新時(shí)代檔案管理的規(guī)范化研究

梁雪貞

新時(shí)代檔案管理的規(guī)范化研究

梁雪貞

本文采用大量文獻(xiàn)分析法、比較法，分析了文件材料收集管理規(guī)范化、明確歸檔范圍、完善檔案管理制度、加強(qiáng)檔案管理人員的教育培訓(xùn)四條實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的措施，得出新時(shí)期通過(guò)采取有效措施實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化具有可行性的結(jié)論。

新時(shí)代 信息 檔案管理 規(guī)范化

在知識(shí)科技時(shí)代，正確認(rèn)識(shí)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要性是必需。因隨著時(shí)代的進(jìn)步信息已成為社會(huì)的發(fā)展先鋒，我們要懂得利用及收集好這些信息資源，更使檔案載體豐富多樣。從而推動(dòng)檔案管理體制的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化高科技的發(fā)展。一方面，企、事業(yè)單位檔案種類(lèi)較多，比如醫(yī)院。在繁忙的醫(yī)療業(yè)務(wù)活動(dòng)中，每天都要保留大量的業(yè)務(wù)歸檔材料，如病案、財(cái)務(wù)、影像資料等，全部以傳統(tǒng)的方法貯存，要占用很大的庫(kù)房。另一方面，高科技的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現(xiàn)多元化。因而采用數(shù)據(jù)庫(kù)的形式進(jìn)行歸檔也是檔案管理發(fā)展的必由之路。檔案資料量大、類(lèi)別多，可采用相應(yīng)的高科技手段，特別是對(duì)資料實(shí)行數(shù)據(jù)庫(kù)管理，這大大地減少貯存庫(kù)房，亦方便檢索，使檔案得到更完善的管理。

新時(shí)代背景下檔案管理規(guī)范化可充分發(fā)揮檔案作用，全面提高企業(yè)或者單位的檔案管理水平效率和管理質(zhì)量，有效的保護(hù)和利用檔案[1]。我國(guó)在新時(shí)期步入信息化時(shí)代，在這種背景下許多企業(yè)和單位引進(jìn)先進(jìn)信息化技術(shù)重新構(gòu)建檔案管理體系。重新構(gòu)建檔案管理體系時(shí)應(yīng)遵守管理規(guī)范化的原則，本文主要研究新時(shí)代檔案管理的規(guī)劃化。

一、文件材料收集管理規(guī)范化

文件材料收集管理作為公司或者企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)文件材料收集規(guī)范化、管理規(guī)范化是檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)條件。新時(shí)代背景下大部分企業(yè)對(duì)文件材料的收集都是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，比如BIM技術(shù)運(yùn)用進(jìn)公司、企業(yè)、工程管理中后可實(shí)現(xiàn)信息共享，它統(tǒng)一了表格、文本的格式、標(biāo)準(zhǔn)，BIM管理網(wǎng)絡(luò)中只要一個(gè)地方的信息、資料更新、更改，其它管理系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)完成材料的更新。基于信息共享的檔案管理體系，文件材料收集管理人員只需要將系統(tǒng)中各子系統(tǒng)的材料更新、修改統(tǒng)一整理歸檔即可。實(shí)現(xiàn)文件材料收集管理規(guī)范化的具體措施指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的管理，文件材料經(jīng)各部門(mén)整理后經(jīng)總經(jīng)理審閱批準(zhǔn)后由檔案管理人員進(jìn)行整理歸檔。由多個(gè)部門(mén)合作完成的項(xiàng)目，在完成過(guò)程中形成的文件資料由主辦部門(mén)或者主辦部門(mén)檔案管理人員進(jìn)行收集，整理之后交由行政部門(mén)的檔案管理人員進(jìn)行整理歸檔。此外該項(xiàng)目的會(huì)議文件也由行政部門(mén)檔案管理人員進(jìn)行整理歸檔，收集時(shí)必須確保檔案的全面性、及時(shí)性，為規(guī)范化檔案管理打好堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二、明確歸檔范圍

文件材料歸檔范圍作為檔案管理的重要組成部分，對(duì)檔案管理具有重要作用。如果一個(gè)企業(yè)、單位或者工程的歸檔范圍不明確，就無(wú)法確定文件、材料收集的范圍，無(wú)法確定檔案內(nèi)容的范圍，若這些都不確定檔案管理人員便失去規(guī)范化管理的標(biāo)準(zhǔn)，不但影響檔案管理的效率還會(huì)影響檔案管理的質(zhì)量，也無(wú)法保證檔案的完整性。最終使檔案管理制度流于形式，企業(yè)或者單位各部門(mén)失去檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理規(guī)范化也無(wú)從實(shí)現(xiàn)。此外歸檔范圍不明確會(huì)使檔案管理評(píng)價(jià)對(duì)象無(wú)法確定，如此便不能運(yùn)用層次分析法和模糊評(píng)價(jià)法進(jìn)行檔案管理評(píng)價(jià)，繼而影響檔案管理績(jī)效考核作用的發(fā)揮。因此明確檔案管理是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的重要措施，其具體做法是通知、報(bào)告、決議、總結(jié)等重要文件材料全部歸檔，單位或企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)的來(lái)往文書(shū)全部歸檔，企業(yè)與其它單位、政府機(jī)構(gòu)等來(lái)往的文件歸檔。明確合同、協(xié)議書(shū)等文件材料歸檔的范圍，明確員工勞動(dòng)、工資、福利等方面的歸檔范圍，明確重大項(xiàng)目和重要活動(dòng)文件資料的歸檔范圍[2]。

三、完善檔案管理制度

進(jìn)入信息化新時(shí)代后社會(huì)對(duì)檔案管理工作的時(shí)效性要求逐漸提高，在這種形勢(shì)下檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的呼聲越來(lái)越高。但是我國(guó)大多數(shù)企業(yè)、單位的檔案管理制度不完善，缺乏相應(yīng)的考核制度、評(píng)價(jià)制度、監(jiān)督制度和激勵(lì)制度等，導(dǎo)致檔案管理人員工作懈怠，缺乏責(zé)任心和積極性，在實(shí)際工作中不能有效約束工作行為。檔案管理工作比較枯燥、煩悶也是管理人員不加約束工作行為的主要原因，這些問(wèn)題都會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理的效率和質(zhì)量，阻礙我國(guó)檔案管理的發(fā)展。因此實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理必須完善檔案管理制度，從根本上解決檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題。完善檔案管理制度的具體做法是明確檔案管理人員的崗位職責(zé)，將檔案管理責(zé)任落實(shí)到各個(gè)部門(mén)，完善檔案管理的考核制度、評(píng)價(jià)制度、激勵(lì)制度和監(jiān)督制度等。比如完善檔案利用制度，規(guī)定借閱、利用檔案文件材料的人員、部門(mén)、單位等，完善檔案借閱流程，規(guī)定借閱檔案者必須按照公司規(guī)定填寫(xiě)檔案借閱單，經(jīng)由上級(jí)主管、經(jīng)理簽字后才能借閱。明確借閱期限，到期后檔案管理人員及時(shí)催還歸檔。對(duì)紙質(zhì)檔案丟失、損壞、逾期不還等部門(mén)或者人員制定懲罰措施，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的各個(gè)子系統(tǒng)設(shè)置密碼，借閱到期后由檔案管理人員定期更改密碼收回借閱權(quán)限。制定保密規(guī)則，一旦發(fā)現(xiàn)借閱者將企業(yè)檔案內(nèi)容泄露出去，根據(jù)檔案泄露內(nèi)容對(duì)企業(yè)造成的損害程度進(jìn)行懲罰等[3]。

四、加強(qiáng)檔案管理人員的教育培訓(xùn)

檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)技能和責(zé)任心是導(dǎo)致檔案管理失去規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的主要原因，針對(duì)這個(gè)問(wèn)題企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，為檔案管理的規(guī)范化打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。檔案管理人員綜合素質(zhì)不高主要表現(xiàn)在不熟悉檔案利用制度、規(guī)則和檔案整理要求，不熟悉檔案利用制度、規(guī)則主要表現(xiàn)在不熟悉檔案借閱流程、借閱期限和借閱規(guī)則等，導(dǎo)致檔案利用管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，影響檔案管理整體水平。不熟悉檔案整理要求主要體現(xiàn)在檔案管理人員不遵循文件、材料的規(guī)律、特點(diǎn)進(jìn)行整理歸檔，不知怎么區(qū)分檔案的價(jià)值、聯(lián)系、區(qū)別，導(dǎo)致檔案管理混亂，在整理歸檔時(shí)很多信息流失。整理歸檔時(shí)工作態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)，致使檔案文件、材料的種類(lèi)、份數(shù)、頁(yè)數(shù)歸檔不整齊。不熟悉檔案內(nèi)容信息共享的范圍，導(dǎo)致部分絕密檔案內(nèi)容泄露。此外管理人員不熟悉現(xiàn)代信息化技術(shù)，不能熟練掌握信息化檔案管理系統(tǒng)軟件運(yùn)用的技巧，也是影響檔案管理效率和質(zhì)量的主要因素。針對(duì)這些情況企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員思想道德素質(zhì)、職業(yè)素質(zhì)的教育，不斷提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和責(zé)任心，為檔案管理規(guī)范化打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[4]。

五、結(jié)語(yǔ)

我國(guó)檔案管理存在的問(wèn)題主要有管理人員缺乏責(zé)任心，檔案管理工作態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)技能，檔案管理制度不完善、歸檔范圍不明確、檔案文件材料收集不規(guī)范等。在新時(shí)期我國(guó)步入信息化時(shí)代，社會(huì)對(duì)檔案管理的要求愈加苛刻，因此企業(yè)應(yīng)通過(guò)加強(qiáng)檔案管理的措施實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，促進(jìn)我國(guó)檔案管理的發(fā)展。

[1]楊華,鄒麗欣,梁秀雪.實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理應(yīng)該怎樣做[J].民營(yíng)科技,2013(13):172.

[2]周亞娟.淺談如何推進(jìn)廣電行業(yè)檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化[J].黑河學(xué)刊,2014(3):133~133.

[3]劉燕紅.新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化[J].管理研究,2015(3):26~27.

[4]郭素.信息技術(shù)在地勘單位檔案管理中的應(yīng)用[J].信息技術(shù),2017(11):262~262.

（作者單位：肇慶市高要區(qū)人民醫(yī)院）