事業(yè)單位檔案信息化管理的有效途徑

朱飛豐

摘 要：隨著社會發(fā)展腳步的加快，社會上很多行業(yè)也已經逐漸進入了信息化的時代，在事業(yè)單位中進行的檔案管理任務也受到了信息化技術的影響，在工作水平及質量方面有了顯著地進步，并為檔案信息管理提供了可靠的保障。正因為傳統(tǒng)的檔案管理方式面臨著越來越嚴峻的挑戰(zhàn)，所以事業(yè)單位中的檔案管理工作在未來也將會轉變成信息化的管理模式，將會促進事業(yè)單位檔案的管理更加快速、科學、規(guī)范。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案信息化管理；有效途徑

檔案管理工作中包含有極其多的重要資料，正以為如此，很多的事業(yè)單位對其是十分重視的。隨著信息化時代的到來，事業(yè)單位中的檔案工作也將從從前傳統(tǒng)的管理方式逐漸進化為信息化模式。與此同時，這種管理模式的改變也將給檔案管理的工作、檔案管理人員帶來機遇與挑戰(zhàn)。面對這種不可避免的挑戰(zhàn)，我們必須要以積極的心態(tài)去對待它，讓檔案管理工作更加完善，從而轉變成為真正的信息化檔案管理。

1 事業(yè)單位中檔案信息化管理存在的優(yōu)勢

一個事業(yè)單位如果不能快速的和時代接軌，那便是落后于社會發(fā)展的。社會是由多個整體及個體組成的，事業(yè)單位就是其中的一個整體。事業(yè)單位如果想要打破這種限制，就要有合理有效的利用新興的信息化設備，并在原有基礎上有所改良創(chuàng)新。簡單來講，管理信息化其實就是把信息存放在一個不占實際空間中的虛擬空間。在事業(yè)單位中有很多存在規(guī)律性的規(guī)章制度，檔案管理信息化其實也是這些規(guī)律性的生產物。事業(yè)單位中的檔案管理只有向著信息化的大方向前進，才能在未來有更好更廣闊的發(fā)展前景。當然，對信息化的檔案管理方法要進行一次次的改革才能使其得到完善。在當代，電子產品時時刻刻充斥在人類的生活當中，可是關鍵問題在于我們應該怎么樣的去有效而又合理的去利用它。所以，在現(xiàn)有的社會背景要求下，事業(yè)單位必須要勇敢創(chuàng)新、發(fā)現(xiàn)、利用，讓現(xiàn)代化設備充分的展示出它的價值所在。就目前來看，大部分的事業(yè)單位都已經開始了檔案信息化管理新模式，這樣的一個工作進步不管從個人還是到集體都是一個大的進步。通過對檔案信息化的管理建設，可以成為使經濟發(fā)展的動力馬達，并且還能夠確保事業(yè)單位檔案管理工作更加高效、快捷的開展。

2 事業(yè)單位中如何實現(xiàn)信息化檔案管理

2.1 為檔案信息建設專門的網(wǎng)站

在事業(yè)單位中建立起專門的檔案網(wǎng)站，在網(wǎng)絡中建設信息網(wǎng)點，其實這也是一種檔案信息以網(wǎng)頁為承載進行信息提供及服務的。檔案管理實行信息化的管理最主要的目的是為了實現(xiàn)網(wǎng)上在線查詢，實現(xiàn)及時歸檔，將原本的檔案管理方式改變，并更完善的實現(xiàn)信息化管理模式。

事業(yè)單位在建設信息化檔案時，第一步應該把檔案管理的相關體系添加到事業(yè)單位的整體管理機制中，從而真正實現(xiàn)管理系統(tǒng)化。第二步，將事業(yè)單位中不同部門的相關信息進行整合，形成資源共享等，這表現(xiàn)出了綜合管理體系的最大效益。檔案管理怎么樣才能實現(xiàn)網(wǎng)絡化，那么檔案管理體系中的開發(fā)以及更新功能就要不斷進行完善。網(wǎng)絡管理的不斷完善，增強網(wǎng)絡索引功能，把計算機特有的優(yōu)勢發(fā)揮出最大功能，給使用者一個高質量的網(wǎng)絡服務。網(wǎng)絡設備嚴格標準化，產品選擇時按照國內外標準，讓產品能得到最及時有效的更新，防止重新開發(fā)。

2.2 事業(yè)單位中的信息化檔案管理要不斷強化

事業(yè)單位在進行信息化檔案管理的強化作業(yè)時，要以提高管理者的綜合素質為首要任務。傳統(tǒng)的檔案管理工作者向來以默默無聞、無私奉獻而為人稱贊，但封閉意識較強時他們的普遍弱點。要改變這種局面，就要不斷的更新觀念、勇于進取，努力學習鄧小平建設有中國特色的社會主義理論，關注改革開放的新形勢、新問題，把檔案工作與社會或等結合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉變。在信息化的時代，要強化檔案管理的現(xiàn)代化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識。盡管技術的進步對信息環(huán)境的構成有著重要的作用，但是人依舊是決定性因素，所以就要求管理者要主動提高自身的工作意識，提高文字能力、綜合分析能力、積極主動學習計算機技術，熟練掌握操作方式，培養(yǎng)出一支專業(yè)化干部隊伍。事業(yè)單位要經常開展管理者培訓活動、評估工作活動，對工作上有重大進步的人員給予獎勵支持，以優(yōu)勝劣汰的方式鼓勵員工的工作積極性，讓檔案管理者的工作意識增強。只有高素質的管理人員才能把信息化的檔案管理真正落實到實處，將信息化的管理方式深入探索研究，使信息化的管理體系進一步得到完善。

2.3 擴充事業(yè)單位中的相關檔案信息資源，并且加快建設技術設備

為了使檔案的信息化資源得到進一步的豐富，檔案信息化的管理就顯得至關重要。檔案信息化管理模式中，從業(yè)者可以多多利用網(wǎng)絡所特有的優(yōu)勢，比如說利用搜索引擎進行檔案資源信息的整理及收集，對檔案信息進行不斷的實時更新以及完善，使得資源充分發(fā)揮出共享性和及時性的作用。事業(yè)單位中的建設管理信息化設備的腳步要加快，在信息化的管理模式中，計算式是最最基本的條件，所增添的工作設備必須是質量良好，能有長久的使用壽命年限，避免檔案信息出現(xiàn)丟失以及損壞等的不必要的麻煩出現(xiàn)，從而產生不良的影響。在信息化設備的購買及設備維護方面，事業(yè)單位在資金投入上要加大其投資力度，采購信息化設備是要以大儲存量的設備為首要考慮條件因素。為了更好的保護計算機不受到影響，防毒殺毒軟件一定要是專業(yè)放心的，硬盤的性能必須要強大，以保證信息檔案資源不受到影響，讓信息化的檔案管理工作得到進一步的更好完善。

信息技術為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法的同時，也給檔案管理帶來了安全隱患。目前、一些單位在進行檔案信息化建設時，安全意識往往不夠，造成了檔案信息的丟失和泄密，帶來了巨大的損失。所以，在管理中，一定要對檔案管理的相關政策進行認真的研究，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的加密功能，對通用數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權限進行系統(tǒng)的分類加密。另外，電子檔案對保存環(huán)境和保存方式手段的要求高，工作人員要注意檔案室的防潮、防高溫、防輻射、防病毒等工作。

2.4 單位信息化檔案管理中建設及搜索引擎

在進行信息化的檔案管理時管理者、使用者可以多使用搜索引擎，方便查閱檔案資源。計算機里邊本身就自帶搜索引擎，人們輸入里相關的關鍵字、關鍵詞之后就可以搜索島人們所需要的資料，這不僅僅節(jié)省了時間，更是能更加出色的完成工作任務。事業(yè)單位中在進行信息化的檔案管理工作時，還可以把計算機中自帶的搜索功能合理的利用到其中，將內部的信息資源建立起搜索引擎，方便從業(yè)者進行管理工作，也方便了領導了解相關信息內容，讓信息化的檔案管理得到了進一步的實現(xiàn)，讓信息化管理特有的作用發(fā)揮出最大的力量，讓檔案管理工作在效率及質量上都有了大幅度的提高與保障。

3 結語

計算機的電子應用技術一直在不斷地發(fā)展當中，并且是日趨成熟，而事業(yè)單位里建立起信息化的檔案管理也是未來的共同發(fā)展方向。所以，信息化的檔案管理要不斷的時時完善，讓檔案管理的工作逐漸走向合理化、便捷化以及規(guī)范化，建立起良好的檔案管理體系，讓事業(yè)單位中的檔案信息資源能夠最有效的利用及保護。

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