談提高辦公室綜合管理水平的有效途徑

陸金寶 / 廣西建工集團(tuán)第二安裝建設(shè)有限公司

談提高辦公室綜合管理水平的有效途徑

陸金寶 / 廣西建工集團(tuán)第二安裝建設(shè)有限公司

當(dāng)今社會(huì)的快速蓬勃發(fā)展和機(jī)構(gòu)組織的不斷進(jìn)步，使得辦公室管理工作在單位中起到了重要作用，是每個(gè)單位不可缺少的部門(mén)，該文章對(duì)辦公室綜合管理中的問(wèn)題進(jìn)行討論分析，以便更好的進(jìn)行辦公室的工作。

淺析辦公室；綜合管理；實(shí)踐思考

引言

辦公室是一個(gè)有綜合性的、服務(wù)型的管理部門(mén)，一個(gè)單位要想能正常的運(yùn)行，提供決策，擔(dān)負(fù)起服務(wù)的責(zé)任，辦公室的工作水平和效率是一個(gè)單位的能力的體現(xiàn)，當(dāng)前隨著黨的教育活動(dòng)深入人心，辦公室的綜合管理工作也在不斷突出，工作上也有了高要求，為了適應(yīng)當(dāng)前的新形勢(shì)，我們要進(jìn)行辦公室的改進(jìn)和創(chuàng)新。

1.綜合辦公室提升工作措施的實(shí)際意義

對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展來(lái)說(shuō)，只有保證基本的工作措施得到升級(jí)，才能實(shí)現(xiàn)整體事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。而在整體的工作項(xiàng)目中，對(duì)于事業(yè)單位的辦公室工作結(jié)構(gòu)優(yōu)化直接關(guān)系到事業(yè)單位管理發(fā)展的未來(lái)趨勢(shì)，于是要對(duì)辦公室工作進(jìn)行精細(xì)化的設(shè)計(jì)管理。無(wú)論事業(yè)單位的規(guī)模大小，工作結(jié)構(gòu)如何，都需要相關(guān)負(fù)責(zé)人設(shè)置辦公室的基礎(chǔ)工作機(jī)制。辦公室對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，具有一定的調(diào)和作用，既要保證對(duì)于上層管理層的領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)進(jìn)行傳達(dá)，也要保證對(duì)于下層職員的基礎(chǔ)管理。并且，在實(shí)際工作推進(jìn)過(guò)程中，也要進(jìn)行各方關(guān)系的協(xié)調(diào)，要對(duì)整體系統(tǒng)進(jìn)行有效的連接，是一個(gè)信息和數(shù)據(jù)的中轉(zhuǎn)傳達(dá)的機(jī)構(gòu)，也是整個(gè)單位運(yùn)營(yíng)的樞紐和調(diào)度控制中心。另外，多數(shù)綜合辦公室的工作人員都是單位領(lǐng)導(dǎo)層成員的助理，不僅要對(duì)基本單位信息進(jìn)行細(xì)致的研究，也要對(duì)整體單位的發(fā)展規(guī)律和發(fā)展動(dòng)向進(jìn)行跟蹤。綜合辦公室的工作人員也要對(duì)基礎(chǔ)員工的工作情緒和問(wèn)題進(jìn)行有效的收集和整理，并提供實(shí)質(zhì)化的改進(jìn)意見(jiàn)和建議。

另外，在綜合辦公室工作過(guò)程中，相關(guān)的工作人員要針對(duì)事業(yè)單位的基本情況進(jìn)行集中的調(diào)查和信息收集，并對(duì)基本問(wèn)題進(jìn)行集中的分析和研究，形成正確的工作理念和思路，保證整體意見(jiàn)對(duì)于單位的發(fā)展具有一定的針對(duì)性，更好地為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)支撐。相關(guān)部門(mén)的工作人員要做好基本的平衡助推行為，形成有效的溝通橋梁，促進(jìn)整體單位的良性發(fā)展。綜合辦公室工作人員不僅要完成相應(yīng)的基礎(chǔ)工作，也要進(jìn)行及時(shí)的自我提升，認(rèn)真落實(shí)事業(yè)單位內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度，保證自身的學(xué)習(xí)力和執(zhí)行力，沉著冷靜的處理相應(yīng)的工作問(wèn)題，要不斷優(yōu)化自身的工作理念和意識(shí)。在實(shí)際的工作中，也要進(jìn)行科學(xué)化的工作規(guī)劃，處理好各方工作人員的管理，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

2.辦公室工作特點(diǎn)

辦公室是一個(gè)服務(wù)型的部門(mén)，辦公室工作的功能特性也有兩個(gè)方面，不僅要在工作中遵循服從大局的原則，也要有自己的主觀能動(dòng)性

2.1 工作內(nèi)容復(fù)雜多樣

辦公室的工作要對(duì)外樹(shù)立良好的工作形象，對(duì)內(nèi)要明確辦公室的管理權(quán)限和責(zé)任，制定相應(yīng)的管理辦法，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好各個(gè)部門(mén)的協(xié)調(diào)和公文、電子政務(wù)等工作，并且對(duì)工作中的事物進(jìn)行調(diào)查，對(duì)內(nèi)部進(jìn)行應(yīng)急管理。

2.2 工作的服務(wù)性強(qiáng)

辦公室工作的服務(wù)形式一個(gè)不可忽視的特點(diǎn)，具體體現(xiàn)在：一是為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，發(fā)揮應(yīng)有的助手的特點(diǎn)，提高自身業(yè)務(wù)能力，便于領(lǐng)導(dǎo)作出科學(xué)決策；二是，對(duì)服務(wù)的主體起到良好的作用，對(duì)工作的事物進(jìn)行協(xié)調(diào)，由于辦公室中的會(huì)議接待較多，辦公室還要做到服務(wù)保障的職責(zé)。

2.3 工作內(nèi)容的綜合性

在工作中要有大局意識(shí)和整體意識(shí)，在分析處理問(wèn)題時(shí)，工作人員的素質(zhì)要不斷的進(jìn)步，要有出色文字功底，要有良好的口才和處理事務(wù)的能力，辦公室的工作涉及面也比較廣，遍布到生活中的多個(gè)方面，例如：對(duì)日常事務(wù)的處理、文件的落實(shí)、物品的購(gòu)買(mǎi)和發(fā)放、與外部的聯(lián)絡(luò)等方面，所以說(shuō)，綜合性是辦公室的一個(gè)突出特點(diǎn)。

3.辦公室綜合管理工作中不足

3.1 辦公室落后的管理方式

經(jīng)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)的管理并不規(guī)范，工作人員在管理中采用了多種方法，但沒(méi)有將制度具有的約束性所表現(xiàn)出來(lái)，實(shí)行辦法不統(tǒng)一，這樣就會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，對(duì)企業(yè)造成影響，工作人員缺乏管理意識(shí)，缺乏專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，工作缺乏主動(dòng)性對(duì)于人員和資源的配置不合理，制約著辦公室的發(fā)展，使得辦公室管理比較混亂。

3.2 管理工具比較陳舊

辦公室工作效率較低，所以要想提高企業(yè)的效益就要不斷提高工作效率。由于現(xiàn)在很多企業(yè)依舊采用落后的管理工具進(jìn)行工作，無(wú)法通過(guò)多種渠道進(jìn)行搜集和獲取信息，對(duì)辦公職能的發(fā)揮造成影響，影響辦公室的工作效率，不能充分發(fā)揮辦公室的職能。

4.加強(qiáng)辦公室綜合管理的措施

4.1 管理思想的現(xiàn)代化

樹(shù)立全局意識(shí)：辦公室人員要學(xué)會(huì)謀大局，提高駕馭全局的能力，在思考工作時(shí)，心中要顧全大局，單個(gè)工作服從全局工作，局部利益服從全局利益，在日常工作中，樹(shù)立全局的思想，在領(lǐng)導(dǎo)和員工之間?？剖抑g進(jìn)行協(xié)調(diào)工作，形成一股強(qiáng)大的合力。

樹(shù)立效率意識(shí)：辦公室的工作人員要不斷提高工作中的辦事效率，實(shí)現(xiàn)效率和效益的統(tǒng)一。

樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)：堅(jiān)持和弘揚(yáng)開(kāi)闊創(chuàng)新的統(tǒng)一，要善于繼承優(yōu)良傳統(tǒng)，學(xué)會(huì)適應(yīng)形式的變化和任務(wù)的需求，勇于進(jìn)行探索、勇于進(jìn)行創(chuàng)新，運(yùn)用創(chuàng)造性的思維，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性和預(yù)見(jiàn)性。

4.2 管理上的轉(zhuǎn)變

被動(dòng)型轉(zhuǎn)為主動(dòng)型：我們工作要有思維的超前性和預(yù)見(jiàn)性、創(chuàng)造性。要善于發(fā)現(xiàn)傾向性、方向性和苗頭性的問(wèn)題，提供信息和解決方法，努力克服舊的觀念、思維和工作中的惰性，用科學(xué)的求實(shí)精神和大膽創(chuàng)新的勇氣，努力克服辦公室工作中的辦事效率和辦事辦法，使得工作更加到位。

事務(wù)型向智慧型轉(zhuǎn)變：要在繁雜的事物中走出來(lái)，要勤動(dòng)手、勤動(dòng)腦、多為領(lǐng)導(dǎo)出主意，要有嚴(yán)密性、科學(xué)性。根據(jù)本部門(mén)的實(shí)際情況，進(jìn)行創(chuàng)新操作，在掌握情勢(shì)的基礎(chǔ)上，規(guī)劃工作，對(duì)工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、合理的進(jìn)行安排。

4.3 封閉型轉(zhuǎn)向主導(dǎo)型

人類(lèi)在信息時(shí)代，我國(guó)也加入了世界貿(mào)易組織，這些使我們的辦公室工作帶來(lái)了影響，因此，辦公室人員要對(duì)各種情況熟悉，做到領(lǐng)導(dǎo)還未察覺(jué)我先知，擴(kuò)寬知識(shí)面，加強(qiáng)對(duì)外的聯(lián)系，了解社會(huì)各個(gè)方面、層次、領(lǐng)域的情況，有助于辦公室適應(yīng)新形勢(shì)，更好的服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)。

4.4 職能上求實(shí)創(chuàng)新

謀全局：要加強(qiáng)信息的調(diào)研工作，政務(wù)信息是領(lǐng)導(dǎo)掌握全局情況，進(jìn)行決策指導(dǎo)不可缺少的部分，是辦公室的重要的日常工作；現(xiàn)如今，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)政務(wù)信息的重視度在不斷加強(qiáng)，但也會(huì)存在時(shí)效性不強(qiáng)的問(wèn)題，因此要采取有效的措施，對(duì)信息進(jìn)行完善，對(duì)辦公室中的各種情況進(jìn)行指導(dǎo)，建立完善信息的考核制度，定期的進(jìn)行調(diào)研文章，供領(lǐng)導(dǎo)參考和決策。

善統(tǒng)籌：強(qiáng)化協(xié)調(diào)的職能，辦公室機(jī)關(guān)是綜合的辦事機(jī)構(gòu)，要發(fā)揮承上啟下的樞紐作用，發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)職能：進(jìn)行溝通、服務(wù)，協(xié)調(diào)各個(gè)機(jī)關(guān)的職能和部門(mén)之間的關(guān)系，使之密切進(jìn)行配合，落實(shí)到位；上級(jí)和下級(jí)的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)，增加決策的實(shí)行力度；發(fā)揮辦公室的對(duì)外窗口作用，對(duì)辦公室和其他部門(mén)之間的關(guān)系進(jìn)行處理。

抓落實(shí)：強(qiáng)化督促和檢查的職能：做好目標(biāo)的考核；做好政務(wù)的檢查，結(jié)合各地的實(shí)際情況，抓好落實(shí)好，收集考核內(nèi)容的執(zhí)行情況，及時(shí)的向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)進(jìn)行反應(yīng)，用以確保各項(xiàng)工作能夠圓滿的完成。

4.5 管理組織的合理化

只有辦公室組織的合理化，才能使結(jié)構(gòu)做到綜合化、人才的多元化、方法的制度化。

行政機(jī)構(gòu)改革的進(jìn)行，辦公室的人少事情在增多，人員的不足不能夠解決辦公室當(dāng)前面臨的問(wèn)題，因此要健全合理的管理組織。

要有危機(jī)意識(shí)和群體意識(shí)，設(shè)置合理的組織、系統(tǒng)，使得能夠確保最大效益的完成辦公室的工作任務(wù)。

5.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，辦公室的發(fā)展對(duì)于企業(yè)發(fā)揮著重要的作用，影響著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)和企業(yè)的整體形象，因此現(xiàn)在我們要加強(qiáng)對(duì)辦公室的重視，建立、實(shí)施并且能夠不斷的完善企業(yè)中的制度體系，確保企業(yè)的業(yè)績(jī)效益實(shí)現(xiàn)最大化。是我們企業(yè)當(dāng)前的重要任務(wù)。

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