淺談如何做好醫(yī)院干部檔案管理工作

艾喬松

[摘要]采用文獻資料法對干部檔案管理的信息化多媒體網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立以及其作用進行了探討，分析其中的問題和提出采用的對策，為醫(yī)院干部檔案管理工作提供借鑒和參考。

[關(guān)鍵詞]信息化 檔案管理 醫(yī)院

著時代的快速發(fā)展，信息化技術(shù)逐漸滲透到生活的各個方面，給人們的工作帶來了極大的便利。相應地，信息化系統(tǒng)已深入到醫(yī)院業(yè)務和管理的體系當中，而作為醫(yī)院行政管理的重要組成部分——檔案管理工作的高效化和信息化的重要性被人們所認識。因為醫(yī)院方面的學術(shù)研究、人才和科技交流，行政管理、醫(yī)療糾紛處理等，無不依賴于醫(yī)院的檔案管理工作。因此，本文就如何建立和完善醫(yī)院檔案信息化管理建設(shè)談幾點認識。

1干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立

1.1提高服務質(zhì)量和品質(zhì)。檔案信息服務的宗旨，是不斷地提高管理水平和服務品質(zhì)，以期滿足用戶各種信息服務需求。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和IT技術(shù)的進步，各項工作的信息化進程都在加快。為提高檔案信息的利用率，為醫(yī)院領(lǐng)導班子建設(shè)提供有用而準確的人才信息和依據(jù)，必須用現(xiàn)代化、科學化的手段做好檔案管理工作，更好地為以“患者為中心”構(gòu)建和諧社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務，建設(shè)新時期的高效的信息化醫(yī)院。

1.2干部信息規(guī)范化。在傳統(tǒng)的干部檔案管理工作中，形成了大量的干部信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的。這類信息內(nèi)容不規(guī)范，信息管理繁雜，日常調(diào)取極為麻煩，而且不同的管理部門之間信息溝通不流暢，難以滿足人力資源微觀管理和宏觀管理的需要。建立一套現(xiàn)代化的信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，用現(xiàn)代化工具管理干部檔案信息，能充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)，充分利用現(xiàn)有資源，提高檔案信息的調(diào)取和規(guī)范，使管理水平和工作效率得到極大地提高。

2干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的作用

2.1提供全方位的干部信息。以前，我們從檔案方面了解干部的方式是查閱相關(guān)的紙質(zhì)檔案，要逐頁翻閱，逐項查閱，費時費力，還有可能遺漏。干部信息數(shù)據(jù)庫及多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立以后，我們可以應用相關(guān)的技術(shù)手段，快速準確地獲取相關(guān)干部的自然情況、簡歷、素質(zhì)、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時查詢干部諸如日常工作、學習、生活等方面的聲音和影像資料，了解干部職務變動、工資變動以及能力、業(yè)績、繼續(xù)教育、學術(shù)成果等全方位的綜合信息。利用這套系統(tǒng)，還可以對這些信息資料進行綜合分析，在較短時間內(nèi)為領(lǐng)導和部門提供全方位的干部信息。

2.2高效準確提供信息共享。在干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，我們可以通過簡單的技術(shù)手段查詢相關(guān)干部的所有信息，也可以通過網(wǎng)絡(luò)可以使信息在相關(guān)部門內(nèi)部共享，也可以隨時更新本院業(yè)務范圍內(nèi)所有的新信息，向相關(guān)部門提供最新最快的信息資料，大大提高信息的時效性。信息共享使各兄弟單位可以從各個方面，全方位了解一個干部，從而提高對干部認識的深度和廣度。

2.3提高任免透明度。以往對干部的任免，大都采用的是文字材料和相關(guān)人員的口頭匯報，也難免出現(xiàn)暗箱操作的情況。干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在起始信息錄入時就對相關(guān)干部的工作情況，學習情況等視頻一文字信息全方位錄入。在需要相關(guān)干部的信息時，只需要點擊，搜索，就能將被任免干部的自然情況和現(xiàn)實表現(xiàn)方面的信息、被任免干部的形象、氣質(zhì)和口頭表達能力等通過網(wǎng)絡(luò)和各種多媒體設(shè)備顯示出來使領(lǐng)導對任免人選有一個比較全面、直觀和生動的了解，可以更好地評價和使用干部，提高知人識人的深度和廣度，從而拓寬視野，適應社會主義市場經(jīng)濟條件下選人用人的需要，選拔出各種類型的領(lǐng)導干部和管理人才。

3存在的問題及對策

3.1必須選用中央組織部推行的、建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件。促使檔案信息資源社會共享目標的實現(xiàn)，以規(guī)范化、可共享、豐富的檔案信息資源為基礎(chǔ)，建立檔案信息共享共享服務渠道，增強檔案信息服務能力，提高檔案信息服務水平。

3.2提高全院全員的檔案責任感。提高醫(yī)務人員愛護檔案的社會公德。愛護檔案、保護檔案要全員參與，以標準化、規(guī)范化為基礎(chǔ)，以應用為主線，提高整體參與水平。在系統(tǒng)的建設(shè)上，應該全員參與，分清職能，明確信息的采集、維護和使用等各項工作的分工與權(quán)限，最終形成科學、有序、規(guī)范、協(xié)調(diào)的運行機制。

3.3提升管理人員的素養(yǎng)和能力

任何機器都是需要有責任感的人來操作的。醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)對檔案的優(yōu)化管理至關(guān)重要。醫(yī)院檔案管理工作，不是各門類檔案的簡單集中保管，而是一項實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學化、現(xiàn)代化的高標準系統(tǒng)工程，需要工作人員具備一定的專業(yè)素養(yǎng)。提高檔案管理人員素質(zhì)，需要從以下幾個方面做好相應的工作：一方面醫(yī)院應制定相關(guān)的額人才培養(yǎng)計劃，將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，對復合型人才的培養(yǎng)要加大培養(yǎng)力度。通過送出去、請進來或者相互交流等相關(guān)專業(yè)培訓、繼續(xù)教育等手段，提高檔案管理人員的知識水平和業(yè)務素質(zhì)，加大相關(guān)人員實踐工作技能的提升。另一方面，檔案管理也應引進考核、晉升制度，建立績效與德能勤績相掛鉤的考核機制，刺激并調(diào)動工作人員的愛崗敬業(yè)的工作熱情，使其工作主動性大大加強。還有，要從戰(zhàn)略高度提高全院的檔案管理意識和熱情，院領(lǐng)導要從語言和行動上給予支持并積極制定相關(guān)的規(guī)章制度，采取各種積極有效的管理辦法，提高全院對檔案管理的重視，使相關(guān)工作人員盡快熟悉工作，將檔案收集工作成為定式，從長期上，制度上保證院檔案管理工作的開展。為維護檔案的完整與安全，檔案管理人員的法制觀念也應強化，應建立和完善以《中華人民共和國檔案法》為依據(jù)的檔案管理模式。endprint