新時期中學(xué)檔案管理優(yōu)化對策分析

摘要：新時期中學(xué)檔案管理工作需要通過制度化、信息化管理來提升管理成效，要注重領(lǐng)導(dǎo)的認可支持，人員的專業(yè)性培養(yǎng)，讓管理專業(yè)化運作，避免粗放管理下的檔案管理安全問題、低效率問題等，確保管理工作有序推進，為學(xué)校工作提供一定支持。

關(guān)鍵詞：新時期；中學(xué)；檔案管理；優(yōu)化對策

中學(xué)檔案管理水平是評價學(xué)校綜合管理水平的一個指標(biāo)，尤其是當(dāng)下學(xué)校在新時期背景下需要應(yīng)對多種變革，學(xué)校工作需要依賴檔案管理來對工作開展做記錄與借鑒，學(xué)校需要依據(jù)自身發(fā)展需求進行檔案管理工作的優(yōu)化，從而應(yīng)對新時期不同因素帶來的沖擊與挑戰(zhàn)。

一、當(dāng)下中學(xué)檔案管理常見問題

（一）缺乏領(lǐng)導(dǎo)層的重視

當(dāng)下中學(xué)檔案管理方面缺乏領(lǐng)導(dǎo)層的重視，一般將相關(guān)工作歸納到行政后勤部門，或者游各年級小組或者各部門自己肩負檔案管理的工作，缺乏檔案管理的專業(yè)性。無論是物力、人力、資金、技術(shù)等各方面，都缺乏足夠的投入，從而導(dǎo)致在管理上缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性、規(guī)范性，甚至沒有明確的檔案管理校內(nèi)制度，更多的屬于人管人的滯后傳統(tǒng)模式，沒有將檔案管理設(shè)置為專業(yè)有執(zhí)行力的制度內(nèi)容，也沒有專業(yè)人員監(jiān)管。當(dāng)檔案管理出現(xiàn)問題后，存在責(zé)任相互推諉，沒有明確的責(zé)任人，無法有效的起到責(zé)任監(jiān)管的作用。學(xué)校各層人員對于檔案管理的重視性也隨著領(lǐng)導(dǎo)層的不重視而缺乏有效的配合度。在檔案收集整理上，有關(guān)人員缺乏工作配合意識與時間管理，操作不嚴(yán)謹(jǐn)，甚至有抵觸情緒。

（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)缺乏

檔案管理人員一般不屬于檔案管理專業(yè)畢業(yè)人員，管理執(zhí)行一般是在到學(xué)校以后臨時學(xué)習(xí)，甚至沒有完善的學(xué)習(xí)，更多的成為一種隨意性處理的模式。甚至沒有通過專業(yè)的崗前培訓(xùn)，是依照前任工作簡單的指導(dǎo)展開，或者私下查閱簡單的資料進行模仿操作。對于檔案管理缺乏系統(tǒng)化的學(xué)習(xí)，也缺乏學(xué)校在檔案管理方面的特殊情況，因此在檔案管理工作上容易出現(xiàn)多種不規(guī)范情況。甚至部分人員由于缺乏職業(yè)素養(yǎng)，對法律知識了解不透徹，對檔案信息內(nèi)容工作對外泄露。部分檔案因為調(diào)閱的頻繁，在監(jiān)管不力的情況下導(dǎo)致檔案材料的丟失與損壞，對后工作形成障礙。在檔案管理工作上需要一定的協(xié)調(diào)溝通能力，對于違規(guī)請求要有充分的應(yīng)對能力。但是部分人員因為多種因素的影響，無法回絕他人的違規(guī)請求，導(dǎo)致檔案管理的差錯出現(xiàn)。在信息化發(fā)展的今天，檔案管理信息化、數(shù)字化建設(shè)也不斷推進，部分人員由于缺乏信息化管理的安全意識，導(dǎo)致學(xué)校檔案資料通過網(wǎng)絡(luò)渠道泄露出去，甚至引發(fā)不良的社會影響。部分?jǐn)?shù)字化檔案資料庫的建立，由于違規(guī)操作，導(dǎo)致大量檔案信息的泄露。

（三）管理水平滯后

在檔案管理上，由于缺乏嚴(yán)格的管理制度，導(dǎo)致各方面工作隨意性大。資料收集不完整，歸檔不符合實際情況需求，資料調(diào)取隨意性大，甚至由于檔案管理上缺乏有效的備份，導(dǎo)致檔案使用便捷性下降，丟失找回的可能性低。部分單位還在使用傳統(tǒng)人工管理模式，缺乏科技技術(shù)的輔助，工作量大，工作效率低，信息可利用價值沒有得到最大的優(yōu)化。信息技術(shù)不但發(fā)展，在一定程度上讓檔案管理更加的便捷化，但是在部分單位，并沒有充分利用信息化技術(shù)帶來的優(yōu)勢，或者不懂得專業(yè)的利用信息化技術(shù)，從而導(dǎo)致管理水平停滯不前。

二、新時期中學(xué)檔案管理優(yōu)化措施

（一）提升領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作的重視

要通過多種方式讓領(lǐng)導(dǎo)層意識到檔案管理關(guān)系著師生信息安全、利益，以及學(xué)校整體的利益，提升領(lǐng)導(dǎo)層對工作的重視度。要將管理不當(dāng)引發(fā)的惡性事件做有效的提醒，讓領(lǐng)導(dǎo)層意識到新時期情況下檔案管理已經(jīng)成為關(guān)系各方利益的重要問題。檔案一方面可以作為工作開展的憑證與參考，另一方面也關(guān)系著學(xué)校以及個人的信息安全，如果缺乏有效專業(yè)的管理，甚至?xí)l(fā)惡性事件，最終追責(zé)可能需要領(lǐng)導(dǎo)來承擔(dān)，提升領(lǐng)導(dǎo)層自身的責(zé)任意識。管理層重視，則可以更好的注重人力、物力、資金的投入，注重新時期信息化建設(shè)，提升管理效率與檔案價值。

（二）注重工作人員綜合素質(zhì)的提升

要注重工作人員綜合素質(zhì)的提升，做好崗前培訓(xùn)與在崗培訓(xùn)，要不斷的隨著時代的發(fā)展將新管理技術(shù)與信息傳導(dǎo)給工作人員，讓工作人員在檔案管理執(zhí)行層面有充分的應(yīng)對能力，避免綜合素質(zhì)的落后。培訓(xùn)工作可以多種形式展開，同時也讓工作人員多接受最新的信息，從中提升工作技能。要做好工作考核，落實崗位責(zé)任制，讓工作人員意識到工作失誤對個人產(chǎn)生的影響。要配合激勵制度來輔助工作考核，優(yōu)秀者獎，差錯者罰，從而讓工作人員有充分的積極性與謹(jǐn)慎度。但是管理工作也不能過于嚴(yán)格或者高負荷，否則容易導(dǎo)致工作人員產(chǎn)生消極怠工的情緒，甚至影響工作的執(zhí)行。過于嚴(yán)格則會導(dǎo)致工作人員無作為，事情=事情推卸，甚至提升工作推進的困難度。工作量要適宜，甚至要積極的輔助工作人員運用先進技術(shù)來將降低工作量，避免工作負荷大導(dǎo)致的負面情緒或者工作疏忽大意。

（三）完善管理制度

管理制度一方面需要依照檔案有關(guān)法律法規(guī)進行，一方面要充分考慮學(xué)校自身個體情況，從而將檔案管理制度化，將工作流程、工作范圍、工作考核標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等做細致的制度內(nèi)容設(shè)定，讓每個到崗人員都會清晰的意思到自身的工作內(nèi)容，甚至將系統(tǒng)的人員培訓(xùn)資料留取起來，為后續(xù)接崗人員提供指導(dǎo)，避免工作人員不適應(yīng)工作情況所需。制度內(nèi)容包括崗位責(zé)任與內(nèi)容、工作流程、注意事項、人員招聘制度、培訓(xùn)制度、工作標(biāo)準(zhǔn)、激勵制度、監(jiān)督制度、工作考核制度等多方面內(nèi)容，從而有效的指導(dǎo)部門工作開展，避免淪為“口頭管理”狀態(tài)。讓管理制度化，一切按照規(guī)范進行，避免朝令夕改等隨意性問題。

三、結(jié)束語

新時期中學(xué)檔案管理因為每個學(xué)校實際情況的不同而有所差異，因此在管理優(yōu)化上也需要注重差異性，保證管理工作推進的有效性、適宜性，最大的為學(xué)校管理創(chuàng)造價值。

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作者簡介：張騰，單位：吉林省四平市梨樹實驗中學(xué)，職務(wù)：科員，研究方向：檔案類。endprint