高校無現(xiàn)金報銷的經驗及啟示

楊帆

摘要：高校推行無現(xiàn)金報銷，對提高財務管理水平有著重要意義。本文從財務管理和內部控制等方面論述了無現(xiàn)金報銷的優(yōu)點，并對實際應用中的問題提出探討。

關鍵詞：無現(xiàn)金報銷 財務管理 內部控制

無現(xiàn)金報銷，是指出納人員登入財務管理系統(tǒng)的功能模塊和網上銀行支付系統(tǒng)，發(fā)出電子支付指令，將報銷款網上劃轉到報銷人指定的銀行賬戶，不再現(xiàn)場支付現(xiàn)金的報銷方式。開通無現(xiàn)金報銷是高校提升財務管理水平的重要路徑，也是簡化師生報銷程序的現(xiàn)實需要。

《關于“十一五”期間進一步加強高等學校財務管理工作的若干意見》（教財〔2007〕1號）明確指出，“高等學校應逐步改變傳統(tǒng)的資金收付方式，借助銀行卡、網上銀行等先進手段，大力推行資金收支業(yè)務的電子劃轉，最大限度地減少現(xiàn)金流動?！币詳?shù)字信息代替紙質文件、通過網絡進行傳輸流轉，提高業(yè)務流程的信息化水平，已成為高校創(chuàng)新財務管理的新趨勢。在報銷中引入無現(xiàn)金方式，有利于高校進一步提升財務管理的科學化、精細化和規(guī)范化水平。以無現(xiàn)金報銷為突破口，應用先進的信息技術再造原有的業(yè)務流程，能促進財務工作從核算型向管理型轉變，優(yōu)化資源配置，提升高校的財務管理水平。

第一，推廣無現(xiàn)金報銷業(yè)務，可以促進高校的財務管理創(chuàng)新

無現(xiàn)金報銷降低了財務部門的現(xiàn)金管理成本。由于高等學校執(zhí)行“收支兩條線”的資金管理規(guī)定，傳統(tǒng)的現(xiàn)金報銷模式要求出納人員預估每日的現(xiàn)金需求，計劃存取。當偏差較大時，經常會發(fā)生因現(xiàn)金短缺影響報銷效率，或取出大量現(xiàn)金未能當日付出，影響出納工作效率的情況。此外，在日常報銷中，出納需花費大量時間存取和清點現(xiàn)金，對外服務時間被嚴重擠占，影響了報銷效率。啟用無現(xiàn)金報銷模式后，大部分報銷款由高校的銀行賬戶直接劃轉至報銷人指定的銀行賬戶，只有零星小額業(yè)務以現(xiàn)金支付，財務部門可以更合理地安排現(xiàn)金支取，將庫存現(xiàn)金余額保持在較低水平。這樣既節(jié)約了時間，又釋放了出納人員的服務能力，提高了高校的資金使用效率。

第二，無現(xiàn)金報銷形式可以簡化報銷程序，縮減報銷人的等待時間

在傳統(tǒng)的現(xiàn)金報銷模式下，報銷人員遞交單據后，需要等待財務人員制單完成，再由出納現(xiàn)場清點現(xiàn)金，支付報銷款，本人當面核對無誤后才能離開。預約報銷系統(tǒng)和自助投遞機的引入，可以很大程度地緩解“排長隊”的現(xiàn)象，但報銷人仍須到場才能領取報銷款。每到學期末，財務部門的業(yè)務量和報銷人員的等待時間都成倍增加。當報銷款金額較大時，報銷人必須提前預約，并在預約時間內趕來領取，過時必須重新預約。很多高校校區(qū)分散，報銷人員經常要往返于幾個校區(qū)之間，耗費了大量時間和精力。采用無現(xiàn)金模式，報銷人員只需將單據交給財務即可離開，待財務人員審核無誤后直接將報銷款轉入報銷人員指定的銀行賬戶，報銷金額較大時也無需提前與出納預約，需要將款項分拆轉付給多人時，也不用換取零鈔和代為保管現(xiàn)金。報銷人在異地甚至境外時也可以支付，并可遠程查詢到賬信息，便利性和安全性大幅提升。選擇無現(xiàn)金報銷方式，可以在一定程度上幫助報銷人從繁雜的報銷事務中解脫出來，更好地安排教學和科研工作。

第三，無現(xiàn)金報銷形式可以改善財務人員的工作環(huán)境，提高財務部門的工作效率

引入無現(xiàn)金報銷后，程序上的便捷可以鼓勵報銷人少量多次報銷，無需在期末專門安排時間解決整個學期積攢的發(fā)票，在很大程度上解決了期末報銷單據堆積的問題。每到期末，報銷人經常排長隊領取報銷款，甚至帶著電腦邊辦公邊排隊，給出納清點鈔票帶來壓力。萬一報銷結束發(fā)現(xiàn)有錯時，也很難追溯是哪一筆業(yè)務。采用無現(xiàn)金報銷，有助于緩解“排長隊”的現(xiàn)象，每筆報銷金額由財務系統(tǒng)生成，出納人員核對無誤后通過銀企互聯(lián)系統(tǒng)直接付出，提高了整個業(yè)務流程的自動控制程度，減少人工操作帶來的風險。改為無現(xiàn)金報銷后，現(xiàn)金出納工作簡單重復勞動的比例降低，與其他崗位同事的交流也更多，工作認同感得到提升。管理者可以通過重新分配工作量，讓現(xiàn)金出納分擔一部分銀行出納的工作壓力，提高整個部門的工作效率。

第四，選擇無現(xiàn)金報銷可以提高財務信息的公開程度，改善財務信息質量

無現(xiàn)金報銷往往與網上預約報銷相結合。在此模式下，支付結算信息被實時記錄在財務系統(tǒng)中。報銷人員查詢時，可以直接登入預約系統(tǒng)自助操作，無須再與財務部門確認。在涉及向多個銀行賬戶支付和異地支付時，報銷人也能及時準確地獲知付款進度。無現(xiàn)金模式使報銷流程更數(shù)字化、信息化，提高了財務信息的及時性、準確性與可獲得性，便于數(shù)據共享和分析。

無現(xiàn)金報銷憑借其有序、規(guī)范、透明、便捷等優(yōu)點，正為越來越多的財務和報銷人員所青睞。它使財務管理更精細，也為高校流程再造、改善績效提供了契機，但在實際應用中也有一些值得我們注意的問題。

首先，無現(xiàn)金報銷系統(tǒng)上線初期，財務部門與軟件公司、報銷人員和銀行之間需要不斷磨合。由于財務軟件尚不能與銀行的數(shù)據庫同步更新，有些收款人的開戶行信息沒有收錄在報銷預約軟件的數(shù)據庫中，報銷人就不能預約直接劃轉。當報銷人錄入的收款人戶名、賬號與開戶行信息不能完全匹配時，會導致交易失敗，需要出納人員再次聯(lián)系報銷人修改信息。當同時向多個收款人支付時，報銷人須逐個輸入并核對各收款人的戶名、銀行賬號和開戶行信息。這些問題容易引發(fā)報銷人的厭煩情緒。財務部門作為報銷人員與銀行和軟件公司溝通的橋梁，在平臺投入使用初期應當更加耐心、細心，多聽取報銷人員的需求和建議，多摸索、多解釋新平臺的使用方法，積極開展內部討論，及時總結經驗，推動系統(tǒng)功能的完善，努力提高服務質量。

此外，無現(xiàn)金報銷對信息安全和檔案管理要求更高。無現(xiàn)金報銷電子支付相關的數(shù)據信息被完整地記錄在財務系統(tǒng)中，可能存在信息安全隱患。財務部門應指派專人負責，及時跟蹤、發(fā)現(xiàn)和解決系統(tǒng)運行中存在的問題，確保系統(tǒng)按照預定的程序、制度和操作規(guī)范持續(xù)穩(wěn)定運行。管理員還應定期和不定期檢查權限設置，避免授權不當或存在非授權賬號，防止支付信息被惡意篡改、造成經濟損失。對于網上支付生成的電子數(shù)據，應采取必要的加密措施，確保數(shù)據傳遞的保密性、準確性和完整性。財務部門也要加強工作人員的風險意識，防范財務數(shù)據的丟失和泄露。

最后，單位的內部控制工作小組應對無現(xiàn)金報銷給予足夠重視。推廣無現(xiàn)金報銷，可能在軟件開發(fā)、程序變更、程序與數(shù)據訪問等方面產生特定風險。管理人員應設計、執(zhí)行和維護必要的內部控制，并定期組織自評。無現(xiàn)金報銷的新業(yè)務還對財務人員的勝任能力提出更高要求。管理人員應及時組織培訓和考核，保障財務人員服務質量的穩(wěn)定。此外，出納崗位還應實行輪崗制度，讓更多員工熟悉相關操作，以免因出納人員出勤率等因素影響部門工作效率。

綜上，隨著信息技術的進步和管理科學的發(fā)展，高校創(chuàng)造條件推廣無現(xiàn)金報銷，有利于合理分配資源、提高工作效率、提升服務質量、加強內部控制，對營造更加陽光的集體文化，實現(xiàn)學校的總體發(fā)展戰(zhàn)略具有重要意義。

參考文獻

[1]夏婧，王春暉.淺談高校無現(xiàn)金報銷的風險及控制[J].商業(yè)會計，2015（10）