信息時(shí)代檔案管理工作的實(shí)踐與創(chuàng)新淺談

摘要：檔案對(duì)企業(yè)、個(gè)體、政府以及社會(huì)等都存在很大關(guān)系，是通過文字、圖片等資料展現(xiàn)的一種載體，為社會(huì)發(fā)展中的主要資源，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作具備十分重要的作用。在信息時(shí)代發(fā)展下，檔案管理工作面對(duì)很大挑戰(zhàn)，將其應(yīng)用到工作中進(jìn)行創(chuàng)新，能符合信息化時(shí)代發(fā)展下的建設(shè)需求。因此，文章中，對(duì)其做出相關(guān)探討。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；工作實(shí)踐；創(chuàng)新

信息時(shí)代發(fā)展下，檔案管理工作還存在很多問題，在這種發(fā)展機(jī)遇下，為了符合現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，并作出深入分析，保證在有效的檔案管理工作中，提升整體的工作水平。

一、檔案管理信息化特點(diǎn)

檔案管理工作的信息化，是在相關(guān)部門執(zhí)行要求下，遵循相關(guān)的法律法規(guī)，促進(jìn)檔案管理工作的信息化發(fā)展。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，也是一種較為重要的電子檔案和電子文件，確保其自身優(yōu)勢(shì)的實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)整體的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化，確保在整體上提升檔案管理工作的效率。也能將其作為政府、企業(yè)和團(tuán)體的管理工作指標(biāo)，實(shí)現(xiàn)整體的積極發(fā)展和實(shí)現(xiàn)，確保在整體上達(dá)到信息化建設(shè)[1]。

二、信息時(shí)代檔案管理工作中存在的問題

（一）規(guī)劃與設(shè)計(jì)滯后

通過實(shí)際工作情況的分析，在信息化時(shí)代發(fā)展下，執(zhí)行的檔案管理工作設(shè)計(jì)和規(guī)劃工作中還存在一些問題。導(dǎo)致其問題的產(chǎn)生，主要是在空間上實(shí)現(xiàn)檔案資源生成與劃分期間，受權(quán)限、資本、標(biāo)準(zhǔn)等方面的限制，無(wú)法在全國(guó)范圍內(nèi)達(dá)到統(tǒng)一發(fā)展。同時(shí)，檔案信息也并不是固定不變的，在對(duì)檔案信息系統(tǒng)教學(xué)設(shè)計(jì)期間，存在明顯的盲目性。比如：電子文件、檔案信息化建設(shè)，都會(huì)在一個(gè)部門進(jìn)行開展，但是，其存在的信息是逐漸變動(dòng)的，在信息化檔案管理工作和設(shè)計(jì)工作中，面對(duì)很大難題，這種盲目性將影響檔案信息資源的真實(shí)性和完整性，也無(wú)法為其發(fā)展提供保證[2]。

（二）服務(wù)觀念與方式落后

在近幾年不斷進(jìn)步和發(fā)展下，檔案管理工作中的服務(wù)對(duì)象產(chǎn)生很大轉(zhuǎn)變，基于基層服務(wù)，向外部逐漸擴(kuò)展和延伸，其整體的覆蓋面積也在逐漸擴(kuò)大。但是，檔案信息服務(wù)工作具備的保密性和安全性將受到很大影響，整體上獲得的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益將對(duì)其造成較大阻礙。

（三）法規(guī)體制不完善

在檔案信息化管理工作中，盡管國(guó)內(nèi)已經(jīng)制定了相關(guān)的法律法規(guī)，但是，在整體上還無(wú)法形成系統(tǒng)，需要對(duì)其進(jìn)一步加強(qiáng)和完善。為了對(duì)其中存在的問題進(jìn)行解決，要在不同的發(fā)展方面進(jìn)行完善，盡管如此，信息時(shí)代發(fā)展下，實(shí)現(xiàn)的檔案管理工作是通過計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，但是，其制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)還無(wú)法符合國(guó)際化發(fā)展需求，在對(duì)檔案信息進(jìn)行處理過程中，未構(gòu)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)行業(yè)的標(biāo)志、檔案屬性等，都未構(gòu)建出適合的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，在這種情況下，不僅影響檔案信息管理系統(tǒng)的科學(xué)應(yīng)用，也無(wú)法保證整體水平的提升。

（四）信息共享問題的產(chǎn)生

在當(dāng)前的檔案管理工作中，為了對(duì)其創(chuàng)新和發(fā)展，需要對(duì)重點(diǎn)問題進(jìn)行分析。但是，檔案管理工作中還存在信息共享問題，需要對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化解決。對(duì)于相關(guān)部門的職能和工作作風(fēng)，在實(shí)際開展期間，無(wú)法基于服務(wù)型來(lái)開展。同時(shí)，原有的大量審批順序，也無(wú)法實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門之間的相互合作。

三、信息時(shí)代檔案管理工作的實(shí)踐創(chuàng)新對(duì)策

在信息時(shí)代發(fā)展下，檔案管理工作中還存在一些問題，為了對(duì)其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化進(jìn)步，需要在實(shí)踐工作中對(duì)其創(chuàng)新，并提出合理的執(zhí)行對(duì)策，確保在實(shí)際執(zhí)行下，促進(jìn)檔案管理工作的穩(wěn)定執(zhí)行，也為工作總體進(jìn)步提供保障。

（一）規(guī)劃與設(shè)計(jì)工作的實(shí)現(xiàn)

在新時(shí)期的時(shí)代發(fā)展下，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，要對(duì)其進(jìn)行規(guī)劃和設(shè)計(jì)。其中，需要在幾方面進(jìn)行完善。第一，針對(duì)一些分割的狀態(tài)，需要在管理工作中對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，實(shí)現(xiàn)整體的科學(xué)整合與發(fā)展，并對(duì)當(dāng)前的文件信息進(jìn)行分類，保證信息的共享化。第二，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展，在實(shí)際執(zhí)行期間，要根據(jù)實(shí)際情況和企業(yè)的發(fā)展情況，實(shí)現(xiàn)電子文件的信息化管理，也要在管理期間滲透文檔，確保能實(shí)現(xiàn)信息資源的集成化[3]。

（二）服務(wù)觀念和形式的轉(zhuǎn)變

在檔案管理工作的信息化發(fā)展工作中，對(duì)服務(wù)觀念和服務(wù)形式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，將保證工作效率的穩(wěn)定提升。在整體執(zhí)行下，需要促進(jìn)工作人員意識(shí)的提升，認(rèn)識(shí)到信息化時(shí)代下的檔案管理工作重要性，并對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展，確保將該工作地位進(jìn)行提升。不僅如此，對(duì)于一些保密性較強(qiáng)的檔案，還需要在整體服務(wù)工作中，加強(qiáng)對(duì)領(lǐng)域的研究。在檔案管理工作中，還需要對(duì)工作進(jìn)行指導(dǎo)，并在信息時(shí)代發(fā)展下，對(duì)檔案管理工作中存在的弊端和問題進(jìn)行優(yōu)化，以達(dá)到整體的擴(kuò)展與發(fā)展[4]。

（三）管理體制的創(chuàng)新

在檔案管理工作中，需要對(duì)相關(guān)機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新。具體執(zhí)行期間，要保證檔案管理工作的集中化和統(tǒng)一化發(fā)展，也能為其發(fā)展提供更為有效的執(zhí)行途徑。在信息技術(shù)逐漸應(yīng)用期間，為了實(shí)現(xiàn)工作的長(zhǎng)期發(fā)展，需要在檔案管理工作中，將其其信息技術(shù)進(jìn)行結(jié)合。工作中，我國(guó)的檔案管理工作還需要進(jìn)一步提升，在對(duì)檔案進(jìn)行使用過程中，需要為其發(fā)展提供便利條件。在集中化管理工作中，是針對(duì)我國(guó)較為分散的檔案信息系統(tǒng)，對(duì)硬件和軟件科學(xué)選擇，保證在積極管理工作中，實(shí)現(xiàn)制度的優(yōu)化發(fā)展，也能在每個(gè)部門發(fā)展下，為檔案管理工作的自動(dòng)化發(fā)展制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)技術(shù)規(guī)范和硬件、軟件的統(tǒng)一執(zhí)行，以確保在整體發(fā)展下，達(dá)到檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展[5]。

（四）建設(shè)應(yīng)用系統(tǒng)

在信息化時(shí)代發(fā)展下，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，需要在系統(tǒng)應(yīng)用模式下，為其提供技術(shù)保障?；趯?duì)應(yīng)用系統(tǒng)提出的要求，在對(duì)其進(jìn)行建設(shè)和設(shè)計(jì)工作中，不僅要對(duì)功能設(shè)計(jì)進(jìn)行分析，還需要對(duì)其具備的通用性、實(shí)踐性和實(shí)用性做出研究。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，還需要對(duì)其中的硬件、軟件進(jìn)行分析，構(gòu)建更完善的發(fā)展平臺(tái)，保證在信息技術(shù)應(yīng)用下，實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)的充分應(yīng)用，確保在總體上為檔案管理工作提供保障[6]。

（五）建設(shè)人才隊(duì)伍

在對(duì)人才隊(duì)伍進(jìn)行建設(shè)過程中，需要為其提供多種方式進(jìn)行培訓(xùn)，保證工作的針對(duì)性開展。在執(zhí)行期間，特別要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用。在對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)過程中，管理人員需要掌握信息技術(shù)相關(guān)的知識(shí)，促使人員技術(shù)水平的提升，保證檔案管理工作的信息化發(fā)展。在檔案管理工作中，還需要對(duì)工作人員進(jìn)行宣傳，使工作人員掌握檔案管理工作方面的知識(shí)，學(xué)會(huì)在期間對(duì)其有效應(yīng)用，打造專業(yè)化的人才隊(duì)伍，在這種執(zhí)行條件下，不僅能為檔案管理工作提供保障，也能在現(xiàn)代化信息發(fā)展下，達(dá)到整體的有效進(jìn)步。

總結(jié)：

在新時(shí)期發(fā)展下，信息化趨勢(shì)更為明顯，加強(qiáng)人們對(duì)檔案管理工作的重視。檔案為我國(guó)的社會(huì)資源，與人們存在緊密聯(lián)系。但是，檔案管理工作與信息技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，對(duì)其工作創(chuàng)新，能激發(fā)工作人員的自身思想，也能在各個(gè)工作發(fā)展下，對(duì)整體進(jìn)行維護(hù)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 高晶.淺談信息時(shí)代檔案管理工作者應(yīng)具備的幾點(diǎn)素質(zhì)和能力[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（3）：147-147.

[2] 王超.信息時(shí)代檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的思考[J].卷宗，2017（33）：20-20.

[3] 孟麗君.信息時(shí)代檔案管理工作者應(yīng)具備的素質(zhì)和能力[J].黑龍江科技信息，2015（28）：170-170.

[4] 陳瑾.淺談信息時(shí)代檔案管理工作者應(yīng)具備的素質(zhì)和能力[J].中國(guó)科技投資，2016（18）：232-232.

[5] 張玲.探析信息時(shí)代檔案管理工作者應(yīng)具備的素質(zhì)[J].才智，2015（35）：237.

[6] 曹武權(quán).探討信息時(shí)代檔案管理的問題[J].中文信息，2017（6）：18.

作者簡(jiǎn)介：

高毓琳（1968.10--）；性別：女，籍貫：福建南安，學(xué)歷：本科，畢業(yè)于暨南大學(xué)；現(xiàn)有職稱：副研究館員；研究方向：檔案；

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