淺談規(guī)范檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

韓玉昌

[摘要]如今社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，作為一種知識(shí)管理，檔案管理在社會(huì)發(fā)展中表現(xiàn)出來(lái)的重要性越來(lái)越明顯。檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。

[關(guān)鍵詞]檔案管理 問(wèn)題及對(duì)策

一、檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1、隨著電子檔案的快速發(fā)展，檔案管理工作對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平要求較高，需要檔案管理人員具備基礎(chǔ)的理論知識(shí)，這樣管理人員才能在工作中完全發(fā)揮出自己的作用。然而在實(shí)際工作中，檔案管理工作人員雖然建立了一支穩(wěn)定發(fā)展的隊(duì)伍，但這支隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)水平與文化知識(shí)并沒(méi)有達(dá)到新時(shí)期檔案管理工作的要求，與檔案管理工作的具體目標(biāo)差距還很遠(yuǎn)。因此，就在客觀上導(dǎo)致檔案管理工作長(zhǎng)期處于停滯不前的狀況，在某種程度上十分不利于檔案管理工作的開(kāi)展。

2、檔案管理工作缺乏規(guī)范性。在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，許多地方存在著管理不夠規(guī)范的情況。這類(lèi)情況分別體現(xiàn)在幾個(gè)方面：檔案編號(hào)編排不合理，檔案標(biāo)題書(shū)寫(xiě)不規(guī)范，檔案開(kāi)頭沒(méi)有目錄等，導(dǎo)致檔案管理嚴(yán)重混亂。再加上管理人員在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，由于大部分人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

3、檔案內(nèi)容的質(zhì)量低下。在我國(guó)現(xiàn)階段的檔案管理中，很多檔案內(nèi)容質(zhì)量都不高，檔案的內(nèi)容缺乏利用價(jià)值，檔案的資料趨于形式化，并不能落實(shí)從實(shí)際出發(fā)的原則。呈現(xiàn)出來(lái)的檔案的內(nèi)容，大多反映了個(gè)人的學(xué)歷狀況、人生經(jīng)歷、政治面貌和工資水平待遇等，檔案中并不能有效地反映個(gè)人能力狀況、道德品質(zhì)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平。此外，大部分檔案內(nèi)容都很空泛，很多都是生活中的套話，并不能真實(shí)反映出個(gè)人的具體情況，或是檔案的內(nèi)容只是說(shuō)明了優(yōu)點(diǎn)，并沒(méi)有對(duì)缺點(diǎn)加以說(shuō)明。

4、檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全。對(duì)檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，個(gè)別單位沒(méi)有專(zhuān)用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無(wú)法購(gòu)置齊備。

二、檔案管理工作的對(duì)策

1、全面提高檔案管理者的素質(zhì)。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。在檔案管理工作開(kāi)展的時(shí)候，檔案管理工作人員作為有效聯(lián)系檔案和其他人員之間的紐帶，提高檔案管理人員的素質(zhì)具有重要作用。因此，首先要注意提高檔案管理人員的素質(zhì)，這樣不僅可以促進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展，還能使檔案管理人員通過(guò)熟悉檔案管理工作的流程，加強(qiáng)開(kāi)展檔案管理工作。因此，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理一定要嚴(yán)格把好人才關(guān)，加強(qiáng)對(duì)應(yīng)聘人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平的考核力度，這樣才能為檔案管理工作的開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。此外，作為檔案工作人員，還要注重自身專(zhuān)業(yè)水平的提高，通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的資源。

2、健全檔案管理制度。檔案管理制度是檔案管理工作的有效保障，檔案管理工作的開(kāi)展和運(yùn)行要有完善的管理制度要求作為保證。在制定檔案管理制度時(shí)，要保證其合理性和科學(xué)性，滿足自身情況和檔案管理要求。提高管理制度的可操作性，制定詳細(xì)的檔案管理流程，規(guī)范檔案管理中信息收集、存檔、借閱和保密等每一個(gè)環(huán)節(jié)。

3、升級(jí)改進(jìn)和完善檔案功能。在新常態(tài)背景下，需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的管理意識(shí)，科學(xué)、系統(tǒng)地完成檔案資源的管理工作，完成檔案管理工作的開(kāi)發(fā)利用。同時(shí)要加大對(duì)醫(yī)院檔案管理的實(shí)際投入，不斷改善檔案工作的環(huán)境，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)的檔案管理，使其記錄內(nèi)容更全面、更客觀、更動(dòng)態(tài)。應(yīng)從以下兩方面對(duì)檔案的功能進(jìn)行重新定位：一是對(duì)檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，以便使所具有的功能更加適合單位對(duì)信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。

4、采用信息化管理手段。新時(shí)期，信息化是推動(dòng)檔案管理工作發(fā)展的有效武器，提高檔案管理信息化管理水平，加大檔案管理信息化投入，提高計(jì)算機(jī)管理在檔案管理中的比重，建立檔案管理系統(tǒng)，借助互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)管理，將檔案管理全面推向信息化，對(duì)完善高校信息管理系統(tǒng)具有重要作用。新的發(fā)展形勢(shì)對(duì)檔案工作提出了新的要求，就必須盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國(guó)外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)，就是在國(guó)內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來(lái)越多，實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行。

5、充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性。首先，要對(duì)檔案管理工作及時(shí)進(jìn)行改革，工作人員更要在原有的基礎(chǔ)之上，加快進(jìn)行檔案資料的收集，提高檔案管理的工作效率。檔案管理部門(mén)為了提高工作人員的積極性，一定要全面推廣企業(yè)員工聘任制度，根據(jù)優(yōu)勝劣汰的原則淘汰工作不合格的員工，全面調(diào)動(dòng)起檔案管理人員的工作積極性，激發(fā)員工們的工作熱情。因此，作為檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)，一定要全面加強(qiáng)檔案的宣傳工作，不定期在檔案管理部門(mén)開(kāi)展教育工作，使每一位員工都能從根本上認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要意義，從而不斷提高檔案工作的水平，進(jìn)一步提高管理人員的工作效率。其次，做好檔案管理工作，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平是很有必要的。檔案管理人員要樹(shù)立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)，共筑中國(guó)夢(mèng)。endprint