加強(qiáng)企業(yè)檔案工作對企業(yè)建設(shè)的價(jià)值研究

鐘海芹

【摘要】加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，不僅能夠逐步規(guī)范企業(yè)管理，且能夠?yàn)槠髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供借鑒。本文從企業(yè)檔案工作入手，分析企業(yè)檔案工作對企業(yè)建設(shè)的決策、增值及培訓(xùn)等價(jià)值，并提出完善企業(yè)檔案工作的有關(guān)建議。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；企業(yè)建設(shè)；價(jià)值

21世紀(jì)，人類社會正式進(jìn)入到信息時(shí)代，現(xiàn)在信息技術(shù)發(fā)展對檔案管理構(gòu)成了深遠(yuǎn)影響。檔案現(xiàn)代化管理，具有網(wǎng)絡(luò)化、信息化及智能化特點(diǎn)，能夠顯著提高檔案管理的有效性，且能夠?qū)崿F(xiàn)共享。全新的檔案管理模式為企業(yè)建設(shè)帶來了更多發(fā)展契機(jī)，如何抓住檔案管理改革，加快企業(yè)建設(shè)進(jìn)程受到了企業(yè)廣泛關(guān)注。

一、企業(yè)檔案工作概述

檔案管理，主要是指基于企業(yè)發(fā)展為原則，制定統(tǒng)一管理方式，最大限度維護(hù)企業(yè)檔案安全與完整。該項(xiàng)工作，能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展規(guī)劃提供指導(dǎo)，且能夠記錄企業(yè)發(fā)展歷程，對于企業(yè)戰(zhàn)略決策具有指導(dǎo)意義。在網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)的影響下，檔案管理也呈現(xiàn)出全新的特點(diǎn)，如網(wǎng)絡(luò)化、信息化等，已經(jīng)完全擺脫了以往形式化管理，朝著資源挖掘等縱向方向發(fā)展。

二、檔案工作對企業(yè)建設(shè)價(jià)值分析

（一）決策價(jià)值。企業(yè)發(fā)展離不開戰(zhàn)略決策的制定，而戰(zhàn)略決策的制定以綜合信息為基礎(chǔ)。新時(shí)期下，檔案管理工作不僅要以文字形式實(shí)現(xiàn)對企業(yè)資源的優(yōu)化配置，還要融合圖片、音頻等多種形式，豐富檔案內(nèi)容。通過對現(xiàn)有資源的梳理，能夠進(jìn)一步挖掘其中價(jià)值，為企業(yè)戰(zhàn)略的制定提供科學(xué)依據(jù)。特別是檔案網(wǎng)絡(luò)化趨勢下，數(shù)據(jù)挖掘、比較等應(yīng)用更為廣泛，且準(zhǔn)確性、快速性都顯著提升，從而提高分析結(jié)果實(shí)用價(jià)值，能夠?yàn)楣芾碚咛峁﹨⒖?。科學(xué)的決策無外乎從檔案資源中獲得，企業(yè)通過對信息資源的積累、掌握等，能夠判斷企業(yè)內(nèi)外部情況，對信息進(jìn)行整理和分析，能夠切實(shí)制定出符合企業(yè)現(xiàn)實(shí)需求的規(guī)劃。

（二）增值價(jià)值。知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，知識資本成為一項(xiàng)重要資本。技術(shù)資料、專利權(quán)及商業(yè)秘密等作為檔案的一部分，成為企業(yè)的重點(diǎn)保護(hù)對象。通過高效的檔案管理，能夠保障各類資源安全，從某種意義上來說，能夠促使企業(yè)增值。誠然，安全的資源管理，能夠推動資源搜索等工作進(jìn)一步深入，挖掘企業(yè)發(fā)展?jié)撃?，?shí)現(xiàn)對現(xiàn)有資源的優(yōu)化配置，從而為企業(yè)創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)效益。新興檔案管理理念，建立在規(guī)范檔案基礎(chǔ)之上，在高效數(shù)據(jù)清理等多項(xiàng)環(huán)節(jié)下，完成信息生產(chǎn)、處理與傳遞，從根本上改變以往事后管理弊端，實(shí)現(xiàn)信息資源實(shí)時(shí)管理，為企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展提供應(yīng)有的支持。

（三）文化價(jià)值。企業(yè)檔案為企業(yè)文化建設(shè)提供了大量歷史文獻(xiàn)，是企業(yè)文化建設(shè)的參考依據(jù)，能夠有效發(fā)揮教育作用。檔案管理作為企業(yè)文化的一部分，其文化價(jià)值具體表現(xiàn)在，檔案客體對主體的需求與滿足程度。一般來說，受到諸多因素的影響，檔案價(jià)值大小也會有所差別，且價(jià)值鑒定具有主觀性，要充分考慮企業(yè)建設(shè)，使其能夠在多方面表現(xiàn)出積極價(jià)值，進(jìn)一步豐富檔案價(jià)值內(nèi)涵。

（四）培訓(xùn)價(jià)值。檔案是教育資源的具體表現(xiàn)形式之一，其真實(shí)性、原始性等特點(diǎn)，決定了其具有較強(qiáng)的感染力，將其納入培訓(xùn)內(nèi)容當(dāng)中，能夠起到事半功倍的培訓(xùn)效果。特別是企業(yè)現(xiàn)代化理念下，促進(jìn)檔案管理工作朝著制度化、流程化方向轉(zhuǎn)變，對企業(yè)制度建設(shè)具有重要意義。因此加強(qiáng)檔案管理，能夠從中汲取優(yōu)秀的成果，為企業(yè)建設(shè)與發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（五）其他價(jià)值。除了上述價(jià)值外，從作用性質(zhì)上來看，企業(yè)檔案具體分為情報(bào)與參考兩項(xiàng)價(jià)值。前者由技術(shù)、經(jīng)濟(jì)情報(bào)構(gòu)成，如企業(yè)技術(shù)、生產(chǎn)及設(shè)備檔案等，加強(qiáng)對此類信息資源的挖掘，對企業(yè)生存和發(fā)展產(chǎn)生了極大的促進(jìn)作用。對于后者，檔案中記載了企業(yè)自成立以來各類生產(chǎn)活動情況、成果等，從自然資源、生產(chǎn)手段等各類信息，非常詳盡，可以為企業(yè)科研等工作的開展提供依據(jù)。除此之外，企業(yè)在發(fā)展中，一旦遇到產(chǎn)品假冒等知識產(chǎn)權(quán)糾紛時(shí)，可以從檔案中提取有力證據(jù)，確保自身知識產(chǎn)權(quán)安全。

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案工作促進(jìn)企業(yè)建設(shè)措施

（一）強(qiáng)化全員檔案意識。針對檔案信息資源的運(yùn)用，企業(yè)要樹立品牌意識，打造外部社會形象，以此來增加檔案資源附加值，豐富企業(yè)檔案內(nèi)容。加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，強(qiáng)化全員檔案意識至關(guān)重要。在實(shí)踐中，企業(yè)要建立分層機(jī)構(gòu)，配備專門管理人員，以此來建設(shè)管理網(wǎng)絡(luò)，將管理責(zé)任落到實(shí)處。同時(shí)，還要加強(qiáng)對管理人員的定期考核，針對不同時(shí)期的檔案予以針對性管理，確保檔案完整、準(zhǔn)確。

（二）提升人員業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員是檔案工作的核心，其綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力高低直接決定了企業(yè)建設(shè)情況。因此針對檔案技術(shù)人員，企業(yè)要組織他們深入學(xué)習(xí)，及時(shí)了解和掌握先進(jìn)技術(shù)，并引入企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中，或者到高校、集團(tuán)企業(yè)參觀，不斷提高技術(shù)水平。針對管理人員，在培訓(xùn)中，要側(cè)重對人員理論知識、管理技能的傳授，并設(shè)置合理的晉升平臺，盡快完善人才進(jìn)出、績效考核等一體化機(jī)制，重視檔案管理工作。還要積極引入市場競爭理念，以此來鞭策員工，引導(dǎo)員工能夠在工作中發(fā)揮創(chuàng)新、能動意識，為檔案管理工作現(xiàn)代化改革貢獻(xiàn)力量，另外，還要注重對員工進(jìn)行職業(yè)道德教育，避免個(gè)別員工為了一己私利而破壞檔案安全，從而推動企業(yè)建設(shè)朝著良好的方向發(fā)展。

（三）完善檔案管理制度。依法治國趨勢下，企業(yè)也要積極引入這一思想，根據(jù)自身實(shí)際情況，制定并完善檔案管理制度，明確檔案形成、收集等各個(gè)環(huán)節(jié)，為實(shí)踐工作提供切實(shí)可行的制度依據(jù)，以此避免人為因素的過度干涉。同時(shí)，企業(yè)還要引導(dǎo)管理人員樹立服務(wù)意識，認(rèn)識到本職工作的重要性，保證檔案真實(shí)、完整，使得檔案管理能夠以動態(tài)形式發(fā)展，增強(qiáng)檔案資料的服務(wù)價(jià)值，為企業(yè)建設(shè)保駕護(hù)航。制定嚴(yán)格的責(zé)任追究制度，并針對可能發(fā)生的緊急情況制定應(yīng)急預(yù)案，確保檔案安全。信息時(shí)代下，企業(yè)要對檔案信息進(jìn)行全數(shù)字化管理，實(shí)施新型管理模式，為企業(yè)與國際市場銜接做好充分的準(zhǔn)確，在管理中，利用計(jì)算機(jī)檢索等功能，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息的接收、存儲，提高工作針對性。

（四）優(yōu)化檔案編制?，F(xiàn)代社會背景下，企業(yè)要盡可能優(yōu)化檔案編制，加強(qiáng)對優(yōu)質(zhì)資料的收集。企業(yè)要立足于可持續(xù)發(fā)展理念，采取科學(xué)手段對企業(yè)文化等各類資料進(jìn)行編制，規(guī)范檔案內(nèi)容，以此來展現(xiàn)企業(yè)的成績，同時(shí)從中發(fā)現(xiàn)不足之處，予以完善。企業(yè)檔案管理，要將文書、會計(jì)及業(yè)務(wù)等各類檔案共同交給檔案室進(jìn)行統(tǒng)一管理，既能夠確保檔案資料安全，且能夠確保檔案信息共享。另外，企業(yè)檔案信息呈現(xiàn)形式多元，如文書、科技及產(chǎn)品等，真實(shí)地記錄了企業(yè)發(fā)展全過程。因此企業(yè)要加大對檔案資源的利用率，通過職工培訓(xùn)、廣告宣傳等途徑，不斷創(chuàng)新檔案利用形式，為企業(yè)提供現(xiàn)代化檔案服務(wù)。

（五）創(chuàng)新服務(wù)模式。企業(yè)之間競爭愈發(fā)激烈，對檔案工作提出了更高要求。因此檔案管理者要及時(shí)更新陳舊觀念，樹立創(chuàng)新意識轉(zhuǎn)變檔案管理模式，最大限度發(fā)揮檔案價(jià)值。具體來說，要方便利用，企業(yè)檔案要編制專題目錄、索引等，使檔案能夠得到一體化利用。同時(shí)，以網(wǎng)絡(luò)平臺為基礎(chǔ)，建立檔案信息網(wǎng)站，拓展檔案資料利用新渠道。不僅如此，還要提高人員翻閱率，針對其中重要價(jià)值的檔案，以多種形式進(jìn)行保存，確保檔案資料安全。

四、結(jié)論

根據(jù)上文所述，傳統(tǒng)時(shí)代，檔案管理主要是簡單的資料收集，沒有體現(xiàn)出其重要價(jià)值；新時(shí)期，現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案管理朝著現(xiàn)代化、信息化方向轉(zhuǎn)變和發(fā)展。檔案管理發(fā)生了本質(zhì)變化，由最初的單一、滯后的服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榍岸撕诵幕顒?，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、文化建設(shè)及培訓(xùn)等工作提供了更多支持，不斷提高企業(yè)綜合競爭力。同時(shí)，還要加強(qiáng)對檔案編制的優(yōu)化、完善檔案管理制度，創(chuàng)新服務(wù)模式，推動企業(yè)檔案工作朝著規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及信息方向轉(zhuǎn)變，從而促進(jìn)企業(yè)建設(shè)長足發(fā)展。

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