管理合同風險方法的經驗探討

崔岳

摘 要：本文從促進科研生產單位的持續(xù)發(fā)展的角度深入分析和探討管理合同風險的方法，以軍工科研生產單位——A單位為例，針對從事高技術、高可靠、高質量特征，需要通過許多其他廠家以外協(xié)合同的形式提供配套產品的組合性的特點，探索管理合同風險的提升方法，從“合同簽訂前供方單位生產能力的考核和選擇”“選擇后有資格的合格供方單位比價過程監(jiān)督和評價”“對合同簽署的合法性審查和風險應對”“對合同中的重要產品進行外協(xié)監(jiān)造”到“對合同總的執(zhí)行情況的效能監(jiān)察”這五個方面進行了合同風險管理的分析，提出了觀點。

關鍵詞：合同 風險管理 經驗探討

中圖分類號：TU72 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）10（a）-0201-03

本文為科研生產A單位為背景，其主要任務為研發(fā)和生產高科技、高尖端、高可靠性的飛行產品，對很多產品技術要求極高，但由于此類產品都是系統(tǒng)性產品，需要許多配套廠家共同來完成。因此很多組合產品要通過合同的形式外協(xié)出去，從而帶來了很多的不確定性，在這個過程中如果不能很好的識別生產速度迅速加快帶來的外協(xié)產品的合同風險，導致合同風險的管控滯后，會導致科研生產單位產品在高標準、嚴要求的壓力下，出現許多很難辨識的新的合同風險，而且這些風險很難管控。因此，探索管理合同風險的方法以及這些方法的運用至關重要，并具有很重要的現實意義。

1 合同管理的瓶頸和難點

隨著行業(yè)的快速發(fā)展，A單位的合同數量和種類發(fā)生了很大的變化，10年前A單位的合同量每年僅有100多份，但近年來單位的合同量不斷增加，每年已經多達4000多份，涉及金額20多億元，而且合同種類也從以前的單一合同類型發(fā)展到多種類型并存，其中外協(xié)合同就占到95%以上。因此，現在合同管理的瓶頸和難點，就在于外協(xié)合同簽訂的廠家生產出來的產品質量不能完全滿足要求，甚至帶來很大的隱患或損失，由于A單位的外協(xié)廠家都是帶有技術性很強的研發(fā)性質的單位，選擇范圍非常局限，要想重新培養(yǎng)廠家需要時間和跟蹤指導，短時期很難拓展專業(yè)廠家。因此管好合同就不僅僅是合同文本本身了，而是合同的執(zhí)行效力，最重要的是簽一份執(zhí)行有效的合同，才是合同風險管理的實質所在。

一般狹義的合同管理工作只包括合同的審查、修改與起草工作，廣義的合同工作還包括合同談判、合同承制方考核、綜合比價考核打分、產品生產監(jiān)造、監(jiān)督閉環(huán)等外圍的工作。當合同發(fā)展趨于成熟時，合同文本本身的風險已經遠遠沒有以前大了，反而合同外圍的管理對管理合同風險的分量越來越重，也就是執(zhí)行層面的風險，合同外圍的風險對我們行業(yè)高可靠、高質量、長壽命的要求來說更值得關注。針對這一關鍵環(huán)節(jié)，從“合同簽訂前對供方單位生產能力的考核和選擇”“選擇后有資格的合格供方單位比價過程監(jiān)督和評價”“對合同的簽署的合法性審查及風險應對”“對合同中的重要產品進行外協(xié)監(jiān)造”到“對合同總的執(zhí)行情況的效能監(jiān)察”這五大方面探索管理合同風險的方法和途徑。

2 外協(xié)合同風險管理方法的運用

2.1 合同閉環(huán)管理框架

真正要管理好合同風險并不僅僅是合同文本本身，合同文本中規(guī)定的合同風險是核心部分，也是合同風險管理的重要環(huán)節(jié)，但合同的風險管理從A單位的角度來講，更應著重考慮以下四方面：“合同簽訂前對供方生產能力的考核和選擇”“有資格的合格供方單位比價過程監(jiān)督和評價”“對合同中的重要產品進行外協(xié)監(jiān)造”“對合同總的執(zhí)行情況的效能監(jiān)察”這些環(huán)節(jié)與核心部分“合同文本的合法性審查及風險應對”，共同構成了合同的閉環(huán)管理。這種合同風險的管理方法與風險管理框架圖相吻合。

對比關系如圖1和圖2所示。

（1）合同簽訂前對供方生產能力的考核和選擇——建立環(huán)境。

（2）合格供方內部比價評議過程監(jiān)督——風險評估。

（3）合同文本的合法性審查及應對——風險應對。

（4）對合同中的重要產品進行外協(xié)監(jiān)造——溝通與咨詢。

（5）對合同總的執(zhí)行情況的效能監(jiān)察——監(jiān)督檢查。

2.2 合同簽訂前對供方生產能力的考核和選擇——建立環(huán)境

（1）審核前需確認供方具備如下資質條件。A單位外協(xié)所涉及的合格供方是具有專業(yè)相同或相近，掌握相應產品的核心專業(yè)技術，具有相應專業(yè)較強的研發(fā)和生產能力，具有良好的質量信譽的獨立法人資格單位。

（2）審核計劃。每年年初，科技管理部門制定年度新增供方審核計劃，質量部門制定年度供方復審計劃，經管理者代表批準后在質量管理部門備案。臨時增加的審核計劃，科技管理部門負責填寫《供方臨時審核申請表》，經管理者代表批準后在質量管理部門備案。

（3）調查供方。依據供方審核計劃，主管外協(xié)的部門向供方下發(fā)《供方調查表》供方填寫《供方調查表》后以書面形式反饋；并按照供方審核要素進行自評估和審核資料的準備，現場審核時將自評估結果及審核資料提供給審核組。

（4）現場審核?？萍脊芾聿块T組織審核組開展現場審核工作：審核組根據供方審核要素，進行現場審核，每項審核結果根據滿足審核要素描述的符合程度進行打分，符合加一分，否則加零分。

（5）審核結論。審核組在審核現場發(fā)現供方存在弄虛作假或質量管理體系有嚴重缺陷，已嚴重影響A單位外協(xié)任務的完成，為“不合格”，終止本次審核。

審核分數≥考核項目（不含不適用項）總分的80%時，審核最終結論為“合格”；要求其在22個工作日內完成“不符合項”的整改，形成整改報告提交審核組；審核組根據審核結果及“不符合項”的整改閉環(huán)情況填寫《產品外協(xié)供方審批表》，給出綜合評價意見，報管理者代表批準，批準通過的供方納入A單位合格供方名錄。審核最終結論為“不合格”的供方，不予納入合格供方名錄。

2.3 合格供方內部比價評議過程監(jiān)督——風險評估

A單位對外協(xié)合同簽訂方的選擇主要采取比價綜合評議的方法進行篩選，主要通過第一個方面的風險防范——合同簽訂前對供方生產能力的考核和選擇。在此基礎上對凡確認的外協(xié)的項目均需執(zhí)行比價管理流程。所有外協(xié)項目的比價均采用邀請比價的方式，名單由計劃管理部門從合格供方名錄中選取提出，報主管科研生產的領導批準。endprint

計劃管理部門負責組織對報價文件的評審會，并邀請所有報價人參加。此過程簡稱為比價綜合評議，采用綜合評分法。評議委員會成員一般由A單位技術負責人、研制和加工部門、計劃管理部門、質量管理部門、風險管理部門、安全生產管理部門組成，可根據項目實際情況酌情增減。內部監(jiān)督部門負責對比價評審會的全過程進行監(jiān)督；比價按照逐步淘汰程序進行，僅對通過符合性檢查的報價文件進行商務和技術評議，僅對商務和技術評議均合格的報價文件進行價格評議和打分。

計劃管理部門根據比價委員會提出的評審結論來確定項目的承制單位；計劃管理部門和承制單位應當自比價評審會結束日起30個工作日內，按照比價文件和承制單位的報價文件簽訂書面合同。

2.4 合同文本的合法性審查及應對——風險應對

簽訂合同前對外協(xié)合同文本的標的、數量、交付時間、金額、違約責任以及有效期限等進行合法性審查（2.1中已經提到）。以下為審查中的一些具體方法。

（1）外協(xié)合同審核方法。

當合同審核人員接到外協(xié)合同時首先要查看審批手續(xù)是否完整有效，再看合同的主體（承制方）是否具備基本資格，通過與簽訂合同人員的直接溝通，對合同背景有所了解的基礎上，仔細審查合同條款。對于情況復雜的合同時，要對合同條款進行重點審查或易錯項目審查。

重點審查法。審核重點圍繞標的物的合同條款，包括有：標的物是否明確；履行期限、地點、方式是否明確；質量等級要求是否明確；驗收標準是否明確等。采用這一方法的優(yōu)點是突出重點、審查時間短。

易錯項目審查法。外協(xié)合同中常出現的錯誤主要分為兩類：顯性錯誤和隱性錯誤。顯性錯誤主要是合同文字中明顯的人為失誤性錯誤，是審核合同中較易發(fā)現的錯誤，凡涉及到關鍵性合同條款的必須建議其修改。

隱性錯誤往往隱藏在交易行為的背后，產生原因較為復雜，僅從合同文字中是難以發(fā)現的，需要審核人員具備一定的市場及審計經驗，通過與簽訂合同人員的有效溝通，幫助簽訂合同人員查找和分析合同履行中可能存在的風險，才可能避免合同簽訂后履行時的風險發(fā)生。

（2）外協(xié)合同審核注意風險事項。

外協(xié)審批程序是否規(guī)范完整。A單位的外協(xié)合同是否在合同預算計劃中列入，如不在計劃中，應以臨時簽訂合同審批單作為補充證明。依照合同審批單中提供的外協(xié)合同單編碼，對年度預算計劃或審批單進行核對。對外協(xié)合同超預算合同金額的，應提出審核意見。

外協(xié)合同形式是否準確。技術研發(fā)合同，應注意交付產品的說明，同時同一產品的研發(fā)合同不能重復使用。

承制方的資格審查。主要審查：是否在合格供方名錄內、經營內容、公司形式及規(guī)模、營業(yè)執(zhí)照有效期等。

標的物是否明確。外協(xié)產品一般為非標產品，涉及到進一步審核質量驗收標準是否明確并能夠滿足需求；如需要附有詳細的技術協(xié)議作為合同附件，技術協(xié)議中需要負責人簽字并加蓋合同章。

付款方式是否適當。付款方式往往能夠體現出合同主體雙方的權益是否平等。A單位的外協(xié)合同一般付款分兩到三次付款或先預付款給對方。若對先付款的合同要慎重審核如下條款：體現產品信息的條款是否完整明確；驗收標準是否明確；違約責任是否規(guī)定完整有效；合同簽訂地點是否為我方所在地等內容。

2.5 對合同中的重要產品進行外協(xié)監(jiān)造——溝通與咨詢

由于A單位行業(yè)的特殊性——要求高可靠、高壽命的產品，因此選擇合同單位非常有限，有的甚至是壟斷的，所以就更加注重拓展合格供方，使我們的產品能得到多個單位競爭來做，消除壟斷。外協(xié)監(jiān)造就顯得非常重要，因為技術性強，每個環(huán)節(jié)都要得到有效的控制才能生產出高可靠的產品來。

（1）相關方造成的風險。本文中的相關方主要指分承制方和供應方，統(tǒng)稱為外協(xié)方。外協(xié)方提供的產品、設備、器材等存在設計制造等方面的缺陷，若在產品交付后使用前未經發(fā)現，帶到后續(xù)研制過程，就會帶來質量風險。

（2）研制過程風險。研制過程的風險可以概括為人、機、料、法、環(huán)5個方面，具體A單位產品質量風險因素如表1所示。

（3）外協(xié)產品現場監(jiān)造按照組織形式可以采用組成監(jiān)造組或委派專人的方式；按照監(jiān)造時間頻度可以采用長期派駐、階段或臨時外協(xié)單位等不同時間跨度的監(jiān)造方式；按照監(jiān)造工作形式可以采用提前制定監(jiān)造計劃逐條實施監(jiān)造或對供方從人、機、料、法、環(huán)等方面開展文件資料審查和現場審查的巡查方式。

（4）監(jiān)督供方識別的關鍵檢驗工作，監(jiān)造過程發(fā)現問題的閉環(huán)情況進行確認，并簽署驗收申請表；參加供方質量分析類會議及其他質量活動。監(jiān)造人員負責監(jiān)督外協(xié)生產基線變化情況，對于含關鍵環(huán)節(jié)的外協(xié)生產基線變化，監(jiān)督供方使用協(xié)調單上報A單位同時確認批準手續(xù)。

2.6 對合同總的執(zhí)行情況的效能監(jiān)察——監(jiān)督檢查

對合同管理情況進行了效能監(jiān)察。首先對合同監(jiān)察項目進行效能監(jiān)察立項，成立了監(jiān)察小組，監(jiān)察的內容主要包括：合同管理制度建立及執(zhí)行情況；經營管理過程中合同訂立與履行情況；合同管理監(jiān)督制約機制情況。

按照實施計劃的要求，在項目立項后，A單位監(jiān)督部門對項目實施部門下達《效能監(jiān)察通知書》，要求各合同業(yè)務管理部門圍繞合同總體情況、合同制度建立情況、合同訂立情況、合同履行情況、合同文檔情況及合同監(jiān)管情況進行全面自查。

（1）檢查合同管理制度建立及執(zhí)行情況。

內部監(jiān)督部門圍繞合同管理依據《合同管理辦法》和《合同印章管理辦法》，對相關合同業(yè)務管理部門的職責、權限、合同簽訂、履行以及合同簽章管理等內容進行了監(jiān)督檢查。

在經營管理過程中，各合同業(yè)務管理部門嚴格按照國家法律法規(guī)、A單位的規(guī)章制度要求進行合同管理，使合同從審批、簽訂、履行到執(zhí)行的各個環(huán)節(jié)得到了有效控制。根據合同簽署情況，建立了合同臺賬，對合同名稱、金額、承制單位等相關要素進行了登記，并配備了兼職合同管理人員，負責合同臺賬登記和資料收集工作。endprint

（2）檢查合同訂立與履行情況。

執(zhí)行合同管理程序情況。在被抽查的合同中，承制方是否在A單位合格供方名錄中；合同業(yè)務管理部門在簽署合同前，要求承制方提供了其資信證明，并進行了相應的審查和調查。同時，按照A單位的要求，對于符合招標條件的相關合同，業(yè)務管理部門按相關招投標管理辦法的要求，委托具有相應資質的招標代理機構進行了招標；對于達不到招標條件的外協(xié)合同，仿照招標程序進行了比價綜合打分。

合同簽署情況。檢查被抽查的合同審批手續(xù)齊全，合同雙方進行了簽字蓋章；合同內容完整，對合同標的、數量、金額、違約責任等必要條款進行了具體規(guī)定；交付完成的產品，按照規(guī)定，組織進行了驗收。對于合同委托代理人，每年年初A公司法定代表人對合同業(yè)務管理部門的正職進行授權，并頒發(fā)法人委托書。對于因為業(yè)務關系需要給部門正職以外人員授權時，必須上報法定代表人并經過辦公會討論通過后，才能授予其在業(yè)務分管范圍內簽訂合同的權利。

（3）檢查建立監(jiān)督制約機制情況。

每年按照監(jiān)管項目編制年度監(jiān)管計劃，并經部門領導審批后執(zhí)行。各合同業(yè)務管理部門不斷加強外協(xié)合同等相關規(guī)章制度的制定，以加強內控管理。不定期地組織相關合同管理人員進行相關業(yè)務培訓，提高業(yè)務知識，避免合同風險的發(fā)生。

針對效能監(jiān)察中提出的合同管理中存在的不足，相關合同業(yè)務管理部門在下一年度進行了相應調整，使部門制度、計劃、比價等內容更加完善。對《合同管理辦法》也進行了部分修訂，進一步劃分了各合同業(yè)務管理部門的職責權限，規(guī)范合同審批流程。

3 結語

通過以上5個方面的合同風險管理方法的應用，嚴把“入口關”“過程關”“結算關”等合同執(zhí)行程序，大大提高了外協(xié)產品的質量，降低了外協(xié)合同的風險，從而使A單位外協(xié)合同從沒有發(fā)生一起法律糾紛和大的產品質量事故。同時，提高了A單位從宏觀上把握外協(xié)合同管理的工作大局、從微觀上發(fā)現外協(xié)合同風險的能力，與外協(xié)單位建立了“合作共贏”的關系充分利用外協(xié)單位的生產資源，發(fā)揮外協(xié)單位的生產優(yōu)勢，提升了自身的產業(yè)能力，保證了產品的高質量、高性能，在用戶中樹立了良好的形象，為單位持續(xù)快速發(fā)展奠定了良好的基礎。

參考文獻

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