建設(shè)領(lǐng)域基層檔案管理規(guī)范化建設(shè)的現(xiàn)狀與構(gòu)建思路

武維東

摘 要：檔案管理工作能夠在在各個(gè)單位工作中發(fā)揮重要作用，因此，這一工作需要得到各單位的重視，保證這一工作的規(guī)范化與有效性。目前，檔案管理規(guī)范化建設(shè)在各個(gè)單位的檔案管理中存在較多問題，導(dǎo)致檔案管理工作難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。各單位需要擺正檔案管理工作的位置，了解自身在檔案管理規(guī)范化工作中存在的不足，積極進(jìn)行檔案管理規(guī)范化建設(shè)，讓檔案管理工作取得實(shí)際效果，保證自身的正常工作以及未來發(fā)展。各個(gè)單位的檔案管理工作應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，積極進(jìn)行信息化建設(shè)，保證檔案管理工作質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)。各個(gè)單位需要加強(qiáng)在檔案管理信息化建設(shè)方面的投入，對檔案管理信息化所需要的設(shè)備進(jìn)行購買，對相關(guān)軟件進(jìn)行安裝，培養(yǎng)能夠掌握信息技術(shù)的管理人才，對檔案管理工作進(jìn)行逐步完善。檔案管理方式也需要逐步轉(zhuǎn)變，以信息化作為標(biāo)準(zhǔn)，更新原有的管理方式，讓檔案管理工作效率得到提升，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；工作；規(guī)范化；構(gòu)建：思路；

一、檔案管理規(guī)范化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）工作人員能力不足

眾多負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員自身不具備專業(yè)能力與素質(zhì)，不了解自身工作的具體內(nèi)容以及重要作用，導(dǎo)致自身工作質(zhì)量較為低下，工作效率難以符合要求，給檔案管理規(guī)范化建設(shè)造成諸多阻礙，影響了單位自身的發(fā)展。各個(gè)單位沒有將檔案管理工作擺在正確的位置，在檔案管理人員的工作安排上較為松散，導(dǎo)致檔案管理工作無法發(fā)揮實(shí)際效果。我國檔案管理工作人員薪資待遇普遍較低，但是對檔案管理人員素質(zhì)卻有著較高要求，例如責(zé)任心較強(qiáng)、工作態(tài)度認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，但是過低的薪資待遇難以吸引素質(zhì)較高、能力較強(qiáng)的專業(yè)人士，造成人才資源的流失，為了保證檔案管理工作的正常進(jìn)行，檔案管理工作往往由其他工作人員兼任，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量偏低，影響了檔案管理規(guī)范化建設(shè)的正常進(jìn)行。

（二）檔案管理工作觀念較為落后

很多單位的檔案管理工作仍舊沿用較為傳統(tǒng)的檔案管理模式，即通過手工工作、人力工作對檔案進(jìn)行管理，這樣的管理方式與現(xiàn)代化管理方式存在較多的沖突，影響了檔案管理工作的正常進(jìn)行，給檔案管理規(guī)范化建設(shè)造成了阻礙。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案管理規(guī)范化建設(shè)的正確認(rèn)識，不了解檔案管理規(guī)范化對自身發(fā)展的重要作用，因此，他們不重視檔案管理規(guī)范化工作的正常進(jìn)行，在檔案管理工作中缺乏足夠的投入，降低了相關(guān)工作人員的工作積極性，檔案管理工作難以取得理想中的效果，給檔案管理規(guī)范化建設(shè)帶來了嚴(yán)重的不良影響，給單位自身的發(fā)展造成阻礙。

（三）缺乏完善管理體系

我國各個(gè)單位缺乏較為完善的檔案管理體系，沒有良好的制度對檔案管理工作進(jìn)行約束，單位領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)工作人員不了解檔案管理工作的重要作用與意義，導(dǎo)致檔案管理工作在各個(gè)單位中并不是一項(xiàng)常規(guī)工作，而是自覺工作，工作本身缺乏規(guī)范性、實(shí)效性，檔案中所包含的大量的信息資源無法得到合理的應(yīng)用，因此，單位的檔案管理工作逐漸失去了實(shí)際作用。檔案管理工作沒有足夠的發(fā)展時(shí)間，而且受到各方面因素制約，導(dǎo)致我國各單位的檔案管理體系與時(shí)代脫節(jié)；專業(yè)人才的缺乏給管理體系的構(gòu)建帶來了諸多困難，致使檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作包含諸多問題，導(dǎo)致檔案管理規(guī)范化建設(shè)陷于停滯。

二、檔案管理規(guī)范化建設(shè)的構(gòu)建思路

（一）培養(yǎng)檔案管理人員

檔案管理人員是檔案的直接管理者與檔案管理規(guī)范化建設(shè)的踐行者，他們的能力與素質(zhì)將直接決定檔案管理規(guī)范化建設(shè)的質(zhì)量，因此，各個(gè)單位需要對檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)。首先，需要使其擁有專業(yè)素質(zhì)以及較高的工作水平，保證檔案管理人員能夠勝任自身工作，擁有良好的工作效率與工作質(zhì)量，在工作過程中能夠不斷學(xué)習(xí)，了解現(xiàn)代化的檔案管理方式，并且將其正確的進(jìn)行運(yùn)用。檔案管理人員的道德素質(zhì)也是其中較為關(guān)鍵的一環(huán)，檔案管理工作是一項(xiàng)較為枯燥的工作，檔案管理人員需要擁有良好的道德素質(zhì)，能夠以一個(gè)認(rèn)真的態(tài)度對待自己的工作，可以很好的承擔(dān)自己的責(zé)任，因此，各個(gè)單位需要注重對檔案管理系統(tǒng)人員道德素質(zhì)方面的培養(yǎng)，為檔案管理規(guī)范化建設(shè)提供幫助。

（二）健全檔案管理體系

檔案管理工作效率與檔案管理規(guī)范化建設(shè)需要健全的管理體系作為保證，各個(gè)單位需要注重管理規(guī)則的制定，以此作為檔案管理工作效率的保障，讓檔案管理工作更加富有有序性，提升檔案管理工作效率，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的正常進(jìn)行。交接工作在檔案工作中處于十分重要的位置，是檔案管理規(guī)范化建設(shè)的保障，大多數(shù)單位缺乏與交接工作相關(guān)的管理制度，導(dǎo)致檔案管理人員在交接工作中暴露出眾多問題，例如離職工作人員沒有對各部分檔案進(jìn)行詳細(xì)說明，導(dǎo)致接任者不了解檔案具體內(nèi)容，無法對檔案進(jìn)行合理利用。因此，需要將交接工作中各個(gè)細(xì)節(jié)作為檔案管理體系的一部分，對交接工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)定，避免因交接工作造成的諸多問題。

（三）進(jìn)行信息化建設(shè)

各個(gè)單位的檔案管理工作應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，積極進(jìn)行信息化建設(shè)，保證檔案管理工作質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)。各個(gè)單位需要加強(qiáng)在檔案管理信息化建設(shè)方面的投入，對檔案管理信息化所需要的設(shè)備進(jìn)行購買，對相關(guān)軟件進(jìn)行安裝，培養(yǎng)能夠掌握信息技術(shù)的管理人才，對檔案管理工作進(jìn)行逐步完善。檔案管理方式也需要逐步轉(zhuǎn)變，以信息化作為標(biāo)準(zhǔn)，更新原有的管理方式，讓檔案管理工作效率得到提升，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的進(jìn)行。我國當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展過程中表現(xiàn)出明顯的信息化特點(diǎn)，這種情況下，我們必須進(jìn)一步的加強(qiáng)電子檔案的基層建設(shè)工作，推進(jìn)聲化聲像檔案的收集、整理工作，同時(shí)還要進(jìn)一步加強(qiáng)“大事記”檔案建設(shè)。電子檔案存檔需使用專門的存儲設(shè)備，控制電子檔案存放的溫濕度，通常為18攝氏度，濕度39%左右，同時(shí)做好磁場防護(hù)、防塵工作，為我國的檔案事業(yè)又好又快的發(fā)展做出應(yīng)有的努力。

按照我國現(xiàn)行的檔案管理相關(guān)規(guī)定，建立健全一套行之有效的檔案存儲、檔案標(biāo)號制度體系，并從實(shí)際情況出發(fā)，為基層檔案的收集、整理、利用工作的平穩(wěn)有序進(jìn)行提供必要的制度支持，使之形成良性循環(huán)除此之外，我們還必須進(jìn)一步加強(qiáng)對基層檔案管理工作人員的考核力度，保證基層檔案管理工作的開展能夠有足夠的人員作為保障。而檔案管理工作人員應(yīng)不斷的提升自我素養(yǎng)，為管理工作的順利完成做出積極的努力。當(dāng)然，必要的檔案建設(shè)投入同樣是保證基層檔案管理工作順利完成的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，如增加存儲硬件設(shè)備、更新?lián)Q代管理軟件等，為檔案的長期保存提供支持。

總而言之，基層檔案管理工作是推進(jìn)我國各行業(yè)發(fā)展、尤其是基層單位發(fā)展的重要力量。我們只有深刻的認(rèn)識到當(dāng)前檔案管理工作中存在的不足，才能夠以此為基礎(chǔ)建立健全完善的檔案管理制度、建設(shè)一支具有戰(zhàn)斗力的管理隊(duì)伍，這是保障我國檔案管理事業(yè)能夠可續(xù)發(fā)展的根本出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。

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