高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀及發(fā)展方向研究

盧偉燦

【摘要】隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)已經(jīng)成為構(gòu)建數(shù)字化高校的重要組成部分，直接反映了高校管理現(xiàn)代化的水平。通過高效辦公自動(dòng)化，可有效提升學(xué)校的管理水平、辦公效率，從而為學(xué)校的教學(xué)、科研與管理提供有利的基礎(chǔ)環(huán)境。本論文以高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)目前高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中存在的問題，進(jìn)行了詳細(xì)的研究，并在此基礎(chǔ)上提出了高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的構(gòu)建途徑及發(fā)展方向，對(duì)其他高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展，提供了一定的借鑒。

【關(guān)鍵詞】高校；辦公自動(dòng)化；現(xiàn)狀；系統(tǒng)構(gòu)建；發(fā)展方向

【中圖分類號(hào)】TP317.1 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】2095-3089（2017）19-0279-02

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，自動(dòng)化系統(tǒng)正在全方位地改善著工作方式。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在高校的運(yùn)用，標(biāo)志著高校進(jìn)入信息化建設(shè)階段，不僅推動(dòng)了高等教育的發(fā)展，還對(duì)教育形式、教學(xué)管理觀念、運(yùn)作方式等產(chǎn)生了重大的影響，促使著大學(xué)校園邁向全新的信息時(shí)代。

一、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)概述

辦公自動(dòng)化，簡(jiǎn)稱OA，是一種新型的現(xiàn)代化辦公方式。在上世紀(jì)70年代提出，且在80-90年代，得到了飛速的發(fā)展。90年代以后，逐漸走向成熟階段，很多企業(yè)單位都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化管理模式。

二、高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中存在的問題

高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，是一項(xiàng)艱巨的、復(fù)雜的任務(wù)，在構(gòu)建高校辦公自動(dòng)化管理模式中，由于沒有任何經(jīng)驗(yàn)可借鑒，因此在我國(guó)高校的自動(dòng)化系統(tǒng)構(gòu)建過程中，還存在不少的問題：

（一）只重視硬件，忽視軟件

就目前而言，我國(guó)大部分高校在進(jìn)行自動(dòng)化系統(tǒng)構(gòu)建過程中，還存在嚴(yán)重的重視硬件，忽視軟件的問題。在構(gòu)建自動(dòng)化系統(tǒng)中，大部分高校一味地追求硬件，卻不愿把資金花費(fèi)在軟件的投資上。于是很多高校都會(huì)選擇一些價(jià)格便宜、功能不是很完善的自動(dòng)化辦公軟件，從而導(dǎo)致軟件與硬件不相匹配的現(xiàn)象。

（二）各部門之間信息不互通

高校在構(gòu)建自動(dòng)化系統(tǒng)的過程中，各部門在系統(tǒng)的開發(fā)和引入過程中，缺乏整體的系統(tǒng)，都是分散進(jìn)行的，缺少整體性的統(tǒng)籌。

（三）各部門使用水平不同

高校在構(gòu)建自動(dòng)化系統(tǒng)的過程中，雖然內(nèi)部機(jī)構(gòu)很早就引進(jìn)了計(jì)算機(jī)，協(xié)助管理工作，有些部門制定了完善的信息管理系統(tǒng)，但也有些部門對(duì)其仍然不太重視，仍然采用紙質(zhì)文檔的工作方式，不僅沒有制定完善的信息管理系統(tǒng)，甚至一些教師的計(jì)算機(jī)水平還存在很大的差異。

（四）相關(guān)工作人員思想保守，不善于接受新鮮技術(shù)

在高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的構(gòu)建過程中，不僅要解決相關(guān)的技術(shù)、資金問題，還要重視相關(guān)工作人員的思想觀念轉(zhuǎn)變。

三、高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的構(gòu)建

（一）辦公自動(dòng)化的主要結(jié)構(gòu)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是建設(shè)數(shù)字化校園的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，構(gòu)建高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，對(duì)于提高學(xué)校的管理信息水平、構(gòu)建現(xiàn)代化高效管理體系，具有重要的意義。通常在構(gòu)建高校辦公自動(dòng)化管理中，一定要從以下兩方面進(jìn)行：

1.功能構(gòu)架

在高校辦公自動(dòng)化的管理系統(tǒng)中，其結(jié)構(gòu)功能一般可分為六部分，即：個(gè)人辦公、公文處理、發(fā)文傳閱、會(huì)議管理、公共信息、個(gè)人設(shè)置。在實(shí)際工作中，具體到每一個(gè)功能構(gòu)架下，又可以根據(jù)處理對(duì)象的不同，而進(jìn)行具體的細(xì)分，將其劃分為若干子功能。從而實(shí)現(xiàn)高校各種事務(wù)管理的有效進(jìn)行，促進(jìn)各部門之間協(xié)調(diào)合作。

2.管理模式

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是建設(shè)數(shù)字校園的一個(gè)重要子系統(tǒng)。在我國(guó)，高校辦公自動(dòng)化主要為雙方管理的模式，主要由辦公室和信息技術(shù)為中心兩個(gè)部門進(jìn)行共同管理。其中，辦公室主要是按照學(xué)校的總體決策，主要負(fù)責(zé)高校的系統(tǒng)建設(shè)和規(guī)劃、日常運(yùn)行維護(hù)。

（二）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行的重要價(jià)值

1.改變了傳統(tǒng)的管理方式，實(shí)現(xiàn)了科學(xué)化管理

高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)行，改變了高校傳統(tǒng)的管理模式：由傳統(tǒng)的“管理”逐漸改變?yōu)椤胺?wù)式”的管理模式。在這種自動(dòng)化的管理模式下，辦公室能夠?qū)⒐芾砼c信息數(shù)據(jù)有效的銜接在一起，高校領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)對(duì)信息進(jìn)行有效的分析，并在此基礎(chǔ)上做出科學(xué)的判斷，從而使得民主決策更加科學(xué)化。

2.有效降低了辦公成本，提高了工作效率

高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)行，改變了傳統(tǒng)的管理模式，實(shí)現(xiàn)了從紙質(zhì)化管理到數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。這種管理方式的轉(zhuǎn)變，一方面節(jié)省了學(xué)校的管理經(jīng)費(fèi)，另一方面還在一定程度上節(jié)省了人力資本和時(shí)間成本。這主要表現(xiàn)在：高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用，改變了傳統(tǒng)的高校管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件“滿天飛”、下發(fā)文件“跑斷腿”的現(xiàn)象。

3.規(guī)范了高校管理工作的流程，提升了管理水平

在高校自動(dòng)化系統(tǒng)管理中，主要是通過數(shù)據(jù)信息處理的功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的獲取、處理、儲(chǔ)存和檢索。在這一系統(tǒng)中，管理人員可以明確看到工作的進(jìn)展情況。例如，對(duì)于某分文件，已傳遞到哪一步驟、哪一個(gè)環(huán)節(jié)，有哪些人已查閱、哪些人正在辦理等，都可以通過自動(dòng)化管理系統(tǒng)，進(jìn)行詳細(xì)的跟蹤記錄。

四、高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)

高校辦公自動(dòng)化已成為高校管理中不可或缺的重要手段，但隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，還必須要進(jìn)行不斷的提升和完善。

（一）進(jìn)一步拓展功能模塊

就目前而言，雖然辦公自動(dòng)化的模塊已經(jīng)滿足了現(xiàn)有的管理，但是這只是淺層次的應(yīng)用，在未來的高校管理中，還必須要結(jié)合數(shù)字化校園建設(shè)的實(shí)際情況，進(jìn)一步拓展和完善功能模塊，甚至是設(shè)計(jì)和開發(fā)新的功能模塊。

（二）不斷完善制度建設(shè)

任何系統(tǒng)在運(yùn)行過程中，都必須擁有完善的制度保障，高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)行也不例外，學(xué)校必須不斷推進(jìn)制度建設(shè)，對(duì)已有制度進(jìn)行完善，使得管理人員權(quán)責(zé)分明并對(duì)工作人員提出具體的使用要求。

這就要求高校必須對(duì)已有制度進(jìn)行完善和健全，并結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，研制和出臺(tái)相關(guān)的有效地、可操作性強(qiáng)的規(guī)章制度，確保自動(dòng)化辦公系統(tǒng)順利實(shí)施。

（三）加強(qiáng)系統(tǒng)的安全性能

受到電子信息技術(shù)的不穩(wěn)定因素的影響，高校自動(dòng)化管理中，系統(tǒng)的安全系數(shù)比較小，非常容易受到攻擊、破壞，這就要求高校在管理的過程中，一方面要加強(qiáng)硬件的安全防范，對(duì)學(xué)校的服務(wù)器、防火墻等進(jìn)行及時(shí)的升級(jí)和完善；另一方面還要采用信息安全技術(shù)，采用身份驗(yàn)證、訪問控制等方式，加強(qiáng)對(duì)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的信息安全防范。

五、結(jié)束語

綜上所述，高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是數(shù)字校園的重要組成部分之一。目前，一部分高校已經(jīng)組建了高校的自動(dòng)化管理系統(tǒng)，并且在運(yùn)行中實(shí)現(xiàn)了一定的價(jià)值。但是在系統(tǒng)構(gòu)建與運(yùn)行過程中，還存在一定的問題，這就要求高校必須不斷對(duì)現(xiàn)有的管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)與完善，以適應(yīng)未來高校發(fā)展的新需求。

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