關(guān)于推進(jìn)檔案規(guī)范化、信息化管理研究

摘 要：推進(jìn)檔案規(guī)范化、信息化管理是做好檔案工作、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，本文從檔案公文制發(fā)、立卷歸檔、標(biāo)準(zhǔn)化信息化建設(shè)、檔案人員培訓(xùn)等方向出發(fā)，探索新形勢下加強(qiáng)檔案規(guī)范化、信息化管理路徑，為做好檔案管理工作提供依據(jù)和參考。

關(guān)鍵詞：檔案；規(guī)范化；信息化；管理

推進(jìn)檔案規(guī)范化管理是做好檔案工作、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)，在搞好硬件建設(shè)的同時，做好文書處理工作是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要內(nèi)容，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的指導(dǎo)思想，把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的前提。

1 檔案規(guī)范化管理的重要意義

檔案是一個地區(qū)或部門在社會各項活動中形成的具有保存價值的原始記錄，真實(shí)反映了經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展各個領(lǐng)域的真實(shí)情況，是信息資源最原始、最核心的構(gòu)成部分，具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、社會性等特點(diǎn)。隨著社會進(jìn)步和科技發(fā)展，檔案作為一種無形資產(chǎn)，在記錄黨和國家歷史、推進(jìn)黨和國家事業(yè)發(fā)展方面發(fā)揮了重要作用。推進(jìn)檔案規(guī)范化、信息化管理，有利于充分發(fā)揮檔案記錄歷史信息的借鑒作用，為領(lǐng)導(dǎo)決策和單位發(fā)展提供重要信息資源，從而提升工作效率，為機(jī)關(guān)辦公現(xiàn)代化、自動化提供了重要基礎(chǔ)。

2 檔案規(guī)范化管理的問題

1、對檔案規(guī)范化管理重視不夠。多數(shù)認(rèn)為檔案管理工作只是收集、整理、歸檔等簡單勞動，沒有引起足夠重視，欠缺標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理方法，欠缺高素質(zhì)、高層次的專業(yè)技術(shù)人員。同時，檔案管理資金投入、檔案室及辦公設(shè)備、專業(yè)人員培訓(xùn)等方面投入不足，造成檔案管理方法不科學(xué)、內(nèi)容不全面、措施不完善。

2、專業(yè)人員缺乏，檔案員對業(yè)務(wù)不熟悉。受進(jìn)人體制和崗位影響，大多數(shù)單位沒有配備專職的檔案管理人員，一些工作多是由辦公室、人事科等部門人員兼職。這些人員，有的任職時間短，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，對檔案工作不熟悉；有的身兼數(shù)職，日常事務(wù)繁多，對檔案管理投入精力不足，沒有按照相應(yīng)時間節(jié)點(diǎn)收集整理材料；還有的責(zé)任心不強(qiáng)，對檔案重視不夠，把關(guān)不嚴(yán)，平時不注重積累材料，也不認(rèn)真加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，造成了歸檔材料不全，檔案質(zhì)量不高，甚至影響了各項工作進(jìn)展。

3、制度不健全。一些地方和部門未建立檔案管理、轉(zhuǎn)遞、調(diào)閱、保密等方面的制度，沒有完整詳實(shí)的檔案管理體系，沒有從根源上管理監(jiān)督檔案，個別部門檔案管理制度落實(shí)不到位，缺少對制度落實(shí)情況的監(jiān)督檢查。

3 推進(jìn)檔案規(guī)范化、信息化管理方法

（一）嚴(yán)格公文制發(fā)是推進(jìn)檔案規(guī)范化、信息化的基礎(chǔ)。公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打牢基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。

（二）及時立卷歸檔是推進(jìn)檔案規(guī)范化、信息化的前提。一要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)。確立立卷歸檔的重點(diǎn)后，要注意區(qū)分文件內(nèi)容、形式和作用等方面不同，以減少文件重復(fù)和信息冗余度，提高檔案質(zhì)量和利用效率。三要有效維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，又要注意防止歸檔文件的散失，使立卷歸檔的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、信息化管理奠定基礎(chǔ)。

（三）嚴(yán)格管理標(biāo)準(zhǔn)是推進(jìn)檔案規(guī)范化、信息化的關(guān)鍵。要根據(jù)國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》的有關(guān)要求規(guī)范整理各種資料，從文件制發(fā)、文本結(jié)構(gòu)、紙張規(guī)格，到資料收集、分類立卷、劃分檔案保管期限、案卷編目裝訂與排序等一系列工作都要推行標(biāo)準(zhǔn)化。所有歸檔文件應(yīng)是原件，字跡清晰，內(nèi)容完整，數(shù)據(jù)真實(shí)，所有紅頭文件應(yīng)格式規(guī)范，印鑒完備，錄像、數(shù)碼照片等資料應(yīng)是未經(jīng)編輯、修改的原始片或資料帶。

（四）加強(qiáng)技術(shù)革新是推進(jìn)檔案規(guī)范化、信息化的舉措。建立公文制發(fā)、流轉(zhuǎn)電子檔案信息庫，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、信息化。加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，充分運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫和人員信息查閱平臺，提高檔案檢索利用服務(wù)效率，把與檔案信息化建設(shè)相關(guān)的計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識等作為學(xué)習(xí)重點(diǎn)，加強(qiáng)對檔案管理人員新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，普及檔案信息技術(shù)知識，提高檔案人員信息化技術(shù)水平和業(yè)務(wù)能力，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。

（五）加強(qiáng)人才引進(jìn)和培訓(xùn)是推進(jìn)檔案規(guī)范化、信息化的保障。檔案管理工作不僅是一項政策性很強(qiáng)的工作，也是一項專業(yè)性技術(shù)性很強(qiáng)的工作，需要檔案人員具備較好的專業(yè)素質(zhì)。一是加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)。采取舉辦培訓(xùn)班、以會代訓(xùn)、印發(fā)學(xué)習(xí)手冊等方式，就檔案規(guī)范化管理工作進(jìn)行培訓(xùn)，提升檔案管理人員的檔案意識和專業(yè)技術(shù)水平。二是加強(qiáng)經(jīng)驗交流，利用履職能力提升培訓(xùn)班、外出學(xué)習(xí)、調(diào)研座談等方式，加強(qiáng)對檔案管理人員的工作交流，采取“以老帶新”、“現(xiàn)場教學(xué)”等方法，傳授檔案管理方法，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平，同時通過教育提升檔案管理員對檔案工作重要性的認(rèn)識，增強(qiáng)他們的紀(jì)律觀念和規(guī)矩意識，形成檔案管理全程化、全面化、規(guī)范化的工作局面。

參考文獻(xiàn)

[1]《電子文件與電子檔案管理》，作者丁海斌，遼寧大學(xué)出版社2000年3月出版；

[2]《政府電子文件管理》，作者馮惠玲，中國人民大學(xué)出版社2004年出版。

作者簡介

趙巖（1979-），男，漢族，河北承德人，任承德市文物局團(tuán)委副書記，檔案館員，研究方向：從事黨建、共青團(tuán)、精神文明建設(shè)、檔案管理等方面的研究。endprint