對(duì)高校學(xué)生信息管理系統(tǒng)的思考

王荻

摘 要 伴隨著科學(xué)技術(shù)的成熟升級(jí)，高校招生數(shù)量的不斷增加，學(xué)生管理工作日益紛繁復(fù)雜，提高處理學(xué)生事務(wù)的工作效率，加快信息化改革已是大勢(shì)所趨。以JC為例，筆者在充分了解高?，F(xiàn)有信息管理系統(tǒng)的構(gòu)成和運(yùn)作情況的基礎(chǔ)上，分析阻礙學(xué)生管理工作信息化進(jìn)程的諸多問(wèn)題所在，并聯(lián)系自己多年在校從事學(xué)生工作的經(jīng)驗(yàn)，提出相對(duì)完善的設(shè)計(jì)。

關(guān)鍵詞 高校；學(xué)生管理；信息化系統(tǒng)

一、信息化系統(tǒng)建設(shè)固有的難度

自1998年至今，我國(guó)大學(xué)生人數(shù)從100萬(wàn)膨脹到800萬(wàn)，高等教育已經(jīng)由精英領(lǐng)域擴(kuò)展到大眾領(lǐng)域。在高校教育快餐化的過(guò)程中，高校學(xué)生信息的各種特點(diǎn)也逐漸凸顯，為大學(xué)生信息管理工作增加了難度。 以JC大學(xué)為例，第一，JC大學(xué)持續(xù)擴(kuò)招，在校學(xué)生數(shù)量日益龐大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料已經(jīng)無(wú)法滿足學(xué)生管理工作的需要，過(guò)大的數(shù)據(jù)量向有限的信息技術(shù)發(fā)起了挑戰(zhàn)；第二，JC大學(xué)每年面向全國(guó)各地招收學(xué)生，導(dǎo)致學(xué)生信息來(lái)源地區(qū)分散，詳略程度、項(xiàng)目類別各不相同；第三，學(xué)生在校期間，信息的輸入端口和輸入時(shí)間往往不盡相同，為學(xué)生信息的整合增大了難度；第四，處于管理的需要，學(xué)生信息的涵蓋面廣闊。例如，一名JC大學(xué)生的信息包括年齡、性別、籍貫、選課、評(píng)教、加權(quán)成績(jī)、專業(yè)排名、獎(jiǎng)懲狀況等，甚至涉及學(xué)生的住宿地點(diǎn)、圖書(shū)借閱記錄和健康狀況。 不同的信息又有更加細(xì)化的分類，如果通過(guò)人力處理如此龐雜的數(shù)據(jù)，往往漏洞百出，而目前 JC大學(xué)生管理系統(tǒng)對(duì)信息的采集和分類功能依舊不健全， 導(dǎo)致學(xué)生信息不完整、不全面。第五，信息保管的時(shí)間間隔根據(jù)不同情況有不同的要求，當(dāng)出現(xiàn)大學(xué)生保研、出國(guó)、退學(xué)等特殊情形時(shí)，學(xué)生信息保管的時(shí)間存在很大的爭(zhēng)議， 而保管時(shí)間過(guò)長(zhǎng)也引發(fā)數(shù)據(jù)丟失、信息混亂、超載等諸多問(wèn)題。 唯有對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分門(mén)別類、短時(shí)間保管、實(shí)時(shí)更新方才滿足高校廣大師生的利益訴求。

二、現(xiàn)階段學(xué)生信息管理系統(tǒng)存在的問(wèn)題

（一）信息系統(tǒng)建設(shè)缺乏各方面力量的支撐

1.資金匱乏

高校學(xué)生信息管理系統(tǒng)是面向全體師生的，其系統(tǒng)的建設(shè)和完善是一項(xiàng)很龐雜的工程，包括硬件設(shè)施的購(gòu)置、軟件的研發(fā)安裝以及系統(tǒng)的日常維護(hù)和定期升級(jí)。以JC大學(xué)為例，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)在校學(xué)生信息管理系統(tǒng)的建設(shè)日益重視，但在具體行動(dòng)上略顯遲緩。 例如，擴(kuò)招政策實(shí)施后，學(xué)生信息的處理和存儲(chǔ)系統(tǒng)并沒(méi)有隨著學(xué)生數(shù)量的成倍增長(zhǎng)而相應(yīng)的升級(jí)，甚至有些機(jī)房仍是陳舊的淘汰機(jī)型， 由硬件設(shè)施所導(dǎo)致的系統(tǒng)性能不穩(wěn)定，網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行速度緩慢等問(wèn)題依舊顯著。國(guó)內(nèi)很多高校對(duì)校區(qū)環(huán)境、教室等硬件設(shè)施建設(shè)給予了充分的重視，但對(duì)學(xué)生信息管理系統(tǒng)建設(shè)方面的投入?yún)s較為吝嗇。 硬件設(shè)備是學(xué)生管理工作信息化的基本平臺(tái)，信息化建設(shè)如果沒(méi)有持續(xù)穩(wěn)定的資金保障，則難以達(dá)到全面、高效、便捷的預(yù)期效果。

2.制度沖突

學(xué)生信息管理系統(tǒng)是高校管理體系的重要組成部分，二者相互影響、相互制約。以JC大學(xué)為例，當(dāng)前學(xué)生管理的傳統(tǒng)職能部門(mén)定位與學(xué)生信息一體化在諸多方面存在矛盾，無(wú)形中加大了信息系統(tǒng)建設(shè)的阻力。傳統(tǒng)的學(xué)生管理體制存在眾多的弊病，無(wú)法直面信息化帶來(lái)的沖擊，這種客觀存在的不兼容性使得高校在學(xué)生信息管理系統(tǒng)建設(shè)方面的執(zhí)行力較為欠缺。

3.技術(shù)不足

技術(shù)創(chuàng)新是高校學(xué)生信息管理系統(tǒng)建設(shè)和完善的強(qiáng)大推動(dòng)力。目前，JC大學(xué)的信息系統(tǒng)仍處于初級(jí)階段， 借助于簡(jiǎn)單的 Access和 VF技術(shù)只能處理簡(jiǎn)單的辦公，但運(yùn)行復(fù)雜龐大的學(xué)生信息系統(tǒng)需要強(qiáng)大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)器和先進(jìn)的數(shù)據(jù)分析檢索技術(shù)， 甚至大型數(shù)據(jù)庫(kù)如 SQL Server都難以解決由學(xué)生信息量超載所引起的各類問(wèn)題。同時(shí)，固化的系統(tǒng)操作模式不符合學(xué)生信息復(fù)雜多變的特點(diǎn)，系統(tǒng)的研發(fā)升級(jí)常常落后于學(xué)校教學(xué)內(nèi)容和制度的修改，給廣大師生造成了諸多不便。

4.人才緊缺

龐雜的高校學(xué)生信息管理系統(tǒng)對(duì)其工作人員的技術(shù)素養(yǎng)要求也相對(duì)較高，在數(shù)字化校園的背景下， JC大學(xué)的學(xué)生信息管理系統(tǒng)的日常運(yùn)行和維護(hù)很大程度上還是交托原有的檔案、學(xué)籍管理人員負(fù)責(zé)，在招聘學(xué)生管理人員的時(shí)候，也以管理水平和思想教育水平為基準(zhǔn)線，并沒(méi)有大力引進(jìn)兼具管理才能和電腦技術(shù)的全面復(fù)合型人才，導(dǎo)致學(xué)校的信息系統(tǒng)運(yùn)行效率極低，常常出現(xiàn)故障卻無(wú)法及時(shí)修復(fù)，如本科生選課、作業(yè)上傳、網(wǎng)絡(luò)課堂等，進(jìn)而嚴(yán)重干擾在校師生教學(xué)任務(wù)的完成。

（二）系統(tǒng)設(shè)計(jì)中的職能分類不合理

傳統(tǒng)的學(xué)生管理系統(tǒng)分為教務(wù)系統(tǒng)、圖書(shū)管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)等，每個(gè)系統(tǒng)都是相互獨(dú)立的，以至于各類信息只能分別搜集、整理，以此形成了信息孤島。許多信息需要學(xué)生上交紙質(zhì)文件，再由學(xué)生會(huì)部門(mén)或者老師手工逐條錄入不同的系統(tǒng)當(dāng)中，這使得學(xué)生信息存儲(chǔ)比較分散。同時(shí)，各部門(mén)之間缺乏學(xué)生數(shù)據(jù)信息的交流和共享。以JC大學(xué)目前的職能分類為例，學(xué)生的課程、成績(jī)和學(xué)籍變動(dòng)等信息統(tǒng)一歸屬教務(wù)處；學(xué)生的獎(jiǎng)懲情況和班級(jí)信息交由學(xué)生會(huì)有關(guān)部門(mén)處理； 黨支部則掌握學(xué)生的政治信息；此外，還涉及到就業(yè)處、圖書(shū)館等職能部門(mén)負(fù)責(zé)收集學(xué)生的畢業(yè)去向和圖書(shū)借閱信息?？梢?jiàn)，各部門(mén)在不同的時(shí)間段，負(fù)責(zé)收集不同的學(xué)生信息，造成大量的重復(fù)勞動(dòng)；從信息系統(tǒng)角度而言，這導(dǎo)致了學(xué)生信息的重復(fù)累贅乃至多處的不一致性。比方說(shuō)，為了匯報(bào)不同的學(xué)生信息，JC大學(xué)的學(xué)生往往被迫填寫(xiě)諸多表格，從前期的搜集到后期的審閱，各部門(mén)工作量巨大，工作效率低下。 這些表格都涉及到姓名、年齡、性別、學(xué)號(hào)、籍貫等完全相同的內(nèi)容，而各大部門(mén)再通過(guò)人力將所有信息錄入存儲(chǔ)，信息冗雜程度可想而知。 傳統(tǒng)的管理職能分類已經(jīng)不適應(yīng)信息一體化的內(nèi)在要求，不利于信息交流和資源整合，極大降低了學(xué)生信息系統(tǒng)運(yùn)作的效率。

（三）傳統(tǒng)學(xué)生管理背離育人的宗旨

高校創(chuàng)立的初衷是培育國(guó)家棟梁。 學(xué)校的行政團(tuán)體、教工團(tuán)隊(duì)和學(xué)生群體應(yīng)為統(tǒng)一整體，目標(biāo)一致，都為實(shí)現(xiàn)高校育人的目標(biāo)而不懈努力。為什么如今管理實(shí)踐與管理目標(biāo)背道而馳？以JC大學(xué)為例，學(xué)生管理工作者的目標(biāo)在于制定計(jì)劃，完成任務(wù)； 被管理者的目標(biāo)在于發(fā)展個(gè)性，提高綜合能力，二者目標(biāo)存在顯著的差別。 學(xué)校大部分的行政干部每天疲于應(yīng)付學(xué)生日常信息的管理，機(jī)械化重復(fù)而又繁瑣的工作使得學(xué)校的管理人員逐漸失去了批判和改革的熱情， 由于缺乏時(shí)間對(duì)學(xué)生管理工作進(jìn)行深入的反思，缺乏時(shí)間對(duì)學(xué)生的素質(zhì)發(fā)展進(jìn)行指導(dǎo)和幫助，他們的工作時(shí)常處于被動(dòng)狀態(tài)， 管理工作的效果亦不容樂(lè)觀。 同時(shí)，在多樣化必然導(dǎo)致復(fù)雜、難以把握的情況下，傳統(tǒng)管理體制的不科學(xué)性促使學(xué)生管理工作模式不斷趨向單一。 學(xué)生管理模式的固化和單一化勢(shì)必?zé)o法滿足學(xué)生在學(xué)習(xí)、生活等多方面多層次的需求，必然阻礙學(xué)生的個(gè)性化發(fā)展。另一方面，學(xué)生對(duì)高校的各項(xiàng)規(guī)章的制定和實(shí)施缺乏意志表達(dá)的機(jī)會(huì)，作為學(xué)生管理工作中的被動(dòng)者，學(xué)生只能被迫服從標(biāo)準(zhǔn)化、一體化的管理模式，個(gè)性和才藝的發(fā)展受到極大的束縛。endprint

三、加快高校學(xué)生信息系統(tǒng)建設(shè)的必要性

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，加快高校學(xué)生信息管理系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)程，是高校創(chuàng)新的一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。

學(xué)生管理工作能效的高低直接反映高校的教育教學(xué)水平。目前，國(guó)內(nèi)眾多高校都在大力推廣數(shù)字化校園，通過(guò)信息管理技術(shù)， 為教學(xué)活動(dòng)、科研教育提供更快捷的溝通渠道和更完整的資源共享。如個(gè)人信息查詢系統(tǒng)，只需輸入學(xué)號(hào)或身份證號(hào)，便可調(diào)出覆蓋該學(xué)生全部項(xiàng)目信息的匯總表。 學(xué)生的各類信息可以多端輸入，實(shí)時(shí)更新，經(jīng)系統(tǒng)整合后存儲(chǔ)于后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)。 若管理者需匯總某一群體的信息，如入黨積極分子登記、獎(jiǎng)助學(xué)金申請(qǐng)、貧困生建檔，只需輸入群體內(nèi)所有學(xué)生的學(xué)號(hào)， 并將表格模板上傳系統(tǒng)，即刻便能生成各種類別的信息表。與美國(guó)的信用體系相似，美國(guó)政府通過(guò) SSN（ social security number）將所有美國(guó)公民所有的信用記錄串聯(lián)一起，任何人均可通過(guò)SNN查詢自己的信息資料，比如教育背景、工作經(jīng)歷、信用狀況、犯罪記錄等等。SNN提供的個(gè)人信息實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確并全面。筆者認(rèn)為國(guó)內(nèi)高校的信息化建設(shè)同樣可以美國(guó)信用體系作為參照，目前，JC大學(xué)的學(xué)生事務(wù)異常龐雜，但學(xué)校管理部門(mén)仍然采取一線工作方式收集學(xué)生信息，然后進(jìn)行綜合研究，最后形成反饋，這一過(guò)程花費(fèi)了很多人力和時(shí)間。學(xué)生管理高水平信息化，不僅覆蓋范圍擴(kuò)大，包含的數(shù)據(jù)種類更全面，而且所有數(shù)據(jù)公開(kāi)化、透明化。信息化平臺(tái)收集、整合及反饋學(xué)生信息，極大程度地突破了時(shí)空界限，使復(fù)雜的管理事務(wù)變得簡(jiǎn)單快捷、情趣盎然。信息系統(tǒng)的廣泛運(yùn)用將有效減輕學(xué)生管理工作者的負(fù)擔(dān)，促使他們轉(zhuǎn)變固有的觀念，由管理者向服務(wù)者過(guò)渡。 管理側(cè)重于控制、命令，而服務(wù)體現(xiàn)在對(duì)學(xué)生個(gè)體的尊重、幫助和引導(dǎo)。 畢竟制度是固有不變的，而人是豐富多彩，千變?nèi)f化的。由管理向服務(wù)轉(zhuǎn)變，提升學(xué)生對(duì)高校管理工作的參與度，有利于多元型人才的培養(yǎng)。

四、針對(duì)高校學(xué)生信息管理系統(tǒng)的建設(shè)性意見(jiàn)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，誰(shuí)掌握了數(shù)據(jù)處理技術(shù)，誰(shuí)便搶占了先機(jī)。筆者分析JC大學(xué)學(xué)生信息管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)和運(yùn)行等環(huán)節(jié)出現(xiàn)的種種問(wèn)題，并聯(lián)系自己在校學(xué)生管理工作的經(jīng)驗(yàn)，提出改進(jìn)策略。

首先，關(guān)于信息系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置?？刹樵兎秶鶕?jù)個(gè)人的管理職權(quán)進(jìn)行逐層劃分。老師對(duì)學(xué)生的成績(jī)具有錄入和修改的權(quán)限，輔導(dǎo)員對(duì)學(xué)生信息只具有部分修改權(quán)限，團(tuán)委學(xué)生會(huì)只有對(duì)部分學(xué)生信息進(jìn)行整合匯總的權(quán)限。但對(duì)于各部門(mén)無(wú)法完成的工作，系統(tǒng)后臺(tái)設(shè)定不同階段的操作時(shí)間，用戶必須在相應(yīng)的時(shí)間段及時(shí)登錄系統(tǒng)完成相關(guān)操作。 系統(tǒng)將自動(dòng)顯示各部門(mén)各階段的工作進(jìn)度，從而明確責(zé)任，減少失誤。

學(xué)生管理信息系統(tǒng)可大致分為八大模塊，主要包括基本信息、輔助信息、教務(wù)信息、財(cái)務(wù)信息、住宿信息和圖書(shū)信息?；拘畔⒛K主要包含學(xué)生的姓名、年齡、籍貫等基本信息；輔助信息模塊可分為學(xué)生獎(jiǎng)懲情況及素質(zhì)拓展實(shí)踐，比如校內(nèi)校外實(shí)踐活動(dòng)獎(jiǎng)項(xiàng)、獎(jiǎng)助學(xué)金獲得情況、學(xué)生考勤、違紀(jì)通報(bào)記錄等，由學(xué)生會(huì)和校學(xué)工處共同負(fù)責(zé)；教務(wù)信息模塊主要存儲(chǔ)學(xué)生的期末考試成績(jī)、四六級(jí)考試成績(jī)、證書(shū)等級(jí)考試成績(jī)、選修學(xué)分、課表信息以及網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺(tái)的管理，由學(xué)校教務(wù)處安排對(duì)接，定期維護(hù)和更新；財(cái)務(wù)信息模塊主要有學(xué)生的校園一卡通使用情況明細(xì)，學(xué)生信貸記錄、學(xué)費(fèi)欠繳情況等，由財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)管理；住宿信息模塊主要收集學(xué)生的住宿房號(hào)、衛(wèi)生記錄及設(shè)施毀損情況等；圖書(shū)信息模塊主要存儲(chǔ)學(xué)生圖書(shū)借閱歷史記錄，由圖書(shū)館部門(mén)進(jìn)行定期的更新和維護(hù)。在此基礎(chǔ)上，增加生活健康服務(wù)模塊和就業(yè)服務(wù)模塊，健康生活服務(wù)主要為在校大學(xué)生提供校園地圖、校車(chē)路線、校園黃頁(yè)、醫(yī)療咨詢等，而畢業(yè)服務(wù)模塊則包括大學(xué)生職業(yè)生涯規(guī)劃、畢業(yè)去向統(tǒng)計(jì)、各大企業(yè)校園招聘、大學(xué)生創(chuàng)業(yè)貸款、海外留學(xué)指南等。

對(duì)復(fù)雜的學(xué)生信息進(jìn)行科學(xué)劃分，各大模塊既相互區(qū)別又相互聯(lián)系，能有效縮短信息檢索的時(shí)間。學(xué)生本人只需通過(guò)學(xué)號(hào)這一關(guān)鍵項(xiàng)查詢。同時(shí)，后臺(tái)存儲(chǔ)系統(tǒng)的信息實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)更新，如有某項(xiàng)內(nèi)容變動(dòng)，只需具備特定權(quán)限的人登錄網(wǎng)站及時(shí)修改。 為方便學(xué)生團(tuán)委統(tǒng)計(jì)各類學(xué)生的信息資料，系統(tǒng)將開(kāi)發(fā)表格自動(dòng)生成功能。 由于學(xué)生幾乎所有的材料信息，包括獎(jiǎng)懲狀況、實(shí)踐經(jīng)歷、健康水平等，均與學(xué)號(hào)串聯(lián)在一起， 管理者只需將自制的表格模板提交系統(tǒng)，等待系統(tǒng)自動(dòng)篩選表格所需的信息，最后完整反饋，并生成表格。同時(shí)，教師對(duì)學(xué)生的心理教育、學(xué)術(shù)指導(dǎo)、就業(yè)幫助和思想政治工作也可利用信息系統(tǒng)平臺(tái)，以班級(jí)論壇、討論組等形式進(jìn)行在線交流， 從而避免了異地辦公使學(xué)生和教師往返于不同校區(qū)的麻煩。

學(xué)生管理信息系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)便捷查詢的同時(shí)，還應(yīng)適當(dāng)增加在線支付、在線報(bào)名功能，配合手機(jī) APP的使用， 讓學(xué)生無(wú)需親自上門(mén)繳費(fèi)、報(bào)名、登記，如一卡通充值，無(wú)線網(wǎng)開(kāi)通、水電費(fèi)充值，學(xué)費(fèi)繳納等，各類學(xué)術(shù)活動(dòng)及專題講座的通知全部于信息系統(tǒng)上第一時(shí)間更新發(fā)布，并進(jìn)行線上報(bào)名、到場(chǎng)登記、人數(shù)統(tǒng)計(jì)，所有流程均一鍵化完成，盡量減少人工操作。

通過(guò)以上學(xué)生信息管理系統(tǒng)的完善性設(shè)計(jì)，我們可以輕易地實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生所有信息的管理，一方面使得眾多管理者不再為紛繁復(fù)雜的學(xué)生事務(wù)所累，更加專注于高校學(xué)生管理制度的創(chuàng)新，只有充分了解學(xué)生的需求，才能成功地開(kāi)展學(xué)生的思想教育、心理輔導(dǎo)、學(xué)習(xí)和就業(yè)指導(dǎo)等活動(dòng)， 另一方面也使每位學(xué)生都有自己意志表達(dá)的途徑和空間，個(gè)性充分發(fā)揚(yáng)，人格不斷健全，自我價(jià)值導(dǎo)向更加明確。

五、總結(jié)與展望

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，國(guó)內(nèi)各大高校持續(xù)擴(kuò)招，學(xué)生信息加劇膨脹，學(xué)生管理工作日益繁重，高校急需加快學(xué)生管理工作信息化進(jìn)程。 學(xué)生信息管理系統(tǒng)是一項(xiàng)龐大的工程，不僅僅關(guān)乎技術(shù)的革新，更關(guān)系到高校管理理念、管理體制的轉(zhuǎn)變。筆者提出的改進(jìn)策略，旨在運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息的集成與共享，但學(xué)生信息管理系統(tǒng)的復(fù)雜性決定其在實(shí)際操作過(guò)程中可能出現(xiàn)各種問(wèn)題，需要我們?cè)陂L(zhǎng)期的實(shí)踐應(yīng)用中一步步地改進(jìn)。

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