淺析如何提高檔案管理的科學(xué)化水平

范宏偉

摘 要：現(xiàn)階段社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、政治、文化各個(gè)方面都在趨向于現(xiàn)代化、科技化、信息化方向發(fā)展。檔案管理是各事業(yè)單位發(fā)展中重要的管理內(nèi)容，不僅影響著企業(yè)的未來(lái)發(fā)展目標(biāo)制定，也影響著企業(yè)內(nèi)部人力資源配置、財(cái)政管理等各方面的管理質(zhì)量。提高檔案管理科學(xué)化水平對(duì)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展意義重大，因此，如何才能提高檔案管理科學(xué)化水平才是本文所重點(diǎn)研究的課題。文章中將從提高檔案管理科學(xué)化水平的必要性以及有效途徑兩個(gè)方面著手分析與研究。

關(guān)鍵詞：檔案管理 科學(xué)化水平 管理原則 管理方式 管理機(jī)制

不同時(shí)期有著不同的管理理念，現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展腳步較快，檔案管理理念也已經(jīng)發(fā)生改變，并且在管理模式上也與傳統(tǒng)的檔案管理有很大的區(qū)別，為了適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展，科學(xué)化水平是檔案管理的改革方向，是能夠驅(qū)使檔案管理適應(yīng)現(xiàn)代信息化發(fā)展要求的重要途徑，更是我國(guó)事業(yè)單位未來(lái)發(fā)展的基礎(chǔ)。提高檔案管理科學(xué)化水平還需要從改變傳統(tǒng)的檔案管理理念與原則、管理方式、完善管理機(jī)制、加強(qiáng)現(xiàn)代化建設(shè)、加強(qiáng)人員的素質(zhì)建設(shè)等途徑出發(fā)。

一、提高檔案管理科學(xué)化水平的必要性

1、能夠完全適應(yīng)現(xiàn)代信息化的要求

隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)水平發(fā)展指數(shù)不斷攀升，國(guó)內(nèi)已經(jīng)完全擺脫傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)所帶來(lái)的落后經(jīng)濟(jì)，逐步邁向科學(xué)化以及信息化，由于對(duì)科學(xué)信息技術(shù)應(yīng)用范圍越來(lái)越廣，現(xiàn)如今在我國(guó)有了顯著的發(fā)展和進(jìn)步，充分滲入人們的生產(chǎn)生活中，提供了更加科學(xué)化、信息化的生活生產(chǎn)環(huán)境。為了能夠適應(yīng)人們追求科學(xué)化的生活質(zhì)量要求，檔案管理工作同樣融合先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，拋棄傳統(tǒng)的阻礙檔案管理改革創(chuàng)新工作管理模式，充分利用科學(xué)化的管理理念改善當(dāng)前檔案管理的形式、載體以及渠道，深化相關(guān)檔案數(shù)據(jù)的收集、收藏和傳播等各項(xiàng)工作的創(chuàng)新及改革，加快推進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、信息化、規(guī)范化以及系統(tǒng)化的建設(shè)，提高檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。

2、為我國(guó)未來(lái)檔案管理事業(yè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)

目前，許多檔案管理均已經(jīng)將科學(xué)發(fā)展觀的理念原則，徹底貫徹落實(shí)到實(shí)際的檔案管理工作中來(lái)，但是由于其現(xiàn)階段尚未完善應(yīng)使用過(guò)程中還不夠成熟，因此使得檔案管理工作上存在一定的局限性、復(fù)雜性。主要是由于在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中各種檔案資料種類居多，在管理人員進(jìn)行計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售以及財(cái)務(wù)管理時(shí)所產(chǎn)生的繁瑣性對(duì)管理造成一定的影響，而這種繁瑣的管理工作同樣也在對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類及傳輸?shù)裙ぷ鞯倪^(guò)程中出現(xiàn)，造成嚴(yán)重的影響。這樣一來(lái)，為了能夠保障檔案管理事業(yè)的健康良好發(fā)展，提高檔案管理科學(xué)化水平不僅是為了適應(yīng)現(xiàn)代化需求，同時(shí)也是為了健全完善檔案管理工作，減少繁瑣問(wèn)題的產(chǎn)生。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的有效路徑

1、改變傳統(tǒng)的檔案管理理念與原則

傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)不能完全適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理事業(yè)進(jìn)行現(xiàn)代化改革創(chuàng)新工作中的各項(xiàng)需求，若要在真正意義上提高檔案管理整體科學(xué)化水平，可以在傳統(tǒng)管理理念的基礎(chǔ)之上創(chuàng)新改革，賦予其先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)，對(duì)待傳統(tǒng)檔案管理理念不能完全拋棄，要取其精華，剔其糟粕，將傳統(tǒng)檔案管理理念中的精華部分可以適當(dāng)?shù)谋４?，將全新的科學(xué)化管理理念融入其中，使其作為一種全新具有顯著特色的檔案管理理念，拋棄原有的錯(cuò)誤部分，并重新融入現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)。同時(shí)，也要正確引導(dǎo)管理部門(mén)能夠正確認(rèn)識(shí)傳統(tǒng)理念的不足之處，加深其對(duì)于提高檔案管理科學(xué)化重要性的認(rèn)識(shí)，并且進(jìn)一步提高人們對(duì)檔案管理的主觀認(rèn)識(shí)，從而能夠才能夠從真正意義上提高檔案管理科學(xué)化水平。

2、改變傳統(tǒng)的管理方式

通常情況下，我們所了解的傳統(tǒng)檔案管理方式經(jīng)常是以一種館藏形式呈現(xiàn)于眼前，而檔案的管理工作也主要是更加重視對(duì)檔案的保存及管理等領(lǐng)域，保護(hù)檔案不受外界因素的干擾，確保其安全性，當(dāng)遇到工作調(diào)動(dòng)或者人員臨時(shí)調(diào)換的情況之時(shí)，才會(huì)進(jìn)行“調(diào)檔”，而這種管理方式在一定程度上存在一定的漏洞，嚴(yán)重阻礙了檔案管理朝著科學(xué)化及技術(shù)化方向的發(fā)展。只要將傳統(tǒng)管理方式進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整及改變，建設(shè)更加有利于提高檔案管理科學(xué)化水平的管理方式，例如可以建立一種較為有效的利用型管理方式，相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理方式而言，利用型的檔案管理方式，能夠最大程度的實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的利用率，其主要工作內(nèi)容是進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，從而為客戶提供更加完善、良好的服務(wù)。

3、進(jìn)一步健全完善檔案管理的管理機(jī)制

首先，為了能夠提高檔案管理的科學(xué)化水平，要進(jìn)一步健全完善檔案管理的管理機(jī)制，而完善的管理機(jī)制的建設(shè)離不開(kāi)責(zé)任機(jī)制對(duì)其所起到的約束及監(jiān)督作用，要構(gòu)建合適有效的檔案管理責(zé)任機(jī)制，要能夠?qū)n案管理的代表性特征及管理需求兩者相互結(jié)合起來(lái)。在進(jìn)行實(shí)際的檔案管理工作時(shí)，檔案館內(nèi)部工作人員首先要明確自己的工作崗位，掌握自己的工作職責(zé)。同時(shí)對(duì)于工作中的員工相關(guān)部門(mén)要指定人員對(duì)各個(gè)不同崗位的員工進(jìn)行監(jiān)督管理，建立多方位的檔案管理體系。另外，加強(qiáng)檔案管理過(guò)程中法律法規(guī)的建設(shè)，利用法律法規(guī)對(duì)檔案管理工作起到一定的監(jiān)督指導(dǎo)的作用，不但能夠使得檔案管理機(jī)制呈現(xiàn)出一種全面性、立體性等突出優(yōu)勢(shì)，并且確保檔案管理工作的正常運(yùn)行。

4、加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

在如何提高檔案管理工作的探究過(guò)程中，還有一種能夠有效提高檔案管理工作科學(xué)化的重要手段，即加快實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化水平。而現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)手段需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，通過(guò)加大對(duì)檔案管理中所用到的各種設(shè)備的資金投入，逐步進(jìn)行更新?lián)Q代，將現(xiàn)階段最為先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)等應(yīng)用到檔案管理過(guò)程中，這樣不僅能夠有效實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，同時(shí)還能在一定程度上提高檔案管理的工作效率。

5、加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

現(xiàn)階段檔案管理工作中，人員素質(zhì)與專業(yè)水平的提升是頭等大事，因?yàn)?，再好的管理制度、管理方案都是需要人?lái)操作、執(zhí)行而實(shí)現(xiàn)的，因此，員工的工作態(tài)度、專業(yè)能力直接決定了制度、方案的落實(shí)成效。結(jié)合目前檔案管理發(fā)展水平來(lái)看，不僅要轉(zhuǎn)變檔案管理模式，還要轉(zhuǎn)變?nèi)藛T的工作思想，提高人員素質(zhì)，打造高素質(zhì)、高水平的執(zhí)行隊(duì)伍。首先，應(yīng)開(kāi)設(shè)以現(xiàn)代化發(fā)展水平為一線的檔案管理學(xué)習(xí)課程，加強(qiáng)人員對(duì)現(xiàn)代社會(huì)、文化等各領(lǐng)域發(fā)展情況的了解；其次，聘用專業(yè)技術(shù)人才，對(duì)檔案管理工作積極，能夠掌握現(xiàn)代技術(shù)操作能力，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的操作輕車(chē)熟路，能夠獨(dú)立完成檔案信息化分類、組卷、處理、歸類等工作；最后，加強(qiáng)人員激勵(lì)機(jī)制、評(píng)價(jià)考核等管理制度的落實(shí)，不斷激發(fā)人員的工作積極性。

結(jié)語(yǔ)

在信息時(shí)代中，提高檔案管理科學(xué)化水平是必然之舉，而在改善檔案管理的同時(shí)，仍需要堅(jiān)守以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展為原則、以結(jié)合科學(xué)技術(shù)與科學(xué)知識(shí)為理念，不斷強(qiáng)化人員素質(zhì)與專業(yè)能力，創(chuàng)新管理模式，完善管理制度，建立合法、合理并且有效的管理體系，正確認(rèn)識(shí)到，改革檔案管理，是為了更長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展而做準(zhǔn)備。

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