如何做好重點工程建設(shè)項目檔案管理工作

夏進剛

（珠海市城市建設(shè)檔案館，廣東 珠海 519000）

如何做好重點工程建設(shè)項目檔案管理工作

夏進剛

（珠海市城市建設(shè)檔案館，廣東 珠海 519000）

重點工程檔案不僅是工程建設(shè)過程和建設(shè)成果的真實記錄，是工程驗收、使用及維護、改建、擴建的重要依據(jù)，而且是國家和企業(yè)的寶貴資源。結(jié)合重點工程建設(shè)項目管理工作中存在的問題，對進一步加強項目檔案管理工作提出了建議與對策。

工程檔案；建設(shè)項目；檔案管理；管理制度

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國的招商引資規(guī)模不斷擴大。重點建設(shè)項目的不斷出現(xiàn)促進了我國經(jīng)濟的快速發(fā)展。重點工程項目的檔案工作是對建設(shè)過程和建設(shè)成果進行真實記錄，并作為工程質(zhì)量的評價依據(jù)，也是項目投產(chǎn)后進行后續(xù)工作的主要依據(jù)，還是項目在交付使用后的必備條件。因此，建設(shè)項目檔案工作者應(yīng)對檔案工作的基本狀況進行合理分析，并結(jié)合項目管理的新形勢和新要求，從而促進項目檔案管理工作的進一步提高。

1 存在的問題及解決對策

重點工程建設(shè)項目檔案是工程建設(shè)的真實記錄和質(zhì)量鑒定的重要依據(jù)。目前，由于某些建設(shè)單位城建檔案意識較弱，存在重工程建設(shè)、疏檔案管理的現(xiàn)象；著眼于眼前利益，忽視永久保存利用的長遠利益；重視新聞媒體的宣傳效應(yīng)，缺乏存檔意識；注重文字材料的形成，輕視聲像檔案的收集保管，致使一些珍貴的檔案資料四處散存。

重點工程的檔案管理是由臨時組合的人員，是一個由發(fā)改委、建設(shè)局等多家協(xié)管的臨時單位負責，機構(gòu)和人員均具有極強的階段性、臨時性和流動性。臨時的工程單位、工作人員導致項目文件材料收集不齊，整理不規(guī)范。因此，我們要解決臨時性問題，選配辦公人員時注重同時選配具有城建檔案專業(yè)知識的工作人員，建立工程管理制度時注重建立檔案管理制度，布置和檢查工作時注重布置和檢查檔案工作。

重點工程臨時拼湊了人員，忽視了項目檔案管理人員的選配、培訓。各施工單位的工程管理人員雖然十分注重工程技術(shù)人員的“高配”，在能用高級工程技術(shù)人員時，決不會用初、中級工程技術(shù)人員。選配專兼職檔案員時，一般而言文化層次較高，很多是大?；虮究茖W歷的知識分子，但卻沒有一名是從事檔案工作的人員，未經(jīng)過培訓或具有檔案專業(yè)學歷、專業(yè)知識和專業(yè)技術(shù)的。因此，一些工程單位對檔案工作也傾注了很大的精力，一些檔案員也很盡心盡力，但都在憑感覺工作，其工作成果也就很不專業(yè)，不符合規(guī)范要求。要搞好工程檔案的管理，決不能用一些人“湊合”，一定要像配備其他工程技術(shù)人員一樣來配備檔案專業(yè)人員。

由于工程具有臨時性，決定了它不可能對擔負工程檔案工作的檔案員進行長時期的專業(yè)培養(yǎng)，因此，應(yīng)以選用現(xiàn)成的檔案專業(yè)人才作為解決問題的主要手段。然而，這并不排斥對檔案人員的短期強化培訓，凡是在沒有專業(yè)檔案人員的情況下，就要更加注重對檔案人員進行這種培訓。要及時派送檔案人員到所屬的檔案行政管理部門進行專業(yè)學習，使他們能盡快地擔負起工程檔案的各項管理。

施工單位條件簡陋，忽視了檔案硬件的配置，保管條件差，導致檔案受損。工程的臨時性決定了它的住房和辦公環(huán)境的臨時性和簡陋性。人們想方設(shè)法地降低非生產(chǎn)性投入，尤其是施工單位，一般情況下都住在簡易的工棚里，在床頭或膝蓋上辦公，檔案也就被人們與簡陋的環(huán)境一起進行了“簡陋”處理。施工單位想方設(shè)法降低非生產(chǎn)性支出是對的。但檔案不是非生產(chǎn)性支出，對檔案的支出即對生產(chǎn)的投入。工棚可以簡陋，可以投最少的錢，但檔案卻不是“臨時工棚”。工程完工后，工棚可以拆除，但檔案卻不可以“拆除”。它要與工程同在，它甚至永久存在。因此，盡管工地條件簡陋，檔案卻不可以因此而簡陋。我們可以用一間茅草棚設(shè)置檔案專用庫房，配上鐵皮檔案柜、滅火器。我們可以再配上1個檔案的整理室。在竣工驗收時，檔案管理人員移交的不僅僅是一套規(guī)范的檔案資料，而是一個完整的檔案管理體系。

2 提高重點建設(shè)項目檔案管理水平

要確保重點工程檔案的完整、準確，必須建立健全結(jié)構(gòu)嚴謹、內(nèi)部和諧、體制科學、協(xié)調(diào)發(fā)展的檔案法規(guī)體系。加強對重點建設(shè)項目檔案工作的監(jiān)督與服務(wù)，加強與重點建設(shè)項目管理部門、項目主管部門的聯(lián)系，相互合作、互相協(xié)調(diào)、齊抓共管，加大對重點建設(shè)項目檔案工作的督促、指導力度。

2.1 摸清底數(shù)，全程跟蹤

與規(guī)劃局、建設(shè)局、發(fā)改委加強聯(lián)系，確定我市重大建設(shè)項目的數(shù)量與類別，建立固定聯(lián)系人制度，分解任務(wù)，做到全程跟蹤管理。

2.2 提前介入，分類指導

根據(jù)各個項目的特點，采取靈活多樣的服務(wù)方式，前期介入，分門別類地即時指導。抓住文件材料形成與工程進度同時性的特點，從工程建設(shè)的一開始就確定專人負責技術(shù)文件材料的收集和積累工作，做到檔案管理同工程建設(shè)同步。

2.3 強化過程管理和服務(wù)

在項目開工前、開始施工后、竣工驗收時等各個環(huán)節(jié)一一嚴格把關(guān)，實現(xiàn)過程與結(jié)果的統(tǒng)一。在重點工程開工建設(shè)前，把工程竣工檔案的質(zhì)量要求告知建設(shè)單位，在重點工程的建設(shè)過程中，又主動地深入施工現(xiàn)場對施工、監(jiān)理等單位如何編制工程竣工檔案進行業(yè)務(wù)指導。

2.4 加大檔案信息資源開發(fā)力度

應(yīng)搞好重點項目檔案的宣傳和培訓工作，結(jié)合重點建設(shè)項目的特點，加強對建設(shè)、施工、監(jiān)理單位檔案管理人員的培訓，培訓內(nèi)容針對性、可操作性應(yīng)較強。既講解工程的建設(shè)程序及科技文件的形成、積累要求，又講解國家有關(guān)重點建設(shè)項目檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)定、標準，并進行現(xiàn)場操作示范、現(xiàn)場答疑。

2.5 保證檔案完整、準確、系統(tǒng)

大部分重點建設(shè)項目從立項到勘測、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等建設(shè)全過程的檔案應(yīng)得到較好的控制，檔案的完整性得到基本保證。同時，注重加強檔案管理的硬件建設(shè)，配置必要的檔案辦公和各種保護設(shè)施，使重點建設(shè)項目檔案得到安全保管。

2.6 同步歸檔

重點工程建設(shè)檔案現(xiàn)代化和信息化正在逐步擴展，聲像、電子檔案也要同步進行、同步驗收、同步歸檔。目前，大部分重點建設(shè)項目法人、施工單位、監(jiān)理單位明確分管領(lǐng)導，設(shè)立檔案管理機構(gòu)，健全檔案管理制度；加大了檔案現(xiàn)代化和信息化建設(shè)的經(jīng)費投入。

2.7 做好竣工圖的積累和編制工作

竣工圖是工程建設(shè)中圖實相符的依據(jù)，具有法律效率和憑證作用。應(yīng)督促檢查施工單位嚴格按照國家規(guī)定編制竣工圖。在竣工驗收時，重點檢查竣工圖的質(zhì)量，堅決杜絕不編制竣工圖的現(xiàn)象出現(xiàn)。

隨著重點建設(shè)項目建設(shè)的發(fā)展，在城市建設(shè)方面，實施了一大批城市供水、道路、橋梁、綠化、管網(wǎng)改造和垃圾污水處理項目，大幅度地提升了城市的功能和形象。一卷卷檔案，一部部史冊，它凝聚著各級黨政領(lǐng)導的心血和成千上萬建設(shè)者的聰明才智，檔案工作在為重點項目建設(shè)與發(fā)展中發(fā)揮出的作用越來越被人們所關(guān)注，我們檔案人應(yīng)抓住機遇，順勢而上，堅持依法加強對重點建設(shè)項目檔案工作的監(jiān)管，確保重點建設(shè)項目檔案工作與建設(shè)項目同步發(fā)展，使檔案工作為重點項目建設(shè)與發(fā)展發(fā)揮出更大的作用。

3 結(jié)束語

綜上所述，重點工程建設(shè)項目檔案反映了工程項目的真實面貌，檔案管理工作是工程項目管理的重要組成部分之一，是一項對歷史負責，為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想的工作。因此，需要加強檔案管理的基礎(chǔ)工作，對檔案資料進行有效管理和開發(fā)利用，從而促進檔案管理水平的提高，實現(xiàn)大型建設(shè)項目檔案工作的自身價值，為發(fā)展企業(yè)提供依據(jù)。

［1］趙盼.淺析工程檔案重要性及現(xiàn)實運用［J］.山東水利，2017（02）.

［2］楊陽.淺談工程檔案的整理保存與應(yīng)用［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2017（05）.

〔編輯：張思楠〕

G271

A

10.15913/j.cnki.kjycx.2017.13.098

2095-6835（2017）13-0098-02