測(cè)繪事業(yè)單位合同業(yè)務(wù)管理的風(fēng)險(xiǎn)與控制措施

宋坤蓉

摘 要：隨著現(xiàn)代法律制度體系的不斷健全，在風(fēng)險(xiǎn)管理理念和內(nèi)部控制建設(shè)的要求下，合同業(yè)務(wù)管理的重要性越來(lái)越高。本文通過(guò)分析測(cè)繪事業(yè)單位合同業(yè)務(wù)管理的風(fēng)險(xiǎn)，提出有效的控制措施，保障測(cè)繪地理信息事業(yè)安全高效運(yùn)行。

關(guān)鍵詞：測(cè)繪事業(yè)單位 合同業(yè)務(wù)管理 風(fēng)險(xiǎn) 控制措施

測(cè)繪事業(yè)單位合同指所有的與測(cè)繪事業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相關(guān)的一切合同，即與一切企事業(yè)單位、自然人、組織等民事主體簽訂的合同。隨著《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（財(cái)會(huì)〔2012〕21號(hào)），《財(cái)政部關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見(jiàn)》（財(cái)會(huì)〔2015〕24號(hào)），《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制報(bào)告管理制度（試行）》（財(cái)會(huì)[2017]1號(hào)）等一系列制度實(shí)施，明確了合同管理控制是內(nèi)部控制規(guī)范重要內(nèi)容之一。當(dāng)今在測(cè)繪事業(yè)單位固定資購(gòu)置、政府采購(gòu)貨物與服務(wù)，政企間項(xiàng)目合作與投資，基本建設(shè)項(xiàng)目、重大專項(xiàng)、科研立項(xiàng)資金使用，人員招聘，生產(chǎn)物資租賃，都需要用經(jīng)濟(jì)合同的方式確立和保障雙方的權(quán)利和義務(wù)。測(cè)繪事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立健全合同內(nèi)部管理制度，確定合同歸口管理部門以及崗位責(zé)任制度，明確合同審批流程和授權(quán)，建立各個(gè)部門與合同歸口管理部門的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)合同管理與預(yù)算管理、收支管理相結(jié)合，降低合同管理風(fēng)險(xiǎn)，保障經(jīng)濟(jì)高效運(yùn)行。

一、測(cè)繪事業(yè)單位合同業(yè)務(wù)管理的主要風(fēng)險(xiǎn)有

（一）合同簽訂前，法律意識(shí)淡薄，缺乏法律人才隊(duì)伍，制度不健全，未理清流程和

歸口管理，對(duì)對(duì)方資格審查不嚴(yán)，決策不公開(kāi)、不科學(xué)。

1、測(cè)繪事業(yè)單位對(duì)合同業(yè)務(wù)管理普遍缺乏法律保護(hù)意識(shí)，普遍認(rèn)為金額小，不重要的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)沒(méi)必要簽訂經(jīng)濟(jì)合同，合同管理缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性；

2、普遍缺乏法務(wù)部門，法律顧問(wèn)等法律專業(yè)人才儲(chǔ)備；

3、合同業(yè)務(wù)管理制度不健全，未制定嚴(yán)格的授權(quán)審批制度，未明確合同訂立的范圍和條件，甚至違規(guī)簽訂借貸、擔(dān)保和投資合同；

4、未理清合同流程，未進(jìn)行歸口管理，存在多部門交叉管理或多頭管理的、管理權(quán)責(zé)劃分不清的現(xiàn)狀；

5、對(duì)供應(yīng)商或購(gòu)買商的資格審查不嚴(yán)格，未進(jìn)行比選程序，未進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)，甚至出現(xiàn)對(duì)方不符合相應(yīng)的能力和資質(zhì)的情況；

6、對(duì)技術(shù)性強(qiáng)或法律關(guān)系復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，對(duì)重大項(xiàng)目的概預(yù)算、可行性分析報(bào)告撰寫(xiě)，重大項(xiàng)目申報(bào)，歸口管理部門或承辦部門未組織技術(shù)、法律、財(cái)會(huì)、紀(jì)檢、審計(jì)等專業(yè)人員參與，未為對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面分析，未對(duì)會(huì)上發(fā)言進(jìn)行全記錄；

以上一切都可能導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)合同不合法合規(guī)，給單位和國(guó)家?guī)?lái)利益受損的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）合同簽訂中，不相容崗位未分離，審核合同不嚴(yán)謹(jǐn)，存在違規(guī)操作情況，合同專用章保管、登記不規(guī)范。

1、由于測(cè)繪事業(yè)單位機(jī)構(gòu)性質(zhì)、規(guī)模不一樣，內(nèi)部構(gòu)成和設(shè)置簡(jiǎn)易，科室或部門不獨(dú)立，一人多崗，很可能存在一人經(jīng)手合同供應(yīng)方比選、合同簽訂、合同執(zhí)行、合同登記管理的全過(guò)程，違背了內(nèi)部控制建設(shè)中要求不相容崗位應(yīng)分離的規(guī)定；

2、對(duì)合同內(nèi)容、條款、格式審核不嚴(yán)格；

3、存在違規(guī)操作情況，隨著政府采購(gòu)管理的越來(lái)越嚴(yán)格，可能將需要招投標(biāo)管理的或政府采購(gòu)的重大合同拆分成幾個(gè)標(biāo)的金額較小的合同，簡(jiǎn)化程序，來(lái)躲避來(lái)自資金和資產(chǎn)監(jiān)管部門的監(jiān)管；

4、未設(shè)置專人保管合同專用章或合同專用章未放保險(xiǎn)柜，未履行合同專用章登記管理手續(xù)；

以上可能導(dǎo)致發(fā)生未經(jīng)授權(quán)或超越權(quán)限對(duì)外簽訂合同的風(fēng)險(xiǎn)，簽訂無(wú)效、顯失公平得經(jīng)濟(jì)合同的風(fēng)險(xiǎn)，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)違法違規(guī)、面臨訴訟或經(jīng)濟(jì)利益受損的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）合同簽訂后，付款時(shí)審核不嚴(yán)，合同執(zhí)行監(jiān)管不力，未及時(shí)簽訂補(bǔ)充協(xié)議，合同檔案保管分散、不齊全。

1、可能未履行嚴(yán)格的驗(yàn)收手續(xù)就支付款項(xiàng)，未留足對(duì)方質(zhì)量保證金。

2、疏于對(duì)合同履行進(jìn)行有效監(jiān)控，未嚴(yán)格按合同條款約定執(zhí)行，未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取有效措施彌補(bǔ)經(jīng)濟(jì)損失。

3、未按照規(guī)定的程序辦理合同變更或解除，對(duì)合同中錯(cuò)誤的條款或未明確約定的事項(xiàng)沒(méi)有及時(shí)簽訂補(bǔ)充協(xié)議；

4、合同及相關(guān)資料登記、流轉(zhuǎn)、保管不善，資料丟失導(dǎo)致泄密國(guó)家秘密；

這些都可能導(dǎo)致合同無(wú)法正常履行，產(chǎn)生合同糾紛，單位經(jīng)濟(jì)利益受損或面臨訴訟的風(fēng)險(xiǎn)。

二、合同管理關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)及控制措施

（一）合同簽訂前，應(yīng)重視合同業(yè)務(wù)管理工作，健全合同業(yè)務(wù)管理辦法，明確歸口管理部門和承辦部門，做對(duì)方單位詳細(xì)背景調(diào)查，理得方式制定采購(gòu)需求，按照合同簽訂流程執(zhí)行。

1、測(cè)繪事業(yè)單位應(yīng)高度重視合同業(yè)務(wù)管理工作，宣傳到位，大力重用高素質(zhì)且富有管理經(jīng)驗(yàn)的法務(wù)人才。

2、測(cè)繪事業(yè)單位應(yīng)視單位的規(guī)模和構(gòu)架，因地制宜地制定合同業(yè)務(wù)管理辦法，明確歸口管理和承辦部門，以及各部門的在各個(gè)合同管理環(huán)節(jié)的部門職責(zé)，明確合同訂立的范圍和條件。制度有剛性，也有彈性，并非一成不變，可以采取一切有利于工作開(kāi)展的新管理辦法，優(yōu)化合同工業(yè)務(wù)管理工作流程，適應(yīng)社會(huì)環(huán)境和服務(wù)對(duì)象的合理需求。

3、做詳細(xì)背景調(diào)查，充分了解對(duì)方的資信狀況，實(shí)地調(diào)查合同的實(shí)施情況和對(duì)方的履行能力，判斷有無(wú)違約風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)行科學(xué)決策。

4、對(duì)于金額和影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)、紀(jì)檢、審計(jì)工作人員參與談判，重要的經(jīng)濟(jì)合同遞交法律顧問(wèn)審核，屬于“三重一大”范圍的，應(yīng)該通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議聯(lián)簽決定，并形成會(huì)議記錄[1]。合理得方式制定采購(gòu)需求，避免重復(fù)建設(shè)和資源浪費(fèi)。

5、付款合同應(yīng)該堅(jiān)持先有預(yù)算再簽合同的流程，嚴(yán)格按照合同簽訂流程執(zhí)行。

6、測(cè)繪事業(yè)單位可制定符合《華人民共和國(guó)合同法》要求的標(biāo)準(zhǔn)合同模版，單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和使用合同專用章，按照本單位編碼規(guī)則對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)和登記，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)擅自以單位名義對(duì)外簽訂合同。

（二）合同簽訂中，不相容崗位分離，簽訂合法合規(guī)合同，物資簽收手續(xù)應(yīng)齊全，對(duì)合同變更實(shí)行履行監(jiān)督審查，財(cái)務(wù)付款時(shí)把握最后一關(guān)。

1、各部門分工合作，相互稽核，保證不相容崗位相分離。

2、歸口管理或具體承辦部門負(fù)責(zé)合同簽訂，審核合同內(nèi)容是否完整、要素是否齊全，尤其是法人或法人代表簽章，簽字日期。

3、接受標(biāo)的的應(yīng)由專人按照驗(yàn)收程序進(jìn)行簽收，項(xiàng)目工程驗(yàn)收手續(xù)必須齊全，指標(biāo)合格。驗(yàn)收合格手續(xù)交財(cái)務(wù)一份，作為付款依據(jù)，付款時(shí)留足質(zhì)量保證金。

4、對(duì)簽訂補(bǔ)充合同、變更或解除合同等進(jìn)行監(jiān)督審查。因?qū)Ψ交騿挝蛔陨碓驅(qū)е驴赡軣o(wú)法按約履行的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取對(duì)應(yīng)措施。

5、財(cái)會(huì)部門應(yīng)當(dāng)核實(shí)合同收付款情況后再辦理價(jià)款結(jié)算。未按照合同條款履約的，財(cái)會(huì)部門應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告單位有關(guān)負(fù)責(zé)人。

（三）合同簽訂后，合同業(yè)務(wù)歸口管理，監(jiān)督雙方按合同執(zhí)行，對(duì)責(zé)任部門進(jìn)行獎(jiǎng)懲，合同檔案歸口管理，履行納稅義務(wù)，妥善處理法律糾紛。

1、單位合同歸口管理部門應(yīng)當(dāng)建立合同管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同管理全過(guò)程，有條件的單位通過(guò)信息化辦公系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控、實(shí)現(xiàn)各部門信息共享。

2、督促對(duì)方嚴(yán)格按照合同條款執(zhí)行付款，出具票據(jù)，對(duì)故意拖欠款項(xiàng)的立即上報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)，采取應(yīng)對(duì)措施。合同到期未及時(shí)辦理相關(guān)的續(xù)簽手續(xù)，合同變更和解除應(yīng)當(dāng)簽訂書(shū)面合同，嚴(yán)禁口頭約定。合同與單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有關(guān)的合同應(yīng)同時(shí)提交一份給財(cái)務(wù)部門備案，作為收付款依據(jù)，需要支付款項(xiàng)的合同應(yīng)按照財(cái)務(wù)審批權(quán)限進(jìn)行審批。

3、結(jié)合合同崗位責(zé)任制，定期考核追蹤合同履行和管理情況，對(duì)合同管理漏洞進(jìn)行問(wèn)責(zé)。如歸口管理部門或承辦部門監(jiān)督不到位，致使單位受到利益損失，追究其責(zé)任與相應(yīng)處罰。對(duì)有重大貢獻(xiàn)，為單位爭(zhēng)取巨大利益的，也應(yīng)給予相應(yīng)表彰與獎(jiǎng)勵(lì)。

4、單位應(yīng)當(dāng)加履行合同出借、領(lǐng)用登記制度，加強(qiáng)合同信息安全保密工作，簽訂保密協(xié)議。應(yīng)對(duì)合同檔案進(jìn)行歸口管理，人事部門、財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、采購(gòu)部門的合同各自保管，定期進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。合同檔案收集齊全，對(duì)前期調(diào)研資料、合同文本、合同標(biāo)的招投標(biāo)、合同審批流轉(zhuǎn)手續(xù)、合同履約監(jiān)督檢查等整個(gè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)記錄進(jìn)行歸檔[2]。

5、合同簽訂手續(xù)完畢后，應(yīng)及時(shí)繳納印花稅，避免稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

6、合同發(fā)生糾紛時(shí)，單位應(yīng)當(dāng)立即上報(bào)，告知法律顧問(wèn)，及時(shí)與對(duì)方單位協(xié)商。糾紛協(xié)調(diào)一致后，雙方應(yīng)當(dāng)簽訂書(shū)面協(xié)議。合同糾紛無(wú)法通過(guò)協(xié)商方式解決的，則在法定的訴訟時(shí)效和期間內(nèi)選擇仲裁或訴訟方式解決。

通過(guò)對(duì)測(cè)繪事業(yè)單位合同業(yè)務(wù)管理的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和制定有效應(yīng)對(duì)措施，可以保證單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)合法合規(guī)，防范和管控經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、預(yù)防腐敗和舞弊，提高政府公共服務(wù)效率和效果。

參考文獻(xiàn)

[1] 楊慧波. 談行政事業(yè)單位合同管理的主要風(fēng)險(xiǎn)與對(duì)策建議[J]. 現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息， 2017（1）：65-65.

[2] 朱澎濤. 淺析行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)合同管理[J]. 中國(guó)經(jīng)貿(mào)， 2017（12）.