人力資源管理中人事檔案管理出現(xiàn)的問題研究

張娜

摘 要：在人力資源管理中，人事檔案管理是其重要的輔助工具，企業(yè)的一些寶貴的信息資源都存在檔案中，所以說人事檔案管理對于人力資源管理的充分發(fā)揮起著關(guān)鍵的作用。然而，在實(shí)際檔案管理中，還存在著一些問題，需要我們?nèi)ソ鉀Q。本文就人力資源管理中人事檔案管理中的一些問題進(jìn)行了分析，闡述了人事檔案管理的重要作用，并提出了提高人事檔案管理的一些措施，希望對人力資源管理起到一定的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：人力資源管理；人事檔案管理；問題；對策

中圖分類號：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）21-0209-02

人事檔案管理雖然是人力資源管理的重要組成部分，對人力資源管理起著重要的推動(dòng)作用，但是企業(yè)對其的重視程度卻不夠，有的單位甚至對其忽略。不同的單位人事檔案管理的問題也不一樣，所以我們需要根據(jù)單位的實(shí)際情況來發(fā)現(xiàn)問題，并有針對性的采取措施，這樣才能夠使人事檔案管理中的問題得到有效解決。

1 人事檔案管理在人力資源管理中的作用

1.1 有利于企業(yè)人力資源的合理配置

所謂的合理配置是指根據(jù)每個(gè)人的情況把適合的人安排到合適的崗位，對其分配相應(yīng)的工作，這個(gè)過程要根據(jù)人員的履歷、職稱、專業(yè)、性格等多方面綜合考慮，分析他們合適什么崗位，這樣才能保證每個(gè)員工工作后可以發(fā)揮他們的長處，提高工作效率，這樣對個(gè)人和單位都是百利無一害的。反之，如果隨便安排崗位，就會(huì)導(dǎo)致有些員工的優(yōu)勢得不到充分發(fā)揮，使他們對工作不感興趣，進(jìn)而不能夠把全身心精力投入到工作中，這樣對企業(yè)的效益也會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重影響。所以，根據(jù)人事檔案的記載，可以把企業(yè)的人力資源合理配置，這樣一來工作效率就會(huì)大大提高，進(jìn)而提高企業(yè)的整體效益。

1.2 有利于人力資源管理科學(xué)化和規(guī)范化

影響人力資源需求的主要因素是由組織內(nèi)部決定的，真實(shí)可靠的人事檔案對于分析組織內(nèi)部的人力資源狀況是否適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需求，制定科學(xué)的人力資源計(jì)劃有著極其重要的作用，沒有根據(jù)人事檔案而建立的人力資源需求預(yù)測肯定是徒勞無功的。因此，人事檔案管理對人力資源的預(yù)測更科學(xué)、規(guī)范，有利于制定合理的管理規(guī)劃。

1.3 有利于發(fā)現(xiàn)人才和挖掘人才潛能

在一個(gè)企業(yè)中，人是最重要的因素，一切工作都要堅(jiān)持“以人為本”，要最終人才，善于培養(yǎng)人才，合理的運(yùn)用人才，只有把人的積極性調(diào)動(dòng)起來，才能使他們更好的服務(wù)于企業(yè)。另外，根據(jù)人事檔案記載，企業(yè)要善于挖掘每個(gè)人的潛能，使他們可以各盡其才，使他們把自己的才能都發(fā)揮到工作中，企業(yè)可以通過在職表現(xiàn)、專業(yè)能力、工作態(tài)度、業(yè)績考核等多個(gè)方面綜合比較，作出合理的選擇，在這個(gè)過程中人事檔案是其正確挑選、培養(yǎng)、使用人才的重要依據(jù)。

2 人事檔案管理中出現(xiàn)的問題分析

2.1 人事檔案管理內(nèi)容單一，不全面

人事檔案具體是指在長期的人事管理活動(dòng)中形成的，記錄員工個(gè)人、家庭情況以及工作情況、個(gè)人的經(jīng)歷、品德、才能、工作表現(xiàn)等詳細(xì)的資料。然而，目前一些政府機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的人事檔案管理內(nèi)容不夠全面，只記錄了員工的簡歷和一些簡單的狀況，例如，姓名、出生地、生日、家庭成員、學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷等，對他們在工作中的具體表現(xiàn)、個(gè)人的特長、業(yè)績情況都沒有詳細(xì)的記錄，這樣一來人事檔案就不能作為一個(gè)單位選用人才的重要依據(jù)。

2.2 人事檔案管理手段落后

隨著科技水平的不斷發(fā)展，對于人事檔案管理的要求也更加規(guī)范化和科學(xué)化。目前在一些單位中，人事檔案管理還是采用之前的傳統(tǒng)模式，在實(shí)際工作中，這樣的模式已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)在的要求，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案分散、甚至有些還會(huì)丟失的情況，這樣就會(huì)嚴(yán)重影響人事考察的整體性，也在一定程度上降低了人力資源的使用效能。

2.3 人事檔案管理技術(shù)水平相對落后

目前我國大部分國有企業(yè)的人事檔案管理仍是以紙質(zhì)檔案為主，沒有形成系統(tǒng)的數(shù)字化管理模式。國有企業(yè)由于在全國各地大多都有分公司或辦事處，人員的工作崗位變動(dòng)頻繁，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)當(dāng)事人從一個(gè)分公司調(diào)往其它分公司或是離開這個(gè)城市，但他的檔案卻還在原公司或原城市，這就給人事檔案的查閱、管理、核查帶來了很大困難，也造成人力、物力和財(cái)力的極大浪費(fèi)。

2.4 人事檔案時(shí)效性較差

我國大型國有企業(yè)人事檔案管理和事業(yè)單位檔案管理的方式很相似，個(gè)人檔案往往集中于對當(dāng)事人過去經(jīng)歷的記錄。我國的人事檔案制度是人員檔案3-5年整理一次，對于已經(jīng)放入人事檔案中的材料不會(huì)再重新審核鑒定，新放進(jìn)去的材料也只是一些績效考核表、工資變動(dòng)表等內(nèi)容，而真正能夠反映當(dāng)事人近期動(dòng)態(tài)情況的材料卻少之又少，這樣的人事檔案就無法為企業(yè)管理者提供有價(jià)值的信息。

2.5 人事檔案的真實(shí)性差

相較于政府和事業(yè)單位而言，在一些中小企業(yè)中，檔案的“失真”現(xiàn)象較為明顯，包括假學(xué)歷、假年齡、假工作經(jīng)驗(yàn)等，導(dǎo)致這種情況一方面是由于中小企業(yè)檔案管理人員對檔案管理的重視度不夠，認(rèn)識不到檔案管理的重要性，對人員檔案的審核不夠嚴(yán)格；另一方面是由于中小企業(yè)中人力資源管理水平有一定的局限性，他們對人員信息的鑒別能力不強(qiáng)，缺乏專業(yè)的評估能力，這樣一來就會(huì)使檔案的內(nèi)容失真，對企業(yè)的長久發(fā)展也會(huì)造成影響。因此中小企業(yè)的人力資源管理者一定要充分重視檔案管理，在今后的工作中一定要保證人事檔案的真實(shí)性。

3 提高人事檔案管理的有效措施

3.1 將人事檔案的內(nèi)容具體化

在原來的人事檔案資料中相應(yīng)地添加一些內(nèi)容，這些內(nèi)容必須能夠反映出一個(gè)人綜合素質(zhì)和能力以及性格特征、專業(yè)能力等具有個(gè)性化的資料，還可以加上由權(quán)威部門認(rèn)定的業(yè)績考核資料，通過這樣的方式充實(shí)了人事檔案的內(nèi)容，讓企業(yè)更好地了解人才，使用人才。

3.2 規(guī)范常規(guī)管理，確保有序運(yùn)行endprint

認(rèn)真貫徹落實(shí)人事檔案管理制度，建立健全存檔資料交接工作手續(xù)，同時(shí)配套落實(shí)強(qiáng)有力的專業(yè)措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，提高人事檔案工作質(zhì)量和整體水平要完善檔案材料的鑒別工作，防止不真實(shí)材料人檔，避免錯(cuò)漏，實(shí)現(xiàn)檔案材料的真實(shí)性、完整性、連續(xù)性，企業(yè)檔案工作要為企業(yè)人事制度改革、人才評聘等重大人事決策提供具有前瞻性、參考性的意見。

3.3 運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，更新管理方式

傳統(tǒng)的人事檔案管理方式過于陳舊和落后，應(yīng)該盡可能的引進(jìn)現(xiàn)代化的管理技術(shù)，建立人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化的人事檔案管理模式，將個(gè)人的資料錄入電腦中，以電子檔的形式保存下來，并可以在企業(yè)內(nèi)部建立局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)資源的共享，讓企業(yè)的管理者更加便捷的調(diào)取員工資料。人事檔案管理是衡量人才素質(zhì)重要來源和載體，是國家和社會(huì)選拔人才的憑證，也為企業(yè)的人力資源管理保證的人才信息的來源，為人力資源的發(fā)展帶來動(dòng)力。在競爭日益激烈的社會(huì)中，企業(yè)必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，跟上現(xiàn)代管理的步伐，提高對人事檔案管理的重視力度，積極的拓展職能服務(wù)，為人力資源發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

3.4 加強(qiáng)人事檔案的時(shí)效性和真實(shí)性

傳統(tǒng)人事檔案重點(diǎn)在于個(gè)人的歷史記錄，整理的的時(shí)間間隔較長，失真的可能性就大，現(xiàn)代檔案管理改變這種現(xiàn)狀，縮短整理檔案的時(shí)間段，不段增加一些能夠反映個(gè)人近期綜合能力、培訓(xùn)情況和績效表現(xiàn)的等較具體的材料。合理擴(kuò)展存檔范圍，將個(gè)人可公開信息分類儲(chǔ)備，補(bǔ)充新的內(nèi)容，使人事檔案的信息得到及時(shí)更新。另外，要加強(qiáng)內(nèi)容真實(shí)性核定，缺乏真實(shí)性性的檔案無疑是廢紙一堆，甚至?xí)m得其反，所以人事檔案管理工作應(yīng)加強(qiáng)對檔案內(nèi)容的清查，剔除無效、虛假的信息，確保人事檔案的真實(shí)可靠。

4 結(jié)語

總之，完善的人事檔案管理對人力資源的開發(fā)與管理有著極其重要的作用，人事檔案是企業(yè)或組織進(jìn)行考察和合理使用人才的重要依據(jù)，在人力資源管理作用中是不可替代的。因此，為了促進(jìn)人力資源和諧健康發(fā)展，企業(yè)必須充分發(fā)揮人事檔案管理的積極作用。

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