加強高校會議室管理與服務(wù)建設(shè)探討

侯文紅+薛宗瓏

摘 要 簡要介紹高校學(xué)術(shù)會議中心會議服務(wù)工作一般工作流程、管理制度，會議中心常用的使用操作規(guī)范，并對會議服務(wù)工作人員的管理提出一些具體措施，從思想上抓落實，從實踐中總結(jié)經(jīng)驗。

關(guān)鍵詞 高校會議中心；管理制度；工作流程；多媒體設(shè)備

中圖分類號：G647 文獻標(biāo)識碼：B

文章編號：1671-489X（2017）18-0022-03

Discussion on Strengthening Management and Service Construc-

tion of Conference Rooms in Colleges and Universities//HOU Wen-

hong， XUE Zonglong

Abstract This paper briefly introduces the academic conference cen-

ter service workflow， management system， operation specification Conference Center is commonly used， and some specific measures for meeting service personnel management， from the thought of im-plementation， sum up the practice experience.

Key words academic conference center； management system； work flow； multimedia equipment

1 前言

高校會議室是學(xué)校舉辦各類會議，接待各個學(xué)院、各部門舉辦大型學(xué)術(shù)交流活動的重要場所，同時也是各類大學(xué)來訪接待的重要場所，是向外界展示介紹大學(xué)的重要窗口，也是外界了解大學(xué)的一個重要途徑，代表了學(xué)校的形象，也是眾多紛繁工作中的一個亮點。因此，做好會議室服務(wù)工作需要有高度的責(zé)任心，要有如履薄冰的工作態(tài)度。以山東農(nóng)業(yè)大學(xué)為例，探索加強高校會議室管理與服務(wù)建設(shè)。

2 會議室管理及會議服務(wù)流程

會議室管理 本工作流程適用于會議室控制管理及對各學(xué)院、各部門會議服務(wù)工作的管理工作。會議中心有容納500人多功能學(xué)術(shù)報告廳一個、100人學(xué)術(shù)報告廳兩個、50人小型會議室一個。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)中心辦公室主任負(fù)責(zé)對會議室及會議服務(wù)工作的監(jiān)督管理，負(fù)責(zé)對各部門會議申請的審批。辦公室負(fù)責(zé)會議室全面管理和受理各部門、各學(xué)院的各類會議，并負(fù)責(zé)安排會議服務(wù)人員，按要求會場布置；負(fù)責(zé)會議室照明、空調(diào)、音響等設(shè)備、設(shè)施的運行、維護工作；負(fù)責(zé)對會議服務(wù)人員的定期培訓(xùn)工作，通知值班人員按時到崗。服務(wù)人員負(fù)責(zé)會議室開、關(guān)門，飲水、茶葉、茶杯的供應(yīng)，協(xié)助辦公室布置會場和進行會議室清潔工作；負(fù)責(zé)會議室墻面、門窗、鎖具等設(shè)施的維修、維護工作。

會議服務(wù)流程

1）網(wǎng)上預(yù)約。為方便學(xué)校各單位使用公共會議室，網(wǎng)信中心開發(fā)會議室網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)。使用單位登錄網(wǎng)站主頁后點擊“會議預(yù)約”，即可進入系統(tǒng)進行預(yù)約，填寫詳細信息后提交，提交后應(yīng)與辦公室主任聯(lián)系，盡快通過審批。各單位預(yù)約成功后，辦公室方可執(zhí)行。若與學(xué)校臨時性重大會議或活動發(fā)生沖突，應(yīng)以學(xué)校大局為重，由網(wǎng)信中心進行協(xié)調(diào)。

2）工作程序。會議室工作人員要隨時了解當(dāng)天和近期的會議情況，每天登錄會議室預(yù)約系統(tǒng)，確認(rèn)會議審批后，根據(jù)會議申請的要求、申請部門、申請時間、會議室擬用時段、擬開會地點及會議室、參會人數(shù)，安排值班人員布置會場。對于有些要求不是很明確的申請，工作人員應(yīng)根據(jù)會議的內(nèi)容，立即電話聯(lián)系會議申請部門，詳細了解會議使用情況及其他要求，根據(jù)要求進行會前布置。

會前準(zhǔn)備需了解會議內(nèi)容、開會時間、與會人員及人數(shù)、需使用的設(shè)備、主席臺的布置等。其中包括以下具體注意事項。

①貼會標(biāo)：有的會議需要貼會標(biāo)，值班學(xué)生要關(guān)注貼會標(biāo)的工作，注意保護好會議室的物品，保持衛(wèi)生清潔，遇有特殊情況告知辦公室負(fù)責(zé)教師處理。

②準(zhǔn)備席簽：一般的會議只準(zhǔn)備主席臺上校領(lǐng)導(dǎo)的席簽，特殊的會議由會議承辦單位準(zhǔn)備席簽；必要時，有臨時變化也可幫助會議承辦方打印席簽，要靈活掌握。

③準(zhǔn)備茶水：根據(jù)需要提前準(zhǔn)備好開水，并根據(jù)要求選擇使用瓷杯或一次性紙杯，一般情況下為主席臺上的校領(lǐng)導(dǎo)和講話的領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備瓷杯和茶水；茶杯或紙杯一般放于座位的右側(cè)。

④調(diào)試多媒體：開會前要試好話筒音量，保證音效正常；需用無線話筒時要提前充好電池（電池充電一般在6～8小時為宜），并在會前安裝好話筒電池；其他要使用的多媒體設(shè)備如計算機、投影機或錄像機等也應(yīng)提前調(diào)試好。

3）會后整理。會議結(jié)束后按以下程序進行整理與清潔。

①及時檢查并按順序關(guān)閉所使用的多媒體設(shè)備與電源。關(guān)閉投影機時要特別注意先關(guān)機后斷電，要在關(guān)機后3～5分鐘再關(guān)閉電源，使投影機充分散熱后再斷電，否則會減少投影機的燈泡壽命。

②清潔瓷杯并消毒：清潔瓷杯時應(yīng)特別注意清潔杯子口與杯子底部，遇有茶漬要用84消毒液或鋼絲球徹底清潔。

③清潔桌椅、桌洞與地面：清理地面時先用干凈的濕拖布擦第一遍，用清水涮凈拖布后再拖一遍；涮拖布時一定要以涮清了水為原則，之后還要把拖布的水汲干。

4）要做好會議室的日常維護工作。無會議期間，要及時檢查報告廳、會議室衛(wèi)生情況，注意保持衛(wèi)生整潔，包括桌椅擺放與清潔、過期會標(biāo)清理、地毯吸塵、電池充電、茶杯清洗、消毒等，工作常態(tài)化。有會議時一般要根據(jù)具體開會時間及會議內(nèi)容提前半小時至一小時做準(zhǔn)備，會議之后按照要求進行會場整理，整理完畢后再下班。endprint

3 對會議室工作人員的管理

會議室每年承接約500場次的各類會議，工作繁忙，時間緊張，會議室利用率較高，有時一個會議室能達到全天候利用。因此，如何在短時間內(nèi)安排好各類會議，做好會議的銜接，見縫插針地布置會場，及時調(diào)配人員到位，就顯得尤為重要。根據(jù)工作需要，在工作人員有限的情況下，增加會議輔助人員是十分必要的。

招聘勤工助學(xué)學(xué)生來會議室工作作為會議服務(wù)的必要補充，是完善會議工作的有效途徑。根據(jù)《教育部 財政部關(guān)于印發(fā)<高等學(xué)校學(xué)生勤工助學(xué)管理辦法>的通知》（教財〔2007〕7號），結(jié)合會議室工作實際需要，特招聘勤工助學(xué)學(xué)生，在學(xué)校組織下，利用課余時間通過勞動取得合法報酬，用于改善學(xué)習(xí)和生活條件。勤工助學(xué)是學(xué)校學(xué)生資助工作的重要組成部分，是提高學(xué)生綜合素質(zhì)和資助家庭經(jīng)濟困難學(xué)生的途徑。學(xué)生通過勤工助學(xué)，可以學(xué)到在課堂上學(xué)不到的東西，可以在實際工作中歷練自己，學(xué)會待人接物。勤工助學(xué)活動必須堅持“立足校園、服務(wù)社會”的宗旨，按照學(xué)有余力、自愿申請、信息公開、扶困優(yōu)先、競爭上崗、遵紀(jì)守法的原則，由學(xué)校在不影響正常教學(xué)秩序和學(xué)生正常學(xué)習(xí)的前提下，經(jīng)教師合理安排，有組織地開展。

會議服務(wù)工作具有連續(xù)性、持久性的特點，日復(fù)一日、周而復(fù)始，任何環(huán)節(jié)都不能出差錯。參與會議輔助服務(wù)工作的勤工助學(xué)學(xué)生來自不同學(xué)院、不同班級，課下業(yè)余時間差別很大，時間零散不一。如何使其有效地利用好課下時間，結(jié)合工作實際保證會議服務(wù)緊張有序、不間斷，對學(xué)生的有效管理就顯得尤為重要。

1）建立健全勤工助學(xué)學(xué)生值班管理制度，根據(jù)每個學(xué)生的課下業(yè)余時間安排好值班表，保證全天各個時間段都有人員在崗；如遇特殊情況，如學(xué)生調(diào)課或遇到考試周不能來值班的，要及時向教師請假，并自行與其他學(xué)生換班調(diào)整；如遇學(xué)習(xí)緊張，不能在規(guī)定時間按時值班的，要及時向教師說明情況，便于及時吸納新的勤工助學(xué)學(xué)生補充到崗。勤工助學(xué)學(xué)生在會議室工作期間，對其工作的基本要求是：要注意著裝整齊，簡潔干練、端莊大方，不得穿著奇裝異服，不留古怪發(fā)型，不標(biāo)新立異，不得著拖鞋、背心上班，男生不準(zhǔn)穿短褲，女生不準(zhǔn)穿超短褲或超短裙；服務(wù)要有熱情，做到文明禮貌、主動周到；工作要有責(zé)任心，做到積極主動、踏實肯干；業(yè)務(wù)能力要強，能熟練掌握各種會議的一般程序及服務(wù)要點，掌握常用多媒體設(shè)備的操作規(guī)程及常見故障的應(yīng)急處理等。

①會議服務(wù)。會議室應(yīng)提前開門，服務(wù)員人員必須提前30分鐘到達會議室，開啟音響、空調(diào)并保證其正常運行。

②會議服務(wù)人員必須著裝整齊，在會議進行中必須每15分鐘倒一次茶水；大會議室召開會議，會務(wù)人員不能擅自離開，對會議室出現(xiàn)的緊急情況能做好相應(yīng)處理，并及時向辦公室負(fù)責(zé)人匯報。

③會議使用完畢后，會議服務(wù)人員應(yīng)及時對會議室進行清理，及時了解會議室使用情況，并根據(jù)網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)情況做好下次會議的準(zhǔn)備。

2）加強對輔助人員的崗位技能培訓(xùn)。辦公室管轄下的文理大樓學(xué)術(shù)報告廳、會議室與學(xué)實樓報告廳，主要承接學(xué)校的各類重要會議與學(xué)術(shù)報告，要求熟悉會議工作流程，熟悉設(shè)備工作原理，熟練掌握設(shè)備的操作使用，出現(xiàn)故障能及時排除。由于勤工助學(xué)學(xué)生流動性較強，學(xué)生在崗時間不固定，使得培訓(xùn)工作要經(jīng)常進行，對學(xué)生服務(wù)意識的提高要經(jīng)常進行督促，盡量讓每個人在不同的值班時間多經(jīng)歷不同的會議，對整個工作過程有一個全面的了解。在這個崗位上工作要努力做到：積極主動不被動，團結(jié)協(xié)作不計較，能者多勞不抱怨。多勞者往往多能，因此，多勞者是鍛煉、提高了自己，同時也更能得到贊賞。

3）要提高思想認(rèn)識。服務(wù)工作要變被動為主動，引導(dǎo)學(xué)生對會議服務(wù)工作有一個正確的認(rèn)識。部分學(xué)生認(rèn)為會議工作就是等別人來開會，提供基本的服務(wù)就行，只要等待就可以了。這種認(rèn)識遠遠不能滿足辦會的要求。因此，對學(xué)生進行正確的引導(dǎo)是十分必要的，還要講究工作方法，要考慮辦會過程中的各種細節(jié)。保證會議按時進行，只是會議服務(wù)工作最基本的要求。

由于參會人員眾多，各個學(xué)院主辦會議的人員對會議場地、現(xiàn)有設(shè)備并不十分了解，對會議流程并不熟悉，當(dāng)他們來布置會場時，難免會有所疏漏，甚至?xí)岢鲆恍┎磺袑嶋H的要求。針對這種情況，工作人員要及時給他們提供必要的信息，如茶杯的擺放、席簽的擺放、桌椅的擺放位置、桌距的最佳設(shè)置、與會人員的座次安排、中途需要播放的背景音樂及背景音樂的選擇等。經(jīng)過溝通，協(xié)助辦會人員了解會議室的現(xiàn)有條件，根據(jù)現(xiàn)有條件，結(jié)合與會人員的實際情況，提供切實可行的建議，爭取達到在現(xiàn)有條件下使會議辦圓滿成功，達到雙方都滿意的效果。經(jīng)過了會議前充分準(zhǔn)備，特別是在會議連續(xù)穿插進行的情況下，能夠做到忙而不亂，緊張而有序。

4 結(jié)束語

高等學(xué)校會議室的管理與服務(wù)工作歸根到底是對會議室工作人員的管理。只有不斷地提高對該項工作重要性的認(rèn)識，不斷強化工作人員的服務(wù)意識，才能扎扎實實地把各項管理制度落到實處，才能把各種細節(jié)考慮周全。以人為本，提高工作實踐能力，提高會議服務(wù)人員的綜合素質(zhì)，充分調(diào)動工作積極性，與時俱進，積極探索與實踐，不斷總結(jié)經(jīng)驗，才能使高校會議管理與服務(wù)工作邁上新的臺階。endprint