醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策

肖宜偉

檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的一部分，是提高醫(yī)院工作質量和工作效率的必要條件?？茖W規(guī)范的管理檔案，是衡量一個醫(yī)院業(yè)績與管理水平的重要尺度。目前，醫(yī)院檔案管理工作中仍存在著管理意識不強、管理制度不健全、管理人員業(yè)務水平不高等現(xiàn)狀。為進一步做好檔案管理工作，就必需在領導重視方面、管理制度方面、管理水平方面、硬件投入方面等下功夫。

檔案管理；現(xiàn)狀；對策

檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的一部分，是提高醫(yī)院工作質量和工作效率的必要條件。科學規(guī)范的管理檔案，是衡量一個醫(yī)院業(yè)績與管理水平的重要尺度。醫(yī)院檔案記載著這個醫(yī)院發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究醫(yī)院的管理業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學分析、揚長避短、制定發(fā)展方向的好幫手。做好檔案管理工作，一方面為醫(yī)院高層管理人員及時了解醫(yī)院整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據(jù)，為經營決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方準確認定醫(yī)院經營管理成果，為醫(yī)院與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。

本文立足于醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，并提出加強醫(yī)院檔案管理工作的對策，以指導醫(yī)院檔案管理工作，達到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。

1.醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

檔案管理的意識不強，工作責任感不夠。檔案管理工作的重要性被進一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些醫(yī)院的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會醫(yī)院發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個醫(yī)院。不利于形成醫(yī)院管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業(yè)的檔案意識進一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在整個醫(yī)院發(fā)展進程中有邊緣化危險。

檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。在醫(yī)院管理中，各級醫(yī)院制定了適用于本院的、較為健全的醫(yī)院醫(yī)療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。在醫(yī)院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

對醫(yī)院檔案內容界定不清，管理范圍不明。到目前為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學統(tǒng)一的管理制度標準。隨著科學技術的進步，社會的發(fā)展，檔案的內涵和外延都在發(fā)生變化。各級醫(yī)院在管理檔案時，由于還沒有統(tǒng)一的管理標準和模式，各級醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。

檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全，檔案利用率也不高。各科室分散管理，不便于綜合利用，不利于檔案的完整和安全。每個科室都要有人兼管保存，重復保存，造成人力、物力和空間的浪費。由于檔案管理分散，造成檔案利用率不高。

檔案管理人員業(yè)務水平不高。檔案知識欠缺在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般重視醫(yī)療技術人員素質的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學習的機會不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓，許多檔案管理人員的管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。

檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高。有些醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準。另外，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網(wǎng)絡技術在醫(yī)院管理中的廣泛運用，醫(yī)院管理手段不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡技術管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

2.加強醫(yī)院檔案管理工作的對策

A.領導重視支持是做好檔案管理工作的關鍵

每一項工作，領導的關注和支持是關鍵，只有得到領導重視和支持，才能確保這項工作的順利開展。而檔案工作如何能得到領導的重視和支持，檔案管理人員主要應具備以下幾個方面：

一是愛崗敬業(yè)，認真做好本職工作。檔案人員要熱愛檔案工作，努力學習和鉆研業(yè)務知識，不斷提高管理水平，要做檔案工作的行家里手，干一行愛一行、鉆一行，以出色的工作業(yè)績，給領導和同志們留下良好的印象。

二是勤請示匯報，增強領導檔案意識。有些單位的領導對檔案工作還不夠重視、還缺乏檔案意識，與其他業(yè)務工作相比，認為檔案工作無關緊要，可有可無。由此看來，經常向領導請示和匯報檔案工作，以引起領導的關注和支持，是檔案管理人員應努力做好的一項工作。

三是樹立大局意識，主動服務中心工作。檔案管理人員要樹立大局意識和服務意識，緊緊圍繞中心工作，做好服務工作，只有及時、準確地為領導和相關科室、部門提供檔案信息資源，檔案工作的知名度和影響力才能隨之得到提升。

B.提升檔案管理水平是做好檔案管理工作的前提

一是加強學習《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性。大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領導、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成。《檔案法》規(guī)定：檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。此外，醫(yī)院管理干部及醫(yī)、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學習、宣傳《檔案法》非常重要。

二是配備責任心強、懂專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理工作專業(yè)性很強，要求檔案人員既要有高度的責任感，又要具有一定的檔案管理專業(yè)水平，尤其是運用現(xiàn)代科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理人員只有不斷地學習豐富的專業(yè)知識，給大腦“充電”，開拓視野，優(yōu)化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期檔案管理工作.

三是掌握科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能。計算機技術在各個領域中的運用，為我們的各項工作提供了極大便利，有利地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應努力的方向。檔案管理工作與辦公自動化息息相關，一篇文稿不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)都離不開辦公自動化，這就要求檔案管理人員，必須掌握和運用現(xiàn)代科技手段和先進管理技術，以適應現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。

四是檔案管理工作要運用信息網(wǎng)絡技術。檔案是歷史的真實記錄，記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計算機等現(xiàn)代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進行排列打印，這樣，對于降低文件歸檔工作量、發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。

五是加強培訓、結合實踐，提高檔案管理人員素質。檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質。一方面是通過專業(yè)培訓、繼續(xù)教育、知識更新、進修學習等提高業(yè)務和知識水平。另一方面是深入臨床一線調查研究醫(yī)療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業(yè)務發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。

C.完善檔案管理體制和運行機制是做好檔案管理工作的中心

一是建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度。促進檔案工作規(guī)范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規(guī)范管理的關鍵。醫(yī)院要結合本單位檔案工作實際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關法規(guī)，制訂一套比較科學、完整、系統(tǒng)、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務同步考核評價，同步發(fā)展。

二是建立醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡管理模式，為檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)。由醫(yī)院院長或副院長直接分管，形成一個以分管院長全面領導，辦公室主任或副主任負責，各科室負責人和專、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡管理模式。醫(yī)院的檔案管理應統(tǒng)一領導、統(tǒng)一機構、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，從而有利于貫徹上級精神；有利于組織監(jiān)督各職能部門的檔案工作；有利于檔案的收集和利用；有利于解決檔案綜合管理中的人員、經費、設備等問題；有利于醫(yī)院檔案的安全、完整，為醫(yī)院檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)。

加大投入，提高配備，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化是做好檔案管理工作的保障。加強資金投入，引進現(xiàn)代化的技術和設備是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護設備和技術現(xiàn)代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調設備，高效滅蟲、滅火設備，這些設備和技術的應用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內容；另一方面要引進計算機管理，用計算機儲存整個醫(yī)院的各種業(yè)務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫(yī)院應充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網(wǎng)絡等現(xiàn)代化辦公設備，實現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化。

重視開發(fā)，充分利用，發(fā)揮檔案的社會效益。檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫(yī)院檔案管理人員要樹立服務意識，要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使醫(yī)院的檔案為臨床、醫(yī)療、教學和科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層、多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，實現(xiàn)各級醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，以滿足醫(yī)療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益。