高校檔案管理工作的創(chuàng)新與信息化研究

楊海燕

【摘要】隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，現(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)發(fā)展成為信息化時(shí)代，電子信息技術(shù)等相關(guān)的高科技技術(shù)給人們的生產(chǎn)和生活帶來(lái)了極大的便利，在高校中，檔案管理是教師教學(xué)的原始記錄，對(duì)學(xué)校的發(fā)展和教學(xué)實(shí)踐水平的提高有著重要的意義，然而傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以滿(mǎn)足高校日益增長(zhǎng)的需要，高校檔案的管理工作也必然要朝著信息化方向發(fā)展，在高校檔案管理的信息化建設(shè)中，應(yīng)不斷創(chuàng)新檔案管理的手段，提升高校的檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；信息化；創(chuàng)新

【中圖分類(lèi)號(hào)】G647.24 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】2095-3089（2017）09-0099-02

網(wǎng)絡(luò)和信息化技術(shù)已經(jīng)滲透到人們生活的方方面面，高校的檔案信息化管理已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案的信息化管理有助于信息資源的整合，提高管理的效率。檔案管理工作的水平是學(xué)校整體管理水平的體現(xiàn)，雖然很多高校已經(jīng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行了一定的改革，但是仍然需要進(jìn)一步的創(chuàng)新，結(jié)合高校的發(fā)展規(guī)劃，切實(shí)提高高校的檔案管理工作水平，使檔案管理工作能夠更好的為學(xué)校和學(xué)生的發(fā)展提供服務(wù)。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）高校檔案信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然需求

當(dāng)今時(shí)代信息技術(shù)的快速發(fā)展和在各行業(yè)的廣泛應(yīng)用，改變了高校的教學(xué)和管理模式，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能沒(méi)滿(mǎn)足現(xiàn)代化教育發(fā)展的要求，阻礙了學(xué)校的現(xiàn)代化發(fā)展，所以高校檔案管理的信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然需求，對(duì)高校的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新是推動(dòng)高校事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要舉措。

（二）高校檔案信息化建設(shè)能夠提高檔案管理效率

隨著高校教育的不斷普及，高校的招生人數(shù)在不斷增加，再加上教育教學(xué)活動(dòng)的日益豐富，高校檔案管理要對(duì)大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入、存儲(chǔ)、處理、提取，這給傳統(tǒng)的檔案管理造成了很大的壓力，傳統(tǒng)的檔案管理手段顯然難以完成如此高強(qiáng)度的工作，而且管理效率和質(zhì)量都很低，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的快速獲取和精確的查找，但是信息化的檔案管理手段就能很好的解決這個(gè)問(wèn)題，不但能夠節(jié)省大量的人力和時(shí)間的投入，提高檔案管理的效率，檔案管理的質(zhì)量也得到了保證。

（三）高校檔案信息化建設(shè)是檔案管理創(chuàng)新的重要手段

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案是保密的，對(duì)檔案進(jìn)行封閉的管理雖然能夠保護(hù)檔案信息的安全，但同時(shí)也阻礙了對(duì)檔案信息的有效利用，難以實(shí)現(xiàn)信息共享，但是信息化的檔案管理手段可以按照不同的類(lèi)型將檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立專(zhuān)業(yè)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)信息有需求的人可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查找，實(shí)現(xiàn)了對(duì)信息的快速提取和利用，發(fā)揮出了檔案信息的價(jià)值[1]。

二、高校檔案信息化發(fā)展的障礙

（一）思想觀念落后

現(xiàn)階段，在高校的檔案管理工作中，很多高校管理層沒(méi)有給予充分的重視，認(rèn)為檔案管理只是其他教學(xué)管理工作中的一種輔助，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的獨(dú)立性。因此，在檔案管理工作上安于現(xiàn)狀，這種落后的思想觀念造成了很多高校的檔案管理工作只是浮于形式，檔案管理信息化建設(shè)沒(méi)有得到重視，停滯不前。

（二）技術(shù)受到限制

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)達(dá)給信息的安全帶來(lái)了一定的威脅，很多高校沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才，對(duì)于信息化的檔案管理來(lái)說(shuō)，安全保護(hù)不到位，在加上在計(jì)算機(jī)使用時(shí)有可能出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)丟失、毀壞的現(xiàn)象，這種技術(shù)上的限制也影響了高校檔案管理的信息化建設(shè)[2]。

（三）缺少條件支持

對(duì)高校的檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，需要很多基礎(chǔ)設(shè)施的支持，但是高校在這一部分的資金投入嚴(yán)重不足，信息化建設(shè)所需要的系統(tǒng)和軟件都得不到升級(jí)和優(yōu)化，除此之外，很多高校的檔案管理人員年齡偏大，對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)水平不高，不具備檔案信息化建設(shè)的理論知識(shí)和基本技能，制約了檔案信息化管理的進(jìn)程。

三、推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)的策略

（一）改變思想觀念

首先要改變高校管理層的思想觀念，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性和檔案管理的價(jià)值，提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視，不能流于形式，要與時(shí)俱進(jìn)的梳理檔案信息化管理的意識(shí)，從而適應(yīng)高校對(duì)信息化發(fā)展的需求[3]。

（二）加大資金投入

高校還要在檔案管理的信息化建設(shè)上加大資金投入，保證有充足的資金進(jìn)行信息化建設(shè)工作，做到專(zhuān)款專(zhuān)用，不斷完善信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的更新和升級(jí)，引進(jìn)先進(jìn)的管理軟件，提高檔案管理信息化建設(shè)所需的基礎(chǔ)條件。

（三）提高管理人員素質(zhì)

在檔案管理信息化建設(shè)中，需要高素質(zhì)的管理人才，因此要注意提高管理人員的素質(zhì)，引進(jìn)具備信息化背景的檔案管理人才，并同時(shí)對(duì)原有的檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，提高他們的理論知識(shí)和基本技能，不斷優(yōu)化檔案管理人員隊(duì)伍，從而適應(yīng)高校信息化檔案管理工作的需要。

（四）建立健全管理制度

要保證檔案信息化管理的有效性，就要建立健全管理制度，實(shí)行檔案管理工作的規(guī)范化管理，對(duì)檔案的收集、存儲(chǔ)和提取利用都做出明確的工作流程，并在實(shí)際應(yīng)用中不斷的進(jìn)行完善[4]。除此之外，還要加強(qiáng)監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面的監(jiān)督，避免不規(guī)范的操作行為，確保檔案管理工作有效的開(kāi)展。

（五）實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

高校在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的時(shí)候，要按照國(guó)家和行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)自身的實(shí)際情況，制定標(biāo)準(zhǔn)化的制度，并嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化的制度開(kāi)展檔案管理工作，做到管理有依有據(jù)，同時(shí)要不斷學(xué)習(xí)成功的信息化管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)自身的管理進(jìn)行不斷的完善和優(yōu)化。

（六）重視電子檔案安全

在高校信息化檔案管理工作中，要重視電子檔案信息的安全性，對(duì)網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備進(jìn)行定期的檢查和維護(hù)，并做好數(shù)據(jù)的備份工作，以防因?yàn)閿?shù)據(jù)破壞和丟失而造成損失，除此之外，檔案管理人員要提高安全管理的意識(shí)，同時(shí)學(xué)習(xí)基本的設(shè)備維護(hù)技能，對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查，避免設(shè)備受到病毒的攻擊而發(fā)生信息泄露。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，高校的檔案管理工作意義重大，檔案管理的信息化建設(shè)也是一項(xiàng)非常重要的任務(wù)，需要長(zhǎng)期的不懈努力，從每一項(xiàng)工作做起，扎實(shí)的走好每一步，在系統(tǒng)的建設(shè)、軟件的開(kāi)發(fā)、人才的培養(yǎng)、制度的建立等方面做好準(zhǔn)備，高校的檔案信息化管理方式和技術(shù)要不斷的進(jìn)行創(chuàng)新和完善，提升檔案管理工作的水平，從而提升高校的整體管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]蘇和.高校檔案信息化管理工作改革及創(chuàng)新分析[J].科技傳播，2016，8（16）：142-143.

[2]米軍.高校檔案管理工作的創(chuàng)新和信息化[J].中國(guó)管理信息化，2015，18（2）：177-178.

[3]賈曉宇.高校檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2015，（1）：181-182.

[4]王晴.高校檔案管理的信息化建設(shè)與創(chuàng)新[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2016，15（3）：224-225.