數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用

坎 卓 / 西北民族大學(xué)

數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用

坎 卓 / 西北民族大學(xué)

20世紀(jì)50年代后，以計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主體的信息技術(shù)迅猛發(fā)展，他逐漸改變了我們的生活與工作。而且為某些難以解決的問題提供了新的，更便捷的解決方式。而檔案管理工作也是當(dāng)下信息技術(shù)迅猛發(fā)展的受益者之一，將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中已經(jīng)成為一股不可逆轉(zhuǎn)的潮流。

數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù);檔案管理;信息技術(shù)

高校檔案是高校教學(xué)、科研、黨政管理等職能活動(dòng)的歷史記錄，是高校發(fā)展歷史軌跡的真實(shí)記載，客觀地反映和記錄著高校各方面的改革發(fā)展歷程。高校檔案管理工作是高等學(xué)校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，是衡量高校管理水平高低的重要標(biāo)志。但是檔案管理具有一定的復(fù)雜性，急需現(xiàn)代信息技術(shù)的輔助。

一、將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的必要性；

1.是高校檔案管理工作的復(fù)雜性的要求；

目前我國共有兩千八百多萬在校學(xué)生，還有一百多萬高校工作人員。對(duì)這近三千萬人進(jìn)行管理絕非易事，而管理的主要依據(jù)就是這些人的檔案。如果沒有這些檔案，那么很難對(duì)這么龐大的人員機(jī)構(gòu)進(jìn)行有效的管理。如果將這些檔案信息以紙質(zhì)載體進(jìn)行保存，使用傳統(tǒng)的手段進(jìn)行管理，不僅難以長久保存，更容易導(dǎo)致檔案信息的遺失與損壞。而且，面對(duì)浩如煙海的檔案信息，整理分類工作極為復(fù)雜，這就大大降低了檔案的使用效率。因此，將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理之中已經(jīng)成為大勢(shì)所趨。

2.是高校檔案管理工作發(fā)展趨勢(shì)的要求

21世紀(jì)是數(shù)字化、信息化、和網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代。數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸進(jìn)入各個(gè)行業(yè)與領(lǐng)域，他改變各個(gè)行業(yè)的工作方式與管理方式。在各項(xiàng)工作中，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)都發(fā)揮著越來越重要的作用。作為高校管理工作的重要組成部分，高校檔案管理工作必須實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，管理者必須將網(wǎng)絡(luò)數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于管理工作之中。這樣才能使高校的檔案管理工作緊隨時(shí)代潮流，逐步提高高校檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

3.是解決高校檔案管理問題的要求；

我國檔案管理數(shù)字化進(jìn)程較慢，大部分地區(qū)仍然使用傳統(tǒng)的方式對(duì)檔案信息進(jìn)行保存和管理。這種管理方式存在著諸多的弊端。這種管理方式極易導(dǎo)致檔案信息的錯(cuò)誤和遺失。同時(shí)，這種管理方式還導(dǎo)致檔案的使用率低下，未能真正的發(fā)揮檔案信息在管理工作中的作用。

二、數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)；

1.提高檔案管理工作的效率；

將數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作之中，能夠極大地沖破傳統(tǒng)檔案管理中的種種局限，加速檔案的分類與整理，并從中提取合理的信息，將其應(yīng)用到管理中，這樣不僅減少了檔案管理工作中的問題與失誤，而且大大提高了效率。

2.增強(qiáng)檔案管理工作的安全性；

2016年8月21日，18歲的山東女孩徐玉玉因被詐騙電話騙走上大學(xué)的費(fèi)用9900元，傷心欲絕，郁結(jié)于心，最終導(dǎo)致心臟驟停死亡。究其根本，這一慘劇發(fā)生的最主要原因就是個(gè)人檔案信息管理不當(dāng)所導(dǎo)致的信息泄露。由于傳統(tǒng)的管理方式存在著種種漏洞，這才為某些不法分子提供了可乘之機(jī)，他們利用這些漏洞獲得個(gè)人信息，并實(shí)施詐騙。而將數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，能夠極大地增強(qiáng)檔案信息的安全性，避免信息的泄露，維護(hù)個(gè)人的隱私安全。

3.有利于各部門信息資源共享；

運(yùn)用數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)是技術(shù)，檔案管理部門可以建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，將本校所有經(jīng)過整理的檔案信息納入數(shù)據(jù)庫中，并針對(duì)這些信息建立專門的檢索入口，這樣當(dāng)各個(gè)部門需要使用檔案信息時(shí)，只需要獲得管理部門的網(wǎng)上授權(quán)，就可以進(jìn)入數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢索來獲得自己需要的信息，這樣不僅實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享，更大大提高了工作效率，節(jié)省了時(shí)間。

4.能夠降低檔案管理成本；

傳統(tǒng)的檔案管理工作效率較低，它主要依靠的人工對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、整理與管理，由于檔案的復(fù)雜性就要求投入大量的人力。紙質(zhì)文件的印刷與大量工作人員的投入就會(huì)導(dǎo)致管理成本的增加。而現(xiàn)代數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)用磁盤和云盤代替了紙質(zhì)載體極大地提高了工作效率，同時(shí)也極大地提高了工作效率。這樣就大大的降低了檔案管理工作的成本。

三、如何更好地將數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作；

1.改革檔案管理制度，制定合理的管理章程；

“矩不正，不可為方；規(guī)不正，不可為圓”，這句來自《淮南子》的名言深刻的論述了規(guī)則與制度的重要作用。要想實(shí)現(xiàn)高校檔案管理數(shù)字信息化必須先改革檔案管理之訴，制定切實(shí)可行的改革計(jì)劃與合理的管理章程。完善的高校數(shù)字化檔案管理工作制度不但能夠保證高校數(shù)字化檔案的完整性和系統(tǒng)性，而且也能為高校數(shù)字化檔案為良好的基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作。制定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的管理制度有利于工作人員按照科學(xué)的流程對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，避免在工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤。

檔案信息化管理的制度應(yīng)該包括：電子文件歸檔管理制度、保密制度、查閱利用制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度以及具體工作人員的崗位目標(biāo)責(zé)任制等。各項(xiàng)管理制度不能一成不變，要在實(shí)際工作中不斷進(jìn)行完善，以確保各項(xiàng)管理制度的權(quán)威性。

2.增加資金投入，提高數(shù)字化檔案管理工作的基礎(chǔ)性工作；

要想實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化需要解決信息安全、信息共享、信息存儲(chǔ)問題，這就需要配置安全性能高、穩(wěn)定性強(qiáng)的大容量存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，例如服務(wù)器、高速掃描儀、磁盤陣列、光盤庫、縮微影像數(shù)字化等設(shè)備。這些設(shè)備價(jià)格昂貴，需要巨大的資金投入。

因此，高校需要設(shè)立相關(guān)的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，擴(kuò)大對(duì)檔案管理信息化方面的開支。而檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)合理地使用這些資金，在購買設(shè)備、招聘人員方面盡量節(jié)約資金，已實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)效果的最大化。

3.引進(jìn)專業(yè)人才，培養(yǎng)高素質(zhì)員工；

檔案信息數(shù)字化是建立在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)基礎(chǔ)之上的一種新的檔案信息管理模式，他對(duì)于管理者的知識(shí)素質(zhì)有著嚴(yán)格的要求，因此必須引進(jìn)專業(yè)人才來建立數(shù)據(jù)庫與檢索網(wǎng)站。隨著檔案數(shù)據(jù)庫建立與維護(hù)工作的進(jìn)一步進(jìn)行，對(duì)于管理者知識(shí)素養(yǎng)的要求也就越來越高。因此必須建立一套完整的員工定期培訓(xùn)制度，不斷為員工“充電”，以滿足檔案信息數(shù)字化的需求。

4.提高信息安全意識(shí)，確保檔案信息利用安全；

檔案信息數(shù)字化雖然能一定程度上避免私人信息的泄露，但也面臨著網(wǎng)絡(luò)黑客等因素的威脅。因此，對(duì)于一些涉及學(xué)校機(jī)密，個(gè)人隱私的內(nèi)容要嚴(yán)格保密，謹(jǐn)防泄密問題的出現(xiàn)。還要保障網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫安全。使用安全級(jí)別較高的操作系統(tǒng)，及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)漏洞、補(bǔ)丁升級(jí)，并對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期多重備份、異地備份，維護(hù)好數(shù)據(jù)庫事務(wù)日志，實(shí)行嚴(yán)格的用戶身份認(rèn)證、訪問權(quán)限控制等安全措施。

四、結(jié)語

高校檔案管理是高校管理工作中最重要的一環(huán)，其重要性不言而喻。而將數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理是一個(gè)長期且需要不斷探索的過程，在這條路上我們必須遵循合理的原則，設(shè)立正確的目標(biāo)，腳踏實(shí)地，逐漸提高檔案管理工作的使數(shù)字還網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮更重要的作用。

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