新時(shí)期鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化服務(wù)工作研究

李章寧

摘要：信息化技術(shù)的應(yīng)用是當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作的必然趨勢，能夠全面提高檔案管理水平。近年來，我國許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理已經(jīng)完成了信息化服務(wù)的轉(zhuǎn)型，提高了信息化服務(wù)的質(zhì)量。本文首先概述了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案的基本理論，然后分析了檔案信息化管理的優(yōu)越性，最后提出了優(yōu)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)的策略。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府；檔案管理；信息化服務(wù)

1 引言

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案涉及到鄉(xiāng)鎮(zhèn)中方方面面的各種資料信息，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作的重要信息資源?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)著鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理向著信息化的方向發(fā)展，信息化服務(wù)建設(shè)已經(jīng)成為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作的重點(diǎn)之一。

2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案

2.1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案概述

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案指的是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)在管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)公共事務(wù)的過程中所形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、錄音錄像等多種形式的歷史記錄。其功能有：一是記錄行政事務(wù)的事實(shí)情況，形成最原始的記錄；二是化解矛盾，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作人員可以利用檔案解決糾紛；三是幫助了解歷史，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案能夠幫助人們了解鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)生的歷史事務(wù)。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：其一，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案來源廣泛，檔案中既包含鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府本身的信息，也包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)中的私營企業(yè)、農(nóng)村基層組織等的信息；其二，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案包含的內(nèi)容豐富，鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作中涉及到方方面面的內(nèi)容，如人口、土地、山林等；其三，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理分散，由于受到資金、技術(shù)等方面的因素影響，未對檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理。

2.2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案的重要性

第一，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案是對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府歷史工作情況的記錄，是考察鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的重要依據(jù)。作為重要的參考資料，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案是在日積月累的工作實(shí)踐中形成的，如果遺失，可能會(huì)難以恢復(fù)。

第二，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案是宣傳的重要素材。當(dāng)前，我國的檔案管理工作已經(jīng)進(jìn)入了新階段，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)當(dāng)將解放思想、改革創(chuàng)新作為政府工作的重點(diǎn)，檔案也應(yīng)當(dāng)成為宣傳這種重要精神的素材。

第三，檔案在基層發(fā)揮著重要的作用，檔案管理工作是政府事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。檔案直接記錄著鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的工作和人們的生活，通過對檔案的研究，可以了解到鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民的生活、工作狀況，更反映著整個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展水平的高低。

3 檔案信息化管理優(yōu)越性

3.1 有利于檔案資料的永久保存

傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案通常是以紙質(zhì)的形式保存的，而紙質(zhì)檔案容易受到各種客觀環(huán)境因素的影響，一旦出現(xiàn)不利于保存檔案的環(huán)境狀態(tài)，紙質(zhì)檔案就會(huì)受到嚴(yán)重的影響，如發(fā)霉、腐爛等，很難被長期保存下來，甚至導(dǎo)致其中的重要檔案信息缺失，無法復(fù)原。

3.2 方便鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府管理檔案信息

傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案管理人員需要對一大堆的紙質(zhì)資料進(jìn)行分類、編號(hào)并整理成冊，這是一項(xiàng)復(fù)雜而又繁重的工作。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化之后，檔案管理人員可以采用信息化技術(shù)將檔案資料分門別類，減輕了工作負(fù)擔(dān)，節(jié)省了時(shí)間和精力，而且在查詢相關(guān)資料的時(shí)候，只需要輸入關(guān)鍵詞就能找到想要的檔案信息，更加方便快捷。

3.3 轉(zhuǎn)變了檔案管理方式

傳統(tǒng)檔案管理方式是工作人員將檔案按照編號(hào)分別存放于不同的檔案柜內(nèi)，實(shí)現(xiàn)信息化管理之后，工作人員就可以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將檔案信息以電子錄入的形式保管于信息設(shè)備或者信息軟件當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)了檔案管理職能由保存、運(yùn)用到信息采集、存儲(chǔ)、管理、利用等的轉(zhuǎn)變，推動(dòng)了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的發(fā)展。

4 優(yōu)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)的策略

4.1 樹立信息化服務(wù)理念

在檔案管理信息化的過程中，勢必會(huì)形成大量的檔案信息資源，信息服務(wù)的要求會(huì)隨著信息用戶的增加而不斷提高。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理人員應(yīng)當(dāng)牢固樹立信息化服務(wù)工作理念。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)通過各種方法和合法渠道采集信息，并進(jìn)行深入分析，了解人們的實(shí)際需求，有針對性地提出不同的服務(wù)類型和服務(wù)內(nèi)容，有計(jì)劃地發(fā)掘網(wǎng)絡(luò)信息資源，將這些信息整理成信息文件，為建設(shè)專門的信息服務(wù)平臺(tái)打好基礎(chǔ)，便于信息需求者更快捷地獲取信息。

4.2 加大對檔案管理信息化的投入

在檔案管理信息化的建設(shè)過程當(dāng)中，基礎(chǔ)設(shè)施的投入是十分有必要的。首先在資金投入上，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)當(dāng)積極響應(yīng)國家的號(hào)召，實(shí)行專款專用，將資金實(shí)際應(yīng)用到信息化建設(shè)上去；其次，在信息設(shè)備的投入上，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)當(dāng)及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，對現(xiàn)有的設(shè)備進(jìn)行系統(tǒng)的更新?lián)Q代，將現(xiàn)代化的信息設(shè)備和信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中；最后，在信息軟件的投入上，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)當(dāng)重視對現(xiàn)有檔案管理軟件的更新和升級(jí)，提高軟件的性能和存儲(chǔ)容量，并做好病毒查殺工作，保證檔案信息的安全。

4.3 重視高素質(zhì)檔案管理人才的培養(yǎng)

檔案管理人員是信息化服務(wù)工作的主要力量，培養(yǎng)一批具備高素質(zhì)的、掌握信息化技術(shù)的人才，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作來說具有重大意義。只有檔案管理人員的素質(zhì)提高了，檔案管理信息化服務(wù)的質(zhì)量才會(huì)得到有效的提升。針對檔案管理人員素質(zhì)普遍不高的情況，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)當(dāng)注重引進(jìn)一批信息化技術(shù)水平高的人才，同時(shí)培養(yǎng)現(xiàn)有的檔案管理人員，使他們掌握先進(jìn)的檔案管理知識(shí)和技能，不斷提高他們的工作效率和水平。

4.4 建立健全檔案信息化管理制度

檔案信息化管理制度是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作的重要依據(jù)和保障。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府中，明確各部門的職責(zé)和分工，將責(zé)任落實(shí)到具體的個(gè)人，細(xì)化檔案管理工作規(guī)范，明確檔案管理的目標(biāo)。同時(shí)，將鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府管理信息化服務(wù)水平的高低計(jì)入管理人員的績效考核中，督促他們提高自身的工作效率和質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1] 努爾巴合提·葉山拜.鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化服務(wù)工作芻議[J]，檔案管理，2015（06）：13。