淺析辦公自動(dòng)化環(huán)境下公安系統(tǒng)檔案管理

摘 要：公安檔案是公安系統(tǒng)工作中重要的組成部分，合理科學(xué)的檔案管理有利于公安系統(tǒng)更加高效地打擊犯罪維護(hù)社會(huì)安定。本文首先介紹了公安系統(tǒng)檔案管理的特點(diǎn)和作用，接著分析了在辦公自動(dòng)化背景下公安系統(tǒng)檔案管理存在的問題，并提出了針對(duì)性的策略，以期更好地為公安工作服務(wù)。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；公安系統(tǒng)；檔案管理

公安機(jī)關(guān)是維護(hù)我國(guó)社會(huì)穩(wěn)定的一支重要力量，主要負(fù)責(zé)防范打擊犯罪、保護(hù)生命財(cái)產(chǎn)安全等任務(wù)，但是隨著社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展，公安機(jī)關(guān)也面臨眾多挑戰(zhàn)，例如人口問題以及由人口引發(fā)的就業(yè)問題[1]；社會(huì)貧富差距進(jìn)一步拉大導(dǎo)致的貧富問題[2]；流動(dòng)人口、組織犯罪、高科技犯罪、毒品犯罪等問題[3]。因此要在總?cè)藬?shù)不變的情況下提高工作效率、與時(shí)俱進(jìn)，就要以準(zhǔn)確全面的信息作為依據(jù)，充分利用辦公自動(dòng)化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，使公安檔案管理健康完善，更好地為公安工作服務(wù)。

1 公安系統(tǒng)檔案的特點(diǎn)及作用

對(duì)于公安系統(tǒng)檔案的涵義在2000年之前都沒有一個(gè)明確的定義，在2000年國(guó)家檔案局對(duì)公安系統(tǒng)檔案的含義進(jìn)行了界定，在這個(gè)表述中認(rèn)為公安檔案是公安機(jī)關(guān)履行國(guó)家法律時(shí)形成的專用文件材料，是在進(jìn)行治安行政管理中形成的歷史記錄，是由檔案、文書檔案等組成，服務(wù)于公安工作[4]。在管理方法和方式上體現(xiàn)著專業(yè)性，具有極強(qiáng)的信息記錄性。

（一）公安系統(tǒng)檔案的特點(diǎn)

公安系統(tǒng)檔案不同于其他部門檔案，具有數(shù)量大，門類多的特點(diǎn)，是在依法行使職權(quán)過程中形成的，公安系統(tǒng)檔案從內(nèi)容、形式、形成、來源等多方面都具有極強(qiáng)的特殊性，這些特殊性如何在辦公自動(dòng)化背景下發(fā)揮最大的作用，合理進(jìn)行開發(fā)利用，有利于特殊作用得到充分發(fā)揮。公安系統(tǒng)檔案主要具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：首先是單元性，公安機(jī)關(guān)性質(zhì)職權(quán)都是針對(duì)特定案件和事件，因此保持了實(shí)體的保管單元；其次是使用延續(xù)性，公安檔案一旦歸檔后，并不是被塵封，再遇到相關(guān)事件時(shí)，仍會(huì)進(jìn)行翻閱，繼續(xù)使用；再次是情報(bào)性，公安機(jī)關(guān)保存的犯罪嫌疑人相關(guān)檔案都是通過檔案方式體現(xiàn)的，這些檔案為執(zhí)法人員提供情報(bào)，通過分析情報(bào)信息，采取相應(yīng)的措施，犯罪行為就會(huì)從源頭上得到有效遏制；最后是滯后性，公安系統(tǒng)檔案是對(duì)真實(shí)案例的記載，一般滯后于事件的發(fā)生時(shí)間，特別是在突發(fā)事件中，無規(guī)律可循，檔案資料就需要逐步完善。此時(shí)只有公安人員經(jīng)過充分的取證、去偽存真工作后，才能形成對(duì)事件的客觀認(rèn)識(shí)，因此公安檔案資料具有一定的滯后性。同時(shí)公安系統(tǒng)檔案有機(jī)密性，因?yàn)闋砍兜诫[私問題，檔案不能讓公眾知悉，如，刑事案件中需要辨別查找犯罪嫌疑人，形成檔案，然后確認(rèn)重點(diǎn)可疑目標(biāo)。

（二）公安系統(tǒng)檔案的作用

公安系統(tǒng)檔案在公安工作中發(fā)揮著重要的作用，首先是情報(bào)信息作用，在打擊和懲治犯罪活動(dòng)中公安檔案以文字、圖表、聲像等形態(tài)形成了具有情報(bào)信息的作用；其次是歷史憑證作用，公安系統(tǒng)檔案并不是后期編寫，具有時(shí)效性，因此可以成為查詢參考依據(jù)，具有了憑證價(jià)值；再次是具有指導(dǎo)借鑒作用，通過較完善的檔案管理可以對(duì)公安工作的發(fā)展提供借鑒指導(dǎo)作用，減少工作中走彎路犯錯(cuò)誤。

（三）公安系統(tǒng)檔案管理存在的問題

近年來，辦公自動(dòng)化技術(shù)取得了迅速的發(fā)展，但是在部分公安系統(tǒng)檔案管理中仍然存在眾多問題，首先就是管理團(tuán)隊(duì)存在的問題，一般都沒有專職的檔案管理員，即使有檔案管理員，也往往是兼職，這些兼職人員大多沒有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，管理方法水平較低，人員穩(wěn)定性較差，已經(jīng)嚴(yán)重影響到了檔案管理事業(yè)的改革與發(fā)展；其次是工作人員觀念落后，長(zhǎng)期以來在我國(guó)公安系統(tǒng)檔案管理中形成了“收、管、立、藏”的管理制度，受這種觀念的長(zhǎng)期影響，部分檔案管理人員存在著固步自封的守舊觀念，認(rèn)為檔案就是簡(jiǎn)單的進(jìn)行裝訂，然后進(jìn)行保管就可以了，存在著嚴(yán)重的重“藏”輕“用”的理念；第三是檔案人員普遍業(yè)務(wù)能力欠缺，根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示在檔案管理人員中，年齡40歲以上的人占了大部分，這些工作人員大部分對(duì)于信息技術(shù)并不熟悉，對(duì)于信息檢索也是一知半解，工作方法及思維方式相對(duì)落后，這些都適應(yīng)不了辦公自動(dòng)化背景下對(duì)檔案管理工作所產(chǎn)生的巨大影響；第四是檔案人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，上文中提到，公安系統(tǒng)的檔案管理不同于其他的檔案管理，檔案員長(zhǎng)時(shí)間和紙張打交道，接觸領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)會(huì)少，獲得提拔的機(jī)會(huì)也少，工作得不到肯定，因此很多人，特別是年輕人不愿意擔(dān)任這個(gè)職務(wù)，影響了公安機(jī)關(guān)檔案人員工作隊(duì)伍的穩(wěn)定；第五是檔案培訓(xùn)指導(dǎo)沒有落實(shí)，盡管近年來檔案管理受到了公安系統(tǒng)的重視，但是大部分管理人員沒有專業(yè)的知識(shí)，這點(diǎn)在派出所中尤為明顯。

3 辦公自動(dòng)化背景下公安系統(tǒng)檔案管理措施與建議

（一）構(gòu)建檔案基礎(chǔ)信息處理庫(kù)

公安系統(tǒng)要適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展，就要構(gòu)建檔案基礎(chǔ)信息處理庫(kù)，關(guān)鍵在于構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過數(shù)據(jù)庫(kù)再應(yīng)用和設(shè)計(jì)，進(jìn)行資源的共享和管理，促進(jìn)檔案管理辦公自動(dòng)化的轉(zhuǎn)變。

（二）提升領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度

根據(jù)相關(guān)調(diào)查，之所以檔案管理辦公自動(dòng)化在各地利用存在很大的差異，其中大部分的原因是領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，這就需要相關(guān)的檔案管理人員積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)層的支持，例如采用發(fā)放宣傳單、專題講座以及培訓(xùn)教育模式對(duì)檔案管理工作的重要性與作用進(jìn)行詳細(xì)講解，使系統(tǒng)內(nèi)人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，配合檔案管理工作的開展。

（三）加大標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)力度

要實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是不可或缺的，首先要加大檔案管理體制建設(shè)力度，進(jìn)一步規(guī)范管理體制，公安系統(tǒng)內(nèi)部機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理實(shí)施統(tǒng)一管理，使文件前期處理與控制能夠納入到檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)范疇；其次要針對(duì)檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，保障檔案管理實(shí)現(xiàn)高度的統(tǒng)一；再次要針對(duì)技術(shù)操作實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化處理有效提升工作效率。

（四）注重提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，注重網(wǎng)絡(luò)安全

要實(shí)現(xiàn)公安系統(tǒng)檔案管理的健康持續(xù)發(fā)展，就需要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，管理人員要在政治、專業(yè)和信息素養(yǎng)上都符合相關(guān)要求；相關(guān)部門要提高對(duì)管理人員的培訓(xùn)，完善檔案管理人員的知識(shí)體系；同時(shí)要重視管理隊(duì)伍的繼續(xù)教育，建立科學(xué)合理的激勵(lì)體系，激發(fā)管理人員的工作熱情。另一方面就是要注重網(wǎng)路安全，檔案管理部門的路由器必須要針對(duì)全部 IP 地址實(shí)施屏蔽處理，針對(duì)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進(jìn)行有效的隔離，保障檔案系統(tǒng)的安全。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

孫娜，女，漢，山東濟(jì)南，大學(xué)本科，煙臺(tái)市人民警察培訓(xùn)學(xué)校。endprint