激發(fā)隊伍活力打造優(yōu)秀團隊

張超群

【摘要】本文選取國有建筑施工企業(yè)AH公司作為研究案例，針對AH公司辦公室隊伍人員素質現(xiàn)狀及影響AH公司辦公室隊伍人員素質的因素進行深入分析，提出提升該公司辦公室隊伍人員素質的具體措施。

【關鍵詞】建筑施工企業(yè)；辦公室隊伍；綜合素質

一、AH公司辦公室隊伍人員素質現(xiàn)狀AH公司辦公室線條人員共計39人，機關共計3人，項目部共計36人。其中，線條男性14人、女性25人，分別占線條總人數(shù)比例的36%和64%。學歷方面，碩士、本科、專科及以下分別有3人、17人、19人，分別占線條總人數(shù)比例的7%、44%、49%。此外，由于線條人員長期短缺加之公司減員增效的要求，項目辦公室存在大量兼職現(xiàn)象，兼職率達高到46%。兼職人員多來自技術、商務、安全、物資等線條。由于人員本身的因素加之兼職情況的長期存在和線條隊伍建設未受到重視，造成了以下幾個方面的問題：（一）工作熱情不高。一是崗位認知不明確，自身定位較低。項目辦公室人員，常將自己定位在“管管后勤，跑跑腿，打打雜”的層面，習慣了長年累月重復性的低層次工作，沒有意識到一個合格的辦公室人員應該具備的素質和能力。二是不善于總結和反思，常常處于“為做事而做事”的習慣思維里面，多年工作下來，重復的工作并沒有提升自身的工作經驗，而僅僅是簡單的無數(shù)次重復而已，沒有形成自己的工作思路。三是主動工作的意識不夠，習慣于被動接受工作，沒有更多地主動去嘗試做一些創(chuàng)新性的工作，去提升工作的品質。（二）崗位技能缺乏。作為一名辦公室人員會“辦文、辦會、辦事”是最基本的崗位技能要求，而簡單的六個字包含著不簡單的素質能力要求。要做好這三件事，要求辦公室人員有著較強的文字功底、良好的協(xié)調能力、快速的應變能力、化繁為簡的綜合能力。項目綜合辦公室由于常年工作內容較為簡單，加之缺乏良好的引導及培訓，自我提升意愿不強烈，綜合管理素質一直停滯不前。特別是在精細化管理和創(chuàng)新工作方面的能力較為欠缺。（三）隊伍執(zhí)行力不強。由于建筑施工企業(yè)的特點，AH公司各個項目辦公室人員都分散在各個城市的項目上，平時工作多通過辦公平臺、微信、QQ等工具進行溝通，面對面的交流較少。機關辦公室對項目部辦公室人員的管控也相對較弱。出現(xiàn)執(zhí)行力不強，工作任務拖沓的現(xiàn)象：一是表現(xiàn)為責任心不強，經常抱著應付交差的心態(tài)。二是表現(xiàn)為工作效率低，工作任務完成情況不理想。三是“上有政策，下有對策”，對公司的制度曲意逢迎，致使政令不通。二、影響AH公司辦公室隊伍人員素質的因素（一）公司對辦公室的職能定位。在AH公司無論是對于機關辦公室還是項目部辦公室的定位，都偏向于行政后勤保障部門。辦公室其他的職能都被忽視和弱化。加之人員配備較少，辦公室人員常?，嵤吕p身，深陷于日?，嵤轮校龅墓ぷ鞔蠖嗍鞘聞招怨ぷ?。也正因此，辦公室作為“打雜”部門的印象更是深入人心，就是辦公室線條人員本身也認為自己的工作無足輕重。（二）辦公室隊伍人員兼職率高。AH公司辦公室線條人員兼職率高達46%，與此同時人員流動率也比較大，非常不利于辦公室線條人員能力素質的沉淀。當兼職的兩個崗位存在任務沖突時，辦公室的工作常常被忽視。特別是商務線條、生產線條、技術線條主要崗位人員兼職項目辦公室工作時，因為本職工作的工作量已經非常大，兼職起來也是有心無力，能維持項目部后勤工作的正常運轉已屬不易。且辦公室工作瑣碎繁多，各個部門對辦公室都會有依賴，工作時間經常呈現(xiàn)出碎片化，難以集中一段時間，專心做一件事情。很多時候，只能白天忙日常事務，晚上安下心來做做線條的工作。（三）日常崗位技能培訓較少。AH公司一個項目部一般配備一個辦公室人員，鑒于辦公室工作的特殊性，辦公室人員集中培訓的時間相對于其他崗位明顯較少。特別是剛入職、或者剛兼職的辦公室人員，常常不知所措，面對千頭萬緒的工作，更是不知從何著手，加之如果自身主動學習的意愿不強烈，業(yè)務能力和素質的提高更是無從談起。而機關辦公室人員的短缺，也無法做到一對一或者全面指導，只能在借助項目調研或者檢查的機會，進行面對面的幫扶，但此類幫扶具有隨機性和不固定性。三、提高AH公司辦公室隊伍人員素質的途徑（一）創(chuàng)新考核體系，注重考核結果應用。AH公司辦公室全面推行“過程考核+現(xiàn)場檢查”的季度考評辦法，一是出臺了《中建五局安徽公司項目綜合辦公室人員行為積分考核辦法》，從公文管理、印章管理、會務接待管理、督辦管理、信息報送管理、信訪管理、食堂管理、辦公用品及招待用品管理、車輛管理、考勤管理、日常工作完成情況、公司組織培訓及活動的參與配合度等12個方面對項目綜合辦公室人員進行“無死角，全方位”的動態(tài)考核管理。及時兌現(xiàn)獎罰，曬分數(shù)，營造“公平、公開、公正、透明”的團隊氛圍。二是修改了《項目綜合辦公室季度綜合考評評分表》，所有考核的要求和內容只有扣分項，凡未達到考核要求，就要進行相應的扣分。日常行為積分和季度考評分數(shù)相加減，即為項目部及項目辦公室人員的最終考核得分，此項得分將充分應用到線條人員提拔任用、績效考核、人員兩轉、評先評優(yōu)的工作中去。（二）推進培訓工作，全面打造學習型團隊。一是針對建筑施工企業(yè)的特點，AH公司辦公室充分利用微信、QQ、視頻等通信工具，組建“五心團隊”學習交流群，“五心”即為工作最用心、溝通最貼心、服務最暖心、處事最公心、企業(yè)最放心。整合利用碎片化的時間，打破地域的限制，進行線條業(yè)務知識互動學習和培訓，目前已開課10次。二是為進一步提高公司整體公文寫作水平，規(guī)范公文寫作格式，設計制定了《公文標準化圖集》，涵蓋報告、函件、會議紀要、決定、批復、請示、通報、通知、意見等9種文種，讓公文寫作變得不再困難。三是采用“以賽促學”的方式，開展了線條“超英杯”知識競賽。一方面加深了線條人員相互之間的溝通和認識，團隊意識得到了提高；另一方面通過比賽看到了自身的不足和差距，有利于形成“比學趕超”的學習氛圍。四是編制各類作業(yè)指導書，搜集整理辦公線條人員工作中暴露的問題，結合線條工作的弱點和短板，旨在為針對性提高線條人員的業(yè)務技能和綜合素質提供指導和幫助。（三）組建任務小組，充分激發(fā)團隊活力。根據(jù)馬斯洛需求層次理論，人在生理需求、安全需求、愛和歸屬需求得到滿足之后，會產生更高層次的需求，希望得到尊重和自我實現(xiàn)的需求。根據(jù)這一理論，在工作中進行充分授權，賦予相應的權利和責任，組建任務小組，建立臨時組織，無疑將充分激發(fā)團隊的活力。這一工作模式，對于敢于承責、勇于擔當、具備潛在領導能力、善于表現(xiàn)自我的員工極具吸引力。AH公司通過這一工作任務模式，成功地完成了多項任務，不僅在一定程度上緩解了機關辦公室人員短缺、工作難以開展的困境，而且培養(yǎng)了線條人員團結協(xié)作的默契。以開發(fā)《后勤管理》應知應會課程為例，第一步：機關辦公室采取自由報名的形式進行任務小組成員的招募，根據(jù)《AH公司項目綜合辦公室人員行為積分考核辦法》中參與團隊任務的獎勵規(guī)定，明確本次完成任務后的加分標準，按照完成質量對任務小組成員進行打分，并將分數(shù)進行強制性分布，杜絕“吃大鍋飯”現(xiàn)象的存在。第二步：由機關辦公室制定任務策劃書，明確任務目標、小組人員配置、進度要求、考核方式等。第三步：為防止進度滯后或發(fā)生其他情況，機關辦公室的牽頭負責人必須對小組任務的實施進展情況進行密切關注，及時糾偏，確保任務能夠圓滿完成。需要注意的是：必須賦予小組長對本組成員進行考核打分的權利，尊重小組長的考核結果，維護小組長的權威，給予小組長額外的獎勵分。這樣才能增強后續(xù)任務小組的吸引力。（四）加強感情投入，組建互幫互助小組。團隊的管理者與被管理者，在人格上都是平等的，尊重別人就是尊重自己?？v觀中外成功的管理者，都十分重視對員工感情的投入，感情是團隊的凝聚力，是團隊發(fā)展的基石，是創(chuàng)造團隊和諧的必要條件。一是在日常的工作中，與項目辦公室人員多進行雙向溝通，主動地去了解他們在工作中遇到的實際問題和困難，特別是在他們工作難以推動的情況下，不能一味地責怪，而要去究其原因，幫助他們一起面對問題、分析問題、解決問題，要讓線條人員覺得不是自己一個人在戰(zhàn)斗。二是與項目經理多進行溝通，爭取他們對項目辦公室工作的關注、理解和支持，努力創(chuàng)建辦公室人員良好的工作生態(tài)環(huán)境，減少日常工作中的阻力。三是對檢查排名靠后的項目，根據(jù)就近原則，以片區(qū)為單位，進行“一對一”或者“多對一”的針對性幫扶，務求實效。形成互幫互助，共同進步的團隊氛圍。（五）建立素質模型，開展職業(yè)規(guī)劃工作。根據(jù)建筑施工企業(yè)的特點，項目綜合辦工作的梳理以及結合崗位說明書，提煉出辦公室人員的勝任力素質模型。該素質模型分為知識、技能/能力、職業(yè)素養(yǎng)三大類。知識包括：企業(yè)知識、行政管理知識、公共關系知識、辦公自動化知識。技能/能力包括：行政事務處理能力、文案寫作能力、文檔管理能力、關注細節(jié)的能力、溝通能力、協(xié)調能力、應變能力、問題解決能力、決策能力。職業(yè)素養(yǎng)包括：服務意識、主動性、進取心、團隊意識。與此同時，結合日常工作中涌現(xiàn)出的個人特質，設立線條人員檔案，詳細記錄辦公室人員參與的工作內容，工作表現(xiàn)，及個人擅長領域和工作能力短板，進而有針對性地查漏補缺，開展個人職業(yè)規(guī)劃。個人職業(yè)規(guī)劃的開展，主要依托AH公司辦公室線條的“358”人才培養(yǎng)體系和“信·和”職業(yè)規(guī)劃工作室，前者明確個人職業(yè)晉升通道和晉升必須滿足的個人條件和業(yè)績要求，后者為線條人員提供專屬職業(yè)規(guī)劃服務。此外，鼓勵線條人員積極考取專業(yè)技能證書，提高職業(yè)競爭力。（六）明確項目定位，提高兼職人員業(yè)務水平。在短期內AH公司辦公室線條人員兼職的現(xiàn)象是無法避免的。隨著項目數(shù)量的越來越多，線條人員的缺口也將繼續(xù)增大，兼職率也不可避免地持續(xù)提高。為持續(xù)提升線條工作品質，維持各項目日常工作的正常運轉，提高兼職人員的整體業(yè)務素質迫在眉睫。首先，對在建項目進行分類，哪些項目是重點打造的標桿項目，此類項目的辦公室人員要配齊配強；哪些項目只需按照合同完成施工任務，此類項目的辦公室人員可以采取兼職的形式，主要負責一些基礎性的保障工作即可。其次，為提高這一部分兼職人員的業(yè)務能力和水平，除組建互幫互助小組外，還可編制一些指導性的書籍，如針對線條工作的7大管理板塊，分別制定操作指南。開發(fā)應知應會培訓課程，構建項目辦公室線條人員培訓課程體系。按照項目施工階段編寫綜合辦公室行政交底書，加強線條人員的培養(yǎng)。搜集線條人員在工作中常遇到的各種問題，編輯《五心團隊之行政辦公100問》崗位知識小冊子。四、結束語羅馬不是一天建成的，AH公司辦公室線條人員素質的整體提升工作也還有一段較長的路需要走。但凡事逃不過“認真”二字，只要我們的線條工作把握好了戰(zhàn)略，掌握好了戰(zhàn)術，制定好了正確的路線圖，在每件工作上都“上心、用心、掏心”，就沒有做不好的事情。endprint