做好檔案資料的收集與有效管理的研究

李曉峰

摘 要：檔案資料的收集與管理屬于一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理和收集工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新和改革，從而更好的適應(yīng)當(dāng)今社會的發(fā)展要求。文章主要對檔案資料的收集與有效管理進(jìn)行了分析，結(jié)論認(rèn)為應(yīng)該從工作人員、工作制度、工作流程、管理方式方面多管齊下，提升檔案工作效率。

關(guān)鍵詞：檔案資料；收集與管理；計(jì)算機(jī)技術(shù)；工作流程

檔案資料可記錄某件事情發(fā)生和經(jīng)過的全過程，其重要性毋庸置疑，在社會各行各業(yè)的發(fā)展過程中，均會涉及到檔案資料。隨著行業(yè)工作模式的不斷轉(zhuǎn)變，相應(yīng)的也要求檔案資料收集與管理工作不斷改進(jìn)和創(chuàng)新，并積極引進(jìn)科學(xué)化、多樣化的手段來提升工作質(zhì)量和效率，從而最大限度的發(fā)揮其應(yīng)用優(yōu)勢和價(jià)值。本文主要從檔案資料收集與管理工作的重要性、現(xiàn)狀、改進(jìn)方法三個(gè)方面進(jìn)行論述。

1 檔案資料收集與管理工作的重要性

該工作是各機(jī)關(guān)單位開展管理工作的重要前提和基礎(chǔ)，不僅如此，其還可有效促進(jìn)管理工作效率的提升。檔案資料完整的記錄了辦公室的發(fā)展和變遷，是一項(xiàng)重要的內(nèi)容，另外，它也見證了辦公室的發(fā)展歷程，如相關(guān)機(jī)制的變革、人事的調(diào)動(dòng)等等。通過對這些資料數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的收集和管理，并以檔案的形式加以呈現(xiàn)，可為后續(xù)的改革和制度制定工作提供價(jià)值參考和依據(jù)，從而保證決策的科學(xué)性與合理性。另外，決策人員通過翻閱和查看資料，還能了解各項(xiàng)工作的完成和的進(jìn)展情況，如市政管理部門的檔案資料，對于整個(gè)城市的發(fā)展都有著的較為直接的影響，決策人員便可以檔案資料為基礎(chǔ)，制定接下來的發(fā)展目標(biāo)和方向，從而為城市設(shè)施的完善提供良好保障[1]。

2 當(dāng)前的檔案資料的收集與管理現(xiàn)狀分析

首先，隨著相關(guān)部門的不斷發(fā)展，檔案資料的收集與管理工作也在不斷的深入，但在實(shí)際工作中，仍不可避免的存在較多問題，由于工作人員對于該工作的認(rèn)識和重視程度不高，進(jìn)而直接導(dǎo)致了資料數(shù)據(jù)收集不全面的問題，而其他很多因素也同樣可以引發(fā)該問題。由于資料來源渠道較為廣泛，且應(yīng)用價(jià)值較高，故這些資料一旦被其他部門收入，便很難會被重新收回，進(jìn)而也導(dǎo)致了資料丟失的問題。與此同時(shí)，個(gè)別部門對于檔案管理工作的重視程度不高，因此在實(shí)踐工作中，常無法端正自己的態(tài)度，全身心的投入到工作中，加之專業(yè)人員較為缺乏，故嚴(yán)重影響了檔案資料收集和管理工作質(zhì)量和效率。

其次，工作力度不高也是當(dāng)前的檔案資料收集與管理工作中一個(gè)較為普遍的問題，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，部分人員在工作中常將資料隨意擺放，未能進(jìn)行分類管理，進(jìn)而導(dǎo)致個(gè)別資料被損壞或丟失，甚至出現(xiàn)缺少公章、斷頁、斷碼等問題，而這一類問題的出現(xiàn)，使得檔案的應(yīng)用價(jià)值大打折扣，常需進(jìn)行重新整理和收集，故浪費(fèi)了大量的時(shí)間。第二，為應(yīng)對上級管理部門檢查，情急之下工作人員最常見的做法，便是結(jié)合以往的工作情況，胡亂編寫數(shù)據(jù)，因此嚴(yán)重降低了檔案資料的真實(shí)性和可靠性。

最后，由于部門對于檔案收集與管理工作的重視程度不高，進(jìn)而在分配工作人員時(shí)也無過多要求，降低了人員選拔門檻，進(jìn)而直接導(dǎo)致了人才分配的不合理性。其中很多都是非專業(yè)人員，甚至之前從未接觸過該工作，且由于工作人員的年齡較大，故十分缺乏計(jì)算機(jī)操作方面的常識，難以勝任當(dāng)前工作。在處理文件的過程中，由于缺乏對數(shù)據(jù)真實(shí)性的審核，使得很多虛假數(shù)據(jù)流入其中，使檔案的真實(shí)性和權(quán)威性得不到保障[2]。

3 提升檔案資料收集與管理工作效率的有效途徑

3.1 提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任意識

工作人員的責(zé)任意識和專業(yè)素質(zhì)，將直接影響檔案資料收集與管理工成效，面對當(dāng)前工作中存在的實(shí)際問題，首要工作便是提升工作人員的綜合素質(zhì)。若想實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)，可適當(dāng)提升人員入職的考核標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)，對于新入職人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使其掌握基本的工作流程和專業(yè)知識，并提升其責(zé)任意識。而作為一名優(yōu)秀的檔案人員，除需具備專業(yè)的知識外，同時(shí)也應(yīng)具有較強(qiáng)的責(zé)任意識和管理能力，為此，可通過不斷的自我學(xué)習(xí)，彌補(bǔ)自身在工作中的不足和缺陷，提高工作能力。在培訓(xùn)新員工的過程中，既要讓其掌握相關(guān)的專業(yè)常識，同時(shí)，也應(yīng)要求其掌握當(dāng)前各種先進(jìn)的工作手法，如計(jì)算機(jī)操作常識等必備技能。而強(qiáng)化思想教育的目的，主要是為了提升工作人員的綜合素質(zhì)，并使其意識到該工作的重要性，從而在今后更加盡職盡責(zé)的完成好自己的本職工作，為檔案資料收集與管理工作質(zhì)量的提升提供保障。

3.2 完善工作制度

為進(jìn)一步落實(shí)好檔案資料收集與管理工作，相關(guān)部門有必要結(jié)合當(dāng)前實(shí)際的工作情況，制定出相對健全和完善的工作管理體系和制度，用來約束人員在工作不規(guī)范、不全面、不系統(tǒng)的行為。在制定這一制度的過程中，要求工作人員對檔案資料收集與管理的基本的流程的開展方法了如指掌，并能精準(zhǔn)掌握工作中的注意事項(xiàng)。在此過程中，管理人員也需結(jié)合目前的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，科學(xué)、合理的安排工作人員，明確其工作范圍和職責(zé)，避免出現(xiàn)資料檔案遺漏的問題。另外，工作制度中還應(yīng)對檔案的歸檔期限進(jìn)行明確規(guī)定，以此激發(fā)人員的工作熱情和積極性，從而最大限度的提升檔案的應(yīng)用價(jià)值和效率。

3.3 強(qiáng)化部門交流與協(xié)作

檔案資料的質(zhì)量和結(jié)構(gòu)，在很大程度上會影響其實(shí)際的應(yīng)用價(jià)值，為此，工作人員在開展檔案收集與管理工作的過程中，不應(yīng)單純局限于特定的工作范圍內(nèi)，而是應(yīng)該時(shí)常到其他的部門了解當(dāng)前的項(xiàng)目開發(fā)情況，如最近開展的工作、支出的成本花銷等等。同時(shí)，也應(yīng)加強(qiáng)與其他部門工作人員之間的交流和溝通，及時(shí)了解信息動(dòng)態(tài)，并將獲取的信息進(jìn)行集中整合，調(diào)整接下來的工作方向。另外，通過與其他部門的交流和溝通，也確保了信息渠道的暢通無阻，對于其中能夠影響部門當(dāng)前和未來發(fā)展的信息進(jìn)行重點(diǎn)收集。

3.4 規(guī)范工作流程

在開展檔案資料收集與管理工作的過程中，還應(yīng)對相應(yīng)的工作秩序進(jìn)行規(guī)范，并盡可能的細(xì)節(jié)化，既不可太過于籠統(tǒng)，又要保證其具有較強(qiáng)的操作性。工作流程制定完畢后，需要求工作人員嚴(yán)格執(zhí)行，禁止麻痹大意。如在正式印制公文之前，相關(guān)工作人員應(yīng)認(rèn)真審核簽發(fā)手續(xù)的完善性、附件是否齊全、格式是否規(guī)范，在印制完成但未發(fā)出之前，需進(jìn)行二次復(fù)審，若需要對實(shí)質(zhì)內(nèi)容進(jìn)行修改，則需嚴(yán)格按照特定工作程序來進(jìn)行。在公文用紙、裝訂、排版、字號字體、尺寸等細(xì)節(jié)問題方面，均需安全按照標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，在控制文件數(shù)量的同時(shí)保證其質(zhì)量[3]。

3.5 更新管理方式

當(dāng)今時(shí)代各種新技術(shù)不斷涌現(xiàn)，在此也對檔案資料收集與管理工作方式提出了更高要求，要不斷與時(shí)俱進(jìn)，更新管理方式，并在其中融入新技術(shù)，以此提升工作效率，變被動(dòng)工作方式為主動(dòng)，如應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督和管理資料的上交過程，防止出現(xiàn)資料信息遺漏、不全面等問題。在全新的管理模式下，各部門人員應(yīng)加強(qiáng)溝通、密切配合。收到的資料要及時(shí)分類處理，以免出現(xiàn)工作混亂的問題。另外，還要善于運(yùn)用現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)解決實(shí)際工作中遇到的難題，彌補(bǔ)人工操作的不足和缺陷，從而不斷提升檔案資料收集與管理工作效率和質(zhì)量。

4 結(jié)束語

綜上所述，本文主要對檔案資料收集與管理工作的重要性及其工作現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并結(jié)合當(dāng)前實(shí)際情況，提出幾點(diǎn)有利于工作開展的建議和措施。檔案資料是部門發(fā)展和變遷的見證，其重要性不言而喻，以此不管是上級領(lǐng)導(dǎo)人員，還是基層工作人員均應(yīng)提升對該工作的重視程度，完善工作機(jī)制、規(guī)范流程，并通過教育培訓(xùn)的方式提升人員的綜合素質(zhì)，從而為檔案資料收集與管理工作的順利開展提供保障。

參考文獻(xiàn)

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[2]孫苑冰.規(guī)范建筑工程資料管理促進(jìn)工程質(zhì)量管理[J].建筑知識，2016，03：123.

[3]陳晶.企業(yè)檔案的分類與利用——以石油銷售企業(yè)為例[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2015，（25）：167.endprint