朱明
摘 要:隨著我國社會的快速發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了空前發(fā)展,并被廣泛應(yīng)用到各個領(lǐng)域,信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為當今時代的主要發(fā)展趨勢,高校檔案管理工作只有積極地應(yīng)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),才能不斷完善和創(chuàng)新檔案管理工作,最終促進高校檔案管理工作的進一步發(fā)展。本文主要講述了高校檔案管理的基本概述,計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理中的優(yōu)點,計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的特點,我國高校檔案管理中存在的主要問題以及計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的主要措施。
關(guān)鍵詞:計算機;網(wǎng)絡(luò)技術(shù);檔案管理
一、引言
高校在進行檔案管理時必須積極地應(yīng)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),才能夠從根本上提高檔案管理工作的水平,最終提高檔案管理工作的質(zhì)量。
二、高校檔案管理概述
高校檔案管理工作的本身特性就是文化性、信息性、教育性和知識性等諸多特性的有機融合,檔案主要由文件在一定條件下經(jīng)過轉(zhuǎn)化而得,在廣義上來講包括照片、圖表、文字等諸多類型。從哲學角度來講,檔案是對文件的不斷揚棄,是保證文件完整性和原始性的基礎(chǔ)條件,對于了解歷史具有十分重要的意義,檔案集中了分散狀態(tài)下的文件,并且根據(jù)邏輯規(guī)律整合信息。檔案能夠有效地記錄歷史信息,充分發(fā)揮出檔案管理工作的作用和價值,并且以直接的形式記錄了歷史,保證歷史文獻的完整性和真實性。
三、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于高校學籍檔案管理的優(yōu)點
(一)一次錄入多次應(yīng)用
高校利用計算機系統(tǒng)能夠有效地將高校檔案錄入軟件系統(tǒng)中,進而便于日后的管理工作,能夠及時補充檔案管理工作中所需要的各項數(shù)據(jù)信息。雖然選擇一次錄入會增加工作量,但是在錄入完成之后便于后期使用,并且能夠多次應(yīng)用。
(二)檔案檢索高效便捷
相關(guān)管理人員能夠?qū)崿F(xiàn)自主查詢,并且保證個性化的制定才能夠有效的查到條件信息,最終通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)實現(xiàn)對檔案管理中信息的獲取,最終將數(shù)據(jù)信息顯示到本地計算機中,同時還能夠及時的做到打印和查詢服務(wù)。
四、高校的檔案管理的特點
(一)豐富性
高校的檔案管理內(nèi)容本身包括了諸多內(nèi)容,如教學管理、課堂管理、科研管理等內(nèi)容,在管理的過程中往往會出現(xiàn)大量文獻,這些檔案能夠及時記錄不同部門之間的業(yè)務(wù)范圍,如制度、批示、報告等諸多文獻,其本身具有較高的價值和作用。尤其對于科研檔案管理來講,其本身的研究手稿、項目成果以及著論等檔案都是高校日常工作的主要資源庫,覆蓋范圍比較廣,所以高校檔案管理具有豐富性的特點。
(二)復雜性
高校檔案本身的來源比較廣,不僅包括了高校內(nèi)部的各個職能部門的日常工作內(nèi)容,還包括了上級主管部門、國內(nèi)外同類院校、科研院校的文件,所以,這些檔案的來源決定了高校檔案管理具有復雜性。同時,高校檔案管理類型可以分為一級檔案和二級檔案等諸多級別,其中一級檔案主要包括了黨群管理中的黨群檔案,其能夠有效反映黨群工作管理的現(xiàn)狀,行政檔案主要是高校行政管理過程中的真實記載。此外,高校檔案還包括了教學活動的教學檔案和設(shè)備檔案等諸多內(nèi)容,并且結(jié)合高校檔案管理工作中的具體劃分,還可以劃分為不同類別,決定了高校檔案管理工作具有復雜性。
(三)周期性、專業(yè)性
高校主要的教學階段以學期為主,原始檔案產(chǎn)生具有一定的周期性,高校檔案管理工作大部分都是根據(jù)學期進行歸納和整理的,所以檔案管理工作具有較強的周期性。高校學生逐漸形成了一定的共性,每個高校之間不同院系都具有十分強的專業(yè)性,從而使高校檔案管理也具有專業(yè)性。另外,由于教學活動的不同也會造成高校檔案管理工作具有專業(yè)性和科學性。
(四)多樣性
高校檔案信息載體種類有很多,如紙質(zhì)載體和數(shù)字載體等,隨著信息時代和網(wǎng)絡(luò)時代的來臨,紙質(zhì)載體的主導地位逐漸降低。為了能夠提高高校檔案管理的效率和水平,光盤、磁盤、膠片等取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體,檔案相關(guān)內(nèi)容和傳遞都與傳統(tǒng)載體具有較大的差異,所以高校檔案管理工作具有多樣性。
五、高校檔案管理中存在的問題
(一)對檔案管理工作不夠重視
目前,我國一部分高校在檔案管理的過程中依然選擇紙質(zhì)檔案,由于檔案數(shù)量比較多、種類比較復雜,進而給檔案管理工作帶來了很多困難。一部分高校沒有給予檔案管理工作充分重視,從而投入力度也比較小,再加上相關(guān)檔案管理人員比較少,導致每個檔案管理人員都要承擔大量的檔案管理任務(wù),沒有太多精力進行檔案資源挖掘,造成高校檔案出現(xiàn)浪費現(xiàn)象。
(二)檔案管理手段滯后
目前,我國一部分高校雖然為檔案管理部門配置了現(xiàn)代化的管理設(shè)備,實現(xiàn)了計算機網(wǎng)絡(luò)管理工作,但是從實際管理角度來講,存在檔案管理手段滯后的問題,存在很多漏洞。例如,檔案數(shù)據(jù)庫主要以條目數(shù)據(jù)庫為主,而全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫不足,最終造成相應(yīng)的錄音和光盤等載體的檔案數(shù)量比較少,都是由檔案管理方式不當造成的。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展,傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)遠遠無法滿足用戶的多種需求,不利于順利開展各項工作。
(三)檔案管理人員素質(zhì)不高
高校檔案管理工作的專業(yè)性和系統(tǒng)性較強,要求檔案管理人員具有相應(yīng)的專業(yè)知識和實踐管理經(jīng)驗,但由于一部分高校并沒有重視檔案管理工作,導致人員配置不足,甚至很多檔案管理人員并沒有專業(yè)的知識和技能,不能及時掌握現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù),不能掌握熟練的操作技能,無法充分發(fā)揮出高校檔案的作用和價值,最終造成檔案資源出現(xiàn)嚴重浪費的現(xiàn)象,不利于高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。
六、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用
(一)樹立現(xiàn)代化的檔案管理觀念
隨著我國社會逐漸進入信息時代和網(wǎng)絡(luò)時代,為了能夠有效加強高校檔案管理與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之間的聯(lián)系。高校要樹立科學的網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理理念,不斷加強計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用,提高網(wǎng)絡(luò)技術(shù)檔案管理工作的責任意識,最終逐漸實現(xiàn)高校檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化和信息化。endprint
(二)提高管理者的素質(zhì)
高校檔案管理工作的主體就是管理人員,檔案管理人員的素質(zhì)會直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量和水平,必須要保證管理隊伍的綜合素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平,才能夠不斷的挖掘管理人員的潛力。專業(yè)的檔案管理人才隊伍是實現(xiàn)高校檔案管理科學化以及規(guī)范化的基礎(chǔ)條件。高校主要就是創(chuàng)造和傳承的機構(gòu),其主要任務(wù)就是為社會發(fā)展培養(yǎng)高素質(zhì)的專業(yè)人才,能夠適應(yīng)新時代發(fā)展的需求,不斷的推動高校檔案管理工作的順利發(fā)展。所以,必須要對高校檔案管理人員進行培訓工作,不僅需要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平,還必須要提高檔案管理人員的職業(yè)道德水平。
(三)利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化
高校檔案管理工作必須要積極地應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù),逐漸實現(xiàn)檔案信息檢索的智能化和網(wǎng)絡(luò)化,并不斷提高資源的共享程度。隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展,高校對于檔案的需求量不斷增加,并且提出了更高的要求,檔案管理工作必須要積極地應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案資源進行收集、加工等處理工作,從根本上提高檔案資源的利用效率,調(diào)動管理人員的積極性和工作熱情。
(四)高校檔案管理應(yīng)構(gòu)建檔案的管理機制
高校檔案管理要想與信息技術(shù)進行有機結(jié)合,高校必須要制定科學、合理的規(guī)章制度才能保證檔案管理工作的順利開展。檔案管理人員必須要在檔案管理規(guī)律的基礎(chǔ)上不斷完善和創(chuàng)新高校檔案管理規(guī)章制度,對高校檔案管理工作做好預(yù)測規(guī)劃和控制監(jiān)督等工作,才能夠調(diào)動檔案管理人員的工作熱情和積極性,提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平。同時,高校檔案管理必須要結(jié)合我國相關(guān)法律法規(guī)完善相關(guān)管理機制,將競爭激勵機制逐漸引用檔案管理過程中,并不斷完善責任制度,將責任落實到每個管理人員身上,才能有效避免管理人員出現(xiàn)懈怠的現(xiàn)象,最終保證檔案管理工作的高效性。
(五)提高檔案的案卷質(zhì)量
為了能夠提高高校檔案管理工作的質(zhì)量和效率,高校必須要充分利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),不斷提高檔案案卷本身的質(zhì)量,并且對其進行科學、合理的加工處理,才能夠更好地保存檔案。另外,高校必須要保證檔案本身的實效性,讓檔案管理工作為高校創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟效益和社會效益。高校檔案的信息資源能夠通過網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化建立標準并且共享的數(shù)據(jù)庫。目錄數(shù)據(jù)庫能夠儲存較多的數(shù)據(jù)信息,并且對其組合進行深層次排列,保證其分類的科學性和合理性。高校檔案管理工作能夠直接體現(xiàn)出高校本身的管理水平和精神風貌,所以,在進行檔案管理的時候必須要將質(zhì)量放到首要位置。高校在進行檔案管理的時候,應(yīng)積極應(yīng)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對不同資料進行分類和劃分,從而提高檔案管理工作的水平和效率。
七、結(jié)語
隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及,為了能夠從根本上提高檔案管理工作的水平和質(zhì)量,高校必須要積極地應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù),不斷完善和創(chuàng)新高校檔案管理工作模式,最終才能夠提高高校檔案管理工作的水平,有助于我國高校的可持續(xù)性發(fā)展。
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