會計電算化對企業(yè)內(nèi)部控制的影響

蔡秋連

(武警廣東省總隊醫(yī)院，廣東 廣州 510507)

當(dāng)前，我國社會經(jīng)濟得到了良好的發(fā)展，與此同時，社會發(fā)展和企業(yè)發(fā)展對于會計部門的要求也具有明顯的提升，為了適應(yīng)也日益提升的對于會計崗位的要求，企業(yè)中會計部門工作開始實現(xiàn)電算化發(fā)展，這使得傳統(tǒng)的會計信息和數(shù)據(jù)整合處理發(fā)生了比較大的改變，同時對于企業(yè)內(nèi)部控制效能方面也會產(chǎn)生一定的影響，這對于企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)、發(fā)展工作都具有重要的意義和作用。所以，本文將針對會計電算化對企業(yè)內(nèi)部控制的影響進(jìn)行詳盡的闡述，除此之外，筆者會對會計電算化對于企業(yè)內(nèi)部控制的整體、細(xì)節(jié)影響進(jìn)行分析，希望對于后續(xù)企業(yè)發(fā)展過程中的內(nèi)部控制提供一部分具有借鑒作用的參考意見。

一、目前會計電算化存在的主要問題

1.會計電算化水平不高

就目前來看，雖然不同類型的企業(yè)會計部門處于信息化和智能化的背景之下，但是企業(yè)會計部門實際的電算化水平還是比較低的，這嚴(yán)重制約了企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，相關(guān)的工作效率和質(zhì)量都會受到比較大的影響。而這種情況的出現(xiàn)，其主要原因是會計部門應(yīng)用的財務(wù)軟件水平比較低，而對于現(xiàn)代企業(yè)的會計部門來說，財務(wù)軟件是會計電算化發(fā)展的“心臟”[1]。筆者經(jīng)過實際的研究和調(diào)查之后發(fā)現(xiàn)，目前國內(nèi)基礎(chǔ)型的財會軟件開發(fā)比較多，推廣也比較多，但是在高層次會計管理決策系統(tǒng)方面的軟件開發(fā)和軟件應(yīng)用都是比較少的，而在企業(yè)未來發(fā)展過程中，高層次會計管理的需求程度是與日俱增的，而目前會計電算化發(fā)展水平并不能有效地滿足這種需求，企業(yè)的發(fā)展也會受到限制。另外，會計電算化對于企業(yè)會計部門工作人員也提出了更高的要求，不僅需要會計工作人員具備良好的知識理論體系，還需要其具有穩(wěn)定的計算機知識和技能。但是目前企業(yè)會計部門和整體的會計行業(yè)準(zhǔn)入資格門檻都是比較低的，在這種情況下，一旦某一個特定的環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就會使得整個會計電算體系的運行出現(xiàn)問題。

2.電算化環(huán)境下內(nèi)部稽核機制有所削弱

在傳統(tǒng)的企業(yè)會計工作和系統(tǒng)當(dāng)中，企業(yè)的每一筆業(yè)務(wù)的處理工作都需要經(jīng)過多重手續(xù)的審核，并且相關(guān)工作需要嚴(yán)格遵循企業(yè)建設(shè)好的制約監(jiān)督機制，以此形成良好的內(nèi)部牽制機制，這一機制的存在，能夠避免企業(yè)的會計部門過程中滋生腐敗現(xiàn)象。但事實上，在企業(yè)會計實現(xiàn)電算化發(fā)展之后，現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境比較復(fù)雜，業(yè)務(wù)會計信息處理工作量龐大，會計電算化可以使得企業(yè)的業(yè)務(wù)處理程序被簡化，很多會計工作內(nèi)容都能夠交由計算機完成。在這一過程中，傳統(tǒng)以人工操作為主的企業(yè)會計工作在電算化背景之下，很多內(nèi)部牽制措施無法準(zhǔn)確落實和執(zhí)行，相關(guān)的會計工作人員也沒有辦法直接參與和進(jìn)行控制，這使得企業(yè)自身的內(nèi)部控制效能受到了比較大的負(fù)面影響，譬如實際會計工作中出現(xiàn)了控制效率比較低、審查、稽核機制的控制效能被嚴(yán)重削弱[2]

3.會計信息安全存在一定隱患

對于企業(yè)發(fā)展來說，會計信息是非常重要的一項內(nèi)容，與企業(yè)會計工作質(zhì)量和業(yè)務(wù)工作質(zhì)量具有直接的聯(lián)系。在現(xiàn)如今的會計電算化背景之下，會計數(shù)據(jù)和信息由電子符號進(jìn)行代替，磁性介質(zhì)代替了傳統(tǒng)的紙張介質(zhì)，這雖然提升了工作效率和工作質(zhì)量，但是會計信息、數(shù)據(jù)處理過程中也會受到安全危脅，存在著比較嚴(yán)重的安全隱患，并且集中體現(xiàn)在以下幾個方面。

首先，企業(yè)內(nèi)部工作人員對原始信息進(jìn)行非法篡改或者是泄密的情況下，會使得企業(yè)的會計信息和數(shù)據(jù)具有很大的安全隱患。

其次，會計電算化工作過程中，使用的磁性介質(zhì)比較容易產(chǎn)生損壞現(xiàn)象，相關(guān)的數(shù)據(jù)和信息就容易產(chǎn)生丟失，這對于企業(yè)發(fā)展工作是極其不利的。

最后，企業(yè)應(yīng)用的電算化系統(tǒng)的安全程度不高，相關(guān)的硬件故障、非法操作和計算機病毒都有可能使得會計電算化系統(tǒng)受到損害[3]。

因此，在某種程度上來說，會計工作電算化系統(tǒng)給予相關(guān)工作人員更大的便利的同時，也對提出了嶄新且更高的要求，其中包括操作員身份的識別及授權(quán)控制等，這與傳統(tǒng)的手工會計工作具有比較大的區(qū)別，會計信息和數(shù)據(jù)的安全得不到相關(guān)的保障。

4.用電算化軟件存在的風(fēng)險

就目前來說，雖然會計電算化軟件已經(jīng)廣泛地在企業(yè)內(nèi)部控制工作中進(jìn)行應(yīng)用，為了保障會計工作質(zhì)量，市場上開發(fā)和出售的會計電算化軟件都具有一套相對完整的控制機制和功能，使得企業(yè)中的會計工作發(fā)揮出互相牽制和監(jiān)督的重要作用。但是很多企業(yè)和事業(yè)單位在應(yīng)用電算化軟件的過程中，相關(guān)的控制、監(jiān)督、牽制功能和作用沒有完全地發(fā)揮出來，甚至部分企業(yè)中會計電算化系統(tǒng)的密碼在企業(yè)中是公開的，這是一種非常危險的行為和情況，會計電算化軟件的保護和控制功能如同虛設(shè)。同時，各種會計電算化終端設(shè)備為了方便工作人員的工作，相關(guān)的密碼是公開的，容易出現(xiàn)信息丟失和數(shù)據(jù)篡改等現(xiàn)象，例如，會使得相關(guān)的工作人員容易出現(xiàn)重復(fù)工作的情況，由此就會產(chǎn)生資源浪費、資源利用率低等問題。

二、會計電算化對企業(yè)內(nèi)部控制的影響

1.會計電算化增加了審計的困難

在企業(yè)會計電算化發(fā)展過程中，主要使用運用計算機進(jìn)行會計和財務(wù)數(shù)據(jù)的整合和處理，后續(xù)還需要使用計算機設(shè)備完成更加復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動，譬如相關(guān)的銷售方向預(yù)測和人力資源規(guī)劃等，簡單來說，會計電算化背景之下，人與人之間的聯(lián)系開始朝向人與計算機設(shè)備的聯(lián)系進(jìn)行轉(zhuǎn)變，其間產(chǎn)生了一些新的控制程序，這使得企業(yè)審計工作的難度變得更高。除此之外，企業(yè)會計工作本身就是針對財產(chǎn)和物資進(jìn)行處理和整合，因此需要企業(yè)具有一個良好且穩(wěn)定的內(nèi)部控制制度，而在會計電算化的背景之下，需要企業(yè)內(nèi)部控制制度和規(guī)范進(jìn)行創(chuàng)新，與傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)相比的話，會計電算化對企業(yè)內(nèi)部控制會變得更加廣泛和復(fù)雜[4]。

2.會計電算化增加了交易風(fēng)險

在新時代的會計電算化系統(tǒng)當(dāng)中，相關(guān)的財務(wù)信息、數(shù)據(jù)處理和業(yè)務(wù)工作的處理工作發(fā)生了由內(nèi)到外的變化，其中包含會計數(shù)據(jù)、信息儲存方式和儲存媒介都發(fā)生了比較大的變化，其重要表現(xiàn)之一就是反映企業(yè)發(fā)展情況的原始憑證、記賬憑證、分配表以及工作底稿等書面資料大量減少，再加上無紙化數(shù)據(jù)和無紙化交易的推行被提倡和推廣，雖然提升了工作效率和便捷程度和實時控制的強度，但是企業(yè)內(nèi)部的稽核工作強度被嚴(yán)重削弱，其中部分工作由計算機完成，如果其中的某一個數(shù)據(jù)和信息出現(xiàn)錯誤，就會導(dǎo)致整體的系統(tǒng)數(shù)據(jù)出現(xiàn)失真的現(xiàn)象?？偨Y(jié)下來，會計電算化系統(tǒng)比較依賴于實時控制，內(nèi)部的稽核和審查控制逐漸減少，從這一方面上來說，會計電算化對企業(yè)內(nèi)部控制效果會產(chǎn)生負(fù)面影響，實際發(fā)展過程中的業(yè)務(wù)工作風(fēng)險也大大增加，在這種環(huán)境之下，輕則產(chǎn)生一定的經(jīng)濟方面的損失，嚴(yán)重的情況下會使得企業(yè)整體發(fā)展出現(xiàn)方向偏差的現(xiàn)象。

3.會計電算化質(zhì)量受外界因素影響增加

隨著時間的推移，計算機和信息技術(shù)的應(yīng)用范圍是在逐漸延伸的，但在會計電算化發(fā)展過程中，工作質(zhì)量容易受到外界因素的影響，并且影響因素是在逐漸進(jìn)行提升的，針對近幾年以來的資訊進(jìn)行調(diào)查和分析之后能夠發(fā)現(xiàn)，利用計算機和信息技術(shù)開展的貪污、詐騙等犯罪活動的數(shù)量開始提升，而之所以出現(xiàn)這種情況，就是互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的成熟，使得會計電算化質(zhì)量容易受到外界因素的影響，并且影響因素在不斷的提升。在這里需要提及的是，會計電算化質(zhì)量不高形成的負(fù)面影響與傳統(tǒng)的手工為主的會計工作相比，其危害是要更加明顯和更高的，電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制難度大、復(fù)雜。因此，在新時期企業(yè)電算化發(fā)展過程中，需要素質(zhì)更高、專業(yè)化水平更高的會計工作人員[5]，掌握相關(guān)的知識理論的同時，也能夠具有高水平的計算機技術(shù)手段，避免其他因素對會計電算化工作質(zhì)量產(chǎn)生影響。

三、會計電算化環(huán)境下強化企業(yè)內(nèi)部控制

在企業(yè)新時期的發(fā)展過程中，企業(yè)內(nèi)部控制工作的質(zhì)量和強度變得更加重要，但電算化環(huán)境之下，企業(yè)的會計工作和內(nèi)部控制的內(nèi)外環(huán)境都發(fā)生了比較大的變化。因此，在新時期發(fā)展階段和背景之下，企業(yè)需要對會計工作的重要性和價值重新進(jìn)行審視，促使會計工作質(zhì)量得到提升，增強企業(yè)的內(nèi)部控制，實現(xiàn)高水平的企業(yè)發(fā)展。

1.進(jìn)一步完善會計電算化內(nèi)部控制制度

沒有規(guī)矩、不成方圓，這一點在企業(yè)會計工作和內(nèi)部控制工作中也是一樣的，而且制度建設(shè)工作需要與制度執(zhí)行協(xié)同進(jìn)行，保證不了這一點的情況之下，純粹的制度建設(shè)缺少執(zhí)行，也就相當(dāng)于“沒有制度”，這對于企業(yè)會計發(fā)展和內(nèi)部控制效能的提升的負(fù)面影響是比較大的。因此，企業(yè)進(jìn)一步完善會計電算化內(nèi)部控制制度過程中，需要使得制度建設(shè)工作與財務(wù)工作人員制度意識加強工作協(xié)同進(jìn)行，一方面提升會計電算化內(nèi)部控制制度的科學(xué)合理性，另一方面保障相關(guān)的會計電算化內(nèi)部控制制度能夠準(zhǔn)確、順利地實施[6]。

例如，在會計電算化內(nèi)部控制制度強化將建設(shè)過程中，需要將操作基本要求、數(shù)據(jù)資料備份制度和網(wǎng)絡(luò)維護制度規(guī)范等等進(jìn)行建立和完善，實際的發(fā)展過程中也需要強化領(lǐng)導(dǎo)、組織和引導(dǎo)，促使會計工作人員的制度意識得到提升，促使企業(yè)會計電算化工作安全、穩(wěn)定運行，這對于企業(yè)新時期的發(fā)展工作具有著重要的意義和作用，也是電算化正常運行的首要任務(wù)。

2.進(jìn)一步優(yōu)化會計檔案管理制度

首先，企業(yè)的會計檔案管理工作交由財務(wù)工作部門負(fù)責(zé)，并且由財務(wù)工作人員排定制定的工作人員在專門地點進(jìn)行專門的檔案管理工作，另外，財務(wù)部門還需要建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，確保會計檔案資料能夠得到妥善管理，譬如需要針對會計檔案資料實施妥善保管和有序的存放，避免電算化背景之下的企業(yè)會計檔案出現(xiàn)毀損和泄密的現(xiàn)象。

其次，在進(jìn)行優(yōu)化會計檔案管理制度過程中，不能憑空進(jìn)行制度建設(shè)工作，需要在原有的會計檔案管理制度基礎(chǔ)之上進(jìn)行優(yōu)化和完善，做到推陳出新，保持原有會計檔案管理制度的精華，并且使其具有新時代的時代特征。這樣才能使得新時期的企業(yè)會計檔案管理工作得到正確的引導(dǎo)，這也是會計檔案管理工作一直以來追求的狀態(tài)[7]；

最后，在實際的優(yōu)化檔案管理制度過程中，還需要根據(jù)企業(yè)電算化系統(tǒng)應(yīng)用實際情況來開展，實現(xiàn)會計檔案管理制度的優(yōu)化工作的針對性得到提升，缺點補足的同時發(fā)揮出原有的會計檔案管理制度的優(yōu)勢。這對于新時期的企業(yè)會計工作電算化發(fā)展至關(guān)重要。

3.進(jìn)一步提高會計人員的綜合素質(zhì)

在會計電算化背景下企業(yè)內(nèi)部控制質(zhì)量、水平出現(xiàn)降低的現(xiàn)象，其主要的原因在于企業(yè)會計電算化背景對于會計工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。由于部分企業(yè)對于會計電算化所帶來的轉(zhuǎn)變并未具有一個清晰、準(zhǔn)確的認(rèn)知，這就使得企業(yè)會計人員的綜合素質(zhì)停滯在一個水平，甚至還出現(xiàn)了降低的現(xiàn)象，難以滿足會計電算化背景的要求。

因此，為了使得會計電算化背景下的企業(yè)內(nèi)部控制效能得到提升，企業(yè)自身需要重視會計工作人員綜合素質(zhì)的提升，并且將其視為現(xiàn)階段企業(yè)會計工作的主要任務(wù)，給與高度的重視。為了實現(xiàn)這一點，企業(yè)在實際的發(fā)展過程中需要針對會計工作人員進(jìn)行大力的培訓(xùn)工作，分別對會計工作人員的知識理論和計算機專業(yè)技能進(jìn)行培訓(xùn)，并且針對培訓(xùn)工作設(shè)置獎懲措施，促使企業(yè)會計工作人員主動、積極地提升自身的綜合素質(zhì)。懲罰措施，可以使得企業(yè)的會計工作人員培訓(xùn)效果得到保障，獎勵措施的存在則可以最大程度激發(fā)出會計工作人員參與培訓(xùn)的積極性。當(dāng)然，為了使得會計工作人員的綜合素質(zhì)得到提升，還可以從外界引入電算化會計專業(yè)人才，以此實現(xiàn)企業(yè)會計部分工作團隊平均素質(zhì)的提升，而且新的人才的引入，還能夠帶來相關(guān)的新的理念和意識，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)會計工作團隊整體意識的提升企業(yè)的內(nèi)部控制效果也會得到比較大的提升，相關(guān)的會計工作人員能夠了解系統(tǒng)投入運行后新的內(nèi)部控制制度，這對于企業(yè)發(fā)展是非常重要的[8]。

4.加強系統(tǒng)維護積極防范風(fēng)險

在前文已經(jīng)進(jìn)行了一定的提及，新時期的企業(yè)發(fā)展過程中，傳統(tǒng)以手工為主的會計工作開始向會計電算化的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變，但是在這一背景之下，也存在著一定的安全隱患和風(fēng)險。在這種環(huán)境之下，就需要加強企業(yè)電算化系統(tǒng)的維護工作，防范相關(guān)的風(fēng)險和安全隱患，避免企業(yè)遭受不應(yīng)該出現(xiàn)的損失。

在這一過程中，企業(yè)還需要針對會計工作人員的系統(tǒng)維護意識進(jìn)行培養(yǎng)，杜絕出現(xiàn)電算化系統(tǒng)密碼公開等現(xiàn)象，切實地提升系統(tǒng)的安全性，避免出現(xiàn)安全方面的隱患[9]。例如，在實施電算化會計之后，不同的職能分工需要進(jìn)行細(xì)化處理，相關(guān)工作內(nèi)容執(zhí)行階段需要按照相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行執(zhí)行，需要注重電算主管或系統(tǒng)管理員按照不相容崗位分離的原則，設(shè)置好功能權(quán)限、賬套權(quán)限以及操作時間權(quán)限等，對于會計工作內(nèi)容的真實性、合法性和完整性給予高度的重視，確保會計電算化系統(tǒng)的工作和內(nèi)部控制工作真正意義上實現(xiàn)有法可循和有法可依。這一點對于新時期的企業(yè)會計工作和內(nèi)部控制工作具有積極作用。

四、結(jié)語

綜上所述，本文針對會計電算化對企業(yè)內(nèi)部控制的影響進(jìn)行了相關(guān)研究和分析，從闡述內(nèi)容中不難看出，會計電算化其實是企業(yè)會計工作發(fā)展的一個必然趨勢，在這種情況下，企業(yè)需要給予會計電算化高度的重視，根據(jù)企業(yè)會計電算化工作的實際工作情況，進(jìn)行針對性的優(yōu)化和完善，以此為基礎(chǔ)就能夠提升企業(yè)內(nèi)部控制效果。同時，企業(yè)需要科學(xué)合理地進(jìn)行會計電算化系統(tǒng)的選擇，要符合企業(yè)的發(fā)展情況和經(jīng)濟水平，切忌出現(xiàn)人力資源和經(jīng)濟資源浪費的情況，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟效益的提升。