大型綜合性醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)信息化管理與實踐

李笑迎，劉群

天津市人民醫(yī)院 科技信息處，天津 300121

大型綜合性醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)信息化管理與實踐

李笑迎，劉群

天津市人民醫(yī)院 科技信息處，天津 300121

科研經(jīng)費(fèi)管理是醫(yī)院管理中重要的組成部分，對科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)行規(guī)范有效的管理，保障科研經(jīng)費(fèi)做到合理支出、高效利用一直困擾著科研管理人員，現(xiàn)在大部分醫(yī)院的科研經(jīng)費(fèi)管理缺乏信息化手段，工作效率低。本文從醫(yī)院的科研經(jīng)費(fèi)信息化管理現(xiàn)狀著手，分析了醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)信息化管理建設(shè)中存在問題，以及科研經(jīng)費(fèi)信息化管理的必要性、流程結(jié)構(gòu)等，并介紹了我院在改變傳統(tǒng)的科研經(jīng)費(fèi)管理方式的基礎(chǔ)上，實行科研經(jīng)費(fèi)信息化流程管理所取得的成效及體會。

綜合性醫(yī)院；科研經(jīng)費(fèi)；信息化管理；管理模式

引言

科研經(jīng)費(fèi)是醫(yī)院開展科學(xué)研究的重要條件，是科研活動賴以進(jìn)行的物質(zhì)基礎(chǔ)之一。隨著醫(yī)院科研水平的不斷提高，科研經(jīng)費(fèi)來源渠道增多，且呈現(xiàn)出多層次、多樣化的趨勢，科研項目和科研經(jīng)費(fèi)總量在不斷增加。隨著醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的不斷發(fā)展以及科研項目總量逐年增加，傳統(tǒng)半手工的管理方式已經(jīng)很難適應(yīng)醫(yī)院信息化科研管理工作的要求，如何有效發(fā)揮科研管理部門的職能，使有限的科研經(jīng)費(fèi)，得到充分有效的利用，建立科學(xué)、規(guī)范、系統(tǒng)地科研經(jīng)費(fèi)管理體系，以信息化手段實現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)管理，充分提高其使用效益，促進(jìn)科研工作健康有序的發(fā)展，顯得尤為重要。

1 醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)信息化管理現(xiàn)狀

目前，國內(nèi)的三級醫(yī)院基本都已建立了不同層次、不同規(guī)模的醫(yī)院信息系統(tǒng)，醫(yī)院硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)也初具規(guī)模?？蒲泄芾砉ぷ鬟^程中雖然也運(yùn)用了計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)設(shè)備，但僅限于文字處理、網(wǎng)上數(shù)據(jù)統(tǒng)計和資料查詢。也有不少醫(yī)院的科研管理部門先后購買或研發(fā)了科研管理系統(tǒng)軟件，但基本上只是對某一方面管理內(nèi)容進(jìn)行計算機(jī)輔助管理（如科研項目管理、科研統(tǒng)計等），其作用的發(fā)揮十分有限[1]。

隨著國家的科研經(jīng)費(fèi)投入不斷加大，醫(yī)院科研項目逐年增多，科研經(jīng)費(fèi)來源渠道呈多元化，增加了課題項目預(yù)算管理的復(fù)雜性[2]。以我院為例在科研經(jīng)費(fèi)管理上，即采用給每個科研項目建立經(jīng)費(fèi)本，由課題組成員持經(jīng)費(fèi)本進(jìn)行報賬。報賬過程往往要走很長的簽字審批流程，影響經(jīng)費(fèi)使用效率。這樣的經(jīng)費(fèi)管理模式基本依賴于傳統(tǒng)的人工操作，輔之以各種手工記錄的Excel電子表格，要進(jìn)行反復(fù)的核對、溝通，效率較低，且監(jiān)督管理相當(dāng)困難[3]。

醫(yī)院為了調(diào)動科研人員的積極性，在科研經(jīng)費(fèi)到帳后，不提取課題管理費(fèi)，直接為課題負(fù)責(zé)人建立個人專戶。而沒有將科研所用房屋、儀器設(shè)備、水、電、固定資產(chǎn)、科研人員的工資、獎金等計入科研成本，使得科研經(jīng)費(fèi)在核算中缺少詳細(xì)、準(zhǔn)確和完整的成本核算。多數(shù)課題負(fù)責(zé)人認(rèn)為經(jīng)費(fèi)的使用權(quán)在于自己，可以隨意支配，往往會將日常財務(wù)管理中不能報銷的費(fèi)用納入經(jīng)費(fèi)列支，失去了科研經(jīng)費(fèi)支出的嚴(yán)謹(jǐn)性，不能更好的發(fā)揮科研經(jīng)費(fèi)應(yīng)有的作用[4]。

部分醫(yī)院的科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)不夠完善，經(jīng)費(fèi)管理等還停留在半手工狀態(tài)，科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算支出與經(jīng)費(fèi)資金實際到位及入賬時間脫節(jié)，從而造成項目管理與經(jīng)費(fèi)管理脫節(jié)。加之科研管理部門、財務(wù)部門及課題負(fù)責(zé)人三者之間缺乏一個有效而快速的溝通渠道，往往會導(dǎo)致科研經(jīng)費(fèi)雖已到帳，資金在財務(wù)部門滯留時間過長，但遲遲沒人認(rèn)領(lǐng)，科研人員與經(jīng)費(fèi)管理人員的信息不對稱，科研經(jīng)費(fèi)在使用過程中缺乏正確的信息指導(dǎo)，使科研經(jīng)費(fèi)長期沉淀，經(jīng)費(fèi)使用效率不高，不利于醫(yī)院科研管理部門對科研經(jīng)費(fèi)的有效管理與監(jiān)督[5]。

如何對醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)行科學(xué)規(guī)范地管理，確?？蒲薪?jīng)費(fèi)合理、高效使用，已成為科研管理部門亟待解決的問題。充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)搭建科研經(jīng)費(fèi)管理信息化網(wǎng)絡(luò)平臺，以信息化手段，助推科研經(jīng)費(fèi)管理，充分提高其使用效益，已是科研經(jīng)費(fèi)管理的一個重要手段[6]。

2 科研經(jīng)費(fèi)管理平臺的架構(gòu)及操作流程

我院是一所集醫(yī)療、科研、教學(xué)及康復(fù)為一體的大型綜合性三級甲等醫(yī)院，是天津市醫(yī)學(xué)中心之一，編制床位2000張。擁有59個臨床醫(yī)技科室，建筑面積14萬平方米，出院人數(shù)近5萬人次，年手術(shù)例數(shù)2.5萬例。僅2010～2015年，我院科研人員共承擔(dān)各級各類科研課題98項，獲得科研經(jīng)費(fèi)資助共594.20萬元?？蒲薪?jīng)費(fèi)呈不斷增長趨勢，經(jīng)費(fèi)來源渠道呈多層次、多元化的局面，為使我院的科研經(jīng)費(fèi)管理規(guī)范化和精細(xì)化，提高科研經(jīng)費(fèi)信息化管理水平，我院科研管理部門與財務(wù)部門在北京東軟望?？萍加邢薰镜膮f(xié)助下，聯(lián)合設(shè)計開發(fā)了一套科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)。

我院的科研經(jīng)費(fèi)信息化管理的平臺是以計算機(jī)技術(shù)、財務(wù)數(shù)據(jù)及分析技術(shù)和現(xiàn)代管理科學(xué)為基礎(chǔ)，建立大容量數(shù)據(jù)庫，對相關(guān)科研經(jīng)費(fèi)的業(yè)務(wù)信息進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，便于信息資源共享及交流，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門和相關(guān)科研人員提供完整、準(zhǔn)確、及時、適用的科研經(jīng)費(fèi)管理信息（圖1）。

圖1 科研經(jīng)費(fèi)管理架構(gòu)

系統(tǒng)采用基于J2EE架構(gòu)，引入Web 2.0技術(shù)理念，采用DHTML、Ajax等技術(shù)實現(xiàn)手段，為使用者提供優(yōu)秀的界面操作體驗；各個子系統(tǒng)以擴(kuò)展應(yīng)用組件的形態(tài)，以插拔的方式集成在H-ERP基礎(chǔ)平臺之上，實現(xiàn)系統(tǒng)的靈活擴(kuò)展性；支持各種大型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，如Oracle、IBM DB2、MS SQL Server等，實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫與統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)庫分離。

各模塊的功能設(shè)計針對醫(yī)院科研項目的立項、審核、中止、結(jié)題以及項目收入的確認(rèn)、預(yù)算的編制、報銷申請及支付進(jìn)行全過程信息化管理，并與財務(wù)處核算等系統(tǒng)實現(xiàn)一體化業(yè)務(wù)整合，進(jìn)一步提高醫(yī)院精細(xì)化管理水平（圖2）。

圖2 科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)操作流程

2.1 項目管理

科研項目中標(biāo)后，科研管理部門和財務(wù)部門嚴(yán)格按照項目任務(wù)合同書中的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，將項目的總金額和經(jīng)費(fèi)支出科目預(yù)算金額分門別類錄入科研經(jīng)費(fèi)管理信息系統(tǒng)；預(yù)算的審核由科技信息處和財務(wù)處共同完成；項目的錄入可以由科技處或項目負(fù)責(zé)人來創(chuàng)建，最后由科技處來審核確認(rèn)。項目負(fù)責(zé)人和科研管理部門按照外撥和配套查詢項目的執(zhí)行進(jìn)度，以及項目余額。根據(jù)課題級別、來源和起止時間等可通過系統(tǒng)進(jìn)行查詢；查詢功能將作為科研管理部門及時了解各個科研項目的進(jìn)度及經(jīng)費(fèi)使用情況，也可以通過科室、時間、項目類別、經(jīng)費(fèi)類別等對全院經(jīng)費(fèi)進(jìn)行查詢和管理，隨時對信息進(jìn)行匯總、統(tǒng)計，為日常的科研管理工作服務(wù)（圖3）[7]。

圖3 科研項目管理界面

2.2 經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理

由于經(jīng)費(fèi)的來源不同，各個基金的預(yù)算分類不同。系統(tǒng)中將經(jīng)費(fèi)預(yù)算按每個基金的不同經(jīng)費(fèi)分類進(jìn)行錄入，將每一類經(jīng)費(fèi)的預(yù)算分類列表，限定每類預(yù)算，使支出有據(jù)可依。系統(tǒng)還特別設(shè)置新增基金經(jīng)費(fèi)分類預(yù)算的功能，由科研管理人員根據(jù)新的基金進(jìn)行預(yù)算的設(shè)定，并可對支出項目的預(yù)算金額可以進(jìn)行微調(diào)，既保證了科研經(jīng)費(fèi)使用的原則性，又具有一定的靈活性。但總的預(yù)算金額，必須等于財務(wù)的憑證金額，待該預(yù)算審核通過之后才能進(jìn)行報銷請款，基本實現(xiàn)了以預(yù)算為基準(zhǔn)的經(jīng)費(fèi)管控，使得科研經(jīng)費(fèi)的每一類、每一筆的報銷都能有效控制在預(yù)算的范圍以內(nèi)（圖4）。

圖4 預(yù)算編制管理界面

系統(tǒng)還可對在研課題根據(jù)配套金額、支出項目設(shè)置的比例對該項目按資金來源進(jìn)行預(yù)算配套。

系統(tǒng)還可以查詢課題經(jīng)費(fèi)的分類、使用和結(jié)余情況，方便項目負(fù)責(zé)人及時掌握課題經(jīng)費(fèi)的使用進(jìn)度，做好中期匯報等；還方便了科技信息處和財務(wù)處掌握結(jié)題后課題經(jīng)費(fèi)的結(jié)余情況，項目一旦中止，該項目將不能進(jìn)行請款操作。提示科研管理部門應(yīng)及時地管理好結(jié)余經(jīng)費(fèi)，使其得到更充分的利用。

2.3 報銷管理

主要實現(xiàn)對科研經(jīng)費(fèi)的報銷、審核、支付進(jìn)行全過程跟蹤。根據(jù)支付單據(jù)生成會計憑證。課題負(fù)責(zé)人可以根據(jù)項目任務(wù)書的預(yù)算和進(jìn)展的實時需要隨時提交報銷申請，系統(tǒng)可同時顯示項目預(yù)算的余額，課題負(fù)責(zé)人可以對本項目經(jīng)費(fèi)進(jìn)行更好的更合理的分配，并將需要報銷的申請?zhí)峤豢蒲泄芾聿块T和醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行再次審核，最后財務(wù)處進(jìn)行最終審核并執(zhí)行（圖5）。

報銷支付，財務(wù)處對報銷審核后的單據(jù)按照控制模式進(jìn)行支付，系統(tǒng)將自動生成財務(wù)憑證（圖6）。

在科研項目經(jīng)費(fèi)管理中，管理部門嚴(yán)格按照國家及省、市科委、市衛(wèi)計委的經(jīng)費(fèi)使用規(guī)定，結(jié)合我院實際情況，并嚴(yán)格依照任務(wù)合同書及各級課題經(jīng)費(fèi)使用管理辦法的規(guī)定審核支出項目，確保每一項科研經(jīng)費(fèi)合理支出。如果項目經(jīng)費(fèi)支出超出預(yù)算時，系統(tǒng)將提示“余額不足”無法支出，通過系統(tǒng)規(guī)范了項目經(jīng)費(fèi)的支出范圍和比例，大大減少了項目負(fù)責(zé)人對經(jīng)費(fèi)使用的盲目性，科研管理部門、財務(wù)部門和項目負(fù)責(zé)人可隨時查詢項目報銷和每筆經(jīng)費(fèi)支出情況，及時調(diào)整各類經(jīng)費(fèi)的使用情況，促進(jìn)科研經(jīng)費(fèi)管理的透明化、科學(xué)化，最大程度發(fā)揮了科研經(jīng)費(fèi)的使用效益和效率[8]。為更好方便臨床科研人員隨時隨地的查閱到項目經(jīng)費(fèi)的預(yù)算和使用情況，可以開通手機(jī)客戶終端，也能及時收到系統(tǒng)中發(fā)布的信息。

圖5 報銷管理界面

圖6 報銷支付界面

3 醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)信息化管理實踐

借助科研管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)的信息化管理，經(jīng)過一年多的使用，有以下幾個方面體會。

（1）系統(tǒng)界面友好，可隨時瀏覽?？蒲泄芾聿块T可通過院內(nèi)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)隨時查詢和跟蹤每項課題經(jīng)費(fèi)的使用情況，及時了解已出現(xiàn)的或容易出現(xiàn)的問題，及時與課題負(fù)責(zé)人溝通并加以糾正，加強(qiáng)對經(jīng)費(fèi)的監(jiān)督控制和評價。課題負(fù)責(zé)人可通過個人的權(quán)限在系統(tǒng)上直觀和具體的看到自己的科研經(jīng)費(fèi)使用和結(jié)余情況，做到心中有數(shù)。

（2）實現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)內(nèi)部控制。通過系統(tǒng)的預(yù)警機(jī)制，嚴(yán)格核定科研經(jīng)費(fèi)的開支項目、開支范圍和開支比例，避免了科研經(jīng)費(fèi)報銷中的違規(guī)情況，使得科研經(jīng)費(fèi)的支出結(jié)構(gòu)更加符合國家、省市管理部門的要求和政策[9]。

（3）建立了各部門間的溝通渠道。項目負(fù)責(zé)人、科研和財務(wù)部門都是相對獨(dú)立的，各自在其職責(zé)范圍內(nèi)承擔(dān)著對科研經(jīng)費(fèi)的管理，項目負(fù)責(zé)人編寫項目經(jīng)費(fèi)預(yù)算，科研部門負(fù)責(zé)項目立項和經(jīng)費(fèi)的審批，財務(wù)部門負(fù)責(zé)財務(wù)收支審核。在傳統(tǒng)的管理模式下，我院科研管理部門通過課題經(jīng)費(fèi)本對科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)行管理，而財務(wù)部門則是通過國家和醫(yī)院的財務(wù)收支制度對經(jīng)費(fèi)支出進(jìn)行審核，由于項目逐年增多，又缺乏及時溝通的渠道等原因造成兩個部門之間數(shù)據(jù)的不符?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)的使用不僅減少了財務(wù)人員繁瑣的手工操作，保證了財務(wù)數(shù)據(jù)錄入的可靠性，而且實現(xiàn)了項目負(fù)責(zé)人、科研和財務(wù)部門之間有效及時的溝通，確保了數(shù)據(jù)的一致性。

（4）實時匯總，方便科研統(tǒng)計。通過系統(tǒng)的統(tǒng)計功能，科研管理部門可隨時根據(jù)統(tǒng)計報表的需要對科研經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行審計、匯總，實現(xiàn)了對各個支出科目的實時統(tǒng)計。由于該系統(tǒng)處理的數(shù)據(jù)量大，提供的信息迅速且準(zhǔn)確，節(jié)省了大量人力、物力和財力，提高了工作效率[10]。

4 科研經(jīng)費(fèi)信息化管理的應(yīng)用效果

系統(tǒng)建設(shè)不僅是建設(shè)一套滿足日常工作需要，方便快捷的管理系統(tǒng)。從科研管理的角度，我院現(xiàn)有科研管理系統(tǒng)功能覆蓋面有限，需要進(jìn)一步拓展。如科研經(jīng)費(fèi)核算仍處于收支核算階段，尚未開展科研項目的成本核算，也未能實行科研項目的績效評價等[15-16]，所有這些，都有待今后，我們將結(jié)合科研管理的工作實際，拓寬管理系統(tǒng)的功能，將醫(yī)院的相關(guān)成果、論文、專利等信息錄入其中，以完成科研管理的全面信息化，實現(xiàn)更高層次的科研管理，以提升我們的科研管理水平。

借助科研經(jīng)費(fèi)信息化管理系統(tǒng)，我院初步實現(xiàn)了對科研經(jīng)費(fèi)的信息化管理，加強(qiáng)了科研經(jīng)費(fèi)的內(nèi)部控制，強(qiáng)化了科研經(jīng)費(fèi)的日常支出管理，有效地提高了經(jīng)費(fèi)使用和管理的效率。

（1）進(jìn)一步強(qiáng)化了科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)算意識。按審核的預(yù)算使用經(jīng)費(fèi)，實現(xiàn)實時的預(yù)算管理模式，能使各個部門及時發(fā)現(xiàn)偏差，實現(xiàn)了以預(yù)算為基準(zhǔn)的經(jīng)費(fèi)管控，使得科研經(jīng)費(fèi)的每一類、每一筆的報銷都能有效控制在預(yù)算的范圍以內(nèi)，以保證項目整體預(yù)算目標(biāo)的按時完成。

（2）依托信息平臺，提高科研經(jīng)費(fèi)的管理效率?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)的使用，實現(xiàn)了課題組、科研部門、財務(wù)部門之間的在線實時辦公，使部門之間能夠更好地協(xié)調(diào)與溝通[11]。使課題組人員及經(jīng)費(fèi)管理人員能夠更好地控制經(jīng)費(fèi)的使用，避免分類超支等不合理現(xiàn)象，使每筆經(jīng)費(fèi)在使用過程中更為透明公開，有效杜絕了財務(wù)手工記帳的錯誤，也使課題組、科研管理部門和財務(wù)部門3方得以共同監(jiān)督的使用情況，有效地提高了經(jīng)費(fèi)使用和管理的效率[12]。

（3）進(jìn)一步完善了科研經(jīng)費(fèi)的控制體系?？蒲腥藛T通過科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)，可隨時查詢項目經(jīng)費(fèi)使用和結(jié)余情況、科研管理部門依據(jù)任務(wù)合同書和經(jīng)費(fèi)管理辦法對受資助項目支出科目(包括業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)、國際合作與交流經(jīng)費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)等)按照一定比例設(shè)限，使課題經(jīng)費(fèi)的使用只能在此范圍內(nèi)開支，科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)的應(yīng)用進(jìn)一步規(guī)范了項目經(jīng)費(fèi)的支出范圍和比例，初步實現(xiàn)了科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)行實時監(jiān)控，有效避免此項費(fèi)用的超支問題[13-14]。

（4）系統(tǒng)建設(shè)中需進(jìn)一步完善的問題?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理

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Informatization Management and Practice of Scientific Research Funds in Large General Hospitals

LI Xiaoying, LIU Qun
Scientific Information Division, Tianjin People’s Hospital, Tianjin 300121, China

The management of scientific research funds is an important part of hospital management. The scientific research fund should be regulated and effectively managed, and the scientific research and management personnel should be kept in an effective and efficient way. Nowadays, most hospitals lack the means of informationization, so the work efficiency is low. Start from the present situation of scientific research information management of hospital, this paper analyzed the problems in the construction of hospital information management system of scientific research funds, and the necessity of scientific research information management, process, structure, etc. Meanwhile, our changing traditional way of scientific research funds management, the results and experience of implementing the informationization process management of scientific research funds were introduced.

general hospital; scientific research funds; information management; management model

R197.3

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2017.11.044

1674-1633(2017)11-0167-04

2017-04-21

2017-05-10

作者郵箱：found2006@163.com

本文編輯 王婷