探析事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用

王秋菊

摘 要：為了促進(jìn)事業(yè)單位中檔案信息管理方面質(zhì)量獲得提升，需要檔案管理人員能認(rèn)識到現(xiàn)代化檔案管理的重要性，并能將現(xiàn)代化管理模式融入到檔案管理中，最終實現(xiàn)檔案管理在管理質(zhì)量、管理效率等方面的提升。本文就事業(yè)單位中檔案信息管理方面現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；現(xiàn)代化

檔案信息之中儲存著大量的珍貴信息、知識，這些知識涉及到了事業(yè)單位發(fā)展變革、事業(yè)單位人事信息，因此這些信息對于社會發(fā)展有著積極的促進(jìn)作用，但目前一些事業(yè)單位在檔案信息利用中仍在沿用過去傳統(tǒng)的管理方式，不僅影響了檔案管理的效率同時也影響了檔案管理的質(zhì)量，需要事業(yè)單位中的檔案管理部門能積極的在檔案管理中融入現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)。

1 檔案管理工作中融入現(xiàn)代化管理方法的意義

檔案管理方面的工作是事業(yè)單位正常開展工作的基礎(chǔ)，大量的檔案信記錄著事業(yè)單位的發(fā)展歷程、人事變動、重大決策，因此在長時間的積累之后往往會在事業(yè)單位的檔案部門中逐漸出現(xiàn)數(shù)量巨大的檔案資料。如果使用傳統(tǒng)模式的管理方法對檔案信息進(jìn)行管理，那么就有可能會由于檔案資料過于龐大而影響管理效率以及管理質(zhì)量，尤其是檔案查找的環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)檔案查詢方式會在查找階段中耗費大量的時間以及人員精。并且傳統(tǒng)紙質(zhì)類型的檔案信息還會因為紙質(zhì)媒介的特點，進(jìn)而在儲存的時候需要占用大量的空間，不利于檔案信息管理部門發(fā)展。

為了促進(jìn)檔案管理方面工作質(zhì)量，事業(yè)單位之中的檔案管理部門應(yīng)根據(jù)部門實際的發(fā)展需要以及部門基本情況，適當(dāng)?shù)囊氍F(xiàn)代化的電子設(shè)備進(jìn)行檔案信息管理?，F(xiàn)代電子科技已經(jīng)逐漸的融入到了各個行業(yè)之中，并在各個行業(yè)中發(fā)揮了簡化工作流程、提升工作效率的作用。尤其在檔案信息管理方面更是起到了變革性的促進(jìn)作用，現(xiàn)代電子技術(shù)對于檔案信息方面的管理不僅簡化了檔案管理的收集、整理程序，同時對檔案索引查詢方面、檔案信息儲存方面、檔案傳送方面產(chǎn)生良性的促進(jìn)作用。

2 現(xiàn)代管理方法對檔案管理工作的促進(jìn)作用

2.1 在檔案索引方面的應(yīng)用

在對事業(yè)單位之中眾多檔案信息進(jìn)行管理的階段中，檔案索引查詢方面的工作對于整體檔案管理工作的質(zhì)量有決定性的影響。在傳統(tǒng)的索引管理之中檔案管理方面的人員要逐條等級檔案內(nèi)容并建立索引列表，但受到人工處理方式的局限性，使得索引列表的建立工作效率偏低，并且也容易在抄寫信息中出現(xiàn)錯抄或則是漏抄的情況，影響檔案信息管理工作的開展，而在使用了現(xiàn)代化類型的電子技術(shù)之后，就能運用電子計算機(jī)在檔案收集、錄入的階段中直接建立與之對應(yīng)的索引，這樣不僅提升了工作的整體效率，同時也能在省去了人工手寫錄入環(huán)節(jié)之后提升了錄入工作的準(zhǔn)確性。

其次，現(xiàn)代技術(shù)對于檔案信息方面的影響是多方面的，其對于查詢查詢方面也有效率、質(zhì)量方面的提升。有別于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的人工手動查詢，現(xiàn)代模式下的檔案信息管理工作能通過計算機(jī)的運用，在人們查找某一個檔案信息的時候能通過在查詢界面之中輸入相應(yīng)的關(guān)鍵字直接找到相應(yīng)的文件，整個過程僅僅需要花費幾分鐘的時間，這大大促進(jìn)了檔案管理質(zhì)量以及檔案管理效率的提升。

2.2 在檔案儲存庫房管理方面的運用

在現(xiàn)代化檔案信息運用的階段中，雖然大部分的檔案資料都已經(jīng)實現(xiàn)了現(xiàn)代化、電子化的發(fā)展，仍有一部分照片、帶有公章的紙質(zhì)文件或者珍貴的歷史紙質(zhì)文獻(xiàn)資料需要以實體形式進(jìn)行保存，并且每個事業(yè)單位中都會設(shè)置專門的庫房進(jìn)行檔案儲存，但對庫房的管理卻是檔案信息管理中的難點，由于紙質(zhì)媒介的特殊性因此在進(jìn)行庫房管理中，需要控制好庫房儲存的溫情況、濕度情況、防火情況，在庫房管理中要做檔案文件質(zhì)量管理和安全管理兩方面的管理內(nèi)容。為了達(dá)到良好的控制質(zhì)量，在過去的管理中需要管理人員定期進(jìn)行巡視，但即便如此一旦在發(fā)生火災(zāi)仍然會造成較大損失。而通過現(xiàn)代技術(shù)的運用就能在庫房管理中實現(xiàn)智能化、遠(yuǎn)程化的管理，通過自動控制系統(tǒng)和空調(diào)系統(tǒng)、通風(fēng)系統(tǒng)的連接就能保證庫房一直處在恒定的溫度、濕度范圍內(nèi)，同時還能對庫房中的安全隱患進(jìn)行預(yù)防，一旦出現(xiàn)火災(zāi)等安全隱患能在第一時間進(jìn)行處理。

2.3 輔助檔案業(yè)務(wù)工作

檔案業(yè)務(wù)工作包括對檔案進(jìn)行收集、保管、整理、鑒定、利用、統(tǒng)計分析、銷毀等環(huán)節(jié)。在檔案業(yè)務(wù)整個流程中，除了管理事務(wù)比較繁重之外，還會產(chǎn)生很多檔案信息，此時，用計算機(jī)進(jìn)行輔助管理，可以給工作人員帶來便利。當(dāng)前，應(yīng)用的比較廣泛的是采用檔案管理相應(yīng)的軟件對檔案借閱以及歸還進(jìn)行統(tǒng)計，使檔案工作者能夠及時對檔案存儲的實時信息進(jìn)行把握。

2.4 建立檔案管理相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)

當(dāng)今時代是計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用普及的時代，計算機(jī)在各個領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用必然促使很多傳統(tǒng)方式的變革。檔案管理也不例外，檔案管理只有突破傳統(tǒng)，與時俱進(jìn)，才能夠滿足人們想需求。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要，建立自己區(qū)域的局域網(wǎng)，以及檔案管理相關(guān)網(wǎng)絡(luò)，這樣不僅有利于對資源及時共享，對計算機(jī)軟、硬件進(jìn)行共享，還能夠讓檔案室和相關(guān)科室之間搭建一座信息方面的橋梁，逐漸讓檔案管理實現(xiàn)信息化。及時對網(wǎng)絡(luò)檔案實時的信息活動予以管理，實現(xiàn)檔案信息資源的最優(yōu)配置。

3 檔案管理中現(xiàn)代化方式存在的問題及改進(jìn)建議

雖然利用現(xiàn)代化的技術(shù)將計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位的檔案管理能夠在很大程度上節(jié)約工作時間，提高工作效率和準(zhǔn)確率，但同時，也存在著一些問題：首先，網(wǎng)絡(luò)安全問題。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷升級，對檔案信息實施網(wǎng)絡(luò)管理時，其可靠性以及安全性問題越來越受到關(guān)注。而大部分檔案管理者又缺乏必要的計算機(jī)技術(shù)，如果只對電子文檔相應(yīng)的邏輯歸檔進(jìn)行了設(shè)計，而并未考慮到其物理歸檔，網(wǎng)絡(luò)一旦遭到破壞，電子文檔將會丟失。

為此，首先應(yīng)對文檔進(jìn)行一體化，切實解決文檔分離方面的問題。應(yīng)當(dāng)在事業(yè)單位內(nèi)部實施文檔一體化，消除重復(fù)工作環(huán)節(jié)，使文件和檔案歸為統(tǒng)一的系統(tǒng)，同時采用比較成熟的軟件，讓檔案工作在文件形成最開始時介入。其次，根據(jù)檔案管理目前網(wǎng)絡(luò)化的特征，解決好其安全問題。加大力度，對檔案信息在上網(wǎng)之前進(jìn)行加密控制，對網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行及時測評等。

結(jié)束語

通過以上對事業(yè)單位檔案的現(xiàn)代化方式的利用分析，可以得到的結(jié)論是想要這項工作上的效率得到有效提升，檔案管理上的工作人員就需要及時加強自身的業(yè)務(wù)能力，同時掌握更多的高科技信息技術(shù)，對網(wǎng)絡(luò)上的信息儲存進(jìn)行合理的安排。同時，現(xiàn)代化方法對檔案信息進(jìn)行使用與管理時，也對這項工作的任務(wù)開展提出了新的要求，工作人員必須在日常的網(wǎng)站護(hù)理中將網(wǎng)站上的信息安全維護(hù)進(jìn)行有效管理，積累經(jīng)驗，開發(fā)出的安全有力的軟件，讓這些檔案信息可以在護(hù)理與使用的過程中得到更為嚴(yán)格的規(guī)范。

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