鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題與策略研究

康海燕

[摘要]鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案室鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院的重要財(cái)富，加強(qiáng)對(duì)這一資源的建設(shè)與管理對(duì)促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院發(fā)展十分重要。雖然近幾年鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理水平已經(jīng)明顯提高，但是就發(fā)展情況來看，目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)有待加強(qiáng)。本文基于這一背景首先闡述了檔案管理數(shù)字化，然后分析了醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢和存在的問題，最后針對(duì)存在的問題提出了強(qiáng)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院管理數(shù)字化的主要措施。

[關(guān)鍵詞]鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院 檔案管理數(shù)字化 優(yōu)勢 問題 措施

一、闡述檔案管理數(shù)字化

醫(yī)院檔案信息是指醫(yī)院活動(dòng)的歷史記錄，是醫(yī)院各個(gè)科室的信息集合。隨著社會(huì)信息技術(shù)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)被應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域，而且都發(fā)揮了重要作用。因此鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理過程中應(yīng)該充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化。所謂檔案管理數(shù)字化是指把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，以實(shí)現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份、快速簡單、存儲(chǔ)空間小等功效。檔案管理數(shù)字化是信息時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，它對(duì)檔案管理工作可以起到事半功倍的效果。數(shù)字化檔案管理的原則就是定位準(zhǔn)確，體現(xiàn)檔案服務(wù)需求和客戶需求。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢

（一）有效減少了人力資源的浪費(fèi)

檔案管理工作主要包括檔案的收集、整理、分析、歸類等，每個(gè)環(huán)節(jié)都需要大量的人力，因此傳統(tǒng)的檔案管理方式大大增加了檔案管理人員的工作量，而且由于檔案管理工作繁多、乏味，檔案管理人員在工作時(shí)難免導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量存在問題。而檔案管理數(shù)字化建設(shè)通過將檔案傳到服務(wù)器系統(tǒng)上，自動(dòng)進(jìn)行整理和歸類大大減少了工作人員的工作量，提高了工作效率和檔案管理的質(zhì)量。

（二）方便了患者利用

數(shù)字化檔案的出現(xiàn)為患者解決了排長隊(duì)看病的難題，以往來看病的人都得排著隊(duì)拿到檔案，數(shù)字化檔案出現(xiàn)之后，患者來醫(yī)院只需要拿著身份證就可以提取自己的檔案。而且一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院為了讓患者清楚直觀的了解消費(fèi)情況，患者拿身份證就可以從數(shù)字化醫(yī)療檔案中看到自己用藥明細(xì)。

（三）減少了醫(yī)療檔案的疏漏

傳統(tǒng)的檔案管理模式增加了檔案出錯(cuò)的機(jī)率，檔案的質(zhì)量難以保證，這會(huì)給醫(yī)院和患者造成一定的損失，甚至?xí)霈F(xiàn)人命。而數(shù)字化檔案管理是醫(yī)生根據(jù)每個(gè)病人單獨(dú)記錄的病例和用藥情況并將它保存在計(jì)算機(jī)當(dāng)中，不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)漏收錄或重復(fù)收錄等情況，而且有效避免了紙質(zhì)檔案遺落或丟失的現(xiàn)象。

（四）使檔案易于保存

檔案管理工作量較大、任務(wù)繁重，而且紙質(zhì)檔案揮手天氣、濕氣等環(huán)境的影響，因此傳統(tǒng)的檔案管理需要管理人員定期晾曬和通風(fēng)大大增加了工作人員的工作量。數(shù)字化檔案管理將檔案存在硬盤中，提高了檔案的安全性，降低了保管難度。而且節(jié)省了空間，不必在占用多余的房間。

三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化存在的問題

目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)仍然存在一些不足之處主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。一方面，缺乏完善的信息化設(shè)施，主要是由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化建設(shè)的含義和意義，缺乏數(shù)字化建設(shè)意識(shí)，而且相關(guān)設(shè)施不完善。不能為數(shù)字化建設(shè)提供條件。另一方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院沒有建立科學(xué)有效的管理制度和管理體系，這使得檔案管理工作具有很大的盲目性和隨意性。如果沒有明確檔案管理規(guī)范，那么數(shù)字化工作也無法順利開展。

四、強(qiáng)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化的主要措施

（一）健全鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理制度

建立健全醫(yī)院檔案管理制度，制定檔案管理數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，為醫(yī)院的決策和工作提供重要的理論依據(jù)。同時(shí)要保證醫(yī)院檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，為建立科學(xué)的、合理的檔案管理制度奠定基礎(chǔ)，從而充分的利用檔案資源。此外，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題采取針對(duì)性的解決措施。

（二）強(qiáng)化相關(guān)設(shè)施的建設(shè)工作

數(shù)字化檔案管理建設(shè)是開展數(shù)字化檔案管理工作的基本保證。為此鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院要增加對(duì)相關(guān)設(shè)施的投人，完善軟件和硬件設(shè)施。醫(yī)院要結(jié)合自身的實(shí)際情況更新設(shè)備建立先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息體系。同時(shí)鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院可以請軟件公司為醫(yī)院設(shè)計(jì)適合醫(yī)院發(fā)展的檔案管理軟件，為檔案管理工作提供條件，從而提高檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率。

（三）提高管理人員專業(yè)化

檔案管理人員是檔案管理工作的主要執(zhí)行者，他們的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力直接決定了檔案管理數(shù)字化建設(shè)的水平。因此鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院要從檔案管理人員人手，提高他們的專業(yè)水平。比如醫(yī)院讓他們定期參加專業(yè)培訓(xùn)，提升他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)能力，并熟練掌握計(jì)算機(jī)的相關(guān)知識(shí)。此外醫(yī)院在招聘檔案管理人員時(shí)應(yīng)該提高用人門檻，從根本上提高人員的能力和水平。

結(jié)束語：綜上所述，加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)不但有效減少人力資源浪費(fèi)，而且方便了患者利用，同時(shí)減少了醫(yī)療檔案的疏漏提高了鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和水平。為此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院首先要家深度地檔案管理數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，發(fā)揮其在醫(yī)院檔案管理的重要作用。同時(shí)鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院還可以健全檔案管理制度，強(qiáng)化相關(guān)設(shè)施的建設(shè)工作等，為強(qiáng)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)提供條件。endprint