事業(yè)單位檔案裝訂整理工作研究

高秀波

摘 要：隨著事業(yè)單位的發(fā)展，檔案管理工作受到廣泛重視，在信息管理的情況下，需要做好檔案裝訂整理工作，利用科學(xué)的方式對(duì)其進(jìn)行處理，提高檔案管理工作質(zhì)量，發(fā)揮現(xiàn)代化檔案管理工作作用，滿足其實(shí)際發(fā)展需求。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案裝訂 整理工作

中圖分類(lèi)號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2017）11-00-01

在事業(yè)單位檔案裝訂整理期間，相關(guān)機(jī)構(gòu)需要制定全過(guò)程的整理方案，在裝訂之前，需要做好準(zhǔn)備工作，按照相關(guān)要求，提高工作成效，且需要科學(xué)選擇檔案裝訂方式，提高工作質(zhì)量與可靠性。

一、做好準(zhǔn)備工作

在對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行裝訂之前，需要做好準(zhǔn)備工作，按照相關(guān)要求對(duì)其進(jìn)行處理。首先，需要認(rèn)真檢查大頭針與訂書(shū)針的使用質(zhì)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的銹蝕問(wèn)題，采取有效措施解決問(wèn)題，其次，需要認(rèn)真核對(duì)文件頁(yè)面情況，以免出現(xiàn)漏頁(yè)或是倒置的現(xiàn)象，提高文字的清晰度與可靠性。同時(shí)，需要對(duì)紙張破損情況進(jìn)行分析，采取有效措施補(bǔ)救，以此提高檔案裝訂工作效果。最后，需要對(duì)文件整齊性進(jìn)行嚴(yán)格控制，然后利用鐵夾暫時(shí)固定[1]。

二、科學(xué)選擇裝訂整理方法

在對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行裝訂整理的過(guò)程中，需要科學(xué)選擇工作方式，提高工作質(zhì)量，達(dá)到預(yù)期的整理目的。在對(duì)文件進(jìn)行裝訂之前，需要做好定稿與正文檢查工作，提高工作質(zhì)量。例如：對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行審批，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的準(zhǔn)確性問(wèn)題，采取有效措施解決問(wèn)題，滿足其實(shí)際發(fā)展需求。且在實(shí)際工作中，需要根據(jù)檔案裝訂整理要求對(duì)其進(jìn)行處理，以免出現(xiàn)掉頁(yè)的現(xiàn)象。

第一，盒裝方式。在應(yīng)用此類(lèi)方式的過(guò)程中，需要對(duì)檔案材料進(jìn)行全面的分析，合理整理不可以裝訂的物質(zhì)，例如：錦旗、印章等，將各類(lèi)檔案直接放置在盒子之內(nèi)，以便于對(duì)其進(jìn)行收藏[2]。

第二，機(jī)械方式。在應(yīng)用機(jī)械方式的過(guò)程中，需要利用專門(mén)的裝訂機(jī)械設(shè)施對(duì)其進(jìn)行處理，按照相關(guān)要求，對(duì)文件材料邊緣區(qū)域1cm的位置進(jìn)行固定，使得文件可以固定在一起。此類(lèi)方式為常用裝訂法，在單位歸檔檢查期間，可以利用機(jī)械裝訂方式，對(duì)其進(jìn)行全面的處理，以此提高裝訂工作質(zhì)量。在實(shí)際裝訂期間，可以對(duì)5頁(yè)-10頁(yè)厚度的檔案材料進(jìn)行處理，但是，在使用期間，經(jīng)常會(huì)因?yàn)橛啎?shū)釘生銹出現(xiàn)問(wèn)題，因此，需要利用不銹鋼書(shū)釘對(duì)其進(jìn)行處理，以免影響文件復(fù)印與掃描效果[3]。

第三，黏貼方法。在應(yīng)用黏貼方法的過(guò)程中，相關(guān)人員可以利用傳統(tǒng)的膠水或是粘合劑對(duì)其進(jìn)行處理，將文件黏貼在一起，常用于5頁(yè)以內(nèi)較少的文件材料裝訂工作中，在實(shí)際處理期間，需要沿著文件邊緣刷2mm左右的膠水對(duì)其進(jìn)行固定處理，可以有效提高粘結(jié)工作效果。

第四，線裝方法。在應(yīng)用線裝方式的過(guò)程中，需要對(duì)檔案進(jìn)行全面的固定處理，使用針式裝訂機(jī)械設(shè)施對(duì)其進(jìn)行打孔處理，利用“三孔一線”的方式進(jìn)行固定處理。此類(lèi)方式常用于10頁(yè)左右的文件裝訂工作中，在此期間需要注意的是，不可以采取普通的裝訂機(jī)對(duì)其進(jìn)行處理，以免影響其工作質(zhì)量[4]。

第五，縫紉方式。對(duì)于厚度為5頁(yè)以上的文件而言，可以利用縫紉機(jī)對(duì)其進(jìn)行處理，沿著裝訂線位置開(kāi)展縫紉工作，在此期間，需要注意將縫紉機(jī)的針腳調(diào)整到最大范圍，以免因?yàn)獒樐_過(guò)密損壞文件紙張。

第六，塑釘方法。在對(duì)檔案進(jìn)行裝訂的過(guò)程中，可以利用塑釘方式對(duì)文件進(jìn)行打孔處理，然后穿上塑料螺釘開(kāi)展緊固處理工作，使用此類(lèi)方式，需要利用三種顏色的螺釘對(duì)其進(jìn)行區(qū)分處理，對(duì)于永久檔案、長(zhǎng)期檔案與短期檔案進(jìn)行劃分。但是，在采用此類(lèi)方式的過(guò)程中，會(huì)受到塑料釘壽命的影響，出現(xiàn)難以解決的裝訂問(wèn)題，因此，相關(guān)人員需要對(duì)其進(jìn)行妥善處理。

三、事業(yè)單位檔案歸檔編排裝訂方式

在事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展的過(guò)程中，相關(guān)機(jī)構(gòu)需要做好檔案歸檔編排處理工作，按照相關(guān)要求，全面審核工作內(nèi)容，提高檔案裝訂工作成效。

1.歸檔排列

在檔案歸檔編排的過(guò)程中相關(guān)人員需要對(duì)年度檔案進(jìn)行分類(lèi)處理，對(duì)于各類(lèi)保管類(lèi)型的文件，需要按照等級(jí)對(duì)其進(jìn)行處理，提高定位排列工作質(zhì)量，在此期間，需要對(duì)每年的檔案進(jìn)行排序處理，以便于開(kāi)展相關(guān)查找活動(dòng)。同時(shí)，工作人員可以按照時(shí)間先后、工作內(nèi)容等排列順序，科學(xué)安排文件裝訂工作，對(duì)于一些共屬文件而言，需要做好管理與控制工作，提高文件裝訂工作效果。同時(shí)，需要對(duì)檔案完整性進(jìn)行全面控制，利用科學(xué)方式對(duì)其進(jìn)行處理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案完整性問(wèn)題，采取有效措施解決問(wèn)題，以此提高檔案裝訂工作效果。

2.編號(hào)與標(biāo)識(shí)的處理

檔案分類(lèi)期間，需要利用統(tǒng)一的編號(hào)對(duì)其進(jìn)行處理，例如：漢語(yǔ)拼音、阿拉伯?dāng)?shù)字等，在一定程度上，需要對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行全面的規(guī)劃設(shè)計(jì)，提高檔案裝訂工作效果，滿足其實(shí)際發(fā)展需求。同時(shí)，在檔案裝訂期間，需要總結(jié)工作規(guī)律，明確相關(guān)工作要求，提高工作質(zhì)量[5]。

3.檔案編目方式

在對(duì)檔案進(jìn)行編目的過(guò)程中，工作人員需要將其劃分成為：黨政方面的材料、行政方面的材料，利用科學(xué)的方式對(duì)其進(jìn)行處理，在編排流水號(hào)之后，科學(xué)開(kāi)展相關(guān)管理工作，提高檔案裝訂工作效果。

4.編頁(yè)號(hào)與編盒號(hào)

在實(shí)際工作期間，需要按照檔案頁(yè)數(shù)對(duì)其進(jìn)行標(biāo)注處理，在歸檔期間，按照相關(guān)要求，科學(xué)開(kāi)展編號(hào)工作，提高頁(yè)面編號(hào)工作成效。同時(shí)，需要對(duì)各類(lèi)檔案盒進(jìn)行號(hào)碼的編制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題，采取有效措施解決問(wèn)題，逐漸提高系統(tǒng)的建設(shè)質(zhì)量。

5.計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存方式

相關(guān)機(jī)構(gòu)需要科學(xué)應(yīng)用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存方式，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)、頁(yè)碼等信息，進(jìn)行全面的儲(chǔ)存，發(fā)揮現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存技術(shù)的作用。同時(shí)，在實(shí)際儲(chǔ)存期間，裝訂管理人員需要完善工作機(jī)制，全面分析相關(guān)工作內(nèi)容，提高計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存工作效果。

結(jié)語(yǔ)

在我國(guó)事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展的過(guò)程中，相關(guān)機(jī)構(gòu)需要科學(xué)應(yīng)用檔案裝訂整理方式，按照相關(guān)工作要求，對(duì)其進(jìn)行全面的整理與管控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案整理中存在的問(wèn)題，采取有效措施解決問(wèn)題，滿足其實(shí)際發(fā)展需求。

參考文獻(xiàn)

[1]張薇.淺談事業(yè)單位檔案裝訂整理工作[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2012（36）：202.

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[4]龍建強(qiáng).新版《歸檔文件整理規(guī)則》修訂內(nèi)容淺析[J].機(jī)電兵船檔案，2016（1）：44-45.

[5]王軍.淺議如何規(guī)范行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案整理工作[J].交通財(cái)會(huì)，2011（12）：69-73.endprint