淺談涉外英語函電寫作中的主要問題

(武漢船舶職業(yè)技術學院，湖北武漢 430050)

淺談涉外英語函電寫作中的主要問題

陶小松

(武漢船舶職業(yè)技術學院，湖北武漢 430050)

“涉外英語函電寫作”是高職院校商務英語專業(yè)一門重要的專業(yè)課程，它在文體、格式、內(nèi)容和用詞等方面與日常私人信函的寫作有很大差異，而商務英語專業(yè)的學生們在學習和寫作的過程中往往忽視這些差異，這樣在涉外英語函電寫作中就容易出現(xiàn)一些錯誤，從而影響日后的工作。本文針對涉外英語函電寫作中的主要問題進行分析，并提出相應的解決方法，希望在教學中幫助學生避免這些問題。

進出口貿(mào)易；英語函電

近十年來，我國進出口貿(mào)易發(fā)展迅猛，已經(jīng)躋身為世界貿(mào)易大國，我國進出口貿(mào)易總額更是一度排名世界第一。隨著我國進出口業(yè)務的發(fā)展，為我國的外貿(mào)企業(yè)培養(yǎng)人才已成為高職院校商務英語專業(yè)的重要任務之一。由于外貿(mào)英語函電是從事進出口貿(mào)易的主要溝通手段, “涉外英語函電寫作”已成為高職院校商務英語專業(yè)一門重要的專業(yè)課程，它在文體、格式、內(nèi)容和用詞等方面與日常私人信函的寫作有很大差異，而商務英語專業(yè)的學生們在學習和寫作的過程中往往忽視這些差異，這樣在淺談涉外英語函電寫作中就容易出現(xiàn)一些錯誤，從而影響日后的工作。本文從學生在學習和寫作中經(jīng)常會出現(xiàn)的錯誤入手，通過對外貿(mào)英語函電寫作的特點進行分析，尋找解決問題的辦法。

1 涉外英語函電的格式

涉外英語函電是應用文體的一種，它不同于日常英語信函的寫作，它的要求更加嚴格，格式多樣，結構復雜。涉外英語函電的格式主要有四種：齊頭式、縮進式、改良式和簡化式。齊頭式和縮進式是其中最常見的格式。齊頭式是每段的首字母都頂格，段與段之間空一行，縮進式要求每段的首字母縮進4個字母。然而學生們在寫作中一會采用齊頭式，一會又采用縮進式，結果導致書信的布局很不美觀，會讓收信人產(chǎn)生一種認為對方很不專業(yè)的感覺，進而影響生意的達成。

2 涉外英語函電的特點

涉外英語函電是進出口貿(mào)易中最常用的聯(lián)系方式和交流溝通手段，是開展進出口業(yè)務和相關國際商務活動的最主要的工具。它不能像朋友間日常信函那樣隨意，它有自己的特點，或者我們可以稱之為涉外英語函電的寫作原則。涉外英語函電的寫作原則主要有七點，通常也被稱作“7C原則”：courtesy(禮貌)、Consideration(體諒)、Completeness(完整)、Clarity(清楚)、conciseness (簡潔)、Concreteness (具體)和Correctness(正確)。

首先我們來看涉外英語函電的第一個原則courtesy(禮貌)。它不僅僅是一個尊稱的問題，而是從稱呼到正文再到結尾敬語要始終如一的保持禮貌和風度。這不僅關乎個人的臉面和修養(yǎng)，而且非常有助于樹立企業(yè)的良好形象,營造造友好的合作氣氛, 有利于為進一步發(fā)展貿(mào)易關系奠定基礎。我們要告誡學生，在洽談業(yè)務的過程中，無論對方是否有誠意，我們自己要展現(xiàn)出百分之百的誠意，無論對方是否愿意接受我們的報盤或還盤，我們都要保持冷靜并禮貌回復對方的信函。即使對方的要求非常不合理或超出了底線，我們的措辭也要客氣，委婉。例如：在信函的開始通常都要感謝對方的來函，常用“Thank you for your letter dated 1st March, inquiring about the captioned goods. ”或“We have confirmed your letter of May 26,2016, asking us to make you an offer,thanks.”涉外英語函電的第二個原則Consideration(體諒)不僅僅是客氣，而是要求我們在回復對方信函時應該“put yourself in your reader’s shoes”, 考慮對方的立場，考慮對方的要求、需求和感受。通常我們要想在信中展示體諒之情，需要做到以下兩點：1)在寫作中采用“You-attitude ”而不是“We-attitude”，比如“You earn 3 percent discount when you pay cash.”和“We allow 3 percent discount for cash payment.”表達的意思一樣，但前者要比后者更容易讓人產(chǎn)生好感，拉近距離。再如“We won’t be able to send you the samples this month.”和“We will send you the samples next month .”2)以肯定的方式來表達否定的意思或拒絕對方的要求。例如：“We feel sure that you will find our offer satisfactory.”和“We do not believe you will have any dissatisfaction with our offer.”顯然前者要比后者好很多。再如“There is little likelihood of the goods remaining unsold once this particular offer has lapsed.一旦本特別報盤過期，貨物很可能賣空?！北磉_拒絕時可用“We are regretful to say …”等結構，語氣委婉，更容易讓人接受。為了使文章的內(nèi)容簡潔，除了要避免廢話連篇和不必要的重復外，還應多使用外貿(mào)專業(yè)術語的縮略詞。例如：常用的國際貿(mào)易術語有“CIF(cost，insurance and freight成本、保險和運費價)、CFR(cost and freight成本和運費價)、FOB(free on board船上交貨價)”等，常用的保險術語有“FPA (free from particular average水漬險)、WPA (with particular average平安險)、AR (all risks一切險)”等，常用的支付手段有“L/C (letter of credit信用證)、D/P(documents against payment付款交單)”等，海運提單“B/L(bill of lading)”。此外為了使信函顯得莊重和嚴肅，通常用“find”來表達“認為”的意思、用“entertain”來表達接受的意思、用“meet you half way”來表達妥協(xié)的意思，以及herein, therein, hereby等古詞語,避免表達上不必要的重復。除此之外，涉外英語函電的正文還要做到內(nèi)容完整具體，切忌使用含糊不清的詞語和表達，尤其要注意用詞要準確，避免單詞拼寫錯誤和語法錯誤，因為此類錯誤不僅有損于形象，還會降低寫信人的可信度，影響業(yè)務的進一步洽談。

3 涉外英語函電的結構

涉外英語函電的結構最大的特征就是連貫和簡練。在當今的商業(yè)文化中，時間觀念強是現(xiàn)代商人的特點，大家都喜歡開門見山談生意，所以涉外英語函電通常都很短，每段之間空一至兩行，語言連貫、層次鮮明，盡可能做到讓收信人一目了然。信函的開頭表謝意，正文表事由和建議，結尾拉關系表期望?？傊掷镄虚g都透露著真誠，處處都為進一步合作留有余地。

4 結 語

我們在涉外英語函電課程的教學中，除了要結合這門課程本身的特點，還應針對學生經(jīng)常會出現(xiàn)的問題反復強調(diào)，要向學生灌輸“細節(jié)決定成敗”的觀念，致力于提高學生的專業(yè)素養(yǎng)，為將來的職業(yè)生涯取得成功打好基礎。

1 瞿穎.外貿(mào)英語函電[M].天津大學出版社，2012.

2 秦秀白.英語語體和文體要略[M].上海：上海外語教育出版社，2002.

3 常玉田.國際商務英語寫作[M].北京：中國商務出版社，2005.

MajorProblemsinBusinessEnglishCorrespondenceWritingandCountermeasures

TAOXiao-song

(Wuhan Institute of Shipbuilding Technology, Wuhan 430050, China)

Business English Correspondence Writing is an important specialized course for Business English majors, and business letters writing is very different from private letter writing in the style, the pattern and the wording, which however is often overlooked by business English majors. This essay discussed the major problems in teaching of Business English correspondence writing,and puts forward countermeasures.

international trade; business correspondence

H315

A

1671-8100(2017)04-0100-03

2017-05-18

陶小松，主要從事高職英語課程教學和科研工作。

(責任編輯：譚銀元)