(shè)的緩慢。

2.2 信息化建設(shè)理念有待轉(zhuǎn)變

當前建設(shè)工程檔案的管理者為了保證自身的管理的方便，往往會選擇傳統(tǒng)、陳舊的管理模式，忽視建筑工程檔案信息化管理的改革創(chuàng)新，如此一來，這種過于傳統(tǒng)的思維模式會導致建筑工程檔案信息化管理中職權(quán)和職責不夠明確，造成建筑工程檔案管理的效率大打折扣。監(jiān)管不嚴、檔案信息失真以及管理混亂等等問題層出不窮。

2.3 信息化人才培訓不足

首先就是對培訓的需求分析不到位。當前我國建筑工程行業(yè)的發(fā)展相對較為迅速，因此建筑工程企業(yè)將更多的精力放在了經(jīng)營效益方面難而以將更多精力放在檔案信息化管理上，導致很大程度和建筑工程實際發(fā)展的需要不符。目前，大多數(shù)建筑工程企業(yè)的檔案管理人才培訓工作開展不夠主動，均待企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)問題時才想起培訓，或者就是員工無法適應(yīng)相應(yīng)的工作而主動要求培訓才開展，這就導致了培訓工作出現(xiàn)混亂的局面，不能很好地將有限資源充分利用。

其次就是培訓管理體系不夠完善，目前的大多數(shù)建筑工程企業(yè)過分側(cè)重于員工的崗前培訓，通過調(diào)研可以看出，目前的培訓課程缺乏針對性，而且，培訓的內(nèi)容也難以滿足建筑工程檔案信息化管理的需要。

最后，缺乏相關(guān)的管理制度，在一定程度上使培訓成為了一種形式。目前的很多建筑工程企業(yè)，培訓工作的開展沒有明確的制度，造成了執(zhí)行與不執(zhí)行基本沒有區(qū)別，并且難以將制度落到實處。

3 建筑工程檔案信息化管理方法優(yōu)化措施

3.1 加快信息化建設(shè)

如何加快信息化建設(shè)的腳步，首先相關(guān)企業(yè)需要建立好完善的規(guī)范制度，并且把工程檔案信息化管理內(nèi)容有機的滲透到考核當中，只有這樣做才可以確保建工程企業(yè)在未來的發(fā)展道路上得到良好的發(fā)展。其次，需要建立統(tǒng)一的標準制度，無論是在分包制度下，也需要建立信息化檔案管理工作，這樣做到目的是確保建筑工程檔案管理可以實現(xiàn)有效的目的。最后，相關(guān)企業(yè)應(yīng)當把檔案管理工作里面的職責做好仔細的劃分，進而確保工程企業(yè)可以主動的加入其中，最大程度促使建筑工程中的檔案可以得到信息化的建設(shè)。

3.2 加強信息化人才的培訓

第一，相關(guān)企業(yè)需要制定切實可行的培訓計劃。所謂培訓計劃，簡單的說是無論在哪一個人力資源管理中有一個共同發(fā)展的目標，所以在設(shè)置的時候需要對企業(yè)發(fā)展的具體狀況做到熟練掌握，例如培訓時間、地點等做好合理的選擇，只有建筑工程企業(yè)可以促使培訓計劃達到規(guī)定的效果，才可以確保培訓計劃起到有效的作用。

第二，確保培訓在實際落實的時候可以順利進行。由于培訓的有效落實才屬于培訓內(nèi)容中的關(guān)鍵所在，同時也是培訓計劃的有效落實。所以，確保培訓過程可以順利的進行，并做好全方位的跟蹤工作，為出現(xiàn)問題可以在第一時間得到解決提供保障，最大程度確保培訓可以有條不紊的開展。這樣就需要相關(guān)管理人員一定要做好充分的準備工作，并對相關(guān)人員做好科學的分配，為培訓能夠在良好的氣氛下進行提供保障，并在最短的時間了解到員工的反應(yīng)，確保意見處于統(tǒng)一的狀態(tài)，只有這樣才能夠發(fā)揮出培訓的實際作用。

第三，需要在培訓以后做好評估工作。所謂培訓評估，簡單的說是相關(guān)人員通過使用恰當?shù)姆椒ㄒ嗷蚴怯嘘P(guān)程序，對培訓項目的信息進行搜集，確保培訓的整體水平。所以，合理的培訓評估系統(tǒng)主要來自于對培訓效果的評價，只有熟練掌握培訓的效果，才能夠彌補自身的不足之處，把培訓工作開展的越來越好，從而為日后開展培訓工作提供合理化的決策信息。

3.3 轉(zhuǎn)變信息化建設(shè)的理念

相關(guān)企業(yè)需要加大對相關(guān)管理人員考核的力度，并且需要對相關(guān)管理人員的行為等做好科學的控制，然而這些都需要遵循“以人為本”的工作理念作為前提的。避免出現(xiàn)用人唯親的情況出現(xiàn)，為相關(guān)管理人員的文化素養(yǎng)提供重要的保障。其次，當相關(guān)管理人員在入職的前期階段，需要對這些新入員工做好培訓工作，確保這些人員可以符合崗位的需要，對加大這些人員文化素養(yǎng)建設(shè)的力度。這里值得一提的是，相關(guān)企業(yè)倘若想要打破以往對檔案管理理念，那么就需要將以前的檔案管理形式逐漸轉(zhuǎn)變成信息化管理形式，并建立完善的管理理念，對企業(yè)當前發(fā)展的具體狀況做到熟練掌握，建立最為合適的檔案管理形式，只有這樣才能夠確保檔案管理可以達到有效的效果。

結(jié)束語

通過以上內(nèi)容的論述，可以得知：目前，由于我國建筑工程在實施檔案信息化管理手段的過程中依然存在一些不足之處，這樣就需要相關(guān)企業(yè)需要進一步的提高，這樣不但可以促使建筑工程可以達到安全生產(chǎn)的效果，而且也要確保建筑行業(yè)可以在未來的道路上得到了良好的發(fā)展。

參考文獻

[1]顏川梅.淺談英國高校檔案信息資源的整合與共享[J].山西檔案，2008（03）.

[2]王海歐.日本檔案管理與數(shù)字檔案館建設(shè)[J].四川檔案，2008（01）.

[3]王成蘭.檔案信息化建設(shè)與檔案人才培養(yǎng)[J].科技創(chuàng)新導報，2008（05）.

[4]柳新華，董相志，邵明媚，張艷偉.電子公文發(fā)展面臨的問題與對策[J].中國行政管理，2007（11）.

[5]李海軍，王瑾，吳先年.美國檔案管理體制及信息化工程建設(shè)[J].蘭臺世界，2007（18）.endprint