淺談事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理

張璐

（內(nèi)蒙古包頭市中心醫(yī)院工會，內(nèi)蒙古 包頭 014000）

淺談事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理

張璐

（內(nèi)蒙古包頭市中心醫(yī)院工會，內(nèi)蒙古 包頭 014000）

數(shù)字檔案取代傳統(tǒng)紙質檔案是未來檔案工作的發(fā)展方向，數(shù)字檔案已被越來越多的行業(yè)納入檔案工作范疇。事業(yè)單位對檔案管理的數(shù)字化特別重視。檔案管理系統(tǒng)采用數(shù)字化來管理檢索，是未來檔案管理的發(fā)展趨勢。在實現(xiàn)檔案管理的飛躍發(fā)展中，數(shù)字化檔案管理的核心是基礎信息數(shù)字化建設。

數(shù)字檔案；掃描；轉換技術；數(shù)據(jù)結構

隨著電子檔案的產(chǎn)生和數(shù)字技術的出現(xiàn)，檔案工作也發(fā)生著翻天覆地的變化，為檔案工作的發(fā)展帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)。新時期，做好檔案管理工作是一項長遠任務。

1 數(shù)字化檔案的基本涵義

檔案數(shù)字化就是把存儲于傳統(tǒng)載體上的檔案信息進行數(shù)字化處理。它利用照相、掃描及其他數(shù)字轉換技術，將紙質檔案和其他載體中記錄的傳統(tǒng)檔案信息轉換成能被計算機存儲的數(shù)字形式過程。數(shù)字化檔案的最大特點是能夠通過網(wǎng)絡迅速保存，徹底改變檔案的利用形式，促使檔案管理從檔案的利用、保管職能向信息采集、信息管理和信息服務的職能轉變。而數(shù)字檔案是檔案館對館藏檔案的管理方式，但實質沒有改變，同樣具有收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計、編研等功能。現(xiàn)在“數(shù)字檔案館”就是“以數(shù)字資源為主要采集對象，實施檔案的數(shù)字化存儲、管理與維護，及時提供數(shù)字檔案信息的網(wǎng)路傳輸、服務，并架構于一個完整的標準化體系基礎之上的檔案館”，其便于統(tǒng)計，一目了然。

2 數(shù)字化檔案具備的功能

傳統(tǒng)意義上的檔案與數(shù)字化檔案相比，數(shù)字化檔案的功能特點有館藏檔案數(shù)字化、現(xiàn)代化檔案管理、資源利用共享化、信息傳遞網(wǎng)絡化和數(shù)據(jù)結構連結化。

2.1 館藏檔案數(shù)字化

運用多媒體技術和計算機技術把傳統(tǒng)檔案資料處理并轉化為數(shù)字信息，讓館藏信息以數(shù)字化形式存儲，實現(xiàn)紙質檔案向數(shù)字化檔案的過渡。這樣既方便又快捷，不用異地檢查就能實現(xiàn)管理。

2.2 現(xiàn)代化檔案管理

數(shù)字化檔案館不僅包含了傳統(tǒng)檔案的一切功能，它還包括檔案檢索自動化和編目、檢索自動化與檔案全文儲存、檔案庫房管理、保護技術現(xiàn)代化、建立檔案數(shù)據(jù)庫。這是實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化的基礎，也體現(xiàn)了優(yōu)于紙質檔案的先進性。

2.3 資源利用共享化

各種檔案館的信息空間以認字形式存在，用戶可通過網(wǎng)絡方便、快捷地利用信息資源，達到資源共享的目的，從而實現(xiàn)網(wǎng)絡安全、快捷查收檔案。

2.4 信息傳遞網(wǎng)絡化

通過以網(wǎng)絡為主的信息化，實現(xiàn)網(wǎng)絡的規(guī)范化和信息傳遞，雖然形式相同，但內(nèi)容不同、傳遞速度快。

2.5 數(shù)據(jù)結構連結化

通過規(guī)范的數(shù)據(jù)結構，各部門可以實現(xiàn)標準、規(guī)范、統(tǒng)一規(guī)劃的數(shù)據(jù)結構。

3 事業(yè)檔案數(shù)據(jù)化處理應注意的問題

檔案基礎數(shù)據(jù)化建設是一個復雜的系統(tǒng)工程，由于技術問題、認識差異等問題存在，在檔案數(shù)據(jù)庫建設方面存在著以下難點。

3.1 數(shù)字檔案的可行性、可靠性問題

由于檔案具有可靠性高和原始性好的優(yōu)勢，所以起到了參考和憑證的作用，這是優(yōu)于其他信息的特殊之處。信息的準確性確定了它的獨特性。必須從技術上確定它的可行性和可靠性，這值得每位檔案工作者探討。注意采集的原始信息要準確，避免盲目采集。

3.2 數(shù)字檔案館建設的標準化問題

紙質檔案具有易燒毀、長期存放易褪色等缺陷。而數(shù)字檔案能將地區(qū)、全國檔案連成一個整體，實現(xiàn)異地查閱，達到資源共享的目的。整體性的數(shù)字檔案館實際上是一種網(wǎng)絡化環(huán)境下的資源共享的檔案館體系，是一個分布式的網(wǎng)狀結構，由各個獨立的又互相連接的檔案館實體組成。要對這分散在各地的數(shù)字檔案信息資源進行組織控制，就必須要有彼此兼容的硬件環(huán)境，一致的文件格式，統(tǒng)一的著錄標引標準、數(shù)據(jù)描述標準、元數(shù)據(jù)標準、全文數(shù)據(jù)庫標準等。實際工作中，數(shù)字檔案館建設的標準化是整體體系、量化系統(tǒng)。對于工作人員而言，要結合我國檔案的實際問題，建起適合我國數(shù)字檔案館建設的標準化體系，這是擺在我們面前的一個需要迫切解決的問題。目前，我們面臨以下難題：①我國檔案信息系統(tǒng)沒有相應的具體標準可以遵循；②有些規(guī)范超出了檔案工作的范疇，比如綜合數(shù)據(jù)處理格式就需滿足跨部門、跨行業(yè)的要求；③上下檔案工作的標準要相互銜接；④計算機技術更新速度飛快，每次技術設備更新都會影響原標準，進而產(chǎn)生矛盾，因此，要不斷地修改檔案管理的規(guī)范和規(guī)則。

3.3 優(yōu)選問題

自古以來，歷史檔案受“只字片紙不得銷毀”思想左右。民國年間，檔案在進館過程中采取“有文必收，有檔定館”的做法，永久保管。因此，難免將一些零散性文件、事務性文件、復雜性文件與民國時期體現(xiàn)機關主要職能的業(yè)務性文件混雜在一起，這種魚龍混雜的館藏做法，造成了館藏的龐大和內(nèi)容的繁雜，影響著館藏檔案的優(yōu)化和條理性。在當前檔案數(shù)字化工作中，哪些需要優(yōu)先數(shù)字化，哪些全宗優(yōu)先數(shù)字化，哪些全宗暫緩數(shù)字化等，這些要弄清楚。最優(yōu)化的做法是盡其所能把鍵盤、掃描設備及采集卡等內(nèi)容全部數(shù)字化。

4 提高事業(yè)檔案數(shù)字化管理建議

4.1 檔案數(shù)字化，改善檔案管理的環(huán)境

只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能突破傳統(tǒng)檔案的障礙，使檔案管理部門從紙質走向網(wǎng)絡，實現(xiàn)檔案的保管和利用。管理和服務職能的轉變，實現(xiàn)檔案信息資源的科學配置、創(chuàng)新管理，為大眾提供優(yōu)質服務。達到新時期下的高效、科學的管理模式。

4.2 加大經(jīng)費投入

任何事業(yè)單位管理人員的管理工作非常重要，但檔案管理往往被領導忽視，甚至有些檔案沒有收集，上級檢查后才要求檔案管理人員編排檔案。只有充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的優(yōu)勢，分類信息，才能為領導決策提供有價值參考信息。應提高檔案工作在人們心目中的地位，引起領導的高度重視，爭取資金和政策上的支持。

4.3 建立保障檔案數(shù)字化的制度

任何單位在進行檔案數(shù)字化的進程中，必須建立完善的保障體制。對于歸檔工作中存在的問題，要制訂合理的歸檔制度，基本內(nèi)容應包括：由單位統(tǒng)一制訂的歸檔日期，各部門領導進行的年終考核測評中加入針對各部門檔案工作開展情況的測評等。這樣將會對檔案收集工作的順利進行起到積極的推動作用。

此外，也可以要求各部門指定專門的檔案保存、上交人員，建立檔案收繳督辦制度，把檔案上交、歸檔情況納入到部門工作質量考核之中，提高其他部門人員做好檔案收集工作的積極性。

4.4 保證重點檔案的數(shù)字化工作

單位的檔案部門要為職工提供技術服務，將館藏檔案在短時間內(nèi)迅速、全面地實現(xiàn)數(shù)字化，在這一過程中，要保證重點、突出特色，反映單位的發(fā)展歷程，將單位獲得的一些獎勵和重大事情包含進去，要有利于對單位的長遠發(fā)展產(chǎn)生積極性影響，還要便于查閱歷史資料，便于參考以前的作法。

5 結束語

綜上所述，檔案的數(shù)字化建設是一個不斷探索、不斷發(fā)展的過程。同時，要遵循合理性原則，設立科學的目標，采取正確的方法，才能逐步做好此項工作，更好地發(fā)揮數(shù)字檔案館的優(yōu)越性。隨著計算機的普及和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，我們要與時俱進，不斷把紙質檔案轉化為數(shù)字化檔案管理的模式，才能把基層檔案保存好，不會出現(xiàn)丟失、銷毀、褪色、虛假檔案，更不會出現(xiàn)人員與檔案分離的現(xiàn)象，便于領導管理，便于上級的監(jiān)督和檢查。

〔編輯：張思楠〕

G270.7

A

10.15913/j.cnki.kjycx.2017.13.090

2095-6835（2017）13-0090-02