辦公室文秘工作內(nèi)容及相關(guān)問題分析

王曉芳

摘 要：辦公室是單位從事單位工作的重要場所，因此，文秘的工作內(nèi)容比較多，比較復(fù)雜，同時文秘工作又與單位的工作質(zhì)量息息相關(guān)，所以，加強(qiáng)對文秘工作的管理是很有必要的。本文將對辦公室文秘工作的具體內(nèi)容和相關(guān)問題進(jìn)行重點分析。

關(guān)鍵詞：單位；文秘工作；具體內(nèi)容分析；問題探討

前言：對于單位來說，文秘工作一直占據(jù)著非常關(guān)鍵的位置，將管理人員布置的工作分配給每個員工，監(jiān)管員工的落實情況，起到上傳下達(dá)的作用。因此，要加強(qiáng)對辦公室文秘工作的重視，從而為單位的正常運營提供良好的環(huán)境。

1.目前單位的文秘工作出現(xiàn)的一些問題

1.1解決實際問題的能力不高：文秘工作是一項考驗員工耐心和分配工作能力的任務(wù)，日常工作較為繁雜，例如，整理員工檔案，客戶資料，考核表格等，任務(wù)多，因此，也就造成文秘人員無法把握工作的重點，經(jīng)常出現(xiàn)隨叫隨到的情況，例如分不清自己的主要職責(zé)，思路混亂，影響到單位工作的正常運行。

1.2文秘人員的職業(yè)素質(zhì)需提高：目前文秘人員的職業(yè)素質(zhì)低是很普遍的事情，在大部分單位中都存在，例如，有的文秘人員是半路出家，缺乏專業(yè)的組織能力，有的還沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)就直接上崗，從而造成工作思路不清晰，積極性不高等問題，這樣就會影響工作效率，也給單位的持續(xù)發(fā)展帶來不利的影響。此外，文秘人員對所處行業(yè)專業(yè)知識掌握不夠全面，也影響到日常工作的開展。

1.3文秘工作人員少，造成其工作量大的情況：由于文秘工作涉及的面廣，事務(wù)多，有的還身兼數(shù)職，工作量增大，出現(xiàn)經(jīng)常加班完成工作的情況，導(dǎo)致工作效率低，積極性不高，影響到單位、企業(yè)的工作質(zhì)量。

2.文秘工作的重要性以及具體內(nèi)容的分析

2.1文秘工作重要性的分析

文秘工作為單位的領(lǐng)導(dǎo)工作提供了鋪墊，比如說，工作會議籌備，計劃工作，小處理工作信息等，這些工作與單位、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的工作以及工作效率有著直接的聯(lián)系，要求及時與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通。其次，文秘工作通過對領(lǐng)導(dǎo)的命令進(jìn)行上傳下達(dá)，從而起到了延伸領(lǐng)導(dǎo)工作的作用，同時也是一種拓展。在領(lǐng)導(dǎo)做完決策之后，文秘人員需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的要求，及時擬定工作計劃和決策文件，同時以書面形式向員工傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策意思，并將相關(guān)的文件進(jìn)行下發(fā)，還要把員工的意見及時反饋給單位管理人員。如果領(lǐng)導(dǎo)要出差，文秘人員需要將工作資料提前整理好，并盡量提前將工作任務(wù)進(jìn)行安排。

2.2文秘工作內(nèi)容的分析

辦公室文秘工作主要是為單位的正常運行提供安全保障，工作的內(nèi)容較多，具有多元化的特點。例如，員工檔案管理，客戶資料整理，使用自動化辦公設(shè)備等，所以，要求文秘人員要有較強(qiáng)的語言表達(dá)能力，有英語基礎(chǔ)，效率高，有一定的員工組織能力等，尤其是在遇到緊急情況的時候，能做到處變不驚，有較強(qiáng)的解決實際問題的能力，促進(jìn)單位員工之間的友好交流。因此，只有先提高辦公室文秘人員的綜合素質(zhì)，才能提高文秘工作的效率，促進(jìn)單位的更好發(fā)展。

3.提高文秘工作質(zhì)量有效途徑

3.1突出工作的重點，將細(xì)節(jié)做好：作為辦公室的文秘工作者 ，應(yīng)當(dāng)對工作進(jìn)行合理的安排，對工作任務(wù)進(jìn)行統(tǒng)籌計劃，端正自己的工作態(tài)度，例如將領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)及時登記下來，對于一些工作計劃，日常安排等記錄到日志中，突出工作的重點，這樣有助于理清工作的思路，從而能夠抓住重點，分清主次，有效提升文秘工作效率。另外，要做好文秘工作的上傳下達(dá)，及時對信息進(jìn)行主次的區(qū)分，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，能夠準(zhǔn)確、及時的傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的命令，文秘工作是單位、企業(yè)發(fā)展的重要構(gòu)成部分， 其工作的進(jìn)展與單位的工作效益有著直接的關(guān)系。所以，文秘人員在傳達(dá)信息的時候，要先確保信息的準(zhǔn)確性， 不能報喜不報憂，與單位的利益有關(guān)的，一定要如實匯報，保障信息的可靠性。盡管文秘工作任務(wù)多，復(fù)雜，但還是要努力做好每個細(xì)節(jié)，按照流程辦事，時刻保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，努力工作，和單位、企業(yè)共同成長。

3.2提高文秘工作人員的職業(yè)素質(zhì)：文秘人員是單位領(lǐng)導(dǎo)的得力助手因此要強(qiáng)化自己的執(zhí)行意識，例如在領(lǐng)導(dǎo)作出重大決定之前提出自己的獨特見解，以作為領(lǐng)導(dǎo)的參考意見，將領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)落實到每個員工的身上，同時監(jiān)督員工，在員工不懂的時候給予寶貴的意見，及時指導(dǎo)，協(xié)助員工完成。還要總結(jié)工作方法，掌握不同事務(wù)的不同解決辦法，理清文秘工作內(nèi)容的規(guī)律，合理的安排工作時間和工作任務(wù)，有條理的完成各項工作任務(wù)。秘書人員除了要具備專業(yè)素養(yǎng)外，還應(yīng)對所處行業(yè)的專業(yè)知識有較全面的了解，才能在工作中更好發(fā)揮參謀助手作用，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展工作。在工作中要端正自己的工作態(tài)度，保持良好的心態(tài)，在工作中不斷學(xué)習(xí)提高自己的專業(yè)素質(zhì)和服務(wù)意識，努力完成領(lǐng)導(dǎo)布置的各項任務(wù)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和員工之間的友好溝通，做好協(xié)調(diào)，確保工作任務(wù)無積壓，零失誤，為領(lǐng)導(dǎo)分憂，為工作分憂。

3.3提升文秘人員的工作能力：文秘工作直接影響到企業(yè)的工作質(zhì)量，其工作的內(nèi)容就是做好各部門之間的協(xié)調(diào)，及時對工作的相關(guān)資料進(jìn)行整理和存檔，雖然看起來比較簡單，但是是一項具有較高耐心的工作，這項工作其實對文秘人員的理論水平，理解能力和交流能力都是一種考驗，如果有一個環(huán)節(jié)做的不到位，就會影響到企業(yè)的正常運行。因此，要在工作中不斷學(xué)習(xí)，樹立起終身學(xué)習(xí)的觀念，加強(qiáng)對相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，提高自己的語言表達(dá)能力，組織能力，及時了解政治，經(jīng)濟(jì)的動態(tài)信息，掌握更多的理論知識，發(fā)揮出自己幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行參謀的促進(jìn)作用。

3.4單位領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對文秘人員的培訓(xùn)：組織單位的培訓(xùn)，可以聘請專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容不僅要體現(xiàn)文秘工作的理論知識，還要涉及到實際解決的相關(guān)問題，在培訓(xùn)結(jié)束后，要對參與培訓(xùn)的人員進(jìn)行考核，如果考核成績不及格，還需要補(bǔ)考，直到通過為止。通過培訓(xùn)來提高文秘人員的專業(yè)水平，從而發(fā)揮出自身的參謀作用，為單位作出更大的貢獻(xiàn)。

3.5提高自己的執(zhí)行力度：文秘工作起到協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)工作的作用，所以，要在日常工作中不斷培養(yǎng)自己的執(zhí)行力，能夠?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)的決策提出合理化的建議。與此同時，還要努力提升自己的服務(wù)意識，改善文秘工作的現(xiàn)狀，有效提高文秘人員的工作效率和工作質(zhì)量。

3.6能夠正確的處理工作重點和全面兩者間的關(guān)系：文秘工作任務(wù)多，復(fù)雜，具有一定的特殊性，任何一項任務(wù)都和集體有著緊密的關(guān)系，因此，作為文秘人員要對工作進(jìn)行統(tǒng)籌兼顧，抓住工作的重點，先分清主次，等理清思路后才能工作，從而確保工作有序進(jìn)行。

4.結(jié)束語：文秘工作看似簡單，卻對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作和員工的工作起到良好的協(xié)調(diào)作用，可以說是領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，因此，作為文秘人員要在工作中不斷積累經(jīng)驗，善于總結(jié)方法，不斷學(xué)習(xí)，努力工作，提高工作效率，提升整體的工作質(zhì)量。

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