淺談企業(yè)會計檔案管理

企業(yè)會計檔案是企業(yè)過去經(jīng)濟活動的記錄，它以豐富的原始數(shù)據(jù)和恒定不變的價值量為使用者提供可靠的信息，為企業(yè)制定規(guī)劃、計劃、調(diào)查取證以及進行決策提供依據(jù)和咨詢材料。按照《會計法》、《檔案法》有關規(guī)定，科學管理和有效利用會計檔案，對于企業(yè)加強監(jiān)督管理，發(fā)揮經(jīng)濟效益，優(yōu)化資產(chǎn)配置，提高企業(yè)綜合效益具有非常重要的意義。

1 企業(yè)會計檔案的特點

1.整體性。一個會計年度產(chǎn)生的會計憑證、會計賬冊、會計報表及其他類等，這是一個不可分割的整體，保持會計檔案的整體性，是管理好會計檔案的基礎

2.規(guī)律性。一個會計年度中所形成的會計憑證、會計賬簿、會計報表等，在反映某一項經(jīng)濟活動時，從業(yè)務發(fā)生到結束上報，能連續(xù)不斷地記錄，便于進行正確的計算和綜合分析，經(jīng)濟業(yè)務活動之間相互制約、緊密聯(lián)系、環(huán)環(huán)相扣，這種內(nèi)在的規(guī)律性，遠遠超過了其他檔案。

3.穩(wěn)定性。企業(yè)會計檔案雖然內(nèi)容與種類繁多，形成的量大，但是它的基本成分只有三個方面：會計憑證、會計賬簿和會計報表。這種成分的穩(wěn)定性，是區(qū)別于其他檔案的重要標志。

4.特殊性。企業(yè)會計檔案是以數(shù)字為主要內(nèi)容，是記錄反應經(jīng)濟活動的歷史資料。

2 企業(yè)會計檔案的管理

1、收集要完整。檔案的收集工作是檔案工作的起點和基礎，只有收集及時、完整、系統(tǒng)，才能為檔案科學管理和提供利用奠定良好的基礎。其內(nèi)容和范圍包括：

（1）會計憑證：原始憑證、記賬憑證、記賬憑證匯總表、及其他會計憑證。

（2）會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬及其他會計賬簿。

（3）財務報告類：月報、季報、年度決算報表，會計報表的編制說明和附錄的補充材料等。

（4）其他類：銀行對賬單、各類收據(jù)存根、工資變動通知、會計檔案移交清冊、會計檔案銷毀清冊等等。

（5）電算化會計檔案：存儲會計憑證、會計賬簿和會計報告等的介質，包括磁盤、磁帶、光盤、微縮膠片等。

2、立卷要準確。根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定：各單位每年形成的會計檔案應由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。這是因為，會計機構熟悉本部門、單位的業(yè)務，熟悉檔案的來龍去脈，遵循會計檔案材料的形成規(guī)律，堅持實行業(yè)務部門立卷的原則，由會計機構進行歸檔前的立卷和整理工作，能更好地保證會計檔案的收集完整和保持檔案之間的關系，做到準確立卷。

3、歸檔要及時。會計檔案是一種社會資源，必須按規(guī)定交本單位檔案機構或檔案工作人員集中管理，任何單位和個人不得據(jù)為己有或者拒絕移交歸檔。《會計檔案管理辦法》規(guī)定：當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可以由會計機構暫時保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一管理，未設立檔案機構的，應當在會計機構內(nèi)部指定專人保管。同時還明確規(guī)定出納人員不得兼任會計檔案保管。移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。這些重要內(nèi)容，不僅體現(xiàn)在制度上，而且要落實到實際工作中。移交手續(xù)要完備，責任界限要明確，真正做到及時、完整、清晰，保證會計檔案的安全保管和有效利用。

4、分類要科學。會計檔案是一門專業(yè)檔案，涉及會計、檔案管理等多方面的專業(yè)知識，而在實際工作中因缺少會計檔案管理的專門人才，加之對會計檔案管理的不重視等原因，會計檔案保管在會計部門，他們往往只是把賬簿、憑證等簡單的寫上年代、名稱，這樣做極不規(guī)范。如何對會計檔案實體進行系統(tǒng)管理，科學分類，是檔案工作的保管、鑒定和利用的基礎。分類的目的在于科學管理和方便利用。在分類中要符合會計檔案形成的客觀規(guī)律和固有的特點，保持它們的密切聯(lián)系，使會計檔案成為一個嚴密的科學體系。根據(jù)企業(yè)會計檔案形成的獨特特點分類一般應按照“年度-類別”法，編號則以形成時間為序。

5、檢索工具要簡便。會計檔案利用的檢索工具，應當簡便明了，根據(jù)實際工作需要編寫。一般來講應當盡可能與分類一致，計有：流水登記目錄、案卷目錄、專題目錄。目錄的內(nèi)容包括時間、順序號、柜（箱）號、卷號等。流水賬目錄，是按不同會計文件名稱編制，不分年度，在收進時登記的目錄；案卷目錄是按照會計檔案分類編制建立的目錄；專題目錄，是根據(jù)日常的工作需要編制的目錄。

6、管理工作要強化。檔案管理人員要盡職盡責、遵守制度、依法辦事、規(guī)范管理。一是要求單位的檔案不得外借，遇有特殊情況，經(jīng)負責人批準可以提供查閱或者復制原件。二是要求檔案室、柜內(nèi)不允許存放其他物品，檔案室內(nèi)要放置吸潮物，檔案柜內(nèi)要放置防蟲藥品，有條件的還應安裝報警器，并堅持經(jīng)常查看、打掃，發(fā)現(xiàn)隱患及時清除，做到防火、防塵、防盜、防潮、防霉、防蟲蛀鼠咬，使成教檔案管理達到安全化、制度化、科學化、標準化和經(jīng)?；?。三是對磁性介質檔案管理注意做好防磁、防熱、防污染、防有害生物等工作，重要的檔案應雙備份，要定期進行檢查，定期進行復制，分別存放。四是積極運用現(xiàn)代技術設備和手段管理檔案，改變傳統(tǒng)以手工為主的管理方式，提高檔案的管理水平和利用率。

3 加強企業(yè)會計檔案管理的幾點思考

1、強化企業(yè)領導對會計檔案的管理。企業(yè)領導要充分認識到會計檔案對企業(yè)發(fā)展和科技進步的重要意義。使他們把一定的精力放到這方面來，檔案工作者要多向他們宣傳檔案工作的重要性，用工作成績影響他們。使領導關注檔案工作，加大硬件設施、軟件設施的投入資金，把會計檔案管理工作納入單位年度考核之中，與其他工作一樣定獎懲。

2、提高企業(yè)會計檔案管理人員的業(yè)務素質。企業(yè)會計檔案管理人員多為兼職，缺少檔案管理應有的專業(yè)知識，計算機應用知識，造成檔案管理工作整體水平不高，制約著企業(yè)檔案管理工作的順利發(fā)展。因此應對檔案管理人員進行有關檔案法規(guī)、檔案專業(yè)知識、電算化知識等方面的培訓學習，并組織相關的交流研討活動，培養(yǎng)復合型人才。

3、建立健全企業(yè)會計檔案管理規(guī)章制度。為確保檔案的齊全、完整、規(guī)范管理，應依據(jù)國家的法律法規(guī)和檔案管理的有關規(guī)定，制定出會計檔案管理規(guī)章制度，如：《會計檔案管理辦法》、《會計檔案收集與歸檔辦法》、《會計檔案保管制度》、《借閱制度》等，這樣工作起來便有章可循，有法可依，保障企業(yè)會計檔案管理向規(guī)范化、科學化、制度化邁進。

4、加快企業(yè)會計檔案管理現(xiàn)代化步伐。《檔案法》中規(guī)定：“采用先進技術，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化”。在企業(yè)會計檔案管理中應積極推廣應用現(xiàn)代化科學技術，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的以手工為主的檔案管理方式，使檔案的收集、整理、保存和查詢電子化、網(wǎng)絡化，實現(xiàn)企業(yè)會計檔案管理的信息化與資源共享?，F(xiàn)代的管理手段，使之不但能準確、系統(tǒng)地查找到所需要的有關檔案資料，而且能提高工作效率，更好地為企業(yè)的發(fā)展服務。

5、做好企業(yè)會計檔案利用工作。檔案工作者要有創(chuàng)新意識、服務意識、奉獻意識、宣傳意識，作為窗口部門的工作者，必須樹立全心全意為人民服務的精神，必須有一顆平常心腳踏實地，同時發(fā)揮其積極導向作用，變被動服務為主動服務，便被動利用為主動力利用，充分開發(fā)檔案信息資源，不斷拓展業(yè)務范圍與服務領域，積極探索行之有效的檔案管理途徑，為企業(yè)的改革發(fā)展提供更好地服務。

作者簡介

白曉琴（1964-），女，山西太原人，館員，主要從事檔案管理。endprint