檔案外包整理中應(yīng)注意的問題及對策分析

梁燕霞

摘 要：隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，規(guī)模的不斷擴大，企業(yè)檔案的種類是數(shù)目在不斷的增長，檔案管理工作和難度和復(fù)雜程度在不斷的加大。檔案整理和包裝的過程中總會遇到各種各樣的問題，同時在新時期隨著技術(shù)手段的不斷進步，檔案外包整理過程中存在的問題得到一定程度的解決，但是仍然存在一些問題需要引起我們的高度重視。本文主要是在實踐的基礎(chǔ)上，談?wù)剻n案外包整理中應(yīng)該注意的問題，并且就其中的問題進行分析之后提出一些對策，希望可以起到拋磚引玉的作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；外包整理；注意問題；相關(guān)對策

近些年來企業(yè)的發(fā)展十分迅速，其自身的管理制度在不斷的完善，其中檔案管理作為其內(nèi)部管理和內(nèi)部控制的重要手段和措施，在新時期受到高度重視。檔案外包整理是檔案管理工作的重要內(nèi)容，隨著新時期企業(yè)檔案數(shù)量種類的增長，檔案外包整理工作的難度逐漸加大，雖然說新時期檔案外包整理工作出現(xiàn)了一些新的理念和方法，但是在實踐的過程中由于種種原因最終的質(zhì)量和效率并不高，制約了檔案外包整理工作的質(zhì)量和效率。這些問題的存在需要我們引起足夠的重視，采取相應(yīng)的措施進行完善和補充，促進檔案外包整理工作質(zhì)量和效率的提高，為企業(yè)的發(fā)展注入新鮮的活力。

一、檔案外包整理的簡單介紹

檔案外包是指企業(yè)根據(jù)相關(guān)合同或者協(xié)議，將企業(yè)檔案管理工作的全部或者部分委托給外界專業(yè)的檔案管理機構(gòu)，來進行檔案管理工作的一種新模式。檔案外包整理，就是對企業(yè)檔案進行分類、編號、著錄、裝訂、材料掃描、錄入等的外包整理。

檔案外包整理是新時期企業(yè)進行檔案管理工作的新模式和新方法，對于規(guī)范企業(yè)檔案管理工作有著積極的作用。同時減輕了檔案管理的壓力和負(fù)擔(dān)，為本單位的檔案管理工作提供了便利。促進了企業(yè)資源整合的效率，提高了企業(yè)管理的現(xiàn)代化，對于企業(yè)在新時期的全面發(fā)展做出了卓越的貢獻。

二、檔案外包整理中需要注意的問題

新時期我國企業(yè)發(fā)展迎來新的契機，取得了巨大的成就。其中檔案外包整理工作就是其具體表現(xiàn)。但是就目前實際情況來看，我國企業(yè)發(fā)展迅速，但是忽視了檔案管理工作，雖然在新時期也效仿發(fā)達(dá)國家對檔案管理工作進行不斷的創(chuàng)新，但是在時間中仍然存在行業(yè)競爭混亂、行業(yè)監(jiān)管不當(dāng)、在出現(xiàn)問題時難以責(zé)任到人的問題。同時檔案管理外包由于受到資金的限制，在外包的過程中總會出現(xiàn)各種問題，影響了檔案外包整理的質(zhì)量和效率。

三、檔案外包整理中存在問題的相關(guān)對策

檔案外包整理中存在問題是時代發(fā)展必然的產(chǎn)物，是企業(yè)進步的體現(xiàn)。需要我們對此引起高度重視，認(rèn)真分析問題存在的原因，從實踐入手，不斷的找到解決問題的對策。在調(diào)查分析之后我認(rèn)為可以從以下幾個方面入手：

四、加大宣傳力度，提高重視程度

在新時期企業(yè)在發(fā)展的過程中，要提高對檔案管理工作的重視程度，要充分利用新時期的媒體設(shè)備優(yōu)勢，在不斷實踐的過程中，對新時期出現(xiàn)的檔案管理工作出現(xiàn)的新理念和新方法進行全面的宣傳，比如說檔案外包整理，使相關(guān)人員可以全面的認(rèn)識這一工作，了解這一手段的運行方式，在不斷實踐的過程中提高工作質(zhì)量和效率。同時在新時期要提高相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的思想覺悟，接受新時期新的理念和方法，從而在實踐中提高對檔案外包整理工作的重視程度，為期提高必需的人力、物力和財力支持，為此工作的高效開展打下堅實基礎(chǔ)。

五、建立相關(guān)制度，完善相關(guān)機制

無規(guī)矩不成方圓。企業(yè)的發(fā)展離不開制度的支持和約束，檔案外包整理工作也是如此，在新時期要全面提高對制度的重視程度。從實踐入手，建立相關(guān)的制度，為其提供保障機制。同時要完善相關(guān)機制，為制度的運行提供保障。充分利用科學(xué)的制度和完善的機制，加強監(jiān)督和管理，保障相關(guān)措施得到有效的應(yīng)用和推廣，實現(xiàn)責(zé)任追究制度，對權(quán)力的行使加以監(jiān)督和約束，提高工作質(zhì)量和效率。

六、提高辨別能力，做好保密工作

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的見證，是企業(yè)的機密內(nèi)容。在新時期我國檔案管理服務(wù)行業(yè)比較混亂，各種公司良莠不齊，對于企業(yè)的選擇提出了考驗。在新時期企業(yè)在選擇相關(guān)公司的過程中，要選擇一些手續(xù)齊全，經(jīng)驗比較豐富的公司；選擇一些社會信譽比較高，服務(wù)質(zhì)量比較好的公司；選擇一些與本企業(yè)發(fā)展理念相符合，價錢相對合理的公司。同時要做好檔案保密工作，嚴(yán)格要求外包公司做好保密工作，嚴(yán)守保密紀(jì)律，。做好各個環(huán)節(jié)的工作，防止企業(yè)機密被泄露出去，避免企業(yè)利益受到損害。

七、吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，簽訂規(guī)范合同

企業(yè)檔案外包整理的過程中要充分吸取經(jīng)驗和教訓(xùn)，提高外包整理的質(zhì)量和效率，避免重蹈覆轍。同時在新時期要注意簽訂合理科學(xué)規(guī)范的合同，為檔案安全提供保障，避免出現(xiàn)不必要的法律糾紛。嚴(yán)格遵守企業(yè)的相關(guān)規(guī)定對檔案進行管理；在管理的過程中不可以因為某些原因而對檔案進行拆分、刪改；對檔案進行調(diào)整和改變時要與甲方取得聯(lián)系，在沒有得到甲方同意的情況下不可以對檔案做出改變；檔案整理的過程中要隨時接受企業(yè)的監(jiān)督，向企業(yè)匯報整理情況等等，以此來提高檔案外包整理的安全性，保障檔案管理工作保質(zhì)保量的完成。

八、結(jié)語

在新時期企業(yè)檔案外包整理已經(jīng)成為一種新的潮流和趨勢，在實踐中要提高對這一理念的重視程度，不斷的將其應(yīng)用和推廣。同時在實踐的過程中需要我們吸取經(jīng)驗和教訓(xùn)，結(jié)合自身實際情況，充分利用制度等進行完善和規(guī)范。此外，在檔案外包整理的過程中要高度重視程度，對相關(guān)人員進行專業(yè)知識技能培訓(xùn)，提高其思想覺悟，嚴(yán)守保密協(xié)議，為企業(yè)檔案安全提供保障，為外包公司的發(fā)展提高社會信譽，從而促使外包行業(yè)的不斷規(guī)范和完善，促使企業(yè)檔案管理工作在新時期實現(xiàn)新的發(fā)展。

參考文獻：

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