基于成本管理的高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目研究

王瑋

摘 要：針對高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目建設(shè)的要求，要從成本管理的角度對項(xiàng)目成本進(jìn)行控制。通過對成本管理的定義和基本的方法進(jìn)行闡述，結(jié)合某高校數(shù)字化檔案建設(shè)項(xiàng)目，對其成本進(jìn)行預(yù)算；針對成本預(yù)算表，就影響成本預(yù)算的因素進(jìn)行分析和闡述；提出數(shù)字化檔案項(xiàng)目建設(shè)成本控制的對策，從而為高校數(shù)字化檔案管理建設(shè)提供參考。

關(guān)鍵詞：成本管理；WBS方法；檔案管理

中圖分類號：F47 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）29-0177-02

當(dāng)前，我國已進(jìn)入信息化時代，學(xué)籍檔案涉及范圍也越來越廣泛，如出國、就業(yè)、教育、評職稱等各個方面。因此，加強(qiáng)對學(xué)生學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理成為目前信息化背景下思考的重點(diǎn)。但是部分高校依舊使用落后的學(xué)籍檔案管理方式，這種方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)如今學(xué)校的工作狀態(tài)。為此，為改善學(xué)籍檔案管理方式，結(jié)合成本管理理論，提出一種數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目，目的是充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢，以提高學(xué)籍管理工作的效率。

一、成本管理理論

1.定義

對成本管理來講，就是保證項(xiàng)目在計(jì)劃范圍以內(nèi)完成。其主要包括確定所需資源的種類及其具體的需求量、估計(jì)成本并具體分配、制定成本的預(yù)算表等。目前，成本管理理論主要包含兩個內(nèi)容，分別是作業(yè)成本管理和全面成本管理。

2.方法——WBS成本管理法

目前，針對項(xiàng)目建設(shè)的預(yù)算有很多種成本預(yù)算的方法。本文選擇 WBS 工作分解法進(jìn)行詳細(xì)介紹。WBS 法的應(yīng)用有一定的前提要求，包括保證需求完全劃分、擬定完整的步驟、繪制WBS 表。在滿足前提條件后，方可進(jìn)行成本預(yù)算。WBS 法要求先將工作結(jié)構(gòu)合理分解到可以操作的程度，比如具體的某一環(huán)節(jié)需要哪些物料等，然后再進(jìn)行具體到每個 WBS 要素的成本預(yù)算。

3.數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目成本預(yù)算

采用上述的WBS 法進(jìn)行成本預(yù)算，繪制成本預(yù)算表。其主要內(nèi)容包括項(xiàng)目階段、時間、成本構(gòu)成以及成本預(yù)算。而結(jié)合數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目的實(shí)際，將其成本預(yù)算表設(shè)計(jì)為表1所示。

二、影響學(xué)籍檔案數(shù)字化項(xiàng)目成本控制的因素

1.項(xiàng)目時間因素

學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目開展過程中，時間難以控制，時間的延長與過度減少都會增加項(xiàng)目的成本，因此學(xué)校為能盡量保證在合理范圍內(nèi)控制時間，這就需要了解項(xiàng)目成本與其開展的時間之間的關(guān)系，具體關(guān)系如下圖所示：

由圖1可知，T點(diǎn)（合理）所對應(yīng)的是 C點(diǎn)（合理）。通俗來說，當(dāng)達(dá)到合理時間的最低點(diǎn)，此時成本最低。這個點(diǎn)也就是項(xiàng)目成本管理最合理的點(diǎn)。同時，觀察可得，項(xiàng)目時間 T延長時，項(xiàng)目成本也會因?yàn)槿斯べM(fèi)等各種費(fèi)用的增加而增加；相反，項(xiàng)目時間壓縮，導(dǎo)致工期緊張而不得不搶工，必然會產(chǎn)生更多不必要的搶工費(fèi)等其他費(fèi)用，這樣當(dāng)然會導(dǎo)致成本的增加。因此，應(yīng)合理控制時間，這樣才可以保證項(xiàng)目成本最低。

2.項(xiàng)目質(zhì)量因素

學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的時間因素會或多或少影響項(xiàng)目成本，但質(zhì)量因素才是真正直接影響項(xiàng)目成本的因素。如果一味追求過高的質(zhì)量，成本投入必然會增加；相反，如果質(zhì)量不合格，無法達(dá)到要求，就需重新返工或者其他彌補(bǔ)的措施，這樣也會導(dǎo)致成本增加。因此，質(zhì)量過高或過低都會增加項(xiàng)目成本。具體情況見圖2。

圖2中通過鑒定成本、預(yù)防成本以及故障成本來綜合反映成本與質(zhì)量的變化。鑒定成本是指驗(yàn)收項(xiàng)目質(zhì)量的費(fèi)用，預(yù)防成本是指前期為了預(yù)防發(fā)生項(xiàng)目不合格或故障的情況產(chǎn)生的費(fèi)用，而故障成本則是為解決項(xiàng)目不合格的費(fèi)用，比如因項(xiàng)目質(zhì)量不合格而導(dǎo)致返工的返工費(fèi)，維修項(xiàng)目的維護(hù)費(fèi)等等。從圖2發(fā)現(xiàn)，當(dāng)項(xiàng)目質(zhì)量差或不合格時，即項(xiàng)目質(zhì)量處于改進(jìn)區(qū)時，為使項(xiàng)目質(zhì)量合格，達(dá)到適應(yīng)區(qū)或至善區(qū)，往往會選擇對項(xiàng)目進(jìn)行維護(hù)甚至是返工，這樣故障成本就會大大增加，綜合的成本也會增加；然而，如果一味過度追求項(xiàng)目質(zhì)量，想達(dá)到至善區(qū)，在項(xiàng)目技術(shù)設(shè)計(jì)上就會投入更多的人力物力，也就是前期的預(yù)防成本會大幅度提高，這樣也會導(dǎo)致項(xiàng)目綜合成本的增加。因此，其實(shí)只需將項(xiàng)目質(zhì)量控制在適應(yīng)區(qū)即可，不必追求過高的質(zhì)量要求，也不可降低質(zhì)量，這樣就可避免不必要的鑒定成本、預(yù)防成本或故障成本增加，從而更好地達(dá)到控制成本的效果。

3.項(xiàng)目技術(shù)方案因素

除了上述介紹的時間因素和質(zhì)量因素，技術(shù)方案因素在控制成本時也是至關(guān)重要的。項(xiàng)目的技術(shù)方案不同，會導(dǎo)致項(xiàng)目質(zhì)量不同，也會影響項(xiàng)目實(shí)施時間及進(jìn)展。確定合適的技術(shù)方案，可以控制時間在合理范圍內(nèi)，同時保證項(xiàng)目質(zhì)量達(dá)到適應(yīng)區(qū)，以保證不會增加不必要的成本。若項(xiàng)目技術(shù)方案選擇不當(dāng)，則會產(chǎn)生各種問題，如時間增加或質(zhì)量問題，這樣都會導(dǎo)致項(xiàng)目成本的增加。需要注意的是，項(xiàng)目技術(shù)方案可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行改變，以追求最好實(shí)施效果。

三、學(xué)籍檔案數(shù)字化管理項(xiàng)目成本控制措施

在學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)中，結(jié)合高校實(shí)際情況，具體使用以下措施來保證成本的合理控制。

1.從技術(shù)方面采取措施

采取技術(shù)措施就是通過調(diào)動技術(shù)人員積極性，選擇合理先進(jìn)的技術(shù)方案、技術(shù)方式等達(dá)到節(jié)約成本的目的。首先，在對技術(shù)人員的管理上，要使用合適的管理制度及方式，充分發(fā)揮技術(shù)人員的主觀能動性，以求達(dá)到更高的工作效率。其次，選擇技術(shù)方案時，在滿足質(zhì)量要求的前提下，將時間控制在合理范圍內(nèi)，盡可能選擇經(jīng)濟(jì)合理的技術(shù)方案，從而進(jìn)一步降低成本；與此同時，因?yàn)樵陧?xiàng)目的具體實(shí)施中，物料費(fèi)會占有很大比例，從這個角度來分析，可以廣泛使用節(jié)能高效減耗的新技術(shù)方式，這樣不僅可以提高效率，還可以有效控制成本。最后，為了降低故障成本、預(yù)防成本等，應(yīng)在項(xiàng)目質(zhì)量上嚴(yán)格把關(guān)，從而節(jié)約成本。

2.從經(jīng)濟(jì)措施上控制成本

采用經(jīng)濟(jì)措施包括人工費(fèi)控制和物料成本控制兩方面。首先分析人工費(fèi)。應(yīng)嚴(yán)格控制人工成本，因?yàn)槿斯べM(fèi)在項(xiàng)目成本中占很大的比重。其次，需要控制項(xiàng)目分包單價，參照地區(qū)的市場價格，進(jìn)行分析來制定單價。再來談物料成本的控制。對物料的控制主要分為兩個方面，一是用量，二是價格。在物料的用量上，使用先進(jìn)改良技術(shù)，杜絕浪費(fèi)，堅(jiān)持貫徹節(jié)約物料的技術(shù)手段；在采集購置、運(yùn)輸?shù)冗^程中減少物料損耗；在滿足項(xiàng)目質(zhì)量要求的前提下，使用創(chuàng)新型環(huán)保材料，從而降低成本。在價格的控制上，在采購過程中充分調(diào)查物料市場，在不影響質(zhì)量的情況下選擇合理價格的物料?？梢詫⑽锪线M(jìn)行分類，在主要物料的采購上可適當(dāng)性地減少；同時在采購物料時需充分考慮運(yùn)輸費(fèi)用，綜合選擇最經(jīng)濟(jì)合理的方式購買，從而降低運(yùn)輸成本，有效控制物料成本，對整個項(xiàng)目的成本和經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生直接性的積極的作用。

3.完善項(xiàng)目成本管理體系

要建立完整規(guī)范的項(xiàng)目成本管理體系，分級管理，不同級別負(fù)責(zé)不同職責(zé)。具體實(shí)施應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，劃分所有的部門及其成員的工作職責(zé)，使其清楚自己的工作任務(wù)及權(quán)利。這樣可以更好地管理部門成員，調(diào)動其工作積極性，從而提高工作效率，降低人工成本。同時，也要設(shè)立合理的獎懲制度，以促進(jìn)員工更好完成工作。

結(jié)語

總之，對于高校數(shù)字化檔案管理項(xiàng)目的開發(fā)中，要充分把握時間、質(zhì)量等這些對成本管理有直接影響的要素，并從技術(shù)方案、經(jīng)濟(jì)措施和質(zhì)量體系等角度，才能更好完善檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)，減少開發(fā)的成本。

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[責(zé)任編輯 興 華]endprint