醫(yī)療質(zhì)控檔案在醫(yī)院質(zhì)量管理中的應(yīng)用

徐東興

摘 要：醫(yī)療檔案為醫(yī)院全部檔案中最重要的組成部分，其詳細(xì)記錄醫(yī)院質(zhì)量管理整個過程，科學(xué)的質(zhì)量管理可有效促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)研究、醫(yī)療活動等均得以有效開展。于質(zhì)量管理中，質(zhì)量控制檔案尤為重要，充分利用質(zhì)控檔案，可顯著提高管理效果，因此，若要加強(qiáng)醫(yī)院的管理，需對醫(yī)療質(zhì)控制檔案應(yīng)用于醫(yī)院質(zhì)量控制中予以高度重視。本文通過從醫(yī)療質(zhì)控方案組成部分、存在的一系列問題及相應(yīng)解決措施予以綜合闡述，以促進(jìn)醫(yī)院有效利用質(zhì)控檔案，且予以規(guī)范管理，進(jìn)而提高醫(yī)療質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療質(zhì)控檔案；醫(yī)院質(zhì)量管理；應(yīng)用

醫(yī)療質(zhì)控檔案包含醫(yī)療糾紛、統(tǒng)計(jì)、保健等信息，其對醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展具重要意義，醫(yī)療質(zhì)控檔案可直接反映醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量水平，故其對提高醫(yī)院管理水平具關(guān)鍵作用。隨著近年來醫(yī)療事業(yè)快速發(fā)展及技術(shù)水平不斷提高，醫(yī)療質(zhì)控檔案應(yīng)用于醫(yī)療活動中價值隨之提高，經(jīng)現(xiàn)代化信息技術(shù)對醫(yī)療質(zhì)控檔案加強(qiáng)管理為醫(yī)療發(fā)展方向，且其管理為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化醫(yī)療管理重要前提。但目前大部分醫(yī)院質(zhì)控檔案僅為過程性，不僅未充分使用，而且醫(yī)院未加以高度重視，因此有效增強(qiáng)質(zhì)控檔案應(yīng)用對醫(yī)療管理具重要價值。

1 醫(yī)療質(zhì)控檔案組成部分及存在形式分析

醫(yī)院等級不同，其質(zhì)量控制內(nèi)容亦不同，病例可準(zhǔn)確反映醫(yī)療過程，其可監(jiān)控醫(yī)生對醫(yī)療制度落實(shí)情況，為促進(jìn)醫(yī)療質(zhì)量管理水平得以提高的主要途徑。質(zhì)檢檔案包括申請藥物、治療處方、值班表及查房記錄，以及后勤工作、科室檔案保存及應(yīng)急處理能力情況[1]。針對質(zhì)控檔案存在形式而言，傳統(tǒng)檔案大部分予紙質(zhì)形式保存，但隨信息化技術(shù)不斷發(fā)展，掃描資料、照片等皆為質(zhì)控檔案形式，但需注意此類質(zhì)控檔案均需采取統(tǒng)一填寫規(guī)則及格式，紙質(zhì)與電子版可相互轉(zhuǎn)換，以便保存及再次使用[2]。

2 醫(yī)療質(zhì)控檔案存在的問題分析

2.1 管理制度的不健全

醫(yī)療質(zhì)控檔案管理于醫(yī)院質(zhì)量管理系統(tǒng)中具重要位置，因?yàn)槟壳按蟛糠轴t(yī)院的醫(yī)療質(zhì)控檔案管理制度尚未健全，導(dǎo)致檔案的完整性較缺乏，故缺少安全、系統(tǒng)的管理。同時，醫(yī)療質(zhì)控檔案資料分散，加大后續(xù)檔案更新工作量，因此，建立醫(yī)療質(zhì)控檔案相關(guān)管理制度對提高醫(yī)院質(zhì)量管理具重要意義。

2.2 管理設(shè)備的落后

檔案管理為醫(yī)院建設(shè)內(nèi)容，但大部分醫(yī)院未給予重視，且極少關(guān)注檔案管理，醫(yī)療質(zhì)控檔案管理問題除人員素質(zhì)方面，而且包括設(shè)備方面。落后的醫(yī)療質(zhì)控檔案室設(shè)備應(yīng)用于檢索時電子檔案時，復(fù)雜的程序顯著延長檢索時間，而且檢索方式較單一，嚴(yán)重影響醫(yī)療質(zhì)控檔案使用價值，且不利于醫(yī)院質(zhì)量控制管理發(fā)展。

2.3 專業(yè)人才的缺乏

首先，醫(yī)療質(zhì)控檔案的管理人員職業(yè)素養(yǎng)較缺乏，且缺少專業(yè)知識，特別是采取電子檔案后，醫(yī)院對醫(yī)療質(zhì)控檔案工作標(biāo)準(zhǔn)顯著提高；其次，檔案管理人員的隊(duì)伍缺乏穩(wěn)定性。工作輪換、轉(zhuǎn)崗等導(dǎo)致醫(yī)療質(zhì)控檔案管理人員流動性及隨機(jī)性加大，無法以高效完成檔案管理工作。最后，醫(yī)療質(zhì)控檔案管理的工作人員專業(yè)技能及相關(guān)知識嚴(yán)重缺乏，導(dǎo)致檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)均在較大差異，進(jìn)而檔案管理效率顯著下降。部分醫(yī)療質(zhì)控檔案管理工作人員于工作中尚局限在整改及存檔信息，對于充分利用醫(yī)療質(zhì)控檔案信息意識薄弱，進(jìn)而導(dǎo)致醫(yī)療質(zhì)控檔案利用率隨之降低。

3 醫(yī)療質(zhì)控檔案的對策分析

3.1 管理制度的完善

醫(yī)院檔案管理具條理清晰、嚴(yán)格等特點(diǎn)，提升醫(yī)療檔案管理的水平需采取完整、系統(tǒng)的管理制度[3]。所以，醫(yī)院檔案管理部門需制定嚴(yán)格規(guī)章制度，并設(shè)立合理、高效的管理程序，完善檔案管理制度。認(rèn)真調(diào)查檔案信息管理中存在的漏洞，并整理、收集好獲取的信息，同時依據(jù)不同部門具體情況，采取多種載體存檔方式，并統(tǒng)一檔案管理制度，進(jìn)而為日后醫(yī)療質(zhì)控檔案利用及開發(fā)奠定基礎(chǔ)。

3.2 管理設(shè)備資金投入的加大

管理設(shè)備資金投入的加大不僅能夠有效改進(jìn)醫(yī)療檔案管理的環(huán)境，通過建立獨(dú)立閱覽室、檔案室，并配以全套設(shè)備保護(hù)檔案，同時制定完善的保護(hù)檔案資料措施；而且可對檔案管理的硬件設(shè)施予以更換，可增加掃描儀、打印機(jī)及計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備，通過現(xiàn)代化電子器械有效分類、歸檔不同科室的檔案資料，以便日后查閱醫(yī)療質(zhì)控檔案[4]。

3.3 管理人員職業(yè)素養(yǎng)的提升

對醫(yī)療質(zhì)控檔案利用率予以增強(qiáng)，同時提升檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)及專業(yè)技能，可有效促使醫(yī)療質(zhì)控檔案的管理水平。醫(yī)院可通過定期開展培訓(xùn)班，以提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，增強(qiáng)其專業(yè)知識及技能，實(shí)行高位責(zé)任制，以有效調(diào)動檔案管理人員工作熱情，并加強(qiáng)其責(zé)任心，促使醫(yī)療質(zhì)控檔案管理水平得以顯著提升[5]。

4 醫(yī)療質(zhì)控檔案的應(yīng)用分析

醫(yī)療質(zhì)控管理為質(zhì)量管理重要部分，于管理工作中需消化大量物力及人力資源，故需有效利用醫(yī)療質(zhì)控檔案，以充分發(fā)揮質(zhì)控檔案價值。

4.1 利用原始檔案

針對同一問題予以反復(fù)審核及檢查，且隨機(jī)抽取存在問題的科室予以整改檢查，以強(qiáng)化管理效果。例如發(fā)現(xiàn)病例存在問題時，需對其存在問題的部分予以詳細(xì)記錄，同時安排負(fù)責(zé)人立即予以修改，最后由此科室主任加以確認(rèn)，及后期復(fù)查。通過利用原始檔案可排查性、連續(xù)性等特點(diǎn)，可對原始檔案予以有效利用。

4.2 統(tǒng)計(jì)利用檔案資料

利用檔案途徑較多，除檢查與復(fù)查，統(tǒng)計(jì)同樣可作為利用方法，檔案的有效利用，首先需整理及統(tǒng)計(jì)檔案資料進(jìn)[6]。檔案管理工作人員需熟練掌握資料的統(tǒng)計(jì)方法，根據(jù)階段性事件統(tǒng)計(jì)檔案資料，例如以一季度作為時間段，以分析檔案資料，找出具體原因，進(jìn)而促使醫(yī)療質(zhì)量得以提升。

4.3 掌握各科室及全院質(zhì)量管理情況

通過統(tǒng)計(jì)圖表方式掌握各科室及全院質(zhì)控管理總體情況，確定該院優(yōu)劣勢，并重點(diǎn)分析薄弱環(huán)節(jié)。為使全員參與質(zhì)控管理，可定期向全院通報(bào)，綜合分析且總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，以針對性制定相應(yīng)解決舉措。從不同層面、不同角度匯總各科室檢查情況，并找出問題原因，定期與科室主任予以交流討論，或者安排科室工作人員主動參與管理，以制定出符合需求、針對性強(qiáng)防范措施。

4.4 為醫(yī)院管理及決策提供依據(jù)

醫(yī)療質(zhì)量控制檔案積累與統(tǒng)計(jì)分析可直接反映出醫(yī)院管理存在的問題，可作為醫(yī)療質(zhì)量管理重要的資料，進(jìn)而為醫(yī)院及各科室管理提供重要依據(jù)。對積極調(diào)整醫(yī)護(hù)人員、制定發(fā)展規(guī)劃、合理控制及使用藥品、定期維修及更換醫(yī)療設(shè)備等均具重要參考價值。例如，檢查全院病例情況時，首先對共同性問題予以全面分析，之后統(tǒng)一開展培訓(xùn)，促使病理檔案質(zhì)量得以提升。

綜上所述，醫(yī)院檔案為醫(yī)院質(zhì)量管理重要依據(jù)，其為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)提供參考依據(jù)。醫(yī)療檔案予以規(guī)范化建立與科學(xué)化管理同時，檔案管理者需努力探索、創(chuàng)新出一條發(fā)展之路，以進(jìn)一步提升醫(yī)療、科研及管理質(zhì)量。

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