為國(guó)際學(xué)術(shù)交流提供外事服務(wù)策略探析
——以回復(fù)電子郵件為例

李軍平

中國(guó)國(guó)際科技交流中心，北京 100081

為國(guó)際學(xué)術(shù)交流提供外事服務(wù)策略探析
——以回復(fù)電子郵件為例

李軍平

中國(guó)國(guó)際科技交流中心，北京 100081

當(dāng)今國(guó)際化大背景下，為國(guó)際學(xué)術(shù)交流提供良好的外事服務(wù)非常重要。良好的國(guó)際學(xué)術(shù)交流有助于推動(dòng)科技成果的共享和普及、科技創(chuàng)新以及創(chuàng)新型國(guó)家建設(shè)。根據(jù)筆者的外事經(jīng)驗(yàn)，本文以給外賓回復(fù)電子郵件為例，探討為國(guó)際學(xué)術(shù)交流提供外事服務(wù)的幾點(diǎn)思考，包括：郵件回復(fù)要及時(shí)，要有針對(duì)性，要有耐心，且態(tài)度要誠(chéng)懇等。

國(guó)際學(xué)術(shù)交流；外事服務(wù)；電子郵件

1 相關(guān)概念的界定

1.1 國(guó)際學(xué)術(shù)交流

“學(xué)術(shù)交流（Academic exchanges），是指針對(duì)規(guī)定的課題，由相關(guān)專業(yè)的研究者、學(xué)習(xí)者參加，為了交流知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、成果，共同分析討論解決問(wèn)題的辦法，而進(jìn)行的探討、論證、研究活動(dòng)。可以采用座談、討論、演講、展示、實(shí)驗(yàn)、發(fā)表成果等方式進(jìn)行。”[1]“學(xué)術(shù)交流是交流中的一種特殊類型，它是指較為專門的、有系統(tǒng)的學(xué)問(wèn)交流，是學(xué)術(shù)研究活動(dòng)中提供、傳遞、轉(zhuǎn)換、獲取學(xué)術(shù)的信息、知識(shí)、思想、觀點(diǎn)、方法的系統(tǒng)過(guò)程?！盵2]“一般而言，學(xué)術(shù)交流概念是狹義學(xué)術(shù)交流的定義，即學(xué)術(shù)共同體內(nèi)部成員之間的、與學(xué)術(shù)有關(guān)的交流。而現(xiàn)代廣義的學(xué)術(shù)交流，包括學(xué)術(shù)共同體對(duì)內(nèi)、對(duì)外的一切形式的、與學(xué)術(shù)有關(guān)的交流?！盵3]

而國(guó)際學(xué)術(shù)交流指為了傳遞和獲取知識(shí)、觀點(diǎn)、思想和方法等，國(guó)與國(guó)之間就某個(gè)研究領(lǐng)域進(jìn)行專門的、有深度的、有系統(tǒng)的交流。那么，開(kāi)展國(guó)際學(xué)術(shù)交流的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：“1）國(guó)際學(xué)術(shù)交流促進(jìn)科技創(chuàng)新，是獲取創(chuàng)新源泉的重要途徑，促進(jìn)學(xué)科間的相互滲透；2）國(guó)際學(xué)術(shù)交流促進(jìn)學(xué)術(shù)規(guī)范，促進(jìn)科學(xué)承認(rèn)范式形成，孕育新的學(xué)科；3）國(guó)際學(xué)術(shù)交流促進(jìn)科技人員培養(yǎng)和成長(zhǎng)，彰顯科技人員的學(xué)術(shù)能力；4）國(guó)際學(xué)術(shù)交流促進(jìn)科技成果共享普惠，是發(fā)布科研最新研究成果的途徑，促進(jìn)科技成果的傳播與普及?！盵4]開(kāi)展國(guó)際學(xué)術(shù)交流還有利于科技創(chuàng)新，創(chuàng)新型國(guó)家建設(shè)。在這樣的大背景下，應(yīng)當(dāng)大力開(kāi)展高質(zhì)量的國(guó)際學(xué)術(shù)交流，采取“送出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的方法，吸引更多國(guó)外專家、學(xué)者來(lái)華參加學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，同時(shí)，鼓勵(lì)我國(guó)科學(xué)家、學(xué)者到國(guó)際上參與高質(zhì)量的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，提高中國(guó)在有關(guān)研究領(lǐng)域的聲音，為國(guó)際事務(wù)、政策研究等貢獻(xiàn)中國(guó)智慧。

1.2 外事服務(wù)

顧名思義，外事服務(wù)是國(guó)與國(guó)之間的交流需要所產(chǎn)生的一切與國(guó)外有關(guān)的業(yè)務(wù)，比如，為出國(guó)人員辦理簽證，為來(lái)華參加會(huì)議的外賓報(bào)銷機(jī)票等等。本文提到的外事服務(wù)特指為來(lái)華參加國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議的外賓提供的一切服務(wù)，主要是如何回復(fù)郵件內(nèi)容。

2 國(guó)際學(xué)術(shù)交流外事服務(wù)中，電子郵件回復(fù)的幾點(diǎn)思考

“電子郵件是—種用電子手段提供信息交換的通信方式，是互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用最廣的服務(wù)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的電子郵件系統(tǒng)，用戶可以以非常低廉的價(jià)格（不管發(fā)送到哪里，都只需負(fù)擔(dān)網(wǎng)費(fèi)）、非?？焖俚姆绞剑◣酌腌娭畠?nèi)可以發(fā)送到世界上任何指定的目的地），與世界上任何一個(gè)角落的網(wǎng)絡(luò)用戶聯(lián)系。”[5]由此可以得出，電子郵件具有“傳播速度快，便捷，成本低廉，信息多樣化，比較安全等優(yōu)點(diǎn)”。正是由于電子郵件具備這些無(wú)可比擬的優(yōu)點(diǎn)，自從誕生以來(lái)，它就深受大眾青睞，被廣泛地用于各種交流、交際活動(dòng)中，國(guó)際學(xué)術(shù)交流活動(dòng)也不例外。筆者現(xiàn)在從事的工作與國(guó)際學(xué)術(shù)交流、外事活動(dòng)有關(guān)。根據(jù)多年的外事服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出在給外賓回復(fù)郵件時(shí)，應(yīng)該注意以下問(wèn)題，這對(duì)于國(guó)際學(xué)術(shù)交流得以順利開(kāi)展具有極為重要的作用。

2.1 回復(fù)人員需具備良好的外語(yǔ)水平

“當(dāng)今社會(huì)，是科技的社會(huì)，更是人才的社會(huì)，可以說(shuō)，哪個(gè)國(guó)家掌握了科技制高地，哪個(gè)國(guó)家擁有更多國(guó)際化人才，哪個(gè)國(guó)家就會(huì)在國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)中掌握先機(jī)，甚至脫穎而出。所以當(dāng)今各個(gè)國(guó)家都重視培養(yǎng)國(guó)際化人才，而培養(yǎng)國(guó)家化人才的手段與方法便是鼓勵(lì)學(xué)習(xí)英語(yǔ)。”[6]因?yàn)橛⒄Z(yǔ)是世界上使用最廣泛的語(yǔ)言，其地位和作用日益重要，英語(yǔ)在國(guó)際學(xué)術(shù)交流中同樣扮演著重要的作用，工作人員擁有良好的英語(yǔ)水平可以為國(guó)際學(xué)術(shù)交流涉及的外事工作提供更好的服務(wù)，讓彼此的交流更順暢。筆者通過(guò)自己對(duì)幾年的國(guó)際學(xué)術(shù)交流外事服務(wù)工作進(jìn)行反思，深刻體會(huì)到，英語(yǔ)水平的修煉和提高是一個(gè)持續(xù)的動(dòng)態(tài)且互動(dòng)的過(guò)程，需要在工作中不斷提升。

首先，在郵件回復(fù)的過(guò)程中，千萬(wàn)不要出現(xiàn)最基本的語(yǔ)法錯(cuò)誤，否則給外賓留下不好的印象。比如，每句話的第一個(gè)單詞的首字母需要大寫。筆者發(fā)現(xiàn)，很多人在寫或者回復(fù)英文郵件時(shí)，顯得比較隨意，比較口語(yǔ)化。郵件內(nèi)容應(yīng)盡量顯得正式點(diǎn)，要重視語(yǔ)法、修辭和句子結(jié)構(gòu)等。比如，一般在給外賓回復(fù)時(shí)，我們經(jīng)常會(huì)用到Dear...， 很多人不注意，很隨意，把本應(yīng)該大寫的D寫成d“dear...”。然后進(jìn)入正文部分，另起一行，即第二段，此時(shí)，第二段的第一句話的第一個(gè)單詞的首字母也要大寫，比如“Thank you foryourletter ”， “Thank” 中 的“T” 應(yīng)該是大寫的?？傊鶕?jù)以上分析，每一個(gè)以句號(hào)為標(biāo)志的句子里的第一個(gè)單詞的首字母都需要大寫。

其次，郵件的落款，即感謝部分，要盡量顯得簡(jiǎn)潔誠(chéng)懇。一般情況下，“Regards! Sincerely yours! With regards! Yours sincerely!”等落款都是可行的。此外，千萬(wàn)記得要把自己的身份寫上，一般是“姓名+聯(lián)系方式+工作單位”，因?yàn)榉?wù)的對(duì)象一般是國(guó)際某個(gè)學(xué)術(shù)領(lǐng)域的頂尖專家、學(xué)者，他們每天要處理很多的事情，如果給他們一封沒(méi)有說(shuō)明自己身份和情況的郵件，他們有時(shí)會(huì)感到莫名其妙，甚至?xí)肛?zé)發(fā)郵件的人員，給彼此的溝通帶來(lái)不便和困難。

2.2 回復(fù)要及時(shí)

及時(shí)回復(fù)信息，包括回復(fù)郵件信息是一個(gè)人綜合素質(zhì)的重要體現(xiàn)之一。及時(shí)回復(fù)意味著十分重視他人的事情，及時(shí)處理，能讓當(dāng)事人放心，剔除焦急等待的情緒。根據(jù)慣常經(jīng)驗(yàn)，在國(guó)際學(xué)術(shù)交流中，郵件的回復(fù)最好能夠當(dāng)天完成。比如，一個(gè)大型的國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議可能會(huì)有幾百名外賓參會(huì)，從發(fā)會(huì)議通知、邀請(qǐng)信、機(jī)票報(bào)銷等，就會(huì)有數(shù)百、數(shù)千次，甚至更多的郵件往來(lái)。工作量雖然很大，但必須要做，而且最好當(dāng)日完成。也許有時(shí)由于工作忙碌，雜事太多，就漏掉了幾個(gè)外賓的回復(fù)信息。我們可能有時(shí)會(huì)想，這么多外賓，需要回復(fù)那么多郵件，漏掉幾個(gè)是很正常的事，我們可能自己就原諒了自己。但是外賓很少這么想，他不會(huì)想到你有多少郵件要回復(fù)，他會(huì)把他的事情記得一清二楚，記得把郵件發(fā)給你，你沒(méi)有及時(shí)回復(fù)。如果沒(méi)有得到及時(shí)的回復(fù)，有的外賓會(huì)發(fā)牢騷，會(huì)指責(zé)你，甚至，他們會(huì)向你的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)情況，投訴你。自己被指責(zé)被投訴，倒還不是特別嚴(yán)重的事情，只怕外賓會(huì)因此事對(duì)咱們中國(guó)的會(huì)議舉辦單位產(chǎn)生不滿，甚至影響他們對(duì)咱們國(guó)家的看法，會(huì)認(rèn)為中國(guó)的工作人員做事都不認(rèn)真等等。所以，為了更好地為國(guó)際學(xué)術(shù)交流提供良好的外事服務(wù)，及時(shí)回復(fù)郵件內(nèi)容顯得非常重要，最好以當(dāng)天回復(fù)為妥，最多不要超過(guò)兩天。

2.3 回復(fù)要有針對(duì)性

參加國(guó)際學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，特別是參加國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議的外賓往往來(lái)自不同的國(guó)家，有著不同的文化背景和民族習(xí)慣。在回復(fù)郵件時(shí)，要謹(jǐn)慎，且考慮周到。參加國(guó)家學(xué)術(shù)交流的外賓一般是他們所在研究領(lǐng)域的翹楚，是具有旗幟性和號(hào)召性的人物。在稱呼他們時(shí)，應(yīng)該特別謹(jǐn)慎，根據(jù)其身份情況，進(jìn)行稱呼。根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)，在回復(fù)郵件時(shí)，不能把所有的國(guó)際交流人員統(tǒng)統(tǒng)稱之為“Dear Prof.”。有些人即便沒(méi)有達(dá)到教授的身份，這樣被人稱呼，他們會(huì)感到很高興，好像一下子自己的身份被抬高了；而有的人卻會(huì)感到不高興，他們會(huì)關(guān)于身份職稱的問(wèn)題，發(fā)一堆郵件內(nèi)容和你辯解，這樣的類型屬于比較較真型的。在這種情形下，最好通過(guò)各種渠道和工具，做好功課，事先了解國(guó)際交流人員的身份稱呼，避免造成不必要的麻煩。如果身份是教授的，就稱之為“Dear Prof.”，如果身份是博士，但職稱還沒(méi)有達(dá)到教授的，就稱之為“Dear Doctor.”等等。此外，一定要加上身份稱呼，外國(guó)專家學(xué)者，專家一般會(huì)介意這個(gè)問(wèn)題。譬如，如果他是教授身份，在回復(fù)郵件時(shí)，稱他為，“Dear+人名”，他會(huì)顯得不高興的，應(yīng)該是“Dear Prof.+人名”，因而，對(duì)身份的恰當(dāng)尊稱非常必要。

2.4 回復(fù)時(shí)要有耐心，態(tài)度要誠(chéng)懇

回復(fù)郵件就如同打電話一樣。有的人打電話對(duì)方愛(ài)聽(tīng)，而有的人打電話，對(duì)方卻不愛(ài)聽(tīng)，為什么呢？就是態(tài)度問(wèn)題，耐心問(wèn)題。有的人打電話，可以感受到他的誠(chéng)懇，爽朗的笑聲，這樣的電話肯定別人愛(ài)聽(tīng)；而有的人打電話，一聽(tīng)就是心不在焉，敷衍了事，這樣的電話肯定不受待見(jiàn)。回復(fù)國(guó)際郵件也是一樣的道理，態(tài)度是否誠(chéng)懇，是否細(xì)致，是否耐心，幾個(gè)回合的郵件往來(lái)就能感受到。比如，來(lái)華參加國(guó)際學(xué)術(shù)交流的重要邀請(qǐng)外賓，中方一般會(huì)給他們一定數(shù)額的講課費(fèi)和機(jī)票報(bào)銷。但現(xiàn)在國(guó)家對(duì)外匯管理，特別是國(guó)際匯款管理比較嚴(yán)格，造成國(guó)際匯款是一項(xiàng)非常瑣細(xì)的工作，匯款的信息不能有一點(diǎn)錯(cuò)誤，否則需要重新整理資料，重匯。有時(shí)一個(gè)外賓的匯款就需要來(lái)回幾次，甚至更多。此時(shí)考驗(yàn)的就是我們的耐心、細(xì)心、恒心。外賓催促匯款時(shí)，作為工作人員，要耐心地回復(fù)，向?qū)Ψ秸f(shuō)明情況，請(qǐng)求對(duì)方的原諒。我們不能因?yàn)槁闊?、折騰而放棄。

3 結(jié)論

外事工作無(wú)小事，外事是體現(xiàn)國(guó)家良好形象的重要窗口之一。國(guó)際學(xué)術(shù)交流是我國(guó)外事服務(wù)的重要組成部分之一，提供良好的外事服務(wù)會(huì)為國(guó)際學(xué)術(shù)交流增添色彩，提供良好的后勤保障。在當(dāng)今國(guó)際大背景下，特別是全球化、信息化不斷推進(jìn)的大背景下，應(yīng)當(dāng)充分利用高科技信息手段，為國(guó)際學(xué)術(shù)交流活動(dòng)提供良好、便捷的服務(wù)。從而為我國(guó)學(xué)術(shù)交流、科技人才培養(yǎng)、科技成果普及，以及創(chuàng)新型國(guó)家建設(shè)做出貢獻(xiàn)。

在國(guó)際學(xué)術(shù)交流中，充分利用電子郵件等現(xiàn)代科技手段是最為常見(jiàn)和便捷的方式之一。在回復(fù)郵件時(shí)，需要做到及時(shí)、耐性和細(xì)致，使來(lái)華進(jìn)行學(xué)術(shù)交流的外賓能夠切實(shí)感到中國(guó)人的真誠(chéng)、微笑和周到的服務(wù)。

[1]http://baike.baidu.com/link?url=eEpT7-Jfd1dwMsUBB8j PBWbQ1v4m1QpobGD8UIhIql2Nz3Dz3IFAx7Tn6T20cQd2PGaAY HmzfZCnboqyuP7JxWCyfUvk3FQKbz0tkgtICR9BGejnvaxB1v9 uejzQgn5Z.

[2]中國(guó)科協(xié)學(xué)會(huì)學(xué)術(shù)部.現(xiàn)代學(xué)術(shù)交流概論[M]，北京：中國(guó)科學(xué)技術(shù)出版社，2011：6-7.

[3]中國(guó)科協(xié)學(xué)會(huì)學(xué)術(shù)部.現(xiàn)代學(xué)術(shù)交流概論[M]，北京：中國(guó)科學(xué)技術(shù)出版社，2011：7

[4]中國(guó)科協(xié)學(xué)會(huì)學(xué)術(shù)部.現(xiàn)代學(xué)術(shù)交流概論[M]，北京：中國(guó)科學(xué)技術(shù)出版社，2011：19-30.

[5]http://baike.baidu.com/link?url=cwMbikbXhVYgeoeZRal 3lescNh5EqpTguclaN7SIly2ePvZQ9faKK78HW21Wfqpjzx8MO dYpjsRrYexMlZvvmFx-S9B7v7h_LofVJmRaI5lmKRgTnzgXQrG buHz7JFoi.

[6]王麗娟.論學(xué)好英語(yǔ)的重要性[EB/OL].http://wenku.baidu.com/link?url=NAE6-JVrj9gJh9SuyLUVyGN8rakSaHI b4i70rnyrJ0jt63PHFDSsrsojjG-VsvsWtsZaitog4ifzWQ8v1 rOqUSVsnQFD8oUCS4iqVejZR8G.

G2

A

1674-6708（2017）192-0001-02

此論文為中國(guó)科協(xié)調(diào)研宣傳部資助課題（課題編號(hào)：2015DCYJ06）。

李軍平，管理工程師，博士，畢業(yè)院校為中央民族大學(xué)，中國(guó)科普研究所2012級(jí)博士后，現(xiàn)工作單位為中國(guó)國(guó)際科技交流中心，研究方向?yàn)閲?guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議市場(chǎng)與開(kāi)發(fā)、科技外交等。